Özet Tablo Oluşturma ve Kullanma

Özet tablo (PivotTable), uzun bir veri listesini formül yazmadan toplayan, sayan ve farklı açılardan özetleyen Excel aracıdır. Özet tablo oluşturmak için veri aralığında bir hücre seçip Ekle > Özet Tablo (Insert > PivotTable) komutunu kullanın, ardından alanları Satırlar, Sütunlar, Değerler ve Filtreler bölgelerine sürükleyin. Bu sayfada kurulum adımlarını, alanların işlevini, gruplama, dilimleyici ve hesaplanan alan gibi özelleştirmeleri ve tabloyu güncel tutma yöntemini bulacaksınız.

Özet tablo nasıl oluşturulur?​

Özet tablonun doğru çalışması için kaynak verinin düzenli olması gerekir. İlk satırda her sütun için benzersiz ve dolu bir başlık bulunmalı, aralıkta tamamen boş satır ya da sütun olmamalı, birleştirilmiş hücre kullanılmamalı ve her sütunda aynı türde veri yer almalıdır (yalnız tarih ya da yalnız sayı gibi). Veriyi önce Ekle > Tablo (Insert > Table) ile tabloya çevirirseniz, sonradan eklediğiniz satırlar özet tablonun kaynağına kolayca dahil olur.

Özet tabloyu şu adımlarla oluşturun:

• Hücre seçimi: Veri aralığındaki herhangi bir hücreyi seçin. Excel bitişik aralığı kendisi algılar.
• Komut: Ekle > Özet Tablo (Insert > PivotTable) komutuna tıklayın.
• Tablo/Aralık: Açılan pencerede kaynak aralığın başlıklar dahil doğru seçildiğini denetleyin.
• Konum: Yeni Çalışma Sayfası (New Worksheet) ya da Var Olan Çalışma Sayfası (Existing Worksheet) seçeneğini işaretleyin.
• Tamam: Düğmeye tıklayın; boş özet tablo ve sağ tarafta Özet Tablo Alanları (PivotTable Fields) bölmesi açılır.

Nasıl bir özet istediğinizden emin değilseniz Ekle > Önerilen Özet Tablolar (Insert > Recommended PivotTables) komutu verinize uygun hazır düzenler önerir.

Özet tablo alanları nasıl kullanılır?​

Alan listesindeki başlıkları dört bölgeden birine sürükleyerek tabloyu şekillendirirsiniz:

• Satırlar: Alandaki her benzersiz değer tabloda soldan sağa değil, yukarıdan aşağıya ayrı bir satır olarak listelenir (örneğin bölge ya da ürün adı).
• Sütunlar: Alandaki her benzersiz değer ayrı bir sütun başlığı olur (örneğin ay ya da ürün grubu). Satırlarla birlikte çapraz tablo oluşturur.
• Değerler: Hesaplanacak alanı yerleştirirsiniz. Sayısal alanlar varsayılan olarak toplanır; metin içeren ya da boş hücre barındıran alanlar sayılır.
• Filtreler: Tablonun üstünde açılır liste oluşturur ve tüm özeti seçtiğiniz değere göre daraltır.

Değerler bölgesindeki alana tıklayıp Değer Alanı Ayarları (Value Field Settings) seçeneğini açarak Toplam, Say, Ortalama, En Büyük gibi özet işlevini değiştirebilir, Değerleri Göster (Show Values As) sekmesinden Genel Toplamın Yüzdesi gibi oransal gösterimleri seçebilirsiniz. Aynı bölgede birden çok alan bulunabilir; sırayı sürükleyerek değiştirirsiniz.

Gruplama, dilimleyici ve hesaplanan alan​

Özet tabloyu özelleştirmenin en sık kullanılan üç yolu şunlardır:

• Gruplama: Gruplamak istediğiniz değere sağ tıklayıp Grupla (Group) komutunu seçin. Tarih alanlarında gün, ay, çeyrek ve yıl gibi birimler seçebilirsiniz. Sayısal alanlarda başlangıç, bitiş ve aralık değeri girersiniz. Tarih sütununda metin ya da boş hücre varsa gruplama çalışmaz.
• Dilimleyici: Özet tabloda bir hücre seçip Özet Tablo Analizi > Dilimleyici Ekle (PivotTable Analyze > Insert Slicer) komutuyla filtrelemek istediğiniz alanları işaretleyin. Tarih alanları için Zaman Çizelgesi Ekle (Insert Timeline) daha kullanışlıdır.
• Hesaplanan alan: Özet Tablo Analizi > Alanlar, Öğeler ve Kümeler > Hesaplanan Alan (PivotTable Analyze > Fields, Items & Sets > Calculated Field) ile mevcut alanlardan yeni bir alan türetirsiniz. Hesaplanan alan, alanların satır bazlı değerlerini değil toplamlarını kullanır. Satır bazlı bir çarpım gerekiyorsa bunu kaynak veride ayrı sütun olarak hesaplayın.

Kaynak veri değişince özet tablo kendiliğinden güncellenmez. Tabloya sağ tıklayıp Yenile (Refresh) komutunu kullanın ya da tüm özet tabloları yenilemek için Ctrl+Alt+F5 tuşlarına basın. Görünümü Tasarım (Design) sekmesindeki özet tablo stilleri ve sayı biçimiyle düzenleyebilirsiniz.

1. Kaynak veriyi özet tabloya hazırlama​

Aşağıdaki liste özet tabloya uygun bir kaynaktır: ilk satırda başlıklar var, boş satır ya da sütun yok ve her sütunda tek türde veri bulunuyor. Tutar sütunu satır bazında Adet ile Birim Fiyat çarpımıdır. A1:F9 aralığında bir hücre seçip Ekle > Özet Tablo komutunu verebilir, Bölge alanını Satırlar, Ürün alanını Sütunlar, Tutar alanını Değerler bölgesine sürükleyebilirsiniz.
Tutar sütunu her satırda Adet ile Birim Fiyatı çarpar; ilk satırda 75.000,00, ikinci satırda 60.000,00 sonucu çıkar. Özet tablo bu sütunu Değerler bölgesinde toplayacağı için satır bazlı çarpımı kaynak veride hazır tutmak doğru yaklaşımdır. Tarih sütunu gerçek tarih olarak girildiği için özet tabloda aylara ve yıllara gruplanabilir.

2. Özet tablo sonucunu formülle doğrulama​

A:C sütunlarında bölge, ürün ve tutar verisi, E:F sütunlarında ise bölgelere göre toplam alan küçük bir özet var. Özet tabloda Bölge alanını Satırlar, Tutar alanını Değerler bölgesine koyduğunuzda aynı sonuçları görmeniz gerekir. Özet tablonun verdiği toplamları bu formüllerle çapraz denetleyebilirsiniz.
Marmara için 167.500,00, Ege için 92.800,00, İç Anadolu için 58.500,00 toplamı hesaplanır; genel toplam 318.800,00 olur. Özet tabloda Bölge alanını Satırlar, Tutar alanını Değerler bölgesine yerleştirdiğinizde aynı rakamları görürsünüz. Rakamlar uyuşmuyorsa özet tablonun yenilenmediğini ya da kaynak aralığın eksik seçildiğini düşünün.

3. Özet tablo için satır bazlı hesaplama​

Bu tabloda her ürünün cirosu ve karı satır bazında hesaplanıyor. Hesaplanan alan toplamlar üzerinden çalıştığı için Adet ile Birim Fiyatı çarpan bir hesaplanan alan, alanların toplamlarını çarpar ve çoğu zaman yanlış sonuç verir. Bu nedenle çarpımı kaynak veride sütun olarak hazırlayıp özet tabloda yalnızca toplamasını sağlıyoruz.
Dizüstü bilgisayar satırında ciro 125.000,00, kar 20.000,00 olur. Toplam satırında ciro 381.000,00, kar 78.200,00 çıkar; toplam adet 76 olur. Bu tabloyu kaynak alıp özet tablo oluşturduğunuzda Ürün alanını Satırlar, Ciro ve Kar alanlarını Değerler bölgesine sürüklemeniz yeterlidir; özet tablo bu satır bazlı sonuçları doğru biçimde toplar.

Sık sorulan sorular​

• Eklediğim yeni satırlar özet tabloda neden görünmüyor? Tablo yenilenmemiş ya da kaynak aralık yeni satırları kapsamıyordur. Önce Yenile komutunu deneyin; sorun sürerse Özet Tablo Analizi > Veri Kaynağını Değiştir (Change Data Source) ile aralığı genişletin. Kaynağı baştan Excel tablosu yaparsanız bu sorun yaşanmaz.
• Özet tabloyu silersem kaynak veri etkilenir mi? Hayır, özet tablo kaynak verinin ayrı bir görünümüdür; silmek kaynak veriye dokunmaz.
• Özet tablodaki bir hücreyi elle değiştirebilir miyim? Değer hücreleri hesaplanmış sonuçtur; Excel bu hücrelere elle değer yazmanıza izin vermez ve uyarı gösterir. Değişikliği kaynak veride yapın.
• Özet tablo yerine formül kullanabilir miyim? Evet, ÇOKETOPLA gibi işlevlerle benzer toplamlar elde edilir; ancak veri büyüdükçe ve boyut sayısı arttıkça özet tablo çok daha hızlı ve esnektir.

Kullanırken dikkat edin​

• Başlıksız ya da boş sütunlar: Kaynak aralıkta başlığı boş bir sütun varsa özet tablo oluşturulurken hata alırsınız. Her sütuna benzersiz bir başlık yazın.
• Yenilemeyi unutmayın: Kaynak veriyi değiştirdiğinizde özet tablo kendiliğinden güncellenmez. Tabloya sağ tıklayıp Yenile komutunu kullanın ya da Ctrl+Alt+F5 ile tüm özet tabloları yenileyin.
• Sayılar metin olarak görünüyorsa: Sayısal sütunda metin olarak kaydedilmiş sayılar varsa özet tablo bunları toplamak yerine saymaya başlar. Değer Alanı Ayarları penceresinde işlevin Toplam olduğunu denetleyin ve kaynak veride sayıları gerçek sayıya çevirin.
• Tarihler gruplanmıyor: Tarih sütununda metin biçiminde tarih ya da boş hücre varsa Grupla komutu çalışmaz. Bu hücreleri gerçek tarihe çevirin veya doldurun, sonra özet tabloyu yenileyin.
• Özet tablonun üzerine yazmayın: Özet tablo alanına başka bir tablo ya da veri eklemek istediğinizde tablo genişleyince çakışma uyarısı alırsınız. Özet tablonun altında ve sağında boş alan bırakın.
• İlgili konular:
  • Özet tablo ile ilgili özellikler: Dilimleyici, Zaman Çizelgesi, Excel tablosu (Ctrl+T), Önerilen Özet Tablolar, Değer Alanı Ayarları
  • İlgili işlevler: ÇOKETOPLA, ETOPLA, TOPLA, ÇOKEĞERSAY, ÖZETVERİAL

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.