Bütçe Takip ve Yönetme

Bütçe Takip ve Yönetme şablonu, giderlerin G/L (genel muhasebe) hesap kodlarına göre kaydedildiği ve yıllık bütçeyle karşılaştırıldığı dört sayfalık bir Excel dosyasıdır. Gider ve bağış kayıtları girildikçe aylık özet ile yıl başından bugüne bütçe özeti kendiliğinden güncellenir.

Dosyanın içeriği​

• YTD BUDGET SUMMARY: On iki G/L kodunun (Advertising, Office Equipment, Printers, Server Costs, Supplies, Client Expenses, Computers, Medical Plan, Building Costs, Marketing, Charitables, Sponsorships) gerçekleşen tutarını, bütçesini, kalan tutarını ve kalan yüzdesini gösterir. Kalan tutar sütununda veri çubukları bulunur. Yıl, G2 hücresindeki =YEAR(TODAY()) formülünden alınır.
• MONTHLY EXPENSES SUMMARY: Her G/L kodu için ocaktan aralığa on iki aylık gider toplamını ve yıllık toplamı verir. Ay başlıklarının üstünde her ayın başlangıç ve bitiş tarihleri yer alır; hesap adına göre filtreleme için dilimleyici bulunur.
• ITEMIZED EXPENSES: Giderlerin kalem kalem girildiği tablodur. Sütunlar G/L Code, Invoice Date, Invoice #, Requested by, Check Amount, Payee, Check Use, Method of Distribution ve File Date'tir. Talep eden kişi ve alıcıya göre filtreleme dilimleyicileri vardır.
• CHARITABLES & SPONSORSHIPS: Bağış ve sponsorluk ödemelerinin girildiği tablodur; tarih, talep eden, tutar, önceki yıl katkısı, alıcı, kullanım amacı, onaylayan ve kategori bilgilerini içerir.

Gider ve bağış tablolarında, aylık ve yıllık özetlerin nasıl dolduğunu gösteren ikişer örnek kayıt bulunur.

Kullanılan formüller ve hesaplama mantığı​

• Ay aralıkları: Her ayın ilk günü =DATE(_YEAR,1,1) biçiminde, son günü =EOMONTH(D3,0) ile hesaplanır. Formüller her dil ayarındaki Excel sürümünde aynı sonucu verir.
• Aylık gider: SUMIFS formülü, gider ve bağış tablolarındaki tutarları G/L koduna ve tarihin ilgili ay aralığında olmasına göre toplar.
• Gerçekleşen tutar: Bütçe özetinde SUMIF ile aylık özetin yıllık toplam sütunundan ilgili G/L kodunun tutarı alınır.
• Kalan tutar ve yüzde: IF ile bütçe girilmemiş satırlar boş bırakılır; IFERROR ile kalan yüzdesi hesaplanır.
• Toplam satırları: SUBTOTAL(109,...) formülü dilimleyici veya filtre uygulandığında yalnız görünen satırları toplar.

Bütün tablolar Excel tablosu (ListObject) olarak kurulduğundan yeni kayıt eklendiğinde formüller ve biçimler kendiliğinden genişler. Tutar biçimleri ₺'dir.

Nasıl kullanılır​

1. YTD BUDGET SUMMARY sayfasında her G/L kodu için yıllık bütçeyi Budget sütununa girin.
2. Örnek kayıtları silin ya da üzerine yazın; giderleri ITEMIZED EXPENSES tablosuna G/L kodu, fatura tarihi ve tutarla ekleyin.
3. Bağış ve sponsorluk ödemelerini CHARITABLES & SPONSORSHIPS tablosuna girin.
4. Aylık dağılımı MONTHLY EXPENSES SUMMARY sayfasından, bütçeye göre durumu YTD BUDGET SUMMARY sayfasından izleyin.
5. Belirli bir hesap, talep eden kişi veya alıcı için dilimleyicilerden seçim yapın.

Kimler için uygun​

Şablon; departman bütçesi yöneten birim sorumluları, küçük işletmelerin muhasebe ve finans çalışanları ile dernek ve vakıf gibi bağış ödemesi yapan kuruluşlar için uygundur. G/L kodları ve hesap adları, tablo yapısı bozulmadan kuruma özgü hesap planına göre değiştirilebilir.