Doğrulama Kurallarıyla Hücreye Girilen Veriyi Sınırlandırma

Veri doğrulama (Data Validation), hücreye girilen veriyi sınırlandırmanızı sağlayan Excel özelliğidir; bir hücreye hangi değerlerin, hangi aralıkta ya da hangi koşulla yazılabileceğini önceden belirlersiniz. Kurala uymayan giriş engellenir veya uyarıyla karşılanır, böylece yazım farkları, aralık dışı sayılar ve tekrarlanan kayıtlar baştan önlenir.

Veri doğrulama kuralı nasıl eklenir?​

Kuralı uygulamak istediğiniz hücreleri veya aralığı seçin, ardından Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) komutunu açın. Açılan pencerede üç sekme bulunur:

• Ayarlar (Settings): İzin verilen (Allow) kutusundan veri türünü, Veri (Data) kutusundan koşulu (arasında, eşit, büyük veya eşit gibi) seçersiniz.
• Girdi İletisi (Input Message): Hücre seçildiğinde görünen yönlendirici kısa bir not yazarsınız.
• Hata Uyarısı (Error Alert): Kurala aykırı giriş yapıldığında gösterilecek başlığı, iletiyi ve uyarı stilini belirlersiniz.

Boş hücrelere izin vermek için Boşlukları yoksay (Ignore blank) kutusunu işaretli bırakın. Bir kuralı kaldırmak için aynı pencerede Tümünü Temizle (Clear All) düğmesini kullanın.

Veri doğrulama türleri ve hata uyarısı stilleri​

İzin verilen kutusunda şu seçenekler bulunur:

• Herhangi bir değer: Kısıtlama yoktur; yalnızca girdi iletisi göstermek için kullanılabilir.
• Tam sayı ve Ondalık: Sayıyı belirli bir aralıkla ya da bir karşılaştırma koşuluyla sınırlar.
• Liste: Hücreye açılır listedeki seçeneklerden biri girilebilir. Kaynak olarak bir hücre aralığı, bir ad ya da noktalı virgülle ayrılmış metin yazılabilir. Elle yazılan liste kaynağı 255 karakterle sınırlıdır.
• Tarih ve Saat: Belirli bir tarih ya da saat aralığına izin verir.
• Metin uzunluğu: Karakter sayısını sınırlar; sicil no, telefon gibi sabit uzunluklu girişlerde işe yarar.
• Özel: Sonucu DOĞRU ya da YANLIŞ veren bir formülle kural tanımlamanızı sağlar.

Hata Uyarısı sekmesindeki stil, kuralın ne kadar katı olacağını belirler:

• Dur (Stop): Geçersiz girişi tamamen engeller.
• Uyarı (Warning): Kullanıcıya girişin geçersiz olduğunu söyler, devam edip etmeyeceğini sorar.
• Bilgi (Information): Yalnızca bilgilendirir, girişe izin verir.

Özel formülle doğrulama kuralı yazma​

Hazır türler yetmediğinde İzin verilen kutusunda Özel (Custom) seçeneğini kullanın. Formül DOĞRU döndürürse giriş kabul edilir, YANLIŞ döndürürse kural devreye girer. Formülde başvuru, seçili aralığın etkin hücresine göre yazılır; sabit kalması gereken aralığı mutlak başvuruyla verin. Örneğin A2:A9 aralığını seçip aynı değerin ikinci kez girilmesini engellemek için şu formül kullanılır:
Birden fazla koşulu birleştirmek için VE işlevini kullanabilirsiniz. Böylece hem tekrar hem de metin uzunluğu aynı kuralda denetlenir.

1. Liste ile şehir girişini sınırlama​

Personelin şehir bilgisinin her seferinde farklı yazılmasını önlemek istiyorsunuz. C2:C5 aralığında izin verilen şehirleri tutuyor, B2:B9 aralığını seçiyorsunuz. Veri > Veri Doğrulama penceresinde İzin verilen kutusundan Liste seçin, Kaynak (Source) kutusuna C2:C5 aralığını gösterin. D sütunundaki formül her şehirden kaç personel olduğunu sayar.
B sütununa artık yalnızca listedeki şehirler seçilebilir; yazım farkı olduğunda giriş reddedilir. Şehir adları tek biçimde girildiği için EĞERSAY sayımı doğru çalışır: İstanbul için 3, Ankara için 2, İzmir için 2, Bursa için 1 personel bulunur.

2. Sayı ve tarih aralığı sınırlaması​

Stok girişlerinde adet 1 ile 500 arasında bir tam sayı, giriş tarihi ise 2025 yılı içinde olmalıdır. B2:B9 aralığına Tam sayı türünde arasında koşuluyla en az 1, en çok 500 değerini; C2:C9 aralığına Tarih türünde 01.01.2025 ile 31.12.2025 arasını tanımlayın. Tabloda bazı satırlar kuraldan önce ya da yapıştırma yoluyla girilmiş gibi aralık dışıdır; D sütunundaki formül bunları yakalar.
Kurallar yeni girişleri engeller, ancak var olan hatalı değerleri silmez. Monitör satırı için sonuç Kuralı aşıyor, Kulaklık satırı için Kuralı aşıyor, Webcam satırı için Kuralı aşıyor olarak görünür; Klavye satırında ise Uygun sonucu çıkar. Aynı hücreleri Geçersiz Verileri Daire İçine Al komutuyla da işaretleyebilirsiniz.

3. Özel formülle sicil numarası denetimi​

Sicil numaraları 6 karakterli olmalı ve tekrar etmemelidir. A2:A9 aralığını seçin, İzin verilen kutusundan Özel seçin ve Formül kutusuna şunu yazın:
Tablodaki C, D ve E sütunları kuralın iki koşulunu ayrı ayrı gösterir. Satırlardan biri tekrar eden, biri kısa bir sicil içerir.
Kural tanımlandıktan sonra tekrar eden ya da 6 karakterden kısa bir sicil numarası girilemez. Tabloda P-1003 iki kez geçtiği için 4. satırın durumu Hatalı, 5. satırın durumu Hatalı olur; P-12 kaydı ise uzunluğu 4 karakter olduğundan Hatalı sonucunu verir. P-1001 satırı Geçerli olarak görünür.

Sık sorulan sorular​

Kopyalayıp yapıştırılan veri denetlenir mi? Hayır. Başka bir hücreden yapıştırılan değer kuralı atlayabilir, hatta yapıştırma hedef hücrenin doğrulama kuralını değiştirebilir. Değer yapıştırırken Özel Yapıştır (Paste Special) seçeneğinde yalnızca değerleri yapıştırmak bu riski azaltır.

Hücrede açılır liste oku görünmüyor, neden? Liste türünde Hücre içi açılır liste (In-cell dropdown) kutusunun işaretli olması gerekir. Ok yalnızca hücre seçiliyken görünür.

Önceden girilmiş hatalı veriler nasıl bulunur? Doğrulama, kural eklenmeden önce yazılmış verileri otomatik silmez. Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama > Geçersiz Verileri Daire İçine Al (Circle Invalid Data) komutu geçersiz hücreleri kırmızı daireyle işaretler; daireleri Doğrulama Dairelerini Temizle (Clear Validation Circles) ile kaldırırsınız.

Kuralı birden çok hücreye nasıl yayarım? Kuralı baştan geniş aralığı seçerek tanımlayın ya da kurallı hücreyi kopyalayıp hedef aralığa Özel Yapıştır > Doğrulama (Validation) seçeneğiyle yapıştırın.

Kullanırken dikkat edin​

• Boş hücre ve yapıştırma tuzağı: Başka bir hücreden yapıştırılan değerler doğrulama kuralını aşabilir. Kritik tablolarda hatalı verileri düzenli aralıklarla Geçersiz Verileri Daire İçine Al komutuyla ya da denetim sütunlarıyla kontrol edin.
• Liste kaynağını dinamik tutun: Liste için sabit bir aralık yerine Excel tablosu sütununa ya da tanımlı bir ada başvurursanız yeni seçenek eklendiğinde liste kendiliğinden güncellenir. Excel 365'te taşan bir formülün sonucuna, hücre adresinin sonuna diyez işareti ekleyerek de başvurulabilir.
• Hata iletisini anlaşılır yazın: Varsayılan hata mesajı kullanıcıya neyin yanlış olduğunu söylemez. Hata Uyarısı sekmesinde izin verilen değerleri açıkça yazın, örneğin adedin 1 ile 500 arasında olması gerektiğini belirtin.
• Uyarı stilini amacınıza göre seçin: Kesin kuralların olduğu alanlarda Dur stilini, yalnızca önerilen değerler için Uyarı ya da Bilgi stilini kullanın. Bilgi stili geçersiz girişi engellemez.
• İlgili konular: Koşullu Biçimlendirme (hatalı hücreleri renklendirme), Sayfa Koruma (kural ve formüllerin silinmesini önleme), Excel Tablosu, Ad Yöneticisi, EĞERSAY, UZUNLUK, VE, EĞER, DOLAYLI (bağımlı açılır listeler için), BUGÜN (tarih sınırı için).

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.