Satır Sütun ve Formül Görünürlüğünü Yönetme

Satır, sütun ve formül gizleme (Hide/Unhide), tablodaki bazı verilerin ekranda, yazdırmada ya da formül çubuğunda görünmesini denetlemenizi sağlar. Satır ve sütunları Gizle komutuyla, formülleri ise Hücreleri Biçimlendir penceresindeki Gizli seçeneği ile sayfa korumasını birlikte kullanarak gizlersiniz. Gizleme yalnızca görünümü değiştirir; veriyi silmez ve gerçek bir güvenlik önlemi değildir.

Excel'de satır ve sütun nasıl gizlenir ve gösterilir​

Gizlemek istediğiniz satır ya da sütun başlıklarını seçin, sağ tıklayın ve Gizle (Hide) komutunu verin. Menüden yapmak için Giriş > Hücreler > Biçim > Gizle ve Göster (Home > Cells > Format > Hide & Unhide) yolunda Satırları Gizle ya da Sütunları Gizle seçilir. Gizlenen yerde satır numaraları ya da sütun harfleri atlar ve başlıkta ince bir çift çizgi görünür.

• Kısayollar: Ctrl+9 seçili satırları, Ctrl+0 seçili sütunları gizler. Ctrl+Shift+9 satırları geri getirir. Ctrl+Shift+0 bazı sistemlerde çalışmayabilir; bu durumda menüyü kullanın.
• Gösterme: Gizli bölgenin iki yanındaki satır ya da sütunları birlikte seçin, sağ tıklayın ve Göster (Unhide) komutunu verin.
• Tümünü gösterme: Sol üst köşedeki Tümünü Seç düğmesine tıklayın ya da Ctrl+A ile sayfayı seçin, sonra sağ tıklayıp Göster deyin.
• İlk satır ya da A sütunu gizliyse: Ad Kutusuna (Name Box) A1 yazıp Enter'a basın, ardından Giriş > Biçim > Gizle ve Göster yolundan satırları ya da sütunları gösterin.
• Yazdırma: Gizli satır ve sütunlar yazdırılmaz.
• Grafikler: Gizli satır ve sütunlardaki veriler varsayılan olarak grafikte çizilmez. Bunu grafiğin Veri Seç penceresindeki Gizli ve Boş Hücreler ayarından değiştirebilirsiniz.

Satır yüksekliğini ya da sütun genişliğini sıfıra indirmek de aynı etkiyi yaratır; bu yüzden fareyle sürükleyerek daraltılmış bir sütunu da Göster komutuyla açabilirsiniz.

Excel'de formül nasıl gizlenir​

Formül gizleme, hücrede sonucun görünmesini ama hücre seçildiğinde formül çubuğunda formülün görünmemesini sağlar. İki adımda yapılır: hücreleri Gizli olarak işaretlemek ve sayfayı korumak.

• Hücreleri seçin: Formül içeren hücreleri ya da aralığı seçin.
• Gizli seçeneğini işaretleyin: Ctrl+1 ile Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) penceresini açın, Koruma (Protection) sekmesinde Gizli (Hidden) kutusunu işaretleyin.
• Sayfayı koruyun: Gözden Geçir sekmesindeki Sayfayı Koru (Protect Sheet) komutunu seçin, isterseniz bir parola belirleyin ve Tamam'a tıklayın.

Gizli işareti tek başına etki etmez; sayfa korunmadıkça formüller görünmeye devam eder. Hücrelerin Kilitli (Locked) kutusu varsayılan olarak işaretlidir. Kullanıcıların değer girmesini istediğiniz hücrelerde Kilitli kutusunu korumadan önce kaldırın; aksi halde bu hücreleri de değiştiremezler.
Sayfayı Koru penceresinde Satırları biçimlendir ve Sütunları biçimlendir izinleri işaretli değilse kullanıcılar gizli satır ve sütunları da gösteremez. Gizli verinin tekrar görünmesini engellemek istiyorsanız bu izinleri kapalı tutun.

Gizli satır ve sütunları bulma ve hesaplarda yönetme​

Başkasından aldığınız bir dosyada gizli veri olup olmadığını anlamak için satır numaralarındaki atlamalara ve sütun harflerindeki boşluklara bakın. Dosyanın tamamını taramak için Dosya > Bilgi > Sorunlar için Denetle > Belgeyi Denetle (File > Info > Check for Issues > Inspect Document) yolunu izleyin ve Gizli Satırlar ve Sütunlar seçeneğini işaretleyin. Denetleme penceresindeki Tümünü Kaldır düğmesi gizli verileri siler; bu nedenle önce dosyanın bir kopyasında çalışın.
Hesaplarda dikkat edilecek nokta, hangi işlevin gizli satırları saydığıdır. TOPLA gibi işlevler gizli satırları da toplar. ALTTOPLAM işlevinde işlev numarası 9 yazılırsa elle gizlenen satırlar toplama dahil edilir, 109 yazılırsa dışarıda bırakılır. Filtreyle gizlenen satırlar her iki durumda da hesaba katılmaz. Gizli satırları toplamdan çıkaran formül:
Gizli satır içeren bir aralığı kopyalarsanız elle gizlenmiş satırlar da yapıştırılır. Yalnızca görünen hücreleri kopyalamak için aralığı seçip Giriş > Bul ve Seç > Özel Git (Home > Find & Select > Go To Special) yolunda Yalnızca görünen hücreler (Visible cells only) seçeneğini işaretleyin, sonra kopyalayın.

1. Net tutar formüllerini gizleme​

Aşağıdaki fiyat tablosunda E sütunu, birim fiyatı adetle çarpıp indirimi düşen formülleri içerir. Müşteriyle paylaşacağınız dosyada sonuçların görünmesini ama formüllerin görünmemesini istiyorsunuz. Adımlar:

• E2:E7 aralığını seçin.
• Ctrl+1 ile Koruma sekmesini açın ve Gizli kutusunu işaretleyin.
• Gözden Geçir > Sayfayı Koru komutunu verin ve Tamam'a tıklayın.

E sütunundaki formüller net tutarı hesaplar: Klavye satırı için 4.275,00, genel toplam için 36.474,00. Sayfa korunduktan sonra bu hücrelerden birini seçtiğinizde formül çubuğu boş görünür, hücrede ise sonuç görünmeye devam eder. Kullanıcıların birim fiyat, adet ve indirim oranını değiştirmesini istiyorsanız B2:D6 aralığında Kilitli kutusunu korumadan önce kaldırın.

2. Gizli satırları toplamdan ayırma​

Aylık şehir satışları listesinde bazı satırları gizleyip toplamın nasıl değiştiğini görmek istiyorsunuz. E sütunundaki üç formül aynı aralığı farklı işlevlerle toplar. Tablo kurulduktan sonra 4. ve 5. satırları seçip Ctrl+9 ile gizleyin.
Hiçbir satır gizli olmadığında üç formül de aynı sonucu verir: 73.700,00, 73.700,00 ve 73.700,00. Satırları gizlediğinizde TOPLA ile işlev numarası 9 kullanılan ALTTOPLAM sonucu değişmez, işlev numarası 109 kullanılan formülün sonucu ise gizlenen satırların tutarı kadar azalır. Bu fark, raporda yalnızca ekranda görünen tutarları toplamak istediğinizde işe yarar.

3. Gizli satır var mı diye kontrol etme​

Başkasından aldığınız personel listesinde gizli satır olup olmadığını formülle anlamak istiyorsunuz. E2 hücresi tüm dolu kayıtları, E3 hücresi yalnızca görünen dolu kayıtları sayar; E4 hücresi ikisini karşılaştırır. Listede bir satırı Ctrl+9 ile gizlediğinizde sonuç değişir.
Liste tam göründüğünde tüm kayıt sayısı 8, görünen kayıt sayısı 8 olur ve durum hücresi Gizli satır yok sonucunu verir. Herhangi bir satırı gizlerseniz görünen kayıt sayısı düşer ve durum hücresi gizli satır olduğunu bildirir. İşlev numarası 103, ALTTOPLAM işlevinin dolu hücreleri sayan ve gizli satırları dışarıda bırakan biçimidir.

Sık sorulan sorular​

• Gizlemek veriyi siler mi? Hayır. Gizli satır, sütun ve formüller dosyada durur; formüller çalışmaya ve diğer hücreleri etkilemeye devam eder.
• Gizli satırlar toplamlara dahil olur mu? TOPLA gibi işlevlerde dahil olur. Gizli satırları dışarıda bırakmak için işlev numarası 109 ile ALTTOPLAM kullanın.
• Gizlediğim formülü başkası göremez mi? Sayfa korumalıyken formül çubuğunda görünmez. Ancak sayfa koruması güçlü bir güvenlik önlemi sayılmaz. Gizli kalması gereken veriler için dosyayı Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele yoluyla şifreleyin.
• Gizli satırı gösteremiyorum, ne yapmalıyım? Sayfa korumalı olabilir. Gözden Geçir > Sayfa Korumasını Kaldır komutunu deneyin; parola gerekiyorsa dosyanın sahibine başvurun.

Kullanırken dikkat edin​

• Gizleme güvenlik sağlamaz: Korumasız bir sayfada herkes gizli satır ve sütunları birkaç tıklamayla gösterebilir. Hassas bilgiyi yalnızca gizleyerek saklamayın; dosyayı parolayla şifreleyin ya da bu verileri dosyaya hiç koymayın.
• Gizli kutusu tek başına yetmez: Hücreleri Biçimlendir penceresindeki Gizli seçeneği, sayfa korunana kadar etkisizdir. Formülleri gizledikten sonra sayfayı korumayı unutmayın.
• Parolayı kaybetmeyin: Sayfa koruma parolasını unutursanız korumayı kaldırmak zorlaşır. Parolayı güvenli bir yerde saklayın ve korumadan önce dosyanın yedeğini alın.
• Toplamlarda gizli satırları unutmayın: TOPLA gibi işlevler gizli satırları da hesaba katar. Raporda yalnızca görünen değerlerin toplanması gerekiyorsa ALTTOPLAM işlevini işlev numarası 109 ile kullanın.
• Başlık satırını gizlemeyin: İlk satırı ya da A sütununu gizlerseniz bunları geri getirmek zorlaşır. Böyle bir durumda Ad Kutusuna A1 yazıp Enter'a basın, ardından Biçim menüsündeki Gizle ve Göster komutlarını kullanın.
• Gruplandırma daha kullanışlı olabilir: Sık açıp kapattığınız satır ve sütunlar için Veri > Anahat > Gruplandır (Data > Outline > Group) komutu daha uygundur. Gruplanan bölümün kenarında artı ve eksi düğmeleri belirir; böylece gizli veri olduğu belli olur.
• İlgili konular:
  • İşlevler: ALTTOPLAM, TOPLA, BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY, EĞER
  • Özellikler: Sayfayı Koru, Hücreleri Biçimlendir, Özel Git, Belgeyi Denetle, Filtre, Gruplandır

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.