Personel Bordro İzin Performans Süreçlerini Excel'de Yönetme

Personel bordro, izin ve performans süreçlerini Excel ile yönetme (HR management in Excel), personel listesini, maaş hesabını, yıllık izin bakiyesini ve performans puanlarını formüllerle tek bir çalışma kitabında izlemek demektir. Veriyi bir kez girer, net maaş, kalan izin ve genel puan gibi sonuçları formüllerin otomatik hesaplamasını sağlarsınız. Bu sayfada veri düzeninin nasıl kurulacağını ve üç temel süreç için çalışan örnek tabloları bulacaksınız.

Excel ile personel yönetimi nasıl kurulur?​

Başarılı bir İK dosyasının temeli düzenli veridir. Personel listesini tek bir sayfada, her satırda bir kişi olacak biçimde tutun ve bordro, izin, performans gibi süreçleri ayrı sayfalara bölün.

• Excel tablosu kullanın: Listeyi seçip Ekle > Tablo (Insert > Table) yolunu izleyin. Tablo, yeni satırlara formülleri ve biçimleri otomatik uzatır, filtreleme ve sıralamayı kolaylaştırır.
• Veri doğrulama ekleyin: Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Validation) ile departman, izin türü gibi alanlara açılır liste tanımlayın; yazım farkından doğan hatalar azalır.
• Parametreleri ayırın: Kesinti oranı, puan ağırlığı, izin sınırı gibi değişebilen değerleri formülün içine gömmeyin; ayrı bir hücreye yazıp başvurun.
• Tek anahtar kullanın: Sayfalar arasında eşleştirme için sicil numarası gibi benzersiz bir sütun bulundurun; aynı ada sahip iki kişi karışmaz.

Özet raporlar için Ekle > Özet Tablo (Insert > PivotTable) ile departman bazında maaş toplamı, izin kullanımı ya da ortalama puan çıkarabilirsiniz.
Kişisel veri uyarısı: Personel bilgileri kişisel veridir; dosyayı Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele (File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password) yoluyla koruyabilirsiniz.

Excel ile bordro ve maaş hesabı nasıl yapılır?​

Bordro tablosunda brüt maaş ve kesinti oranı girdi, kesinti tutarı ile net maaş ise formülle hesaplanan sütunlardır. Net maaşı yuvarlayarak hesaplamak için şu formülü kullanabilirsiniz:
Gerçek bir bordroda SGK işçi payı, işsizlik sigortası, gelir vergisi ve damga vergisi ayrı ayrı hesaplanır. Gelir vergisi kümülatif matrah ve dilimlere göre belirlendiği için tek bir oranla ifade edilemez. Oran, dilim ve istisna tutarları her yıl değişebildiğinden bunları ayrı bir parametre sayfasında tutun, formüllerden bu sayfaya başvurun ve yıl başında yalnızca o sayfayı güncelleyin.
Toplamlar için TOPLA (SUM) işlevi, departman bazlı maliyet için ETOPLA (SUMIF) işlevi yeterlidir. Örneğin Üretim departmanının toplam net maaşını almak için:
Burada B sütunu departman, E sütunu net maaş olacak şekilde ayrı bir listeye uyarlayın. Maaş dağılımını görmek için Ekle > Grafikler (Insert > Charts) bölümünden sütun grafiği ekleyebilirsiniz.

İzin ve performans takibi nasıl yapılır?​

İzin tablosunda hak edilen ve kullanılan gün girdi, kalan gün ve durum ise formülle hesaplanır. Kalan izne göre uyarı metni üretmek için EĞER (IF) işlevi kullanılır:
İki tarih arasındaki iş günü sayısını bulmak için TAMİŞGÜNÜ (NETWORKDAYS) işlevi hafta sonlarını ve verdiğiniz tatil listesini dışarıda bırakır:
Bu işlev hafta sonunu Cumartesi ve Pazar kabul eder; farklı çalışma düzeni için NETWORKDAYS.INTL işlevine bakın. Yıllık izin süreleri kıdem yılına göre kanunda belirlenmiştir; bu süreleri kendi çalışma koşullarınıza göre mevzuattan kontrol edip hak edilen gün sütununa yansıtın.
Performans tablosunda ölçütlere ağırlık verip genel puanı hesaplayabilir, sonucu EĞER ile Üstün, Başarılı gibi sınıflara ayırabilirsiniz. Departman ortalamasını ÇOKEĞERORTALAMA (AVERAGEIFS) ile alın:
Kalan izni ya da puan sınıfını renklendirmek için Giriş > Koşullu Biçimlendirme (Home > Conditional Formatting) kullanın.

1. Brütten net maaşa bordro tablosu​

Altı personelin brüt maaşını ve örnek kesinti oranını girdiniz. Kesinti tutarı ve net maaş sütunları formülle hesaplanır, son satırda toplamlar alınır. Oranlar yalnızca örnek amaçlıdır; kendi bordronuzdaki oranları kullanın.
Ayşe Yılmaz için kesinti tutarı 4.800,00, net maaş 27.200,00 olarak hesaplanır. Tüm personelin toplam brüt maaşı 193.000,00, toplam net maaşı 161.725,00 değerindedir. Oranı değiştirdiğinizde kesinti ve net maaş sütunları kendiliğinden güncellenir.

2. Yıllık izin bakiyesi ve durum takibi​

Her personelin hak edilen ve kullanılan izin günleri girilmiştir. Kalan izin çıkarma ile, durum ise EĞER işleviyle hesaplanır.
Ayşe Yılmaz için kalan izin 8 gün ve durum Yeterli olarak görünür. Mehmet Demir izninin tamamını kullandığı için durumu İzin kalmadı olur. Durum sütununa koşullu biçimlendirme uygularsanız riskli satırları renkle ayırabilirsiniz.

3. Ağırlıklı performans puanı ve sınıflandırma​

Hedef puanının yüzde 70, yetkinlik puanının yüzde 30 ağırlıkla genel puana katıldığı bir değerlendirme kurulmuştur. Sonuç, puan eşiklerine göre EĞER ile sınıflandırılır ve son satırda ortalama alınır.
Ayşe Yılmaz için genel puan 90,8, sonuç Üstün olarak hesaplanır. Mustafa Çelik için genel puan 69,8 ve sonuç Geliştirilmeli olur. Tüm personelin ortalama genel puanı 83,6 değerindedir. Ağırlıkları ayrı hücrelere yazarsanız formülü değiştirmeden ölçütlerin etkisini deneyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Excel, bordro programının yerini tutar mı? Küçük ve orta ölçekli yapılarda maaş hesabı ve takibi için uygundur. Resmi bildirim ve entegrasyon işlemleri ise Excel dışındaki yasal sistemlerde yapılır; Excel'i hesap ve kontrol aracı olarak düşünün.
Yeni eklenen personel için formülleri tekrar kopyalamam gerekir mi? Listeyi Excel tablosuna çevirdiyseniz hesaplanan sütunlardaki formüller yeni satıra otomatik uzar.
Personel verilerini nasıl güvende tutarım? Çalışma kitabını parolayla şifreleyin, dosyayı yalnızca yetkili kişilerle paylaşın ve gereksiz kişisel bilgiyi dosyada tutmayın.
Kalan izin eksiye düşerse ne olur? Formül eksi değer gösterir; durum sütunundaki EĞER koşulu bunu uyarıya çevirir, koşullu biçimlendirme ile de satırı kırmızıya boyayabilirsiniz.

Kullanırken dikkat edin​

• Oranları formüle gömmeyin: Kesinti oranı, vergi dilimi ve puan ağırlığı gibi her yıl ya da dönem değişebilen değerleri ayrı bir parametre sayfasına yazın. Yıl başında yalnızca o sayfayı güncellemeniz yeterli olur.
• Mevzuatı kontrol edin: Bordro kesintileri, izin süreleri ve vergi istisnaları mevzuata bağlıdır ve değişebilir. Dosyadaki hesapları güncel mevzuat ve resmi kaynaklarla doğrulamadan kullanmayın.
• Kişisel verileri koruyun: Maaş ve özlük bilgileri kişisel veridir. Dosyaya parola koyun, paylaşırken yalnızca gerekli sayfaları ve sütunları gönderin.
• Tarihleri gerçek tarih olarak girin: İşe giriş ve izin tarihleri metin olarak yazılırsa tarih işlevleri yanlış sonuç verir. Hücre biçimini Tarih yapın ve değerleri gün.ay.yıl düzeninde girin.
• Yuvarlamayı bilinçli yapın: Görünüm biçimi ile gerçek değer farklıdır. Para tutarlarında toplamların tutması için YUVARLA işlevini kullanın, yalnızca ondalık basamağı gizlemekle yetinmeyin.
• İlgili konular:
  • İşlevler: TOPLA, EĞER, YUVARLA, ETOPLA, ÇOKETOPLA, ORTALAMA, ÇOKEĞERORTALAMA, TAMİŞGÜNÜ, İŞGÜNÜ, DÜŞEYARA
  • Özellikler: Excel tablosu, Veri Doğrulama, Koşullu Biçimlendirme, Özet Tablo, Parola ile Şifreleme

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.