Emlak Portföy Takip Programı İlan Arama ve Satış Kiralama Kaydı

Emlak Ofisleri İçin Formlarla Çalışan Portföy, İlan ve Sonuç Takip Dosyası​

Bu makrolu Excel dosyası, bir emlak ofisinin satılık, kiralık, kat karşılığı ve devre mülk ilanlarını tek bir tabloda toplamak, bu ilanlar arasında hızlıca arama yapmak ve işlem sonuçlandığında satış ya da kiralama bilgisini aynı kayda işlemek için hazırlanmıştır. Bütün veri girişi ve arama işlemleri altı kullanıcı formu üzerinden yapılır; kayıtlar arka planda VERITABANI sayfasına yazılır. Böylece ilan sahibinin adı, telefonları, gayrimenkulün niteliği, metrekaresi, ada/parsel bilgisi, il, ilçe ve mevkisi ile fiyatı tek satırda tutulur ve gerektiğinde formlardan geri çağrılır.
Dosya üç sayfadan oluşur: düğmelerin bulunduğu ANASAYFA, kayıtların tutulduğu VERITABANI ve il/ilçe/mevki seçim listesinin bulunduğu SABİTLER. Gizli sayfa, dış bağlantı, Power Query sorgusu veya grafik yoktur. Teslim edilen dosyada 12 örnek kayıt bulunur; bu kayıtlar formların nasıl çalıştığını görmek içindir ve örnek telefon numaraları kurgusaldır.

Dosya Ne İşe Yarar​

Emlak ofislerinde ilanlar çoğu zaman defterlere, dağınık tablolara veya not uygulamalarına yazılır. Bir müşteri belirli bir ilçede kiralık 3 + 1 daire sorduğunda ya da geçen ay hangi ilanların sonuçlandığı merak edildiğinde bu kayıtların içinde arama yapmak zaman alır. Bu dosya ilanları standart bir yapıda saklar ve form üzerinden nitelik, durum, isim, il, ilçe, mevki ve tarih aralığına göre süzme imkânı verir.
İkinci görevi işlem sonucunun izlenmesidir. Bir ilan satıldığında veya kiralandığında işlem türü, işlem bedeli, alınan komisyon, müşterinin adı, telefonu ve açıklama aynı kaydın yanına eklenir ve kaydın durumu SONUÇLANDI olarak işaretlenir. VERİLER formu ise satılık, kiralık, kat karşılığı ve devre mülk grupları için o gruptaki kayıt sayısını, sonuç kayıtlarında girilen işlem bedellerinin ve komisyonların toplamını ve komisyonun işlem bedeline oranını gösterir; sayım ilanın sonuçlanıp sonuçlanmadığına bakmadan gruptaki bütün kayıtları kapsar.

Sayfa Sayfa İçerik​

ANASAYFA​

Programın giriş sayfasıdır. Kılavuz çizgileri ve satır/sütun başlıkları kapalıdır; ikinci satırda KAYIT, ARAMA, VERİLER ve ÇIKIŞ adlı dört dikdörtgen düğme bulunur. KAYIT düğmesi yeni ilan formunu, ARAMA düğmesi portföy listesini, VERİLER düğmesi özet formunu açar. ÇIKIŞ düğmesinin işlevi aşağıda ayrıca açıklanmıştır.

VERITABANI​

Bütün kayıtların tutulduğu 22 sütunlu tablodur. A ile O arasındaki sütunlar ilan bilgilerini taşır: ID NO, KAYIT TARİHİ, İSİM, TELEFON, GSM, NİTELİK, DURUMU, M2, ADA/PARSEL, İL, İLÇE, MEVKİ, FİYAT, AÇIKLAMA ve DURUM. P ile V arasındaki sütunlar sonuç kaydına ayrılmıştır: İŞLEM TÜRÜ, İŞLEM BEDELİ, KOMİSYON, İŞLEM TARİHİ, MÜŞTERİ ADI SOYADI, TELEFON NO ve SONUÇ AÇIKLAMA. Başlık satırı dondurulmuştur ve A1:O1 aralığında otomatik süzgeç açıktır. Sayfa formlar tarafından doldurulduğu için doğrudan elle yazmak gerekmez; ancak gerektiğinde süzgeçlerle incelenebilir. L17 hücresinde kaydedilmiş bir makrodan kalan ve SATILIK kayıtlarını sayan tek bir EĞERSAY formülü vardır; hiçbir form bu hücreyi okumaz; ancak tabloya 16. kayıt eklendiğinde bu satır yeni kayıtla doldurulur ve formülün üzerine yazılır.

SABİTLER​

İL, İLÇE ve MEVKİ sütunlarından oluşan 896 satırlık başvuru listesidir ve 81 ilin ilçelerini içerir. MEVKİ sütunundaki değerler BÖLGE 1, BÖLGE 2 biçiminde sıra numaralı yer tutuculardır; gerçek mahalle veya semt adı değildir. Ofisin çalıştığı bölgelere göre bu sütuna gerçek mevki adları yazılabilir. İl/ilçe seçim formu bu listede 1000. satıra kadar arama yapar.

Kullanıcı Formları ve Makroların Çalışma Mantığı​

KAYIT FORMU​

Yeni ilan bu formdan girilir. Formda ADI SOYADI, TELEFON NO, GSM NO, NİTELİK, DURUMU, M2, ADA / PARSEL, İL, İLÇE, MEVKİ, FİYATI ve AÇIKLAMA alanları bulunur. NİTELİK listesinde 1 + 1, 2 + 1, 3 + 1, 4 + 1, 5 + 1, İŞ YERİ, ARSA ve TARLA; DURUMU listesinde SATILIK, KİRALIK, KAT KARŞILIĞI ve DEVRE MÜLK seçenekleri vardır. Telefon alanlarından çıkıldığında numara 0 555 000 00 11 düzeninde biçimlendirilir, metrekare 135 M2 biçimine, fiyat ise binlik ayraçlı ve iki ondalıklı biçime çevrilir. İl, ilçe ve mevki SEÇ düğmesiyle açılan seçim formundan aktarılır.
KAYDET düğmesi kaydı VERITABANI sayfasındaki son satırın altına yazar. ID NO, mevcut en büyük numaranın bir fazlası olarak verilir, KAYIT TARİHİ o günün tarihi olur ve DURUM sütununa GÜNCEL yazılır. Fiyat sayı olarak ve tam sayıya yuvarlanarak saklanır; ,50 ile biten kesirlerde Excel en yakın çift sayıya yuvarlar. İşlem bitince İŞLEM TAMAM iletisi görünür; form açık kalır ve alanlar kendiliğinden temizlenmez.

İL İLÇE VE MEVKİLER​

Formun üst kısmında il, ilçe ve mevki için üç arama kutusu, altında üç sütunlu bir liste vardır. Kutulardan birine yazıldıkça SABİTLER sayfasındaki ilgili sütunda kısmi eşleşme aranır ve bulunan satırlar listeye gelir; örneğin il kutusuna KONYA yazıldığında Konya'nın 31 ilçesi listelenir. Bir kutuya tıklandığında diğer iki kutu boşaltılır. Listede bir satıra çift tıklandığında il, ilçe ve mevki o anda açık olan KAYIT veya işlem kaydı formuna aktarılır ve seçim penceresi kapanır. Aranan değer listede yoksa kayıtlı olmadığını bildiren bir uyarı gösterilir.

PÖRTFÖY LİSTESİ (ARAMA)​

Kayıtların listelendiği ve arandığı ana formdur. Liste 15 sütun gösterir: ID, TARİH, ADI SOYADI, TELEFON, GSM NO, NİTELİK, DURUMU, M2, ADA/PARSEL, İL, İLÇE, MEVKİ, FİYAT, AÇIKLAMA ve DURUM. Form açıldığında liste boştur; NİTELİK veya DURUM bölümündeki HEPSİ seçeneği bütün kayıtları yükler. NİTELİK bölümündeki 1 + 1, 2 + 1, 3 + 1, 4 + 1, 5 + 1, İŞ YERİ, ARSA, TARLA seçenekleri ile DURUM bölümündeki SATILIK, KİRALIK, KAT KARŞILIĞI, DEVRE MÜLK seçenekleri birlikte çalışır ve formun sol üstündeki durum kutusunda seçili değerle (varsayılan GÜNCEL; diğerleri SONUÇLANDI, BEKLEMEDE, İPTAL) birleştirilerek süzme yapılır.
ARAMA KRİTERLERİ bölümündeki İSİM, İL, İLÇE ve MEVKİ kutularına yazıldıkça ilgili sütunda kısmi eşleşmeyle arama yapılır. İKİ TARİH ARASI bölümünde İLK TARİH ve SON TARİH girilip BUL düğmesine basıldığında kayıt tarihi bu aralıkta olan ve durumu sol üstteki kutuyla aynı olan ilanlar listelenir; tarih kutuları GG.AA.YYYY biçimine çevrilir. TEMİZLE düğmesi arama kutularını boşaltır ve bütün listeyi yeniden yükler. Listedeki bir kayda çift tıklandığında kayıt, düzenleme için işlem kaydı formuna aktarılır.

İşlem Kaydı Formu​

Seçilen ilanın bütün alanları ID NO ile birlikte bu forma gelir. Form başlığı boş bırakılmıştır ve ekranda PÖRTFÖY BİLGİLERİ çerçevesiyle görünür. DEĞİŞTİR düğmesi onay sorduktan sonra aynı ID NO'lu satırı formdaki değerlerle günceller ve kayıt tarihini o günün tarihi yapar. SİL düğmesi ID NO boşsa uyarı verir, doluysa onay sormadan satırı siler; tabloda bulunmayan bir ID NO girildiğinde de İŞLEM TAMAM iletisi görünür, ancak hiçbir satır silinmez. SEÇ düğmesi il/ilçe seçim formunu, SONUÇLANMA KAYDI GİR düğmesi sonuç kaydı formunu açar.

SONUÇ KAYDI​

İşlem sonuçlandığında İŞLEM TÜRÜ (SATILDI, KİRALANDI, KAT KARŞILIĞI VERİLDİ, DEVRE MÜLK VERİLDİ), İŞLEM BEDELİ, KOMİSYON BEDELİ, müşterinin ADI SOYADI, TELEFON NO ve AÇIKLAMA bu formdan girilir. KAYDET onay sorduktan sonra işlem kaydı formunda açık olan ID NO'nun satırına yazılır: DURUM SONUÇLANDI olur, İŞLEM TARİHİ o günün tarihi olarak eklenir, işlem bedeli ve komisyon tam sayı olarak saklanır. İŞLEM BEDELİ veya KOMİSYON kutusuna sayı dışında bir değer yazılırsa makro tür uyuşmazlığı hatasıyla durur; bu durumda durum, işlem türü ve işlem bedeli sütunları yazılmış olabileceğinden kayıt elle kontrol edilmelidir.

VERİLER​

Özet formudur. SATILIK, KİRALIK, KAT KARŞILIĞI ve DEVRE MÜLK satırlarında İŞLEM SAYISI, İŞLEM TOPLAMI, İŞLEM KOMİSYON ve yüzde sütunları bulunur. Değerler form açılırken VERITABANI sayfasından hesaplanır; formda düğme veya giriş alanı işlevi yoktur.

ÇIKIŞ Düğmesi​

ÇIKIŞ düğmesi önce dosyayı kaydeder, C sürücüsünde YEDEKLER1 adlı klasör yoksa oluşturur, yedek alınıp alınmayacağını sorar ve onay verilirse dosyanın tarih ve saat eklenmiş bir kopyasını bu klasöre yazar; ardından çalışma kitabını kapatır. Dosya doğrudan YEDEKLER1 klasöründen açılmışsa kaydetme sonrası işlem yapılmaz.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Hesaplamalar sayfa formülleriyle değil, VBA içinden Excel çalışma sayfası işlevleriyle yapılır. VERİLER formunda her grup için işlem sayısı EĞERSAY (COUNTIF) ile DURUMU sütununda o değeri taşıyan kayıt adedi olarak bulunur. İşlem toplamı ÇOKETOPLA (SUMIFS) ile İŞLEM BEDELİ sütununun, komisyon ise yine ÇOKETOPLA ile KOMİSYON sütununun DURUMU değerine göre toplamıdır. Yüzde sütunu komisyon toplamının işlem toplamına bölünmesiyle hesaplanır. Örnek verilerde satılık grubu için 3 kayıt, 9.962,00 işlem toplamı, 600,00 komisyon ve %6,02 oran görünür. Sayılar para birimi simgesi olmadan, binlik ayraçlı biçimde gösterilir.
Yeni kayıt numarası MAK (MAX) işleviyle A sütunundaki en büyük ID NO bulunup bir eklenerek üretilir. Arama formunda nitelik ve durum süzgeçleri, büyük harfe çevrilmiş hücre metni ile seçilen değerin içerme karşılaştırmasıyla çalışır; isim, il, ilçe ve mevki aramaları ise Excel'in Bul işleviyle kısmi eşleşme arar. Tarih aralığı araması kayıt tarihini ve kutulara girilen tarihleri gün sayısına çevirerek karşılaştırır.

Öne Çıkan Özellikler​

• İlan girişi, arama, düzenleme, silme, sonuç kaydı ve özet işlemleri ayrı kullanıcı formlarıyla yapılır.
• 81 il ve ilçelerini içeren seçim listesi sayesinde il ve ilçe adları her kayıtta aynı yazımla girilir.
• Portföy listesi nitelik, durum, isim, il, ilçe, mevki ve tarih aralığına göre süzülebilir.
• Telefon, metrekare ve fiyat alanları alandan çıkıldığında otomatik biçimlendirilir.
• Sonuçlanan işlemlerde işlem bedeli, komisyon, müşteri ve işlem tarihi ilanla aynı satırda saklanır.
• Durum gruplarına göre işlem sayısı, toplam bedel, komisyon ve komisyon oranı tek formda görülür.
• ÇIKIŞ düğmesi isteğe bağlı olarak tarih ve saat damgalı yedek kopya alır.

Nasıl Kullanılır​

1. Dosya .xlsm biçimindedir; açıldığında makroların etkinleştirilmesi gerekir.
2. Örnek kayıtlarla formlar denendikten sonra VERITABANI sayfasındaki 2. satırdan itibaren örnek kayıtlar silinebilir; başlık satırı korunmalıdır.
3. ANASAYFA'daki KAYIT düğmesiyle form açılır, ilan bilgileri yazılır, SEÇ düğmesiyle il/ilçe/mevki seçilir ve KAYDET düğmesine basılır.
4. ARAMA düğmesiyle portföy listesi açılır; HEPSİ seçeneğiyle bütün kayıtlar listelenir, diğer seçenekler ve arama kutularıyla süzme yapılır.
5. Düzenlenecek kayda çift tıklanır; açılan formda değişiklik yapılıp DEĞİŞTİR düğmesine basılır veya kayıt SİL düğmesiyle silinir.
6. İşlem sonuçlandığında aynı formdaki SONUÇLANMA KAYDI GİR düğmesiyle sonuç formu açılır, bedel ve komisyon girilip KAYDET düğmesine basılır.
7. Özet bilgiler için ANASAYFA'daki VERİLER düğmesi kullanılır; çalışma bitince ÇIKIŞ düğmesiyle dosya kaydedilip kapatılabilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar​

Dosya, 32 bit Microsoft 365 Excel üzerinde kayıt, il/ilçe seçimi, arama ve süzme, kayıt güncelleme ve silme, sonuç kaydı ve özet formu adımlarıyla sınanmıştır. İl/ilçe seçim formu ile portföy listesi, Microsoft Windows Common Controls 6.0 kitaplığındaki ListView denetimini kullanır. Bu denetim test edilen 32 bit Excel'de sorunsuz yüklenmiştir. 64 bit Office kurulumlarında bu denetimin 64 bit sürümünün sistemde bulunması gerekir; 64 bit Excel bu çalışmada sınanmamıştır. Denetim bulunamazsa bu iki form açılmaz.
FİYATI, İŞLEM BEDELİ ve KOMİSYON BEDELİ alanlarına yalnız sayı yazılmalıdır. Sayı olmayan bir fiyatla KAYDET'e basılırsa VBA tür uyuşmazlığı hatası verir ve fiyattan önceki sütunları yazılmış yarım bir satır VERITABANI sayfasında kalır; bu satır elle silinmelidir. Geçersiz bir tarihle BUL düğmesine basıldığında da aynı türde hata oluşur.
SİL düğmesi onay sormadan siler ve geri alma imkânı yoktur. DEĞİŞTİR işleminde DURUM sütununa her zaman GÜNCEL yazılır; işlem kaydı formundaki FAAL DURUMU seçimi ise İŞLEM TÜRÜ sütununa kaydedilir. Bu nedenle BEKLEMEDE veya İPTAL seçimi, durum kutusuyla yapılan aramalarda görünmez. VERİLER formu dört grubun her birinde işlem bedeli toplamı bulunduğunda açılır; tablo tamamen boşken veya bir grubun işlem toplamı sıfırken çalışma zamanı hatası 6 (Taşma) verir. ÇIKIŞ düğmesi C sürücüsüne klasör oluşturduğu için yazma izni olmayan bilgisayarlarda yedek alınamaz.

Kimler İçin Uygun​

Dosya, portföyünü ayrı bir yazılım kurmadan Excel üzerinde tutmak isteyen küçük emlak ofisleri, bağımsız gayrimenkul danışmanları ve kendi kiralık mülklerini izleyen mülk sahipleri için uygundur. Formlar kullanıldığı için tabloyla doğrudan çalışmaya alışkın olmayan ofis çalışanları da kayıt girebilir ve arama yapabilir. VBA kodu açık olduğundan alanlar, seçenek listeleri veya özet hesapları ofisin ihtiyacına göre geliştirilebilir; bu yönüyle UserForm, ListView ve çalışma sayfası işlevlerinin birlikte kullanımını incelemek isteyenler için de örnek bir çalışma kitabıdır.
Dosya Windows üzerinde çalışan masaüstü Excel için hazırlanmıştır. Excel'in web sürümünde VBA makroları ve kullanıcı formları çalışmaz; Mac için Excel sürümü bu çalışmada sınanmamıştır.
İlanların, aramaların ve sonuçlanan işlemlerin aynı çalışma kitabında toplanması, portföyün güncel durumunun ve dönemsel komisyon gelirinin tek yerden izlenmesini kolaylaştırır.