Çalışanların Günlük Mesai Saatlerini Yıl, Ay ve Gün Bazında Tek Takvimde Görün
Bu Excel dosyası, çalışanların fazla mesai kayıtlarını basit bir liste halinde tutmak ve seçilen çalışanın seçilen mesai türündeki saatlerini bir yıl boyunca gün gün izlemek için hazırlanmış formüllü bir mesai çizelgesidir. Kayıtlar tek bir tabloya çalışan adı, mesai türü, mesai süresi ve tarih olarak girilir; ikinci sayfadaki takvim ise bu kayıtları otomatik olarak okuyarak 31 gün ve 12 aydan oluşan bir tabloya dağıtır. Böylece bir çalışanın hangi gün kaç saat fazla mesai yaptığı, uzun bir listeyi filtrelemeye gerek kalmadan tek bakışta görülebilir.Dosya .xlsx biçimindedir, makro içermez ve iki görünür çalışma sayfasından oluşur. Gizli sayfa, tanımlı ad, dış bağlantı veya Power Query sorgusu bulunmaz. Bu sade yapı sayesinde dosya makro güvenlik ayarı gerektirmeden açılır ve formüller Excel 2007 ve sonraki sürümlerde aynı şekilde hesaplanır.
Dosya Ne İşe Yarar
Fazla mesai takibinde en sık karşılaşılan sorun, kayıtların tarih sırasıyla tutulduğu bir listeden belirli bir kişinin belirli bir ay veya gündeki saatlerini çıkarmanın zaman almasıdır. Bu şablonda kayıt girişi ile raporlama birbirinden ayrılmıştır. Kayıt sayfasına yalnızca olay bilgisi yazılır; rapor sayfasında çalışan, mesai türü ve yıl seçildiğinde takvimin bütün hücreleri yeniden hesaplanır.Takvimdeki her hücre, seçilen çalışanın seçilen mesai türünde ilgili tarihte girilen saatlerin toplamıdır. Aynı gün için birden fazla kayıt varsa saatler toplanır. Kaydı bulunmayan günlerde 0 görünür. Takvimde gerçekte bulunmayan günler, örneğin 30 ve 31 Şubat, 31 Nisan, 31 Haziran, 31 Eylül ve 31 Kasım hücreleri boş bırakılır; 29 Şubat ise yalnız artık yıllarda sayısal değer alır.
Sayfa Sayfa İçerik
Sayfa1: Mesai Kayıt Tablosu
İlk sayfa, bütün mesai kayıtlarının girildiği listedir. Dört sütundan oluşur: A sütununda Çalışan Adı, B sütununda Mesai Türü, C sütununda Mesai Süresi ve D sütununda Tarih bulunur. Başlık satırı renkli dolgu ve kenarlıkla biçimlendirilmiştir; ilk satır ve çalışan adı sütunu dondurulmuş olduğundan liste uzadığında başlıklar ve adlar ekranda kalır.Mesai Türü sütununda FM1, FM2, FM3, FM4 ve FM5 seçeneklerini içeren bir açılır liste vardır. Mesai Süresi sütunu 0 ile 24 arasındaki saat değerlerini kabul eder ve 7,5 gibi ondalıklı girişlere izin verir. Tarih sütunu yalnızca geçerli tarih kabul eder ve gün.ay.yıl biçiminde gösterilir. Bu doğrulamalar 2. satırdan 100. satıra kadar uygulanır; takvim de aynı aralığı okur.
Dosyada örnek olarak beş kayıt bulunur: Çalışan 3 için 28.10.2022 tarihli 4,5 saatlik FM2, Çalışan 1 ve Çalışan 2 için 29.10.2022 tarihli 7,5 saatlik FM3 ile 31.10.2022 tarihli 2,5 saatlik FM1 kayıtları. Bu adlar sentetiktir ve gerçek kişileri temsil etmez; gerçek kayıtlar girilmeden önce silinebilir veya üzerine yazılabilir.
Sayfa2: Yıllık Gün ve Ay Mesai Takvimi
İkinci sayfa raporlama ekranıdır. Üst satırda üç seçim alanı bulunur. B2 hücresindeki Çalışan alanı, kayıt sayfasının A2:A100 aralığındaki adlardan oluşan bir açılır listedir. E2 hücresindeki Mesai alanında FM1-FM5 listesi yer alır. H2 hücresindeki Yıl alanı 1900 ile 9999 arasında tam sayı kabul eder.Seçim alanlarının altında, A5:A35 aralığında 1'den 31'e kadar gün numaraları, B4:M4 aralığında ise Ocak'tan Aralık'a kadar ay adları yer alır. Bu iki eksenin kesiştiği 372 hücrenin her birinde aynı mantıkla çalışan bir formül bulunur. Dosya açıldığında Çalışan 3, FM2 ve 2022 seçili olduğundan Ekim sütununun 28. satırında 4,5 saat görünür.
Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı
Takvim hücrelerinin temelinde ÇOKETOPLA (SUMIFS) işlevi vardır. Formül, kayıt sayfasındaki Mesai Süresi sütununu dört koşulla toplar: çalışan adı B2 hücresindeki seçime eşit olmalı, mesai türü E2 hücresindeki seçime eşit olmalı, tarih ilgili günün başlangıcına eşit veya ondan büyük olmalı ve tarih bir sonraki günün başlangıcından küçük olmalıdır. Tarih koşulunun bir aralık olarak kurulması, saat bilgisi içeren tarihlerin de doğru güne sayılmasını sağlar; örneğin 31.12.2024 18:00 olarak girilen bir kayıt 31 Aralık hücresinde görünür.Hücrenin temsil ettiği tarih TARİH (DATE) işleviyle oluşturulur: yıl H2 hücresinden, ay numarası sütunun konumundan, gün ise A sütunundaki gün numarasından alınır. Ardından GÜN (DAY) işleviyle bu tarihin gerçekten o günü gösterip göstermediği kontrol edilir. 30 Şubat gibi var olmayan bir tarih, Excel tarafından Mart ayının ilk günlerine kaydırılacağı için bu kontrol başarısız olur ve hücre boş bırakılır. Bu sayede Mart ayına ait bir kayıt Şubat sütununda ikinci kez görünmez.
Formülün dış katmanında EĞER, YADA, DEĞİL ve SAYIYSA işlevleriyle bir ön kontrol yer alır. Çalışan veya mesai türü boş bırakıldığında ya da yıl alanına sayı dışında bir değer yazıldığında takvimin tamamı boş görünür; hata değeri oluşmaz. Formüller dil ayarına bağlı biçim kodları kullanmadığı için Türkçe ve İngilizce Excel'de aynı sonucu verir. Mesai Süresi sütununa yanlışlıkla metin yazılmış bir satır ÇOKETOPLA tarafından yok sayılır ve takvimin geri kalanını etkilemez.
Öne Çıkan Özellikler
Şablonun öne çıkan yönleri, dosyanın kendi yapısından doğrudan izlenebilir:- Kayıt ve rapor ayrımı: veriler tek listede tutulur, takvim bu listeden otomatik beslenir.
- Yıl seçimi: farklı yıllara ait kayıtlar aynı listede bulunabilir; takvim yalnız seçilen yılı gösterir.
- Gün içi toplama: aynı çalışanın aynı gün aynı türdeki birden fazla kaydı tek hücrede toplanır.
- Artık yıl ve ay sonu kontrolü: takvimde bulunmayan günler boş, 29 Şubat yalnız artık yıllarda dolu görünür.
- Veri doğrulama: mesai türü listeden seçilir, süre 0-24 saat ile sınırlıdır, tarih alanı tarih dışı girişi reddeder.
- Makrosuz ve hafif yapı: dosya .xlsx biçimindedir ve VBA içermez.
Nasıl Kullanılır
- Sayfa1'deki örnek kayıtlar silinir veya gerçek kayıtlarla değiştirilir. Her mesai olayı için bir satır kullanılır.
- A sütununa çalışanın adı, B sütununa açılır listeden mesai türü, C sütununa saat cinsinden süre, D sütununa tarih girilir. Yarım saatler 0,5 olarak yazılabilir.
- Sayfa2'de B2 hücresinden çalışan, E2 hücresinden mesai türü seçilir ve H2 hücresine incelenecek yıl yazılır.
- Takvimde ilgili gün ve ayın kesiştiği hücrede o günün toplam saati okunur. Başka bir çalışanı veya türü görmek için yalnızca seçimler değiştirilir; formüllere dokunmak gerekmez.
Kimler İçin Uygun
Şablon, az sayıda çalışanın fazla mesaisini takip eden küçük işletmeler, şube ve vardiya sorumluları, insan kaynakları ve bordro hazırlığında saat bilgisini önceden derlemek isteyen kullanıcılar için uygundur. FM1-FM5 kodları sabit bir listedir ve dosyada her kodun anlamı tanımlanmaz; kurum, kodları kendi uygulamasındaki fazla mesai türleriyle, örneğin hafta içi fazla çalışma veya hafta tatili çalışması gibi kategorilerle eşleştirerek kullanabilir.Dosya ücret, saat ücreti veya fazla mesai zammı hesaplamaz; yalnızca saatleri gün bazında toplar. Bu nedenle bordro hesabından önce saatlerin kontrol edildiği bir ara çizelge olarak ya da çalışanlarla paylaşılacak bir mesai dökümünün hazırlanmasında kullanılması uygundur.
Sınırlar ve Dikkat Edilecek Noktalar
Takvim gün bazında çalışır; dosyada hazır bir aylık veya yıllık toplam satırı bulunmaz. Ay toplamı gerektiğinde ilgili sütunun altına bir TOPLA formülü eklenebilir. Çalışan açılır listesi kayıt sayfasındaki A sütununu doğrudan kullandığı için aynı ad birden çok kayıtta geçtiğinde listede birden fazla kez görünür; hangisinin seçildiği sonucu değiştirmez.Mesai türü listesi FM1-FM5 ile sınırlıdır. Farklı bir kod gerektiğinde hem kayıt sayfasındaki hem de takvim sayfasındaki açılır liste kaynağının birlikte güncellenmesi gerekir. Takvim hücrelerindeki formüller aynı yapıdadır; bu nedenle bir hücrede yapılan düzeltme kopyalanarak bütün takvime uygulanabilir.
Kısacası bu çalışma kitabı, mesai kayıtlarını tek bir listede düzenli tutarken her çalışanın yıllık mesai dağılımını gün ve ay bazında hızlıca görmek için sade ve anlaşılır bir yapı sunar.
