Excel Cari Hesap Takip Programı: Borç, Alacak ve Cari Ekstre 1.0

Excel Cari Hesap Takip Programı, müşteri ve tedarikçilerle yapılan alış, satış, tahsilat ve ödeme kayıtlarını tek dosyada toplar; her carinin bakiyesini, borçlu ya da alacaklı durumunu ve hesap ekstresini otomatik hesaplar. Dosya makro içermez, tüm hesaplar formüllerle yapılır.

Kayıtlar yalnızca mavi yazılı sütunlara girilir. Cari toplamları, bakiyeler, durum etiketleri ve ekstre satırları formüllerle oluşur; elle hesap yapılmaz. 300 cari ve 3.000 hareket satırı formüllü olarak hazır gelir.

Dosyanın içeriği​

• Cariler: Cari kodu, cari ünvanı, telefon ve vergi no / not bilgileri girilir. Her cari için toplam satış, toplam alış, tahsilat, ödeme, net tutar (borç − alacak), bakiye ve durum (BORÇLU, ALACAKLI, KAPALI) otomatik hesaplanır. Sayfanın üstündeki özet bölümünde toplam alacak, toplam borç ve net durum yer alır; net durum "Net alacaklıyız", "Net borçluyuz" ya da "Dengede" olarak yazılır.
• Hareketler: Tarih, cari ünvanı, işlem türü (Alış, Satış, Tahsilat, Ödeme), belge / fatura no, açıklama ve tutar girilir. Borç ve alacak sütunları işlem türüne göre kendiliğinden dolar. Başlık satırındaki filtre düğmeleriyle kayıtlar cariye, işlem türüne ya da tarihe göre süzülür.
• Ekstre: Sarı hücredeki açılır listeden bir cari seçilir; o cariye ait tüm hareketler tarih, işlem türü, belge no, açıklama, borç ve alacak sütunlarıyla listelenir. Her satırda yürüyen bakiye ve o satırdaki durum (Borçlu, Alacaklı, Kapalı) görülür. Sayfanın üstünde carinin güncel durumu ve bakiyesi yer alır.
• Kullanım: Cari ekleme, hareket girişi, işlem türlerinin anlamı, bakiye hesabı, renkler, ekstre, kapasite ve örnek veriler madde madde açıklanır.

Bakiye nasıl hesaplanır?​

Hesap işletmenin gözünden kurulmuştur. Her işlem türü tutarı borç ya da alacak tarafına yazar:

• Satış: Cariye mal ya da hizmet satılır; cari borçlanır ve tutar borç sütununa yazılır.
• Tahsilat: Cariden para alınır; carinin borcu azalır ve tutar alacak sütununa yazılır.
• Alış: Cariden mal ya da hizmet alınır; işletme cariye borçlanır ve tutar alacak sütununa yazılır.
• Ödeme: Cariye para ödenir; işletmenin borcu azalır ve tutar borç sütununa yazılır.

Net tutar (Satış + Ödeme) − (Alış + Tahsilat) olarak bulunur. Net tutar sıfırdan büyükse cari BORÇLU görünür, yani işletmenin alacağı vardır; sıfırdan küçükse cari ALACAKLI görünür, yani işletmenin borcu vardır; sıfırsa hesap KAPALI olur. Bakiye sütunu tutarı işaretsiz gösterir, yönü durum sütunu belirtir. Durum hücreleri koşullu biçimlendirme ile renklenir: borçlu cariler kırmızı, alacaklı cariler yeşil tonla öne çıkar.

Dosyadaki örnek kayıtlarda müşteriye 12.000,00 TL satış yapılmış ve 5.000,00 TL tahsil edilmiştir; müşteri 7.000,00 TL borçlu görünür. Tedarikçiden 8.000,00 TL alış yapılmış ve 3.000,00 TL ödenmiştir; tedarikçi 5.000,00 TL alacaklıdır. Özet bölümünde toplam alacak 7.000,00 TL, toplam borç 5.000,00 TL ve net durum 2.000,00 TL ile "Net alacaklıyız" olarak hesaplanır.

Kullanılan formüller​

• ÇOKETOPLA (SUMIFS): Cariler sayfasında her carinin satış, alış, tahsilat ve ödeme toplamları, Hareketler sayfasından cari ünvanına ve işlem türüne göre toplanır. Net tutar da aynı yöntemle, carinin borç ve alacak toplamlarının farkı olarak bulunur.
• ETOPLA (SUMIF): Özet bölümünde BORÇLU ve ALACAKLI durumdaki carilerin bakiyeleri ayrı ayrı toplanır; toplam alacak ve toplam borç böyle bulunur.
• EĞER (IF), YUVARLA (ROUND) ve MUTLAK (ABS): Net tutar kuruş farklarına karşı yuvarlanarak durum etiketi belirlenir ve bakiye işaretsiz gösterilir. Cari ünvanı boş olan satırlarda formüller boş sonuç döndürür, tablo temiz kalır.
• YADA (OR) ve VE (AND): Hareketler sayfasında tutar işlem türüne göre borç ya da alacak sütununa aktarılır; ekstrede seçilen cariye ait satırlar işaretlenir.
• MAK (MAX): Seçilen cariye ait hareketlere 1, 2, 3 diye sıra numarası verilir. Bu numaralar Hareketler sayfasındaki otomatik "Ekstre sırası" sütununda tutulur.
• İNDİS (INDEX) ve KAÇINCI (MATCH): Ekstre sayfası bu sıra numaralarıyla hareketleri giriş sırasını koruyarak çeker. Carinin güncel durumu ve bakiyesi de Cariler sayfasından aynı yöntemle okunur.
• EĞERHATA (IFERROR): Seçilen cari listede bulunamadığında ya da listelenecek hareket kalmadığında hata yerine boş hücre gösterilir.
• TOPLA (SUM): Ekstredeki yürüyen bakiye, ilk satırdan o satıra kadarki borç toplamından alacak toplamı çıkarılarak hesaplanır.

Hatalı girişe karşı kontroller​

Hareketler sayfasında veri doğrulama kuralları tanımlıdır; yanlış kayıt girildiğinde Excel uyarı verir ve girişi kabul etmez:

• Cari ünvanı, Cariler sayfasındaki listeden seçilir. Listede olmayan bir ünvan yazıldığında "Cari bulunamadı" uyarısı çıkar ve önce cariyi Cariler sayfasına eklemeniz istenir.
• İşlem türü yalnızca Alış, Satış, Tahsilat ve Ödeme seçeneklerinden biri olabilir.
• Tarih sütunu yalnızca geçerli tarihleri kabul eder (01.01.2000 sonrası).
• Tutar sütunu negatif değer kabul etmez; tutar her zaman pozitif girilir, borç ya da alacak tarafını işlem türü belirler.

Nasıl kullanılır?​

1. Örnek Müşteri A.Ş. ve Örnek Tedarikçi Ltd. kayıtları dosyanın nasıl çalıştığını göstermek içindir. Kendi kayıtlarınıza başlamadan önce Cariler ve Hareketler sayfalarındaki örnek kayıtların yalnızca mavi yazılı hücrelerini temizleyin. Satır silmeyin; formüller satırlarda kalmalıdır.
2. Cariler sayfasında B sütununa her müşterinin ve tedarikçinin ünvanını yazın. Cari kodu, telefon ve vergi no / not isteğe bağlıdır. Ünvanı tam ve tek tip yazın; Hareketler sayfasındaki seçim listesi bu sütundan beslenir.
3. Hareketler sayfasında her fatura, tahsilat ve ödeme için tarih, cari, işlem türü, belge no, açıklama ve tutarı girin. Tutarları KDV dahil yazın.
4. Cariler sayfasında her carinin toplamları, bakiyesi ve durumu kendiliğinden güncellenir. Üstteki özet bölümünden toplam alacağınızı, toplam borcunuzu ve net durumunuzu izleyin.
5. Bir carinin dökümü gerektiğinde Ekstre sayfasındaki sarı hücreden cariyi seçin; hareketler yürüyen bakiyeyle birlikte listelenir.

Kapasite ve teknik bilgiler​

• 300 cari ve 3.000 hareket satırı formüllü olarak hazırdır; Ekstre sayfası bir cari için 300 hareket satırı listeler. Daha fazla satır gerektiğinde son satırdaki formüller aşağı kopyalanır.
• KDV ayrıca takip edilmez; tutarlar KDV dahil girilir.
• Dosya makro içermez; açarken makroları etkinleştirmeniz gerekmez.
• Cariler, Hareketler ve Ekstre sayfalarında başlık satırları bölmeleri dondur ile sabitlenmiştir; sayfa aşağı kaydırılırken sütun başlıkları görünür kalır.
• Dosya .xlsx biçimindedir; Excel 2010 ve sonraki sürümlerde çalışır.