Genel Bakış
Gruplandır (Group), birbirine bağlı satır veya sütunları tek bir anahat düzeyinde toplayan ve bu bölümleri artı/eksi düğmeleriyle açıp kapatmanızı sağlayan komuttur. Uzun listelerde ayrıntıyı gizleyip yalnızca ara toplam ve özet satırlarını göstermek için kullanılır. Veriler silinmez ya da taşınmaz; yalnızca ekrandaki görünüm denetlenir.
Klavye kısayolları:
Gruplar iç içe olabilir; en fazla 8 düzey oluşturulur. Önce dış grubu, sonra iç grupları oluşturmak düzeyleri düzenli tutar.
Otomatik Anahat, özet satırlarında SUM gibi aynı bölgeyi toplayan formüller varsa grupları sizin yerinize kurar. Alt Toplam komutu da hem ALT.TOPLAM formüllerini ekler hem de otomatik anahat oluşturur. Toplam satırı için şu formül kullanılabilir:
Şehir satırları üç ayrı grupta toplandı ve daraltıldığında yalnızca toplam satırları görünür. Marmara toplamı 260 adet ve 78.000,00 tutar, İç Anadolu toplamı 140 adet, Ege toplamı 140 adettir. Ayrıntıyı görmek için satır numaralarının solundaki artı düğmelerine ya da 2 düzey düğmesine tıklayın.
Ocak, Şubat ve Mart sütunları tek bir grupta toplanır; daraltıldığında ürün adı ile çeyrek toplamı yan yana görünür. Kalem için çeyrek toplamı 405, Defter için 285, Zımba için 75 olarak hesaplanır. Sütun başlıklarının üstündeki artı düğmesi aylık ayrıntıyı geri getirir.
Sayfada üç anahat düzeyi oluşur. 1 düzeyinde yalnızca çeyrek toplamı (72.300,00) görünür; 2 düzeyinde aylık toplamlar görünür: Ocak 24.000,00, Şubat 24.500,00, Mart 23.800,00. Kira ve elektrik gibi kalem satırlarını görmek için 3 düzey düğmesine tıklayın.
Nerede bulunur
Komut Veri > Anahat > Gruplandır (Data > Outline > Group) yolunda yer alır. Aynı grupta Gruplandırmayı Çöz (Ungroup) ve Alt Toplam (Subtotal) düğmeleri de bulunur. Gruplandır düğmesinin açılır okundan Otomatik Anahat (Auto Outline) seçeneğine ulaşırsınız.Klavye kısayolları:
- Alt+Shift+Sağ Ok: seçili satır veya sütunları gruplandırır.
- Alt+Shift+Sol Ok: seçili grubu çözer.
- Ctrl+8: anahat sembollerini (düğmeleri ve düzey numaralarını) gösterir veya gizler.
Nasıl kullanılır
Satırları gruplandırmak için şu adımları izleyin:- Gruplamak istediğiniz ayrıntı satırlarını seçin; toplam satırını seçime katmayın.
- Veri > Anahat > Gruplandır düğmesine tıklayın. Tüm satırları seçtiyseniz grup doğrudan oluşur; hücre seçtiyseniz açılan pencerede Satırlar (Rows) ya da Sütunlar (Columns) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine basın.
- Satır numaralarının solunda çıkan eksi (-) düğmesi grubu daraltır, artı (+) düğmesi genişletir.
- Sol üst köşedeki 1, 2, 3 düzey düğmeleri tüm gruplar için aynı anda açma ve kapama yapar. 1 en özet görünümdür.
- Grubu kaldırmak için satırları seçip Gruplandırmayı Çöz düğmesini kullanın; tümünü silmek için Veri > Anahat > Gruplandırmayı Çöz > Anahattı Temizle (Clear Outline) yolunu izleyin.
Özet konumu, düzeyler ve otomatik anahat
Excel varsayılan olarak özet (toplam) satırının ayrıntının altında, özet sütununun ayrıntının sağında olduğunu varsayar. Toplamlarınız ayrıntının üstündeyse Veri > Anahat grubunun sağ alt köşesindeki Anahat Ayarları (Settings) okuna tıklayıp Ayrıntıların altında özet satırlar (Summary rows below detail) ve Ayrıntıların sağında özet sütunlar (Summary columns to right of detail) kutularını kaldırın. Aksi halde düğmeler yanlış satırın yanında görünür.Gruplar iç içe olabilir; en fazla 8 düzey oluşturulur. Önce dış grubu, sonra iç grupları oluşturmak düzeyleri düzenli tutar.
Otomatik Anahat, özet satırlarında SUM gibi aynı bölgeyi toplayan formüller varsa grupları sizin yerinize kurar. Alt Toplam komutu da hem ALT.TOPLAM formüllerini ekler hem de otomatik anahat oluşturur. Toplam satırı için şu formül kullanılabilir:
=ALT.TOPLAM(9;C2:C4)=SUBTOTAL(9,C2:C4)VBA ile gruplandırma
Makrolarda Rows ya da Columns nesnesinin Group yöntemi grup oluşturur, Ungroup yöntemi çözer. Özet konumunu Outline.SummaryRow ve Outline.SummaryColumn özellikleri, açık düzeyi ise Outline.ShowLevels yöntemi belirler:
VBA
3 satır
ActiveSheet.Outline.SummaryRow = xlSummaryBelow
ActiveSheet.Rows("2:4").Group
ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=11. Bölge bazında satır gruplama
Tabloda her bölgenin şehir satırlarının altında bir toplam satırı vardır. Şehir satırlarını (2-4, 6-7 ve 9-10. satırlar) ayrı ayrı seçip Veri > Anahat > Gruplandır komutunu uygulayın, ardından sol üstteki 1 düzey düğmesine tıklayın.Gruplandır
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bölge | Şehir | Adet | Tutar |
| 2 | Marmara | İstanbul | 120 | 36.000,00 |
| 3 | Marmara | Bursa | 80 | 24.000,00 |
| 4 | Marmara | Kocaeli | 60 | 18.000,00 |
| 5 | Marmara Toplam | 260 | 78.000,00 | |
| 6 | İç Anadolu | Ankara | 90 | 27.000,00 |
| 7 | İç Anadolu | Konya | 50 | 15.000,00 |
| 8 | İç Anadolu Toplam | 140 | 42.000,00 | |
| 9 | Ege | İzmir | 100 | 30.000,00 |
| 10 | Ege | Manisa | 40 | 12.000,00 |
| 11 | Ege Toplam | 140 | 42.000,00 |
Bölge SatışExcelDepo v1.0.0
2. Aylık sütunları gruplama
Tabloda her ürünün üç aylık satış adedi B:D sütunlarında, çeyrek toplamı ise E sütunundadır. B:D sütunlarını seçip Veri > Anahat > Gruplandır komutunu uygulayın ve sütun başlıklarının üstündeki 1 düzey düğmesine tıklayarak aylık sütunları daraltın. Toplam sütunu ayrıntının sağında olduğundan varsayılan anahat ayarı yeterlidir.Gruplandır
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ürün | Ocak | Şubat | Mart | 1. Çeyrek Toplam |
| 2 | Kalem | 120 | 135 | 150 | 405 |
| 3 | Defter | 80 | 95 | 110 | 285 |
| 4 | Silgi | 60 | 55 | 70 | 185 |
| 5 | Dosya | 40 | 45 | 50 | 135 |
| 6 | Zımba | 25 | 30 | 20 | 75 |
Çeyrek StokExcelDepo v1.0.0
3. İç içe çok düzeyli gruplama
Her ayın gider kalemleri bir ay toplamıyla biter, en altta ise çeyrek toplamı vardır. Önce 2-10. satırları gruplayın (dış grup), ardından 2-3, 5-6 ve 8-9. satırları ayrıca gruplayın (iç gruplar). Sonra sol üstteki 2 düzey düğmesine tıklayın.Gruplandır
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Dönem | Gider | Tutar |
| 2 | Ocak | Kira | 20.000,00 |
| 3 | Ocak | Elektrik | 4.000,00 |
| 4 | Ocak Toplam | 24.000,00 | |
| 5 | Şubat | Kira | 20.000,00 |
| 6 | Şubat | Elektrik | 4.500,00 |
| 7 | Şubat Toplam | 24.500,00 | |
| 8 | Mart | Kira | 20.000,00 |
| 9 | Mart | Elektrik | 3.800,00 |
| 10 | Mart Toplam | 23.800,00 | |
| 11 | 1. Çeyrek Toplam | 72.300,00 |
Gider ÖzetiExcelDepo v1.0.0
Kullanırken dikkat edin
- Toplam satırını gruba katmayın: Gruba yalnızca ayrıntı satırlarını alın. Toplam satırını da seçerseniz daraltma sırasında toplam da gizlenir ve özetin anlamı kalmaz.
- Özet konumunu denetleyin: Toplamlarınız ayrıntının üstündeyse Anahat Ayarları penceresinde özet satır ve sütun kutularını kaldırmazsanız artı/eksi düğmeleri toplam satırının değil ayrıntının karşısında görünür.
- Gruplama gizleme değildir: Satırları sağ tıklayıp gizlemek ile gruplamak farklıdır. Gizlenen satırlar için düğme oluşmaz ve yeniden göstermek için satır aralığını seçmeniz gerekir. Gruplamada ise tek tıkla açıp kapatabilirsiniz.
- Daraltılmış gruptan kopyalama: Daraltılmış bir alanı kopyalarsanız gizli satırlar da kopyalanabilir. Yalnızca görünenleri almak için alanı seçip Alt+; tuşlarına basın, sonra kopyalayın.
- Korumalı sayfa: Korumalı sayfada gruplar varsayılan olarak açılıp kapanmaz. Makroyla sayfayı korurken Outline için kullanıcı arabirimi izni vermeniz gerekir; yoksa önce korumayı kaldırın.
- Sınırlar: En fazla 8 anahat düzeyi kurulabilir. Anahat sembolleri görünmüyorsa Ctrl+8 ile açın ya da Dosya > Seçenekler > Gelişmiş bölümünde Anahat sembollerini göster seçeneğini denetleyin.
- İlgili konular: Anahat (Outline), Gruplandırmayı Çöz, Alt Toplam, Satırları Gizle, Özet Tablo içinde Seçimi Gruplandır, Rows.Group, Outline.ShowLevels, ALT.TOPLAM, TOPLA.
