Hücre ve Veri Özelliklerini Anlama

Hücre ve veri özellikleri (cell and data properties), Excel'de bir hücrenin adresini, içerdiği veri türünü, görünümünü ve girişine uygulanan kuralları kapsar. Hücre ve veri özelliklerini anlamak, bir değerin Excel tarafından sayı, metin, tarih ya da mantıksal değer olarak nasıl saklandığını bilmenizi sağlar. Bu bilgi hatalı hesapları önler, veri girişini denetim altına alır ve sıralama ile filtrelemenin doğru çalışmasını sağlar.

Hücrenin temel özellikleri nelerdir?​

Her hücre, sütun harfi ile satır numarasının kesişiminden oluşan benzersiz bir adrese sahiptir (A1, B2 gibi). Seçili hücrenin adresini Ad Kutusunda (Name Box), içeriğini ise Formül Çubuğunda (Formula Bar) görürsünüz. Bir hücrenin üç ayrı yönü vardır:

• İçerik: Hücreye yazdığınız değer ya da formüldür. Formül çubuğunda bu içerik görünür.
• Görünen değer: Hücrede gördüğünüz sonuçtur. Sayı biçimi, hizalama ve yazı tipi bu görünümü belirler, ancak içeriği değiştirmez.
• Veri türü: Sayı, metin, tarih ve saat ya da mantıksal değer (DOĞRU/YANLIŞ) olabilir. Excel tarih ve saatleri seri numarası olarak, yani sayı olarak saklar.

Varsayılan olarak metinler sola, sayılar ve tarihler sağa hizalanır. Bu ayrım, bir sayının yanlışlıkla metin olarak girilip girilmediğini anlamanın en hızlı yoludur.

Hücre biçimlendirme veriyi nasıl etkiler?​

Hücre biçimlendirme, verinin ekranda nasıl göründüğünü değiştirir; hücrenin gerçek değerine dokunmaz. Örneğin bir tutarı iki ondalık basamakla gösterebilir, ama hesaplarda tam değer kullanılmaya devam eder. Biçim ayarlarına Giriş > Sayı (Home > Number) grubundan ya da hücreyi seçip Ctrl+1 tuşlarıyla açılan Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) penceresinden ulaşırsınız. Pencerede Sayı, Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık, Dolgu ve Koruma sekmeleri bulunur.

• Sayı biçimi: Genel, Sayı, Para Birimi, Tarih, Yüzde ve Metin gibi kategoriler sunar. Yüzde biçimi 0,06 değerini %6 olarak gösterir.
• Görsel özellikler: Yazı tipi, renk, dolgu rengi, kenarlık, hizalama ve yönlendirme okunabilirliği artırır.
• Koşullu biçimlendirme: Giriş > Koşullu Biçimlendirme (Home > Conditional Formatting) ile belirli ölçütlere uyan hücreleri otomatik renklendirirsiniz.

Metin biçimi verilmiş bir hücreye sayı yazarsanız Excel onu metin olarak saklar. Bu yüzden toplama gibi işlemlerde dışarıda kalabilir.

Veri doğrulama nasıl yapılır?​

Veri doğrulama (data validation), bir hücreye girilebilecek verileri kurala bağlar. Hücre ya da aralığı seçin, ardından Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) komutunu açın. Ayarlar (Settings) sekmesindeki izin verilen türler şunlardır: Herhangi bir değer, Tam sayı, Ondalık, Liste, Tarih, Saat, Metin uzunluğu ve Özel (Any value, Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text length, Custom).

• Girdi İletisi: (Input Message) Hücre seçildiğinde kullanıcıya kısa bir yönlendirme gösterir.
• Hata Uyarısı: (Error Alert) Kural ihlal edildiğinde çıkan iletiyi ve stilini belirler. Stil Dur, Uyarı ya da Bilgi olabilir (Stop, Warning, Information). Yalnızca Dur stili geçersiz girişi tümüyle engeller.
• Liste: Açılır liste oluşturur. Kaynağı liste ayırıcısıyla (Türkçe ayarlarda genellikle noktalı virgül) ayrılmış değerler ya da bir hücre aralığı olabilir.

Özel (Custom) türünde, A2:A100 aralığında aynı değerin ikinci kez girilmesini engelleyen kural şu formülle yazılır (formül A2 hücresi seçiliyken girilir):
Mevcut verilerde kurala uymayanları görmek için Veri Doğrulama düğmesinin açılır menüsünden Geçersiz Verileri Daire İçine Al (Circle Invalid Data) komutunu kullanabilirsiniz.

Sıralama ve filtreleme nasıl çalışır?​

Veri > Sırala ve Filtre Uygula (Data > Sort & Filter) grubundaki komutlar, tabloyu analiz etmenin en pratik yoludur. Sırala (Sort) satırları artan ya da azalan düzene dizer; birden çok düzey ekleyerek önce departmana, sonra maaşa göre sıralayabilirsiniz. Filtre (Filter) başlık satırına açılır oklar ekler (kısayolu Ctrl+Shift+L) ve yalnızca ölçüte uyan satırları gösterir. Filtre veriyi silmez, diğer satırları geçici olarak gizler.
Bu komutların doğru çalışması için veri aralığında tamamen boş satır ya da sütun bulunmamalı ve her sütunun bir başlığı olmalıdır. Excel 365'te FİLTRE ve SIRALAÖLÇÜT gibi dinamik dizi işlevleri, aynı işi komut kullanmadan formülle yapar ve kaynak veri değiştikçe sonucu günceller.

1. Veri türünü denetleme​

Aynı görünen değerler farklı türlerde saklanabilir. Aşağıdaki tabloda sayı, metin olarak girilmiş sayı, tarih, metin ve mantıksal değer yan yana duruyor. B, C ve D sütunları her değerin türünü sınar.
A2 ve A3 hücreleri ekranda aynı görünse de A2 sayı, A3 metin olarak saklanır; DOĞRU ve YANLIŞ sonuçları bunu gösterir. Tarih hücresi için sayı denetimi DOĞRU döndürür, çünkü Excel tarihi seri numarası olarak, yani sayı olarak saklar. TÜR işlevi sayı için 1, metin için 2, mantıksal değer için 4 kodunu verir; mantıksal değer satırında 4 kodunu görürsünüz.

2. Veri doğrulama kuralını formülle denetleme​

Veri Doğrulama ile izin günü sütununa yalnızca 0 ile 30 arasında sayı girilmesini sağlayabilirsiniz. Ancak yapıştırılan veriler kuralı atlayabilir. Bu nedenle D sütunundaki formül, mevcut girişlerin kurala uyup uymadığını ayrıca denetler. Tabloda bilerek hatalı girişler bırakılmıştır.
Formül, değerin hem sayı olmasını hem de 0 ile 30 arasında (sınırlar dahil) bulunmasını ister. Mehmet Kaya satırında Kontrol edin, metin olarak girilmiş değerin bulunduğu satırda Kontrol edin, negatif değerin bulunduğu satırda Kontrol edin sonucunu görürsünüz. Geçerli giriş içeren Ahmet Yıldız satırı ise Uygun sonucunu verir. Böylece hatalı girişleri tek tek aramadan bulursunuz.

3. Filtreleme ve sıralamayı tek formülle yapma​

Excel 365'te Filtre ve Sırala komutlarının yaptığı işi formülle de yapabilirsiniz. E2 hücresindeki tek formül, Satış departmanındaki personeli seçer ve maaşı yüksek olandan başlayarak sıralar. Sonuç alttaki hücrelere taşar, bu yüzden E3:E5 hücreleri boş bırakılmıştır.
FİLTRE işlevi yalnızca Satış departmanındaki isimleri ve maaşları ayırır, SIRALAÖLÇÜT ise isimleri maaşa göre azalan düzende dizer. En yüksek maaşlı satış çalışanı E2 hücresinde görünür: Zeynep Kaya. Asıl tablodaki satırlar yerinde kalır ve hiçbir veri silinmez. Kaynak veriye yeni bir satır eklediğinizde aralık başvurularını genişletmeniz yeterlidir.

Sık sorulan sorular​

Sayı yazdım ama toplama dahil etmiyor, neden? Büyük olasılıkla değer metin olarak saklanıyordur. Hücre sola hizalıysa ya da köşesinde yeşil üçgen varsa bunu kontrol edin; biçimi Genel yapıp değeri yeniden girmek ya da Veri > Metni Sütunlara Dönüştür (Data > Text to Columns) komutunu kullanmak çözüm olur.
Biçim değiştirmek hücrenin değerini değiştirir mi? Hayır. Yalnızca görünüm değişir; formüller hücrenin gerçek değerini kullanır.
Veri doğrulama kopyalanan verilere de uygulanır mı? Hayır. Başka bir yerden yapıştırılan veri, hücredeki doğrulama kuralını atlayabilir ya da kuralın üzerine yazabilir.
Filtre uyguladığımda veriler silinir mi? Hayır. Ölçüte uymayan satırlar yalnızca gizlenir; filtreyi temizlediğinizde yeniden görünür.

Kullanırken dikkat edin​

• Metin olarak saklanan sayılar: Sola hizalı görünen ya da köşesinde yeşil üçgen bulunan sayılar büyük olasılıkla metindir. Toplama ve sıralama işlemlerinde beklenmedik sonuçlar verir. Hücre biçimini Genel yapıp değeri yeniden girin ya da Metni Sütunlara Dönüştür komutunu kullanın.
• Biçim değeri değiştirmez: Bir sayıyı iki ondalıkla göstermek, hücredeki gerçek değeri yuvarlamaz. Toplamlar tam değerler üzerinden hesaplanır, bu yüzden ekrandaki rakamların toplamı küçük farklar gösterebilir.
• Veri doğrulama yapıştırmayla aşılabilir: Başka bir hücreden kopyalayıp yapıştırdığınız veri, hedef hücredeki doğrulama kuralını atlayabilir. Önemli tablolarda mevcut girişleri formülle ya da Geçersiz Verileri Daire İçine Al komutuyla ayrıca denetleyin.
• Filtre ve sıralamada veri aralığı: Aralığın içinde tamamen boş satır ya da sütun varsa Excel veri bölgesini yanlış algılayabilir. Sıralamadan önce tüm tabloyu seçin ve başlık satırının tanındığını kontrol edin.
• Sürüm farkı: FİLTRE ve SIRALAÖLÇÜT gibi sonucu taşan dinamik dizi işlevleri Excel 365 ve Excel 2021'de bulunur. Eski sürümlerde bu örneği çalıştırmak yerine Veri sekmesindeki Sırala ve Filtre komutlarını kullanın.
• İlgili konular: Veri Doğrulama, Hücreleri Biçimlendir, Koşullu Biçimlendirme, Sırala ve Filtre Uygula, Metni Sütunlara Dönüştür ile EĞER, VE, EĞERSAY, ESAYIYSA ve EMETİNSE işlevleri.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.