Proje Takvimi Kaynak Risklerini Excel'de Planlama

Proje takvimi kaynak risklerini Excel'de planlama (project schedule, resource and risk planning in Excel), görevlerin iş günü bazlı takvimini, kişilerin iş yükünü ve risklerin skorunu aynı çalışma kitabında hesaplamak demektir. İŞGÜNÜ, EĞER ve ETOPLA gibi işlevlerle bitiş tarihleri, doluluk oranları ve risk düzeyleri bir değer değiştiğinde otomatik güncellenir. Aşağıdaki üç örnek, bu yapıyı sıfırdan kurmanız için hazırlandı.

Excel'de proje takvimi nasıl hazırlanır​

Takvimin temeli, her görev için başlangıç tarihi, iş günü cinsinden süre ve bitiş tarihidir. Hafta sonlarını atlayan bitiş tarihini İŞGÜNÜ (WORKDAY) işleviyle hesaplayın. Süreden bir çıkarılmasının nedeni, başlangıç gününün de çalışılan gün sayılmasıdır:
Bir görev öncekinin bitmesinden sonra başlayacaksa başlangıç hücresine önceki görevin bitişinden sonraki iş gününü yazdırın. Böylece bir görevin süresi değiştiğinde zincirdeki tüm tarihler birlikte kayar. Resmi tatilleri ayrı bir listeye yazıp işlevin üçüncü bağımsız değişkeni olarak verebilirsiniz.
Gantt görünümü için tarih başlıklarının altındaki alanı seçin ve Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural > Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan (Home > Conditional Formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format) yolunu izleyin. Tarih başlıkları F1 hücresinden başlıyorsa kural formülü şöyle olur:
Kural, görevin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında kalan günlerin hücrelerini seçtiğiniz dolgu rengiyle boyar.

Kaynak doluluğu nasıl hesaplanır​

Kaynak planlamasında amaç, kimsenin kapasitesinin üzerinde görevlendirilmediğini görmektir. Önce bir atama listesi tutun: her satırda kişi adı ve o kişiye atanan saat bulunsun. Ardından kişi başına toplam atanan saati ETOPLA (SUMIF) işleviyle bulun:
Burada A sütunu kişi adlarını, D sütunu atanan saatleri, G2 ise toplamı aranan kişiyi tutar. Doluluk oranını atanan saati kapasiteye bölerek bulur, hücreyi yüzde biçimine çevirirsiniz. Oranın yanına EĞER (IF) ile Uygun, Dolu ya da Aşırı yüklü gibi bir durum sütunu eklerseniz, yükü dengelenmesi gereken kişiler tabloya bakar bakmaz görünür. Kapasiteyi hesaplarken izin ve toplantı saatlerini düşmeyi unutmayın.

Risk skoru ve risk düzeyi nasıl hesaplanır​

Olasılık ve etki matrisinin en basit biçimi, her risk için olasılığa ve etkiye 1 ile 5 arasında birer puan verip ikisini çarpmaktır. Skor büyüdükçe risk önceliklenir. Puan girişini sınırlamak için hücre aralığına Veri > Veri Doğrulama (Data > Data Validation) ile 1 ile 5 arasında tam sayı kuralı atayın.
Skoru düzeye çevirmek için iç içe EĞER kullanılır. Eşik değerleri örnektir; kendi kuruluşunuzun risk politikasına göre belirleyin:
Özet için EĞERSAY (COUNTIF) ile yüksek riskli madde sayısını, MAK (MAX) ile en yüksek skoru alabilirsiniz. Her risk için bir önlem ve sorumlu sütunu eklemek, tabloyu yalnızca ölçen değil yöneten bir araca dönüştürür.

1. İş günü bazlı görev takvimi​

Altı görevli bir yazılım projesinin takvimini kuruyoruz. İlk görevin başlangıcı elle girilir; sonraki görevler bir önceki görevin bitişinden sonraki iş gününde başlar. Bitiş tarihleri İŞGÜNÜ ile, projenin genel bitişi MAK ile bulunur.
İlk görev 07.03.2025 tarihinde biter ve Tasarım görevi 10.03.2025 tarihinde başlar. Hafta sonları otomatik atlandığı için bitiş tarihlerini elle saymanız gerekmez. Projenin genel bitişi 28.04.2025 olarak hesaplanır; Gereksinim analizinin süresini değiştirirseniz tüm zincir birlikte güncellenir.

2. Kişi bazlı kaynak doluluğu​

Haftalık kapasiteyle atanan saati karşılaştırıp her kişi için doluluk oranı ve durum bilgisini hesaplıyoruz. Alt satırda ekibin toplam kapasitesi ve toplam doluluğu yer alır.
Ayşe Demir için doluluk %115, durum ise Aşırı yüklü olarak görünür. Burak Şahin tam kapasiteyle çalıştığı için Dolu durumundadır; Aşırı yüklü ifadesi yalnızca kapasiteyi aşan kişilerde çıkar. Ekibin toplam doluluğu %89 olduğundan, aşırı yüklü kişilerin işlerini boş kapasitesi olanlara aktarmak mümkündür.

3. Risk skoru ve düzeyi tablosu​

Yedi riski olasılık ve etki puanlarıyla değerlendiriyoruz. Skor iki puanın çarpımıdır; düzey ise skora göre Yüksek, Orta ya da Düşük olarak atanır. Alt satırlar yüksek riskli madde sayısını ve en yüksek skoru özetler.
Tedarikçi gecikmesinin skoru 16, düzeyi Yüksek olur. Tabloda yüksek düzeyde 2 risk bulunur ve en yüksek skor 16 değerindedir. Olasılık ya da etki puanını değiştirdiğinizde skor, düzey ve özet satırları kendiliğinden güncellenir; böylece önlem planınızı en yüksek skorlu risklerden başlatabilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Cumartesi ve pazar dışında farklı hafta sonu günleri kullanabilir miyim? Evet. İŞGÜNÜ.ULUSL (WORKDAY.INTL) işleviyle hafta sonu sayılacak günleri seçebilirsiniz.
Süreyi iş günü yerine takvim günü olarak tutabilir miyim? Evet. Bu durumda başlangıç tarihine süreyi ekleyip bir çıkarmanız yeterlidir; İŞGÜNÜ gerekmez.
Doluluk oranı %100'ü aşarsa ne yapmalıyım? Kişi kapasitesinin üzerinde görevlendirilmiş demektir. Görevlerin bir kısmını boş kapasitesi olan kişilere aktarın ya da takvimi uzatın.
Risk skoru kesin bir ölçüm müdür? Hayır. Puanlar öngörüye dayanır; en sağlıklı sonuç için puanları proje ekibiyle birlikte verin ve düzenli aralıklarla güncelleyin.

Kullanırken dikkat edin​

• Tarihleri gerçek tarih olarak girin: İŞGÜNÜ yalnızca gerçek tarih değerleriyle çalışır. Tarih sola yaslanıyorsa metin olarak girilmiştir; hücreyi tarih biçimine çevirip yeniden girin.
• Tatilleri unutmayın: İŞGÜNÜ yalnızca hafta sonlarını atlar. Resmi ve idari tatilleri ayrı bir listede tutup işlevin tatil bağımsız değişkenine verin; tatil günleri için güncel resmi takvimi esas alın.
• Eşik değerleri size aittir: Doluluk için kullanılan %80 ve risk düzeyi için kullanılan 8 ile 15 sınırları örnektir. Kendi kuruluşunuzun politikasına göre belirleyin ve eşikleri formüllerin içine gömmek yerine ayrı hücrelere yazıp başvuru verin.
• Skor bir sıralama aracıdır: Olasılık ve etki puanları sıralama ölçeğidir; çarpım sonucu kesin bir kayıp tutarı vermez. Skoru önceliklendirme için kullanın, parasal etki için ayrıca tahmin yapın.
• Gantt kuralında karışık başvuru kullanın: Koşullu biçimlendirme formülünde tarih satırını kilitleyen ve görev sütunlarını kilitleyen karışık başvurular kullanmazsanız renkler yanlış hücrelere yayılır. Kuralı yazarken etkin hücrenin, seçili alanın sol üst hücresi olduğuna dikkat edin.
• İlgili konular:
  • İşlevler: İŞGÜNÜ, İŞGÜNÜ.ULUSL, TAMİŞGÜNÜ, EĞER, EĞERSAY, ETOPLA, ÇOKETOPLA, MAK, VE
  • Özellikler: Koşullu Biçimlendirme, Veri Doğrulama, Tablo olarak biçimlendirme, Ad Yöneticisi

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.