Teknik Servis Arıza Kayıt ve Cihaz Takip Programı

Servise Gelen Cihazların Arıza ve Onarım Kayıtlarını Tek Formda Düzenli Biçimde Tutun​

Teknik servislerde en sık yaşanan sorun, teslim alınan cihazın kime ait olduğunun, hangi arızayla geldiğinin ve onarımın hangi aşamada bulunduğunun dağınık notlar arasında kaybolmasıdır. Bu makrolu Excel dosyası, servise gelen her cihaz için müşteri veya firma adı, telefon, giriş ve çıkış tarihi, cihaz modeli, seri numarası, arıza açıklaması, yapılan işlem ve durum bilgisini tek bir satırda toplar. Kayıtlar doğrudan hücrelere yazılmak yerine bir kullanıcı formu üzerinden eklenir, güncellenir, silinir, sıralanır ve aranır. Böylece bilgisayar, yazıcı, monitör, beyaz eşya veya küçük elektronik cihaz onarımı yapan işletmeler, cihaz kabulünden teslimine kadar geçen süreci tek ekrandan izleyebilir.
Dosya, kaynak arşivimizde uzun süredir yer alan teknik servis takip çizelgesinin yeniden düzenlenmiş sürümüdür. Önceki sürümde listeyi göstermek için kullanılan ListView nesnesi birçok güncel Office kurulumunda, özellikle 64 bit Excel sürümlerinde çalışmıyordu. Bu sürümde liste, Excel ile birlikte gelen standart ListBox denetimiyle yeniden kurulmuştur; ek bir ActiveX bileşeni kurulmasına gerek kalmamıştır.

Dosya Ne İşe Yarar​

Dosyanın temel amacı, servis kabul defteri olarak tutulan kayıtları elektronik ortamda, tutarlı ve aranabilir biçimde saklamaktır. Her yeni cihaz için bir kayıt açılır ve bu kayda otomatik olarak sıra numarası verilir. Cihaz serviste kaldığı sürece çıkış tarihi, yapılan işlem ve durum alanları boş bırakılabilir; onarım ilerledikçe kayıt güncellenir ve cihaz teslim edildiğinde çıkış tarihi girilir. Böylece hangi cihazların hâlâ serviste beklediği, hangilerinin parça beklediği ve hangilerinin teslim edildiği tek listeden görülebilir.
Dosya, kayıt anında işlemi yapan Windows kullanıcısının adını ve işlem tarih saatini de ayrı bir sütuna yazar. Bu sayede bir kaydın en son kim tarafından ve ne zaman eklendiği veya değiştirildiği izlenebilir. Aynı bilgisayarı birden fazla personelin kullandığı küçük servislerde bu alan, sorumluluk takibi için yeterli bir iz bırakır.
Sitede yer alan ve adında servis kelimesi geçen diğer dosyalardan farklı olarak bu çalışma, personel taşıma servisleri veya araç seferleri için değil, onarım amacıyla teslim alınan cihazların takibi için hazırlanmıştır.

Sayfa Yapısı ve Kayıt Alanları​

Çalışma kitabında DATA adlı tek bir sayfa bulunur. Bu sayfanın ilk satırı başlık satırıdır ve kayıtlar ikinci satırdan itibaren alt alta eklenir. Sütunların görevleri şöyledir:

• A sütunu S.NO: Kayda form tarafından verilen sıra numarasıdır. Silme işleminden sonra numaralar kaymaz, ardışık kalır.
• B sütunu FİRMA / AD SOYAD: Cihazı teslim eden kişi ya da kurumun adıdır.
• C sütunu TELEFON: Müşteriye ulaşmak için kullanılan numaradır. Başındaki sıfırın kaybolmaması için metin olarak saklanır.
• D sütunu GİRİŞ TARİHİ: Cihazın servise kabul edildiği tarihtir.
• E sütunu ÇIKIŞ TARİHİ: Cihazın müşteriye teslim edildiği tarihtir. Cihaz serviste iken boş kalır.
• F sütunu CİHAZ MODELİ: Cihazın türü veya marka model bilgisidir.
• G sütunu SERİ NO: Cihazın seri numarasıdır; aynı modelden birden fazla cihaz olduğunda ayırt edici bilgidir.
• H sütunu ARIZA AÇIKLAMASI: Müşterinin bildirdiği veya kabulde tespit edilen şikâyettir.
• I sütunu YAPILAN İŞLEM: Onarım sırasında yapılan değişiklik ya da işlemin özetidir.
• J sütunu DURUM: Onarımda, Parça Bekliyor, Teslim Edildi gibi kısa durum ifadesidir.
• K sütunu KAYIT BİLGİSİ: Kaydı ekleyen veya güncelleyen Windows kullanıcı adı ile işlem tarih saatidir.

Dosyada hazır olarak dört örnek kayıt bulunur. Bu kayıtlar gerçek kişi veya firmalara ait değildir; formun nasıl çalıştığını göstermek için hazırlanmıştır. İkisi teslim edilmiş, ikisi ise henüz serviste bekleyen cihazları temsil eder. Kendi kayıtlarınıza başlamadan önce örnek satırlar formdaki SİL düğmesiyle kaldırılabilir.

Kayıt Formu ve İşlevleri​

Dosya makrolar etkinleştirilerek açıldığında Excel penceresi ekranı kaplayacak şekilde büyütülür ve kayıt formu kendiliğinden açılır. Formun üst bölümünde dokuz giriş kutusu, ortasında kayıt listesi, sağ tarafında sıralama ve arama seçenekleri, alt bölümünde ise anlık tarih saat ile oturum açmış kullanıcının adı yer alır. Tarih saat göstergesi saniyede bir yenilenir; bu yenileme Excel'in zamanlayıcısıyla yapıldığı için form açıkken bilgisayar gereksiz yere meşgul edilmez.
Liste, sayfadaki on bir sütunun tamamını başlıklarıyla birlikte gösterir. Listeden bir satır seçmek silme işlemi için, bir satıra çift tıklamak ise düzenleme için kullanılır.

Yeni Kayıt Ekleme​

Yeni bir cihaz kabul edildiğinde üstteki alanlar doldurulur ve YENİ EKLE düğmesine basılır. Firma veya ad soyad, telefon, giriş tarihi, model, seri numarası ve arıza açıklaması zorunlu alanlardır; bunlardan biri boş bırakıldığında hangi alanın eksik olduğu mesajla bildirilir. Tarihler gün.ay.yıl biçiminde girilir; eğik çizgi veya kısa çizgi ile yazılan tarihler de kabul edilir. Geçersiz bir tarih ya da giriş tarihinden önceki bir çıkış tarihi girildiğinde kayıt yapılmaz ve kullanıcı uyarılır. Kayıt eklendiğinde yeni satır listenin sonuna eklenir, alanlar temizlenir ve dosya otomatik olarak kaydedilir.

Kayıt Güncelleme​

Bir kaydı değiştirmek için listede ilgili satıra çift tıklanır. Kaydın tüm bilgileri üstteki alanlara aktarılır. Örneğin onarımı tamamlanan bir cihaz için çıkış tarihi, yapılan işlem ve durum alanları doldurulup GÜNCELLE düğmesine basılır. Güncelleme yalnızca çift tıklanarak forma alınan satıra yazılır; formda yüklenmiş bir kayıt yokken GÜNCELLE düğmesine basılırsa işlem yapılmaz ve kullanıcı bilgilendirilir. Güncellenen kaydın KAYIT BİLGİSİ sütunu da yeni kullanıcı adı ve tarih saatle yenilenir.

Kayıt Silme​

Silinecek kayıt listeden seçilir ve SİL düğmesine basılır. İşlemden önce onay istenir. Onay verildiğinde ilgili satırın bilgileri sayfadan kaldırılır, alttaki kayıtlar bir satır yukarı kayar ve sıra numaraları ardışık kalır. Listeden seçim yapılmadan SİL düğmesine basıldığında herhangi bir veri silinmez.

Sıralama​

Formun sağındaki Sıralama Kriterleri bölümünde yedi seçenek bulunur: firma veya ad soyad, giriş tarihi, çıkış tarihi, model, cihaz seri numarası, durum ve kaydı yapan kullanıcı bilgisi. Seçenek işaretlenip SIRALA düğmesine basıldığında DATA sayfasındaki kayıtlar artan düzende sıralanır ve liste yenilenir. Sıra numarası sütunu sıralamaya katılmaz; bu nedenle sıralamadan sonra da numaralar yukarıdan aşağıya ardışık görünür. Örneğin durum ölçütüne göre sıralama yapıldığında onarımda olan cihazlar ile teslim edilenler gruplar hâlinde alt alta gelir.

Arama​

Sıralama bölümünün altında beş arama seçeneği yer alır: firma veya ad soyad, giriş tarihi, çıkış tarihi, model ve cihaz seri numarası. Bir seçenek işaretlenip arama kutusuna ifade yazıldıktan sonra ARA düğmesine basılır. Metin alanlarında büyük küçük harf ayrımı yapılmadan, yazılan ifadeyle başlayan kayıtlar listelenir; örneğin seri numarası alanında SN-20 yazıldığında bu ifadeyle başlayan tüm seri numaraları gelir. Tarih alanlarında ise girilen günle tam eşleşen kayıtlar gösterilir ve çıkış tarihi boş olan kayıtlar hata vermeden atlanır. Ölçüte uyan kayıt yoksa kullanıcı bilgilendirilir. Arama kutusu boşken ARA düğmesine basıldığında tüm kayıtlar yeniden listelenir. Arama ifadesinde köşeli parantez, #, ? ve * karakterleri kullanılmamalıdır.

Yazdırma ve Çıkış​

YAZDIR düğmesi DATA sayfasını varsayılan yazıcıya gönderir. Sayfanın yazdırma alanı B ile J sütunları arasına ayarlıdır; bu nedenle çıktıda firma, telefon, tarihler, model, seri numarası, arıza, yapılan işlem ve durum yer alır. Programdan çıkmak için ÇIKIŞ düğmesi kullanılır. Kaydetme sorusuna evet yanıtı verildiğinde dosya kaydedilir; başka açık çalışma kitabı yoksa Excel kapanır, başka kitaplar açıksa yalnızca bu dosya kapatılır. Hayır yanıtında form kapanır ve dosya açık kalır, iptal yanıtında ise forma geri dönülür. Formun sağ üst köşesindeki kapatma düğmesi devre dışıdır; kullanıcı ÇIKIŞ düğmesine yönlendirilir.

Makro Yapısı ve Hesaplama Mantığı​

Dosyada hücre formülü bulunmaz; bütün işlemler VBA makrolarıyla yapılır. Kayıt formu UserForm1 adlı kullanıcı formudur. Ekleme, güncelleme, silme, sıralama ve arama işlemleri bu formun düğmelerine bağlıdır. Listedeki bir satırın sayfadaki karşılığı sıra numarası üzerinden bulunur: sıra numarası bir fazlası, kaydın DATA sayfasındaki satır numarasını verir. Bu kural ekleme, silme ve sıralamadan sonra da korunur.
Module1 adlı modülde üç yardımcı görev bulunur: tarih saat göstergesini zamanlayıcıyla yenileyen yordamlar, kayıt listesini yazdıran yordam ve çıkış sırasında kaydetme ile kapatma kararını uygulayan yordam. Çalışma kitabı açıldığında ThisWorkbook içindeki açılış olayı formu gösterir. Telefon ve seri numarası sütunları metin biçiminde tutulduğu için başta sıfır bulunan numaralar ve harf içeren seri numaraları değişmeden saklanır. Giriş ve çıkış tarihleri gerçek tarih değeri olarak yazıldığı için tarih ölçütüyle sıralama ve arama doğru çalışır.

Bu Sürümde Yapılan İyileştirmeler​

• Liste, ListView yerine standart ListBox ile gösterilir; Microsoft Windows Common Controls başvurusu kaldırılmıştır. Dosya ek bileşen gerektirmeden 32 ve 64 bit masaüstü Excel'de açılır.
• Çıkış tarihi, yapılan işlem ve durum alanları isteğe bağlı hâle getirilmiştir. Önceki sürümde serviste bekleyen bir cihaz, çıkış tarihi girilmeden kaydedilemiyordu.
• Tarihler gün.ay.yıl biçiminde denetlenir; geçersiz tarih ve girişten önceki çıkış tarihi kabul edilmez.
• Arama düğmesinin yanlış olan SIRALA etiketi ARA olarak düzeltilmiş, arama kutusuna her harf yazıldığında çıkan uyarı kaldırılmıştır.
• Tarih saat göstergesi, işlemciyi sürekli meşgul eden döngü yerine saniyede bir çalışan zamanlayıcıyla yenilenir.
• Çıkış işlemi artık kullanıcının açık olan diğer çalışma kitaplarını kapatmaz.
• Deneme amaçlı anlamsız satırlar ve sayfadaki eski tanıtım görselleri kaldırılmış, yerine dört örnek kayıt eklenmiştir.

Bu değişikliklerde formun düzeni, sütun yapısı, sıralama ve arama seçenekleri korunmuştur; hiçbir işlev kaldırılmamıştır.

Nasıl Kullanılır​

1. Dosya indirilir ve masaüstü Excel ile açılır. Güvenlik uyarısı görüntülenirse içeriğin etkinleştirilmesi gerekir; makrolar etkin olmadan form açılmaz.
2. Form açıldığında listede örnek kayıtlar görünür. Bu kayıtlar sırayla seçilip SİL düğmesiyle kaldırılabilir.
3. Servise gelen cihazın bilgileri üstteki alanlara yazılır. Cihaz henüz teslim edilmediyse çıkış tarihi boş bırakılır. Ardından YENİ EKLE düğmesine basılır.
4. Onarım ilerledikçe ilgili kayda çift tıklanır, yapılan işlem ve durum alanları güncellenir ve GÜNCELLE düğmesine basılır.
5. Cihaz teslim edildiğinde aynı yöntemle çıkış tarihi ve Teslim Edildi durumu girilir.
6. Belirli bir müşterinin veya seri numarasının kayıtlarına ulaşmak için arama seçeneklerinden biri işaretlenir, aranan ifade yazılır ve ARA düğmesine basılır.
7. Kayıtları durum ya da tarihe göre gruplamak için Sıralama Kriterleri bölümünden seçim yapılır ve SIRALA düğmesine basılır.
8. Günün sonunda liste yazdırılmak istenirse YAZDIR, programdan çıkmak için ÇIKIŞ düğmesi kullanılır.

Kimler İçin Uygun​

Dosya; bilgisayar, yazıcı ve çevre birimi onarımı yapan küçük teknik servisler, cep telefonu ve tablet tamircileri, beyaz eşya ve küçük ev aletleri servisleri, kurum içindeki bilgi işlem birimleri ve demirbaş cihazların arıza takibini yapan idari birimler için uygundur. Ayrı bir servis yazılımı kurmadan, Excel üzerinde sade bir kabul ve teslim defteri tutmak isteyen işletmeler için başlangıç noktası olarak kullanılabilir. VBA kodları açık olduğundan, ek sütun veya farklı durum ifadeleri gerektiren servisler dosyayı kendi süreçlerine göre geliştirebilir.
Dosya tek kullanıcılı bir masaüstü çözümüdür. Aynı anda birden fazla bilgisayardan kayıt girilmesi, müşteriye otomatik mesaj gönderilmesi veya ücret ve fatura hesabı gibi özellikler içermez. Bu ihtiyaçlar için sütun yapısı genişletilerek uyarlama yapılabilir.
Düzenli kullanımda ekleme, güncelleme ve silme işlemlerinden sonra dosyanın otomatik kaydedilmesi veri kaybı riskini azaltır. Yine de dosyanın belirli aralıklarla farklı bir klasöre yedeklenmesi önerilir.