Süreç Haritalamasıyla Kurumsal Otomasyonu Planlama ve Uygulama

Süreç haritalamasıyla kurumsal otomasyon planlama (process mapping for automation planning), işin adımlarını, sürelerini ve sorumlularını görünür hale getirerek hangi süreçlerin hangi sırayla otomatikleştirileceğine karar vermenizi sağlar. Haritası çıkarılmamış bir süreç otomatikleştirildiğinde bozuk adımlar da hızlanır; bu yüzden önce envanter, sonra puanlama, en sonda uygulama gelir. Excel bu üç adımı da tek bir çalışma kitabında yürütmek için yeterlidir.

Süreç haritalama nedir ve otomasyonda neden ilk adımdır​

Süreç haritalama, bir işin başlangıcından bitişine kadar olan adımları, girdi ve çıktıları, sorumluları, süreleri ve kullanılan sistemleri şema ya da tablo olarak kaydetmektir. Amaç, el ile yapılan tekrarları, bekleme noktalarını ve hata üreten geçişleri ortaya çıkarmaktır.

Otomasyon kararı sezgiyle değil bu kayıtla verilir. Excel'de her süreç için bir satır açan basit bir envanter tablosu çoğu işletme için yeterli bir başlangıçtır. Tabloda şu sütunlar bulunmalıdır:

• Süreç adı ve birim: işi kimin yürüttüğü.
• Aylık tekrar sayısı: sürecin bir ayda kaç kez çalıştığı.
• Tek seferlik süre: bir işlemin dakika olarak ortalama süresi.
• Aylık toplam yük: tekrar sayısı ile sürenin çarpımından hesaplanan saat.
• Kullanılan sistem ve hata notu: verinin nereden alınıp nereye aktarıldığı, sık görülen hatalar.

Süre ve sayı sütunlarında rastgele metin girişini engellemek için Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) özelliğini kullanabilirsiniz.

Otomasyona uygun süreç nasıl seçilir ve önceliklendirilir​

Her süreç otomasyona uygun değildir. Kural tabanlı, sık tekrar eden, dijital girdiyle çalışan ve hata oranı yüksek süreçler genellikle ilk adaylardır. Sürecin istisnası çoksa ya da her seferinde insan yargısı gerekiyorsa otomasyon sonradan düşünülmelidir.

Seçimi nesnel yapmak için her sürece 1 ile 5 arasında puan verin: zaman kazancı, hata azalması ve uygulama kolaylığı. Ardından ölçütlere ağırlık verip toplam puanı hesaplayın. Puan satırı ile ağırlık satırını çarpıp toplamak için şu formül kullanılır:
Ağırlık satırını mutlak başvuruyla sabitlediğiniz için formülü aşağı kopyalayabilirsiniz. Sonuçları görsel olarak ayırmak için Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme (Home > Styles > Conditional Formatting) ile yüksek puanlı satırları renklendirebilirsiniz.

Otomasyon planı adım adım nasıl uygulanır​

Haritalama ve puanlamadan sonra uygulama aşaması şu sırayla ilerler:

• Pilot süreç seçimi: puanı yüksek ama riski düşük bir süreçle başlayın.
• Araç seçimi: iş akışı yazılımı, robotik süreç otomasyonu (RPA), sistemler arası API bağlantısı ya da Excel makroları (VBA) arasından sürecin yapısına uygun olanı belirleyin.
• Test: otomasyonu gerçek veriyle, eski yöntemle yan yana çalıştırıp sonuçları karşılaştırın.
• Eğitim ve geçiş: kullanıcılara yeni akışı gösterin, eski yöntemi ne zaman bırakacağınızı yazılı hale getirin.
• İzleme ve iyileştirme: otomasyondan sonra süre, hata sayısı ve tasarruf değerlerini aynı tabloda izleyin.

Yatırımın karşılığını görmek için aylık kazanılan saati saatlik maliyetle çarpıp yatırım tutarına bölün. Böylece her proje için geri dönüş süresini ay olarak görürsünüz. Kullanılan maliyet değerleri işletmenize özgü varsayımlardır; kendi verilerinizle güncelleyin.

1. Süreç envanteri ve aylık yük hesabı​

Her süreç için aylık tekrar sayısı ve tek seferlik süre girilir. Aylık saat yükü hesaplanır ve yüke göre öncelik etiketi verilir. Etiket sınırları örnek amaçlı seçilmiştir; kendi işletmenize göre değiştirin.
Fatura girişi süreci ayda 60,0 saat tutuyor ve önceliği Yüksek olarak işaretleniyor. Tüm süreçlerin toplam aylık yükü 265,7 saattir. Öncelik sütununu filtreleyerek yalnızca yüksek yükü olan süreçleri listeleyebilirsiniz.

2. Ağırlıklı puanlamayla otomasyon sırası​

Her sürece zaman kazancı, hata azalması ve uygulama kolaylığı için 1 ile 5 arasında puan verilir. Ağırlıklar 8. satırda tutulur ve toplam puan TOPLA.ÇARPIM işleviyle hesaplanır. Sıra sütunu, puanı daha yüksek kaç süreç olduğunu sayarak sıralamayı bulur.
Fatura girişi süreci 4,10 puan alarak 1. sırada yer alır. Sevk irsaliyesi hazırlama sürecinin puanı 3,80, sırası 2 olarak hesaplanır. Ağırlık hücrelerini değiştirirseniz puanlar ve sıralama otomatik güncellenir.

3. Geri dönüş süresi hesabı​

Her otomasyon projesi için aylık kazanılan saat, saatlik maliyet ve yatırım tutarı girilir. Aylık tasarruf ve geri dönüş süresi (ay) formülle hesaplanır. Tutarlar varsayımsaldır; kendi maliyetlerinizle değiştirin.
Fatura girişi otomasyonunun aylık tasarrufu 12.600,00, geri dönüş süresi 3,6 aydır. Tüm projelerin toplamı için aylık tasarruf 45.800,00, birleşik geri dönüş süresi 3,3 aydır. Geri dönüş süresi kısa olan projeleri uygulama takviminde öne alabilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

• Hangi süreci ilk otomatikleştirmeliyim? Sık tekrar eden, kuralları net, hata oranı yüksek ve yapılması görece kolay süreci seçin. Puanlama tablosunda bu özellikleri taşıyan süreç genellikle en üst sıraya çıkar.
• Süreç haritalama için özel yazılım şart mı? Hayır. Başlangıçta Excel'de hazırlanan bir envanter tablosu yeterlidir. Şema gerekirse sonradan çizim araçlarıyla eklenebilir.
• Puanlama ağırlıklarını nasıl belirlemeliyim? İşletmenin önceliğine göre belirleyin. Zaman tasarrufu öncelikliyse bu ölçüte daha yüksek ağırlık verin. Ağırlıklar ayrı hücrelerde durduğu için kolayca değiştirebilirsiniz.
• Otomasyonun işe yaradığını nasıl anlarım? Otomasyondan önceki ve sonraki süre, hata sayısı ve maliyet değerlerini aynı tabloda karşılaştırın. Geri dönüş süresi hedefinizin altındaysa proje amacına ulaşmıştır.

Kullanırken dikkat edin​

• Haritasız otomasyon yapmayın: Süreç adımlarını kaydetmeden otomasyona geçerseniz gereksiz ya da hatalı adımları da otomatikleştirirsiniz. Önce adımları sadeleştirin, sonra otomasyona karar verin.
• Ağırlıkları ve puan ölçeğini sabit tutun: Puanlama yaparken tüm süreçlere aynı 1 ile 5 ölçeğini uygulayın. Ağırlıkları formülün içine yazmak yerine ayrı hücrelerde tutup mutlak başvuruyla kullanın; böylece değişiklik tek yerden yapılır.
• Maliyet değerleri varsayımdır: Saatlik maliyet ve yatırım tutarları işletmeden işletmeye değişir. Örnek tablolardaki tutarlar yalnızca yöntemi göstermek içindir; kendi verilerinizi kullanın ve vergi ya da mevzuat kaynaklı kalemler için güncel düzenlemeleri kontrol edin.
• Sıralama formülünde eşit puanlara dikkat edin: Sıra sütunu puanı daha yüksek olanları saydığı için iki sürecin puanı eşitse ikisi de aynı sırayı alır. Eşitlik istemiyorsanız ek bir ölçüt ekleyin.
• Sonuçları otomasyondan sonra da ölçün: Tabloyu proje bittiğinde kapatmayın. Otomasyon sonrası gerçekleşen süre ve hata değerlerini ekleyip planla karşılaştırın.
• İlgili konular: EĞER, TOPLA.ÇARPIM, EĞERSAY, TOPLA ve YUVARLA işlevleri bu sayfadaki hesapların temelini oluşturur. Ayrıca Veri Doğrulama, Koşullu Biçimlendirme, Özet Tablo ve VBA makroları süreç envanteri ile otomasyon takibinde işinize yarar.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.