Çalışan İzin Takip Programı, personel izinlerinin düzenli ve güvenilir şekilde takip edilmesini sağlayan Excel dosyasıdır.
Excel Çalışan İzin Takip Programı
Excel Çalışan İzin Takip Programı, şirketlerin insan kaynakları süreçlerini daha düzenli ve hatasız yönetebilmesi için geliştirilen kapsamlı bir çözümdür. Bu program sayesinde tüm çalışanların izin kayıtları tek bir merkezden takip edilmektedir. Yıllık izin, mazeret izni, doğum izni ve rapor gibi farklı izin türleri kolayca kaydetmekte ve raporlamaktadır. Program, resmi tatil günlerini ve hafta tatillerini otomatik bulmaktadır. Böylece, doğru izin günlerinin hesaplanmasını sağlamaktadır. Çalışanların işe giriş, kıdem ve izne esas tarihleri üzerinden hakedişler otomatik hesaplanmaktadır. Kullanılan ve kalan izinler güncel olarak görüntülenmektedir. Böylece hem çalışanlar hem de yöneticiler için şeffaf bir yapı oluşturulmaktadır. Dashboard sayfaları sayesinde izin verileri görselleştirilmekte, raporlar daha anlaşılan hale getirilmektedir. İnsan kaynakları ekipleri, bu program ile izin süreçlerini hızlandırmakta, hatalarını azaltmakta ve zamandan tasarruf etmektedir. Ayrıca izin yükü analizi sayesinde şirketin gelecekteki izin maliyetleri önceden öngörülebilmektedir. Tüm bu özellikler, programı çalışan yönetiminde güçlü ve pratik bir araç haline getirmektedir.Programın Sayfalarına Dair Bilgiler
Bu alanda, program üzerinde bulunan Çalışma Sayfalarının bilgileri ve ekran görüntüleri bulunmaktadır.Tatiller Sayfası
Bu sayfada, ülkemizdeki Resmi Tatiller sadece bir kere tanımlanmaktadır. Olası bir tatil eklenmesi ya da iptal edilmesi gerektiğinde kullanılan bir alandır. Bu işlemler haricinde kullanılmasına gerek olmayan bir sayfadır. Her yıl için resmi tatil günleri, bu sayfa referans alınarak Excel Formülleri ile dinamik olarak bulunmaktadır.
Ayarlar Sayfası
Bu sayfada, arefe günlerinin yarım gün olarak izinden sayılması ya da sayılmaması ayarı bulunmaktadır. Ayrıca, aynı şirkete ikinciye giren çalışanın yıllık izin kıdeminin de takip edilmesine yarayan ayar bulunmaktadır. Bu ayarlar alanında kullanılar sadece "Evet" ya da "Hayır" seçeneklerini kullanabilmektedir. Buraya ayar maddesi eklenmesi tarafımızca yapılmaktadır. Sonraki versiyonlarda bu alana yani maddeler eklenmesi muhtemeldir.
Tanımlar Sayfası
Bu sayfada, Şirket Adları, Bölüm Adları, Kadro Adları tanımları yapılmaktadır. Buradaki tanımlamalar, Personel Sayfasındaki ilgili başlıklara ile "Veri Doğrulama" yöntemi ile aktarılmaktadır. Şu an için 3 tanım mevcuttur. Ancak, sonraki sürümlerde bu alana yeni tanımların eklenmesi muhtemeldir.
İzin Tanımları Sayfası
Bu sayfada, şirketinizde kullanılan tüm izin türlerinin kuralları yönetilmektedir. Yıllık izin, mazeret izni, rapor, ücretsiz izin gibi farklı izin türleri bu tabloda tanımlanmaktadır. Her izin tipi için, ücret kesintisi yapılıp yapılmayacağı, iş günü hesabına dahil edilip edilmeyeceği, resmi veya hafta tatillerinde nasıl değerlendirileceği önceden belirlenmektedir. Bu sayfa sayesinde, izin kayıtları girildiğinde otomatik hesaplama algoritması hangi kuralların uygulanacağını bilmekte ve doğru sonuç üretmektedir. Bu dinamik yapısı sayesinde, kullanıcılar sınırsız sayıda izin tanımı yapabilmektedir.
Personel Sayfası
Bu sayfada, Çalışan İzin Takip Programının çekirdeğini oluşturulmuştur. Tüm çalışanların izin takibine esas temel bilgileri burada tutulmaktadır. Bu bilgiler, izinler, hakedişler ve dashboard sayfalarına besleme yapmaktadır. Böylece, yıllık izin hakedişi, kullanılan/kalan izin ve departman kırılımlarının doğru hesaplanmasını sağlamaktadır. Bu sayfanın birincil anahtarı Sicil No sütunudur. İzin kayıtları ve hakediş hesapları, sicil numarası üzerinden eşleştirilmektedir. Bu sayede çalışan bazlı tüm raporlar tekilleştirilmektedir ve hatasız raporlanmaktadır.
Bu sayfada, kullanıcıların hata yapmalarının önüne geçen güçlü kontrollerde bulunmaktadır.
Girdi Doğrulama (Tarih Alanları)
Tüm tarih alanları (Doğum, İşe Giriş, Kıdeme Esas, Yıllık İzne Esas, Çıkış) geçerli tarih girişi zorunludur. Geçersiz değer girildiğinde hücre temizlenmektedir: Böylece kullanıcının ilgili hücreye odaklanması sağlanmakta, açıklayıcı uyarı verilmektedir. Bu sayede “metin görünümlü tarih” veya biçimsiz girişlerden kaynaklanan hakediş hataları engellenmektedir.Kronolojik Tutarlılık Kontrolleri
Makrolar, tarihlerin birbiriyle mantıksal sırada olmasını zorunlu kılmaktadır:- Doğum Tarihi < İşe Giriş Tarihi
- Kıdeme Esas Giriş Tarihi ≤ İşe Giriş Tarihi (özel durum varsa eşit olabilir)
- Yıllık İzne Esas Giriş Tarihi ≤ İşe Giriş Tarihi
- Çıkış Tarihi ≥ İşe Giriş Tarihi
İlk Veri Satırı ve Kapsam
Veri girişi 2. satırdan itibaren başlamaktadır (başlıklar sabittir). Makrolar yalnızca veri bölgesinde tetiklenerek başlıkların veya toplam satırlarının yanlışlıkla değiştirilmesini engellemektedir.Zorunlu Alanlar ve Boşluk Temizliği
"Sicil No" ve "Adı SOYADI" boş bırakılamamaktadır. Giriş sırasında baş ve sondaki gereksiz boşluklar temizlenmektedir. "123", "123 "gibi görünen eşitliklerin çoğalması engellenmektedir. Böylece BENZERSİZ ve eşleştirme fonksiyonları sağlıklı çalışmaktadır.Tekillik (Sicil No)
Aynı sicilin tekrar girilmesi durumunda makro uyarı vermekte ve ikinci kaydı reddetmektedir. Böylee, izin ve hakedişlerin çakışmasını önlenmektedir.Açılır Liste ve Veri Doğrulama
"Şirket / Bölüm / Kadro" gibi alanlarda tanımlı listelerden seçim teşvik edilmektedir. Böylece, raporlarda tutarlı etiketleme sağlanmaktadır. Ayrıca, yazım varyasyonlarından doğan dağınıklık (örn. “İK”, “Insan Kaynakları”, “İnsan Kay.”) ortadan kalkmaktadır.İş Kuralları ile Entegrasyon
Personel sayfasındaki tarih ve statü alanları, hakedişler sayfasının formüllerine ve kullanıcı tanımlı fonksiyonlara (KTF) besleme yapmaktadır. Örneğin Çıkış Tarihi girildiğinde, hakediş hesapları bu tarihten sonrasını dikkate almamaktadır. Çünkü, yıllık izin hesabında Yıllık İzne Esas Giriş Tarihi öncelikli referanstır.İzinler Sayfası
Bu sayfada, en net olarak ifade etmek gerekirse, çalışanların izin kayıtlarının tutulmaktadır. Yani programın tam merkezidir! Her satır bir izin talebini temsil etmektedir. Başlangıç–bitiş tarihleri, izin tipi, hafta tatili ve sonuç olarak izin gün sayısı (GÜN) ile işbaşı tarihi burada hesaplanmaktadır. Bu sayfa, İzin Tanımları, Tatiller, Hafta Tatilleri ve Personel sayfalarından aldığı kurallarla birlikte çalışmaktadır. Böylece resmi tatil/hafta tatili istisnaları ve ücret/işgünü mantığı otomatik uygulanmaktadır. Her bir başlık, takip edilmek istenen izin kayıtlarının doğru bir şekilde kaydedilmesi için gereklidir.
Sayfaya Bağlı VBA Kontrolleri (Hata Önleme)
Burada, doğru veri girilmesi adına Excel VBA makroları ile güçlü kontroller yer almaktadır.- Sicil No boş olamaz. "Çalışan" sayfasında kayıtlı tekil olmalıdır.
- Başlangıç/Bitiş alanlarına geçerli tarih dışında giriş engellenmektedir (yanlış format temizlenmekte, hücreye geri odaklanmaktadır).
- İzin Tipi yalnızca tanımlı listeden seçilebilmektedir (serbest metin engellenmektedir).
- Başlangıç ≤ Bitiş koşulu sağlanmazsa uyarı verilmektedir. Daha sonra hatalı değer sıfırlanmaktadır.
- Çalışanın Çıkış Tarihi (Çalışan sayfası) varsa, iznin o tarihten sonra başlayamamaktadır.
- "İzne Esas Giriş Tarihi"nden önce tarih girilirse uyarı vermektedir.
- Aynı Sicil için mevcut kayıtlarla tarih çakışması kontrol edilmektedir.
- Çakışma bulunursa kullanıcı bilgilendirilmektedir ve kayıt reddedilimektedir.
- "Tatiller" sayfasındaki resmi tatiller, GÜN hesabında kurala göre otomatik olarak düşülmektedir.
- Ayarlar’daki seçeneğe göre Arefe/yarım gün istisnalarında 0,5 düşümü uygulanmaktadır.
- GÜN ve İşbaşı gibi hesaplanan sütunlar kullanıcı tarafından yanlışlıkla silinmesine karşın kilitlenmiştir. Kullanıcılar, sadece izin için gerekli olan verileri girebilmektedir.
- Tarih sütunları tarih biçimine zorlanmaktadır. Ayrıca, metin görünümlü tarih kabul edilmemektedir.
Hakedişler Sayfası
Bu sayfada, çalışanların "personel" sayfasındaki giriş bilgilerine göre kırılımlı, toplam bazda izin hakediş günleri bulunmaktadır. Sayfa sadece ekranda çalışan hakedişlerinin görüntülenmesini sağlamaktadır. Müdahale edilen bir kısmı yoktur. Yani bu sayfada kullanıcılar bir işlem yapamamaktadır.
Çalışan İzin Takip Sayfası
Bu sayfada, çalışan bazlı izin takibi yapılmaktadır. Raporun çalışması için ilk olarak sicil numarasının yazılması gerekmektedir. Sicil seçimi için, hücreye çift tıklanması yeterlidir. Açılan UserForm ile kolayca çalışan bulunmaktadır. Daha sonra, yazılan sicildeki çalışanın hakediş ve varsa kullandığı izinler listelenmektedir. Veri yoksa, herhangi bir bilgi listelenmemektedir. Kullanıcı dilerse, seçtiği çalışanını izin dönemi ve izin tipini seçmektedir. Böylece, daha küçük dönemler ve tiplere dair bilgiler listelenmektedir. Ayrıca, her yıl hakedişlerinde çalışanın kişisel bilgileri de listelenmektedir. Bu da, hak ettiği izinlerin mantığını görmek açısından oldukça fayda sağlamaktadır.
Çalışan Kırılım Sayfası
Bu sayfada, yine sicil bazlı izin takibi yapılmaktadır. Diğer rapor sayfasından farklı olarak, uzun dönemlere dair izinler aylara bölünmektedir. Buradaki kriter, sicil seçimi ve listeleme mantığı bir önceki rapor ile aynı şekilde çalışmaktadır. Kullanıcıların aşina olması açısından, daha sonra eklenmesi planlanan tüm raporlarda aynı şekilde kurgulanacaktır.
