Tarih Zaman İşlevlerini Planlama ve Raporlamada Kullanma

Tarih ve zaman işlevleri (Date and Time functions), Excel'de proje bitiş tarihini bulmanızı, iki tarih arasındaki günleri saymanızı, çalışma saatlerini toplamanızı ve raporları aya ya da çeyreğe göre gruplamanızı formüllerle otomatik yapmanızı sağlar. Excel tarihleri ve saatleri sayı olarak tuttuğu için bu değerlerle toplama, çıkarma ve karşılaştırma yapabilir, sonucu istediğiniz biçimde gösterebilirsiniz. Bu sayfada planlama ve raporlamada en çok işe yarayan işlevleri üç uygulamalı örnekle bulacaksınız.

Excel tarih ve saat değerlerini nasıl tutar​

Excel tarihleri seri numarası olarak saklar. Windows'taki varsayılan tarih sisteminde 1 Ocak 1900 tarihi 1 numaralı gündür ve her gün bir sayı artar. Saat ise günün kesridir: öğlen 12:00 değeri 0,5'e karşılık gelir. Bu yapı sayesinde iki tarihi çıkararak aradaki gün sayısını, bir tarihe sayı ekleyerek ilerideki tarihi bulabilirsiniz.
Hücrenin görünümü ile içindeki değer farklı şeylerdir. Biçim yalnızca değerin nasıl görüneceğini belirler. Biçimi değiştirmek için Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) iletişim kutusunu Ctrl+1 ile açın ya da Giriş > Sayı (Home > Number) grubundaki sayı biçimi listesini kullanın.
Tarih hücrede sola yaslanıyorsa Excel onu büyük olasılıkla metin olarak görmüştür. Metin olarak girilmiş tarihlerle hesaplama yapılamaz; önce gerçek tarihe çevirmeniz gerekir.

Planlamada en çok kullanılan tarih işlevleri​

Takvim ve plan çalışmalarında şu işlevler öne çıkar:

• BUGÜN (TODAY): Bugünün tarihini verir ve dosya her hesaplandığında güncellenir.
• ŞİMDİ (NOW): Geçerli tarih ve saati birlikte verir.
• TARİH (DATE): Ayrı yazılmış yıl, ay ve gün sayılarından gerçek bir tarih üretir.
• İŞGÜNÜ (WORKDAY): Başlangıç tarihinden belirli sayıda iş günü sonrasının tarihini verir. Cumartesi ve pazar atlanır; isteğe bağlı üçüncü bağımsız değişkenle resmi tatil listesi de dışarıda bırakılır.
• TAMİŞGÜNÜ (NETWORKDAYS): İki tarih arasındaki iş günü sayısını verir. Başlangıç ve bitiş günleri de sayıma dahildir.
• SERİTARİH (EDATE) ve SERİAY (EOMONTH): Bir tarihe ay ekler ya da tarihten ay çıkarır; SERİAY sonucu ayın son gününe götürür.
• GÜNSAY (DAYS): İki tarih arasındaki takvim günü sayısını verir.

Tatil listesini hesaba katan bir bitiş tarihi formülü şöyle yazılır:
Burada B2 başlangıç tarihini, C2 iş günü süresini, F2:F5 ise tatil tarihlerinin bulunduğu aralığı gösterir.

Raporlamada tarih ve saat biçimlendirme​

Raporlarda tarihi aya, çeyreğe ya da haftaya göre gruplamak için tarihten ay, yıl ve çeyrek bilgisini ayrı sütunlara çıkarmak en pratik yoldur. METNEÇEVİR (TEXT) işleviyle bir tarihi ay adı ve yıl şeklinde yazdırabilir, AY (MONTH), YIL (YEAR) ve GÜN (DAY) işlevleriyle de sayısal parçalara ulaşabilirsiniz. Türkçe Excel'de METNEÇEVİR içindeki biçim kodları Türkçe yazılır: gün için gg, ay için aa, yıl için yyyy.
Saat verilerinde ZAMAN (TIME) işlevi saat, dakika ve saniye sayılarını bir saat değerine dönüştürür. Çalışma sürelerini toplarken 24 saati aşan toplamların doğru görünmesi için sayı biçimi olarak köşeli parantezli saat biçimini (saat:dakika için [s]:dd; İngilizce Excel'de [h]:mm) kullanın; aksi halde toplam 24 saatten sonra başa sarar.
Rapor sonuçlarını ondalık saate çevirmek isterseniz saat değerini 24 ile çarpın ve hücreyi sayı biçimine getirin. Böylece ücret ya da maliyet hesaplarında doğrudan çarpım yapabilirsiniz.

1. Proje takviminde bitiş tarihini iş gününe göre bulma​

Tabloda her görevin başlangıç tarihi ve iş günü cinsinden süresi var. Bitiş tarihini hafta sonlarını atlayarak, toplam takvim süresini de ayrıca hesaplayacaksınız.
D sütunu, başlangıç tarihine C sütunundaki iş günü sayısını ekleyerek bitişi bulur; cumartesi ve pazar günleri sayıya girmez. İlk görevin bitişi 11.03.2024, takvim süresi ise 7 gündür. Geliştirme görevinin bitişi 22.04.2024 olurken takvim süresi 28 güne çıkar; iş günü sayısı ile takvim günü arasındaki fark hafta sonlarından kaynaklanır. Resmi tatilleri de hesaba katmak için İŞGÜNÜ işlevine üçüncü bağımsız değişken olarak tatil aralığını ekleyin.

2. Çalışma saatlerini ve net mesaiyi hesaplama​

Personelin giriş ve çıkış saatleri ile mola süreleri girilmiş. Net çalışma süresini saat:dakika olarak ve ondalık saat olarak hesaplayacak, haftalık toplamı da alacaksınız.
ZAMAN işlevi giriş ve çıkış saatlerini üretir. Net süre, çıkıştan girişi çıkarıp mola dakikasını ZAMAN ile saat değerine çevirerek düşer. Ayşe Demir'in net süresi 8:30, ondalık karşılığı 8,50 saattir. Toplam satırında 41:30 değeri görünür; bu süre 24 saati aştığı için [s]:dd biçimi kullanılmıştır, ondalık toplam ise 41,50 saattir. Ücret hesabında ondalık saat sütununu doğrudan saatlik ücretle çarpabilirsiniz.

3. Satışları ay ve çeyreğe göre raporlama​

Sipariş tarihleri ve tutarları listelenmiş. Her satıra dönem etiketi ve çeyrek bilgisi ekleyecek, ardından aynı dönemdeki siparişlerin toplamını ÇOKETOPLA mantığıyla hesaplayacaksınız.
D sütunu METNEÇEVİR işleviyle tarihten dönem etiketi üretir; ilk satırda Mart 2024, altıncı satırda Nisan 2024 görünür. E sütunu ayı üçe bölüp yukarı yuvarlayarak çeyreği bulur: ilk sipariş Ç1, nisan siparişi Ç2 çeyreğine düşer. F sütunu, aynı dönem etiketini taşıyan siparişlerin tutarlarını toplar; mart dönemi toplamı 37.750,50, nisan dönemi toplamı 42.450,00 olur. Dönem etiketi yıl bilgisini de içerdiği için farklı yılların aynı ayları birbirine karışmaz.

Sık sorulan sorular​

İki tarih arasındaki gün sayısını nasıl bulurum? Bitiş tarihi hücresinden başlangıç tarihi hücresini çıkarmanız yeterlidir. GÜNSAY işlevi de aynı sonucu verir. Yalnızca iş günlerini saymak için TAMİŞGÜNÜ işlevini kullanın.
Toplam saat neden 24'ten sonra başa sarıyor? Hücrenin saat biçimi günü aşan süreleri göstermez. Sayı biçimini [s]:dd olarak özel biçim şeklinde tanımlayın.
BUGÜN işlevi neden her gün değişiyor? BUGÜN değişken bir işlevdir ve dosya açıldığında ya da yeniden hesaplandığında güncel tarihi alır. Sabit bir tarih istiyorsanız Ctrl+; kısayolu ile tarihi değer olarak girin.
Tarihim neden hesaplamaya girmiyor? Tarih metin olarak kaydedilmiş olabilir. Hücre sola yaslıysa ya da başında kesme işareti varsa tarihi yeniden girin veya TARİH işleviyle yeniden oluşturun.

Kullanırken dikkat edin​

• Metin olarak girilmiş tarihlere dikkat edin: Dışarıdan aktarılan verilerde tarihler çoğu zaman metin olarak gelir. Hücre sola yaslıysa ya da formüller hata veriyorsa tarihi TARİH işleviyle yeniden oluşturun veya Veri > Metni Sütunlara Dönüştür (Data > Text to Columns) aracında tarih biçimini seçin.
• Sayı biçimi değeri değiştirmez: Bir tarihin ya da saatin hücrede nasıl göründüğü ile gerçek değeri farklıdır. Saat hücresini sayı biçimine çevirirseniz gün kesrini görürsünüz. Raporda metin gerekiyorsa METNEÇEVİR kullanın; ancak sonucu metin olduğu için tekrar hesaplamada kullanamazsınız.
• Saat toplamlarında köşeli parantezli biçim kullanın: Toplam süre 24 saati aşabiliyorsa ss:dd yerine [s]:dd biçimini tanımlayın. Gece vardiyalarında çıkış saati girişten küçük kalır; bu durumda MOD işleviyle farkın 1'e göre kalanını almak sonucu doğru verir.
• İŞGÜNÜ ve TAMİŞGÜNÜ yalnızca hafta sonlarını atlar: Varsayılan olarak cumartesi ve pazar iş günü sayılmaz. Resmi ve dini tatilleri hesaptan çıkarmak için tatil tarihlerini ayrı bir aralığa yazıp bağımsız değişken olarak verin. Tatil tarihleri her yıl değişebildiği için listeyi güncel resmi takvimden kontrol edin.
• ETARİHLİ işlevi işlev listesinde görünmez: ETARİHLİ (DATEDIF) işlevi Excel'de çalışır ancak işlev listesinde ve bağımsız değişken ipuçlarında yer almaz; bu yüzden yazım hatası yapmak kolaydır. Yalnızca gün farkı gerekiyorsa çıkarma işlemi ya da GÜNSAY daha güvenlidir.
• BUGÜN ve ŞİMDİ değişkendir: Bu işlevler dosya her hesaplandığında güncellenir. Geçmiş raporlarda tarihin değişmesini istemiyorsanız tarihi Ctrl+; kısayoluyla değer olarak girin. Geçerli saat için Ctrl+Shift+: kısayolu kullanılabilir.
• İlgili konular:
  • İşlevler: BUGÜN, ŞİMDİ, TARİH, ZAMAN, İŞGÜNÜ, TAMİŞGÜNÜ, SERİTARİH, SERİAY, GÜNSAY, HAFTANINGÜNÜ, HAFTASAY, METNEÇEVİR, ÇOKETOPLA
  • Özellikler: Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusu, özel sayı biçimleri, Metni Sütunlara Dönüştür, Koşullu Biçimlendirme

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.