Yıllık İzin Programı, Excel ile yapılan ama muhteşem detaylara sahip ve başka hiç bir yerde bulamayacağınız oldukça faydalı bir izin takip sistemidir.
Yıllık İzin Nedir?
4857 sayılı iş yasamızın 53. maddesinde Yıllık İzin şu şekilde tanımlanmıştır:
Yıllık Ücretli İzin Hakkı
İşçilere verilecek yıllık ücretli izin süresi, hizmet süresi;
a) Bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dahil) olanlara on dört günden,
b) Beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara yirmi günden,
c) On beş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara yirmi altı günden, az olamaz.
Ancak on sekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle, elli ve daha yukarı yaştaki işçilere verilecek yıllık ücretli izin süresi yirmi günden az olamaz.
Üstteki tanımdan anlaşılacağı üzere, Yıllık İzin bir çalışanın işe başladıktan sonra bir yılını tamamlamasına istinaden hak edilmektedir. Ayrıca, dinlerek geçirdiği ama ücretinin kesilmediği izne denmektedir.
Yasamız, yıllık izni 14, 20 ve 26 günler olacak şekilde minimum rakamlar bazında tanımlamaktadır. Lakin, işverenler dilerse bu limitlerin üzerine çıkabilirler. Çalışan lehine olduğundan, herhangi bir sorun teşkil etmemektedir.
Yıllık İzin Neden Takip Edilmektedir?
Üst paragrafta özetlediğimiz Yıllık İzin hakkı yine iş yasamızda vazgeçilmez ve paraya dönüştürülemez ibaresiyle kullanımı zorunlu olarak tanımlanmaktadır. Hatta, çalışanın bir yıllık gerek fiziksel gerek mental yorgunluğunu atabilmesi için, bir parçasının 10 günden az olamayacağını da kural olarak yazılıdır. Bu kurallara işverenlerin uyup uymadığını, yıllık iznin kullanılıp kullanılmadığını takip etmek için de yapılan iş denetimlerinde çalışanların izin belgeleri istenmektedir.
Dolayısıyla, bir iş denetiminde ceza yememek, çalışanların kullandıkları izinlerin iptal edilme riski ile karşılaşmamak için, yıllık iznin mutlaka kayıt altına alınması ve izin formlarının çalışanlara imzalatılması gerekmektedir.
Dosya, öncesinde web sitemizin kurucusunun kendi ihtiyaçları için hazırlanmıştırç. Tarafınca uzun yıllar kullanılan dosya, HR yazılımına geçilmesi nedeniyle işlevsiz hale gelmiştir. Böylece, dosya farklı çalışanlara da yarar sağlaması amacıyla satışa çıkarılmıştır.
Yıllık İzin Programı Nasıl Çalışır?
Bu program, Excel Makroları ile kodlanmış, veritabanı olarak Access kullanılmaktadır. Access ile Excel arasındaki kayıt, listeleme, silme vs işlemler ise, ADO (Active Data Object) yöntemi ile hızlı bir şekilde çalışmaktadır. Access’in veritabanı olarak kullanılmasının tek amacı, binlerce veriye sahip olan Excel dosyalarındaki yaşanan boyut artışına bağlı olarak kodların çalışırken hız sorunu yaşamamasıdır. ADO yöntemide Access’ten veri alma için gerekli olmasının yanı sıra, özellikle büyük verilerde Excel’in kendi işlevlerine göre çok daha hızlı sorgulama yapmaktadır.
İzinleri takip edebilmek için gerekli olan tüm işlemler Excel’de yapılmakta olup, Access’in verilerin tutulması dışında başka bir işlevi yoktur. Lakin, programı satın alanların Access dosyasına gözü gibi bakmaları gerekmektedir. Çünkü, Excel dosyası bozulabilir, silinebilir hiç önemli değildir. Lakin, Access dosyasının bozulması, silinmesi, yapılan tüm işlemlerin çöp olması demektir. Bu nedenle, Access dosyasının iyi bir şekilde muhafaza edilmesi ve sürekli yedeğinin alınması gerekmektedir. Excel dosyasında kayıt özelliği olan hiç bir işlev olmadığı için, hangi işlemi yapılırsa yapılsın, dosya olası biçimlendirme bozulmalarının önüne geçmek için kapanırken kaydetmeden kendini kapatmaktadır. Yani, Excel dosyasının Access’e kayıt yapması dışında bir işlevi bulunmamaktadır. Tabi bu işlevlerde çok kıymetlidir, küçümsememek gerekmektedir.
Yıllık İzin Programı Kullanım Adımları
Dosya açıldığında, sanki bir programı andıran görünüme sahip ekran karşınıza gelmektedir. Bu ekranda, Excel’in Şerit Menüsü dosyada tamamen özelleştirilmiştir. Excel’in kendi menüsünden sadece Dosya menüsü bulunmaktadır. Bu menünün de kaldırılması teknik olarak mümkün değildir. Menüde dosyanın kullanımına dair kategori diyebileceğimiz üç alan bulunmaktadır:
- Tanımlar
- Operasyon
- Raporlar
Bu üç alanı, aynı Excel şerit menüsünde olduğu gibi tıkladığınızda, ilgili alanda işlev gören simgeler görünmektedir. Bu simgelerin her birinin kendine has işlevleri bulunmaktadır. Programda kullanılan yöntemler, her formda aynı şekilde olduğu için, bir formun kullanımına aşina olan kullanıcılar, tüm formları kolayca kullanacaklardır.
Hangi form ekrana gelmişse, kayıt yapmak için “Yeni” simgesi ile sistem başlamaktadır. Gerekli tanımlamalar yapıldıktan sonra “Kaydet” simgesi ile işlem tamamlanmaktadır.
Kayıtlı olan verileri bulmak için, formların üzerinde yer alan ve arka plan rengi gri olan alana çift tıklanmalıdır. Açılan pencereden filtreleme ile aranan değer kolayca bulunarak forma çağırılmaktadır.
Kayıtlı verilerde değişiklik yapmak için veriler ekrana çağırılmalıdır. Hemen akabinde, “Değiştir” simgesine tıklanmalıdır. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra, “Kaydet” simgesi ile değişikliklerin kaydedilmesi sağlanmaktadır.
Silme işlemi için veriler ekrana çağırılmalıdır. “Değiştir” simgesi tıklandıktan sonra silme işlemi yerine getirilmektedir. Bu işlem özellikle çok önemli olduğu için kullanıcılara bazı sorular sormakta ve uyarılar çıkarmaktadır. Bunun nedeni, olası hatalı kayıtların önüne geçmeyi sağlamaktır. Mutlak bir SİLMEME işi bulunmamaktadır. Bu nedenle, özellikle silme işlemi yapmak isteyenlerin dikkatli olması gerekmektedir.
TANIMLAR ALANI
Tanımlar sekmesinde dört ayrı tanım alanı bulunmaktadır.
- Tatil Tanımlama
- Şirket Tanımlama
- Departman Tanımlama
- Personel Tanımlama
Yıllık İzin Programı Tatil Tanımlama
Tatil tanımlaması dosyanın doğru çalışması için olmazsa olmazdır. Eğer, bir tane bile tatil tanımlaması yapılmazsa, sistem dosyanın çalışmasına izin vermeyecektir.
Not: Bu programda hata yapma ihtimaliniz neredeyse bulunmamaktadır. Çünkü 11 yıldır geliştirilmesi sürekli revize edilen bu sistem, her türlü hatalı davranışa dair önlem alınmış kodlara sahiptir. Bu kontroller, programı kullanan kişilerin yaptıkları hataların bildirilmesi ile güçlendirilmiştir.
Tatil tanımı yapmak, iş yasamızdaki, resmi tatillere ve hafta tatillerine gelen günlerin yıllık izinden sayılamayacağından dolayı gereklidir.
Yıllık İzin Programı Şirket Tanımlama
Şirket Tanımlaması, programı satın alan kullanıcılardan gelen taleplere bağlı olarak geliştirilmiştir. Özellikle birden fazla şirkete sahip işyerlerinde çalışanlar, raporlama yaparken bu ihtiyaçlarını dile getirmişlerdir. Kaklı ihtiyaçları da tarafımızca yerine getirilmiştir. Çalışanın kaydı yapılırken, kullanılan ekranda burada tanımlanan şirketler listeden gelmektedir.
Programı kullanırken Şirket Tanımlaması yapmadan Departman Tanımlaması ve Personel Tanımlaması yapmak mümkün değildir.
Yıllık İzin Programı Departman Tanımlama
Departman Tanımlama, toplu izin raporlarında departman bazlı listeler alabilmek için gereklidir. Çalışanın kaydı yapılırken kullanılan ekranda, burada tanımladığınız departmanlar listeden gelmektedir. Departman tanımlanmadan Personel Tanımlaması yapılmamaktadır.
Yıllık İzin Programı Personel Tanımlama
Tanımlar kısmının son adımı olan Personel Tanımlama sistemin üzerinde kurulduğu en önemli bölümdür.
Yeni kayıt için, üstte ekran görüntüsünü göreceğiniz Personel Tanımlama formunda, “Yeni” simgesine tıklanmalıdır. Böylece, kayıt etme adımı başlamaktadır. Buradaki Şirket ve Departman kodları, daha önceden tanımlanan alanlardan seçilerek listelenmektedir. Formlarımızdaki sistemlerimiz iki şekilde çalışmaktadır. Eğer, kodları ezbere biliniyorsa, gri arka planlara kodların yazılması yeterli olacaktır. Kodu yazdıktan sonra, Enter ya da Tab tuşlarına basılmalıdır. Böylece, o koda ait bilgiler forma gelmektedir. Kodlar ezbere bilinmiyorsa, bununda çaresi düşünülmüştür. Gri arka planlı alana çift tıklanmalı ve ekrana gelecek olan formdan kolayca filtreleme yapılmalıdır. Böylece, istediğiniz kodu sistem bulacak ve ana formun üzerinde yazdıracaktır.
Bu arama formu dinamik bir yapıda olup, hangi gri arka planlı alana tıklarsanız, o alana ait tanımlı bilgileri listelemektedir.
Örneğin Personel Tanımlaması ekranında yeni bir kayıt yapmak için adımlarımızı gösterelim.
İlk olarak, üstteki gibi açılan formdaki “Yeni” simgesine tıklanmalıdır. Hemen akabinde, form aşağıdaki gibi görünecektir.
Üstteki resimdeki gibi gelen ekrandaki Şirket Kodu alanının yanındaki alana elle 1 yazılmalı ve EXCEL DEPO şirketinin listeye gelmesi sağlanmalıdır. Tabi bunun için 1 numaralı kodun karşılığını bilinmesi gerekmektedir. Bunu ezberlemek zor olacağı için, gri arka planlı alana fare imleci ile çift tıkladıktan sonra, aşağıdaki gibi bir form daha açılmaktadır.
Bu form, tanımlı şirketlerin listesini ekrana getirmektedir. Birden fazla şirketin olduğu listede, üstte ok ile işaretlenen alanlara yazacağınız bir kaç kelime, istenilen şirketin bilgisinin ekrana filtrelenmesini sağlayacaktır. İstediğiniz şirketi ekrana aldıktan sonra, üzerine tıklayıp, şirket kodunu Personel Tanımlama formuna getirilecektir.
Görüldüğü üzere, kod alanına şirketin kodu gelmektedir Hemen yan taraftaki alan ise, pasif olarak şirketin adı gelmektedir.
Aynı yöntemle Departman Kodunuda kolayca bulunmaktadır.
Yıllık İzin Programı Personel Tanımlama
Daha sonraki adımlarda, İşe Giriş Tarihi ve Yıllık İzin Giriş Tarihi şeklinde iki ayrı tarih alanı mevcuttur. Bu tarihlerin ayrıştırılma amacı, yine iş yasasıyla ilintili olarak, askere giden, ayrılıp geri gelen vs türdeki çalışanların işe giriş tarihleri ile izin giriş tarihlerinin aynı olmamasından kaynaklanmaktadır.
Daha sonra, 18 yaş küçük 50 yaş büyüklerin izin hakedişleri için gerekli olan Doğum Tarihi bilgisini girilmelidir. Çalışanı tanımlarken, Çıkış Tarihini alanı boş bırakılmalıdır.
Son aşamada ise haftanın günlerinin Excel karşılıklarına denk gelen numaralarından oluşan Hafta Tatil Gününü seçilmelidir. Burada da tüm gri arka planlı alanlarda olduğu gibi, elle ya da listeden seçim yaparak çalışanın hafta tatili günü seçilmelidir.
Hafta tatili günü, Yıllık İzin Kayıt ekranında çalışanın seçilmesi ile otomatik olarak gelmektedir. Lakin, yıllık izni kaydederken, izin bazlı hafta tatili seçimine de olanak tanınmaktadır.
Kaydı bitirilen çalışanın formu aşağıdaki gibi görünmektedir:
OPERASYON ALANI
Operasyon Alanı olarak adlandırdığımız bu alanda, üç işlem yapılmaktadır.
- Yıllık İzin Kayıt
- Personel Yükle
- İzin Yükle
Yıllık İzin Programı Yıllık İzin Kayıt
Yıllık İzin Kayıt formu, çalışanların kullandıkları yıllık izinlerini tek tek kaydetmek için tasarlanmış olan ve çok fazla kontrole sahip bir formdur. Bu formda hataya düşmek neredeyse imkansızdır. Yani, doğru kaydı yapmak için arka planda yüzlerce satırlık kontrol kodları bulunmaktadır.
Örnek verilecek olursa;
Yıllık iznin başlangıç tarihinin hafta ya da resmi tatile denk gelmesi, yazılan tarih biçiminin geçerli bir tarih biçimi olmaması (30 Şubat gibi), çalışanın işe giriş tarihinin doğum tarihinden önce olması vs..
Yıllık İzin Kayıt simgesine tıklandığında, açılacak olan form aşağıdaki gibidir:
İşlem yapmak için ilk olarak “Yeni” simgesi tıklanmalıdır. Form aşağıdaki gibi görünecektir.
Formlarda, üstte ok ile işaretlendiği gibi arka planı açık yeşil olan kutucuklar, elle bilgi yazılması gereken alanlardır. Bu renkte kutucuk görüldüğünüde, oraya sadece elle giriş yapılması gerektiğininin bilinmesi gerekmektedir.
Yıllık İzin Kayıt
Bu formda ilgili kutucuğa yıl bilgisi yazılması gerekmektedir. Burada yıl bilgisi de kontrol altında tutulmuştur. Yani, 4 karakterden fazla bir yıl bilgisi ve numerik olmayan karakterlerin girilmesi engellenmiştir. Programda en eleştiri alan bölüm burasıdır. Yani, “neden yıl bilgisi giriyoruz?” şeklinde çok olumsuz geri dönüş alınmıştır. Bunun nedeni; raporların daha hızlı ve doğru yıllara ait olmasıdır. Sonraki versiyonlarda buradaki alanın geliştirilmesi planlanmaktadır.
Şimdi bu alana nasıl kayıt yapılacağını anlatalım. Açık yeşil arka planlı kutucuğa yıl bilgisi yazdıktan sonra, hemen altında bulunan gri arka planlı kutucuktan çalışanın sicilinin yazılması gerekmektedir. Sicili ezbere biliniyorsa, direk yazılmalıdır. Bilinmiyorsa, çift tıklanmalı ve listeden seçilmek suretiyle doğru çalışan getirilmelidir. Yıl ve çalışan sicili yazdıktan sonra, formun görüntüsü aşağıdaki gibi olmaktadır:
Görüldüğü gibi Yıl ve Sicil yazıldıktan sonra, kişisel bilgiler formun gerekli yerlerine otomatik olarak getirilmektedir. Arka planı renklendirilen hafta tatili günü, Personel Tanımlaması ekranındaki alandan otomatik olarak gelmektedir. İzin girişi yapmak için “Yeni” simgesine tıklanması gerekmektedir.
Hafta tatili günü, sabit olarak çalışma kartımda tanımlıdır. Ancak, izin bazlı olarak bu alan değiştirilebilmektedir. Formdaki beyaz arka plana sahip kutucuklar, izin kaydı için doldurulması gereken alanlardır. Hafta tatili günü değiştirmek istenmezse, bu alana dokunulmasına gerek yoktur. Başlangıç Tarihi ve İzin Günü kutucuklarına girilen değerler sonrasında, form şu görünümü almaktadır:
Özellikle izin başlangıç tarihi Pazar günü olarak seçilmiştir ve 14 günlük izin yazılmıştır . Bu üç alanın doldurulmasına istinaden, Bitiş Tarihi ve İşbaşı Tarihi kısımlarını sistem kendisi otomatikmen hesaplamaktadır. Bu hesaplamada, hafta tatili olan Pazar günü ve resmi tatiller dikkate alınmamaktadır.
Artık Yıllık İzin Kayıt işlemini tamamlama aşamasına geçelim. “Kaydet” simgesine tıklanarak, aşağıdaki görüntü alınacaktır:
Yıllık İzin Kayıt
Evet, görüldüğü üzere ekrana bir hata mesajı çıkmaktadır. İşte, bazı alanlarda bahsedilen ve hata yapmayı engelleyecek kontrollerden bir tanesi böyledir. 12.07.2020 tarihi Pazar günüdür ve çalışanın hafta tatili de Pazar günüdür. Bu nedenle, iş yasası gereği hafta tatil gününün yıllık izinden sayılması mümkün değildir. Aynı kontrol, tatil tablosunda tanımlanan bir tatil içinde yapılmaktadır. Yani, bir tatil izin başlangıç günü yapılamamaktadır. Yazılan günlerde ise tatil dönemlerine denk gelen izinler ötelenmektedir. Bitiş, başlangıç tarihleri ona göre belirlenmektedir. Bu alanda çok daha fazla kontrol vardır ve hatalı kayıt yapmanızı engellemektedir.
Bu alanda doğru bir kayıt yaptıktan sonra ekran otomatik olarak temizlenmektedir. Kaydedilen bir izni düzeltmek için adımlara geçelim. Yine, aynı ekran üzerindeyken, “Yeni” simgesine tıklanmalıdır. Hemen akabinde, gri arka plan renkli alana çalışanın sicil numarası yazılmalıdır.
Bu alanın kullanıcı dostu olması için Excel’in tüm şartları zorlanmıştır. Örneğin, tek bir izin kayıt için sadece Sicil no yazıp, Enter tuşuna basalım. Sadece sistemde tek bir iznim listelendiği görülmektedir. Eğer, yüzlerce kayıtlı izin olsaydı, açık yeşil arka planındaki İzin Yılı alanına yazılan yıl bilgisini ve Sicil numarasını kapsayan izinler listelenecekti. Yani, bu formda hem yıl hem de sicil numarası bir kriter olarak kullanılmaktadır. Düzeltmek istenen iznin olduğu satır çift tıklanmalı, Başlangıç, Gün, Bitiş ve İşbaşı kutucuklarına gelmesinden sonra aktif olan “Değiştir” simgesine tıklanmalıdır. Böylece, iznin tarihlerini düzeltilecektir.
Yıllık İzin Kayıt alanının kısa tanıtımı bu şekildedir.
Yıllık İzin Programı Personel Yükle
Bu alan, programı satın alanların hayatını kolaylaştırmak ve çalışanlarını kolayca sisteme entegre etmek için oluşturulmuştur. Personel Tanımlama kısmından yüzlerce çalışanı sistememe tek tek eklemek İK çalışanıları için mümkün olmamaktadır. Bundan dolayı bu özel sayfa geliştirilmiştir.
Üstte ekran görüntüsü görünen bu sayfadan tüm çalışanları sisteme yüklemek gerçekten çok basit olmaktadır. Kullanılan diğer programlardan, programımız için gerekli olan bilgiler Excel’e aktarılmalıdır. Daha sonra, üstteki sayfaya kopyalamanız yeterli olacaktır. Sonrasında tek yapılması gereken “Personel Yükle” simgesine tıklamak olacaktır.
Excel’den kopyalama işlemi yaparken, kopyalanan verileri direk yapıştırmak yerine, “Özel Yapıştır” denmelidir. Açılan pencereden, Değerleri seçeneği seçilmeli ve yapıştırma bu şekilde yapılmalıdır. Çünkü bu alanda “Koşullu Biçimlendirme” özelliği vardır ve dolu olan hücrelere otomatik olarak biçimlendirme uygulanmaktadır.
Sayfada kırmızı ve siyah başlıklardan oluşan alanlar bulunmaktadır. Kırmızı alanların doldurulması zorunludur. Siyah alanlar ise boş bırakılabilir. “Personel Yükle” simgesine bastıktan sonra, aynı Personel Tanımlama ekranındaki kontroller neyse bu alanda da yapılmaktadır. Böylece, bilgilerin sisteme doğru akması sağlanmaktadır. Şimdi örnek bir yükleme yapalım:
Tek satırdan oluşan bir kayıt eklenmiş ve “Personel Yükle” simgesine tıklanmıştır. Üstte görüleceği üzere, sistem bir uyarı mesajı vermektedir. “Evet” dedikten sonra alınacak ekran görüntüsü aşağıdaki gibi olacaktır.
Personel Yükleme Dikkat Edilmesi Gerekenler
Bu çalışan sistemde olduğu için tanımlama yapılamamaktadır. Kontrolün sadece sicil numarası ile sınırlı kalmadığının bilinmesi gerekmektedir. Mesela, bu örnekte yazılı olan Departman Kodu da sistemde tanımlı olmadığı için, sicili değişse bile tekrar yükleme esnasında bu sefer Departman Tanımlı Değildir hatası alınacaktır. Bu program %100 kullanıcı dostu olduğu için ilgili hatalı kayıt neyse, imleç otomatik olarak o kayıtın olduğu satıra gidecektir. Böylece, hatayı düzeltme için kullanıcıya kolaylık sağlanacaktır. Birden fazla çalışanın yüklemesi esnasında sistem satır satır çalışmaktadır. Sisteme yüklediği satırları silmektedir. Eğer, yüklemeyi yapamazsa, hatalı işlemin olduğu satırda program durmaktadır. Sorunsuz bir şekilde yükleme yapılmasından sonra aşağıdaki görüntüyü alınacaktır.
Gerek Personel Tanımlama, gerek Personel Yükleme adımlarında çalışanlar sisteme yüklendikten sonra, Yıllık İzin Giriş Tarihine göre yıl yıl hakedişleri hesaplanmaktadır. Böylece, Access dosyasındaki “HAKEDİŞ” tablosuna yazılmaktadır. Bu nedenle programı maksimum verimle kullanabilmek için eski izinlerinizin tamamını sisteme yüklemek elzemdir. Şimdi bu adıma geçelim.
Yıllık İzin Programı İzin Yükle
İzin Yükle alanı iki ayrı amaç için tasarlanmıştır. İlki programın izin takibini maksimum fayda ile yapması için eski izinlerinde sisteme aktarılma gerekliliğidir. İkincisi ise toplu izin dönemlerinde kullanıcının hayatını kolaylaştırmaktır.
Bu işlemde yine bir Excel sayfası üzerinden oldukça kolay bir o kadarda gelişmiş kontroller ile yapılmaktadır.
Sayfann ekran görüntüsü üstteki gibidir. Sadece 4 sütundan oluşan verileri bu alana yine Özel Yapıştır yöntemi ile yapıştırılması gerekmektedir. Eski izinler ya da toplu kullanılan izinler sisteme aktarılmaktadır. Buradaki işleyişte yine Personel Yükle adımlarındaki gibidir. “İzin Yükle” simgesine basılmasından sonra, programın arka planda eklediği satırlarda dolaşmaya başlamaktadır. Verilerin doğruluğunu kontrol edilmektedir. Veriler gerekli kontroller ve tanımlamalara uyumlu ise, satır satır Access dosyasındaki “İZİNLER” tablosuna yazdırılmaktadır. Böylece, alınan hatalarında sebebi ve hangi satırda olduğu gösterilmektedir.
Programımızda tanımlama ve operasyon adımları kabaca bu şekildedir. Programımızı satın alan kullanıcıların en sevdiği alan olan RAPORLAR kısmına geçelim.
RAPORLAR ALANI
Bir program ne kadar başarılı olursa olsun, kullanıcı için verdiği çıktı oldukça önem arz etmektedir. Programınızda en iyi veri, en doğru veriyi kaydedilse, muhafaza edilse de, kullanıcı istediği şekilde, istediği kriterde bu veriyi listeleyemezse, program kullanıcı gözünde çöp olacaktır. Oldukça önemli olan RAPOR çıktılarından ötürü, bu programında raporlamalarına oldukça önem gösterilmiştir. Programda iki türlü raporlama mevcuttur.
- Kişisel İzin Raporu
- Toplu İzin Raporu
Yıllık İzin Programı Kişisel İzin Raporu
Kişisel İzin Raporu, bir çalışanın yaşadığı yıllık izin problemine ya da olası bir listeleme ihtiyacına yönelik oluşturulmuştur. Şerit Menüdeki Kişisel İzin Raporu simgesine tıkladıktan sonra, aşağıda gibi görünen form açılmaktadır.
Bu formda Yıl ve Sicil No bazlı filtreleme yapılmaktadır. Olmazsa olmaz kriter, Kişisel bazlı olduğu için Sicil No dur. Sadece Sicil No seçerek listelenen raporda, ekrana o sicile ait tüm yılların izin hakediş ve kullanım bilgileri gelmektedir.
Sadece sicil no seçerek ekrana listelenen hareketlerde görüleceği üzere, tüm hakediş ve izin kullanım bilgilerim gelmektedir. İzin kullanımda sadece bir izin kayıtlı olduğu için tek satır olarak gelmektedir. Birden fazla yıla ait kullanım bulunursa, onlarda bu kriterde listelenecektir. Şimdi bir de yıl kriteri ekleyelim.
Şimdi görüleceği üzere, sadece 2019 yılının hakedişi ve kullanımları ekrana gelmektedir. 2019’da tanımlı izin olsa, o da gelecekti. Bu formun en alt kısmındaki Sayfa Seçeneği kısmında 3 ayrı seçenek görülmektedir. Bu seçenekler, ekranda filtrelenen izin özetinin sayfaya aktarılmasını sağlamaktadır.
Detaylı İzin Raporu
Detay şeklinde bir aktarım yapmak istenirse, bu seçenek seçilmeli, “Sayfaya Aktar” simgesine basılmalıdır. Bu işlem için program boş bir Excel sayfası oluşturmaktadır. Böylece, izni detaylı bir şekilde Excel’e aktarmaktadır. Ekran görüntüsü şu şekilde olacaktır:
İCMAL liste şeklinde gelen listede, hem hakedişler hem de kullanışlar satır satır listelenmektedir. Renklendirilen alanlarda iznin kullanım mı hakediş mi olduğunu kolayca ayırt edilmektedir. Bu rapor, ayrı bir Excel sayfasında olduğu için, olası bir sorun yaşanan çalışan ise, sayfayı çalışana e-posta ile paylaşmak işe değer katacaktır.
Özet seçeneği yine Kişisel İzin Raporunu boş bir Excel sayfasına aktaran muhteşem bir rapordur. Bu seçeneği işaretleyip, “Sayfaya Aktar” simgesine tıkladıktan sonraki rapor görüntüsü aşağıdaki gibidir:
Görüleceği gibi, bir çalışanın yıllık izninin ve kişisel bilgilerinin özeti bu şekilde boş bir Excel sayfasına aktarılmaktadır. Böylece, Excel kenarlıkları vs dolu olan hücrelere göre ayarlanacaktır. Bu da görselliğe de önem vermektedir. Kullanılan izinler kırmızı renkte, hakedilen izinler ise siyah renkte yazılmaktadır.
Bu alandaki son seçenek İzin Cetveli ise, iş yasamızda var olan İzin Defteri Takibi için oluşturulmuştur. Bu seçeneği işaretleyip, “Sayfaya Aktar” simgesine tıklandıktan sonra yine yeni bir Excel sayfasında İzin Cetveli oluşturulmaktadır.
Bir denetimde sorun yaşanmaması için, her yıl bu çıktıları alınarak, çalışanlara imzalatılması ve özlük dosyalarında muhafaza edilmesi faydalı olacaktır.
Görüleceği üzere, üç ayrı kişisel rapor ile programın rapor özelliği de muhteşem detaylar içermektedir. Şimdi Toplu İzin Raporunun incelemesine geçelim.
Yıllık İzin Programı Toplu İzin Raporu
Özellikle Yıllık İznin kullanıldığı bahar ve yaz dönemlerinde, yöneticiler çalışanlarının yıllık izin bakiyelerini talep etmektedirler. İzin planlamaları ve bakiye yükünü görmek yöneticilerin her daim talep ettiği bir durumdur. Bu ihtiyaçlardan yola çıkarak Kişisel İzin Raporu dışında bir de Toplu İzin Raporu oluşturulmuştur. Şerit Menü’deki “Toplu İzin Raporu” simgesine tıkladıktan sonra gelecek form aşağıdaki gibi olacaktır:
Bu formda hem açık yeşil hem de gri arka planlı kutucuklar yer almaktadır. Hatırlanacağı üzere, açık yeşil arka planlı kutucukların elle yazı yazılabilen, gri arka planlıların ise elle yazılıp listeden seçim yapılabilen özelliklere sahip olduğunu belirtmiştik.
Bu rapor yıl, ay, şirket, departman bazlı olarak kriter belirleme özelliklerine sahiptir. Yani binlerce çalışanı, onlarca şirketi, departmanı olanlar, bu rapor ile kolayca nokta atışı yaparak istedikleri bölümün raporunu çekebilirler. Bu ekranda sicil bazlı raporlama yapmak istenirse, şirket ve departman kriterlerini kullanmaya gerek görülmemektedir. Seçilen sicil, ilgili şirket ya da departmanın ait bir çalışan değilse, rapor boş gelecektir.
Bu kriter seçimlerini dilediği gibi yapılmaktadır. Hemen akabinde, sağ kısımda işaretlenen alandan rapor ekrana alınmaktadır. İstenirse, direk olarak boş bir Excel sayfasına aktarım sağlanmaktadır. Böylece, yöneticilere yollanan e-postanın ekine kolayca eklemek için sayfaya aktarma seçeneği daha fayda sağlayacaktır.
Rapor çıktılarının görüntüleri aşağıdaki gibidir:
Bu raporda kriter bazlı olarak çalışanın Hakediş, Kullanım ve Bakiyesi verilmektedir. Yöneticiler, çalışanların tek tek kullandıkları izinle çok fazla ilgilenmezler. Genellikle, raporun daha genel bazlı özeti ile ilgilenmektedirler. Bu nedenle, rapor direk olarak yöneticilere hitap etmektedir.
Eğer, üstteki ekranda rapor kriterleri daraltılırsa, sonuçlardaki sayılarda düşüş olacaktır.
Bu raporun sayfa çıktısına ait ekran görüntüsü de şu şekildedir:
Böylece, yöneticiler Excel sayfasını kullanarak istedikleri şekillerde analizlerini yapabileceklerdir.
Görüleceği üzere, Yıllık İzin Programı genel olarak bu işlevleri gösteren gelişmiş bir Excel dosyasıdır. Excel ile bu detayları kapsayan daha başka bir dosya bulmak münkün değildir. Programa sonraki versiyonlarında, İzin Plan Cetveli, İzin Kullanım Cetveli, Yıllık İzin Kullanım Formu ekleme planlarımız bulunmaktadır.
DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
- Bu program sadece bir kişinin kullanabileceği şekilde kodlanmıştır. Programın çoklu kullanımı mümkündür. Ancak, özel geliştirme ile tek bir veritabanına birden fazla kullanıcının kayıt yapması işlemi talep edilmelidir. Bu talepler bedelli olup, programın satış fiyatına dahil değildir.
- Programı kullananların, Access dosyasındaki alan isimlerini asla değiştirmemeleri gerekmektedir.
- Programı kullananların personel ve izin yükleme sayfasındaki başlıkları değiştirmemeleri gerekmektedir.