Personel Aylık Puantaj ve SGK Gün Takip Formu

Aylık Puantajı Kodlarla Tutup Prim Gününü Otomatik Çıkaran Excel Formu​

Bu Excel dosyası, bir iş yerindeki çalışanların bir ay boyunca hangi gün çalıştığını, hangi gün hafta tatili, resmî tatil, izin veya rapor kullandığını tek bir tablo üzerinde kısa kodlarla işaretlemek için hazırlanmış aylık bir puantaj formudur. Her çalışan satırının sonunda, girilen kodlar türlerine göre ayrı sütunlarda gün olarak sayılır ve bu sayımlardan SGK günü sütunu otomatik olarak türetilir. Dönem alanında ay ve yıl seçildiğinde gün numaraları ile gün adları kendiliğinden yenilenir. Form; insan kaynakları, bordro ve muhasebe birimlerinin ay sonunda puantaj özetini toplu biçimde görmesi, şube veya şantiye sorumlularının çalışma günlerini düzenli kayda geçirmesi için uygundur. Dosyada makro bulunmaz; bütün hesaplar standart Excel formülleriyle yapılır.

Dosya Ne İşe Yarar​

Puantajın temel sorunu, ay içindeki her günün doğru türde kaydedilmesi ve ay sonunda bu kayıtların doğru toplanmasıdır. Bu form, her gün hücresine yazılan tek bir kodu esas alır: normal çalışılan gün için X, hafta tatili için HT, yıllık izin için Yİ, ücretsiz izin için Üİ gibi. Satır sonundaki sayım sütunları bu kodları ayrı ayrı sayar; böylece bir çalışanın ay içinde kaç gün fiilen çalıştığı, kaç gün izinli olduğu, kaç gün raporlu veya devamsız kaldığı tek bakışta görülür. Son aşamada bu sayımların bir bölümü toplanarak SGK günü sütununa aktarılır. Sayfanın altında kodların anlamlarını açıklayan bir sembol tablosu yer aldığı için formu dolduran kişinin hangi durumda hangi kodu kullanacağı dosyanın içinden takip edilebilir.
Form ücret, saat veya fazla mesai tutarı hesaplamaz. Fazla mesai izni (FMİ) yalnızca gün olarak sayılır; fazla çalışma saatleri için ayrı bir saat sütunu yoktur. Dosyanın işlevi gün bazlı puantaj kaydı ve bu kayıtların özetlenmesidir.

Sayfa Düzeni ve Bölümler​

Çalışma kitabında PUANTAJ adlı tek bir sayfa vardır. Sayfanın ilk iki satırı başlık alanıdır: A1 hücresinde DÖNEMİ etiketi, C1 hücresinde ay adı, D1 hücresinde yıl, G1 hücresinde İŞYERİ UNVANI etiketi ve yanında iş yeri adının yazılacağı noktalı alan, sağ tarafta ise PERSONEL ÇALIŞMASI AYLIK PUANTAJ FORMU başlığı bulunur. Üçüncü ve dördüncü satırlar tablo başlığıdır; NO, ADI SOYADI ve UNVANI sütunlarının ardından D ile AH arasındaki otuz bir sütun ayın günlerine ayrılmıştır. Üçüncü satırda gün numarası, dördüncü satırda PZT, SAL, ÇAR gibi kısaltılmış gün adı görünür. İlk dört satır dondurulmuştur; aşağı kaydırıldığında başlıklar ekranda kalır.
Beşinci satırdan otuzuncu satıra kadar yirmi altı çalışan satırı vardır. AI ile AS arasındaki on bir sütun kod sayımlarını gösterir: FİİLİ ÇALIŞMA, FAZLA MESAİ İZNİ, AKDİ TATİL, HAFTA TATİLİ, RESMİ TATİL, SOSYAL İZİN, YILLIK İZİN, HASTA, RAPOR, ÜCRETSİZ İZİN ve DEVAMSIZ. AT sütunu SGK GÜNÜ, AU sütunu ise çalışanın imzası için ayrılmıştır. Otuz birinci satır her sayım sütununun ve SGK günü sütununun dönem toplamını verir. Tablonun altında PUANTAJ HAZIRLAYAN ve YETKİLİ alanları ile ad soyad, imza ve kaşe için yer bırakılmıştır. Elli ikinci satırdan itibaren de PUANTAJ TABLOSUNDA KULLANILAN SEMBOLLER VE AÇIKLAMALAR tablosu ile normal çalışma, hafta tatili ve fazla mesai kavramlarını özetleyen AÇIKLAMALAR bölümü gelir.
Yazdırma alanı A1:AU47 aralığıdır; sayfa yatay A4 olarak ayarlanmıştır, ilk dört satır her sayfada başlık olarak tekrar eder ve altbilgide sayfa numarası yer alır. Sembol tablosu ekranda başvuru amacıyla tutulur, yazdırma alanına dahil değildir.

Dönem Seçimi ve Otomatik Gün Başlıkları​

C1 hücresinde açılır liste bulunur ve OCAK ile ARALIK arasındaki on iki ay adından biri seçilir. D1 hücresine 2000 ile 2100 arasında dört haneli yıl yazılır; bu aralığın dışındaki değerler veri doğrulaması tarafından reddedilir. Üçüncü satırdaki gün numaraları, seçilen ayın gün sayısı kadar doldurulur; şubat ayında artık yıla göre 28 veya 29, nisan, haziran, eylül ve kasımda 30, diğer aylarda 31 gün görünür. Ayda bulunmayan gün sütunlarının başlığı boş kalır ve bu sütunlardaki çalışan hücreleri koyu gri renge boyanır; böylece 29, 30 veya 31. güne yanlışlıkla kod girilmesi görsel olarak fark edilir.
Dördüncü satırdaki gün adı, her gün sütunu için seçilen ay ve yıldan oluşturulan tarih üzerinden hesaplanır. Bu hesapta WEEKDAY (HAFTANINGÜNÜ) işlevi pazartesiyi 1 kabul eden düzende kullanılır ve sonuç CHOOSE (ELEMAN) işleviyle PZT, SAL, ÇAR, PER, CUM, CMT ve PAZ kısaltmalarından birine çevrilir. Ay adı MATCH (KAÇINCI) işleviyle on iki aylık listede aranarak ay numarasına dönüştürülür; gün sayısı ise EOMONTH (SERİAY) ile bulunan ay sonu tarihinden alınır. Dönem hücresine listede olmayan bir değer yazılırsa gün başlıkları hata göstermek yerine boş kalır.

Kodlar ve Sayım Sütunları​

Her gün hücresine sembol tablosundaki kodlardan biri yazılır. Sayım sütunları COUNTIF (EĞERSAY) işleviyle ilgili çalışanın D:AH aralığını tarar ve şu eşleştirmeyi kullanır:

• FİİLİ ÇALIŞMA (AI): X ve DNK (denkleştirme izni) kodlarının toplamı.
• FAZLA MESAİ İZNİ (AJ): FMİ kodu.
• AKDİ TATİL (AK): AT kodu.
• HAFTA TATİLİ (AL): HT kodu.
• RESMİ TATİL (AM): RT kodu.
• SOSYAL İZİN (AN): Eİ (evlenme), Öİ (ölüm), Dİ (eşin doğumu) ve TAİ (tabii afet) kodlarının toplamı.
• YILLIK İZİN (AO): Yİ kodu.
• HASTA (AP): HS kodu; sembol tablosunda 1 veya 2 güne kadar alınan raporlar için tanımlanmıştır.
• RAPOR (AQ): RP kodu; sembol tablosunda 3 gün ve üzeri raporlar için tanımlanmıştır.
• ÜCRETSİZ İZİN (AR): Üİ kodu.
• DEVAMSIZ (AS): DV kodu.

COUNTIF büyük ve küçük harf ayrımı yapmadığı için x ile X aynı şekilde sayılır. Gün hücreleri koşullu biçimlendirmeyle koda göre renklendirilir; örneğin hafta tatili yeşil, rapor sarı, ücretsiz izin pembe zeminle görünür. Boş bırakılan gün hücreleri açık gri gösterilir, böylece doldurulmamış günler ay sonu kontrolünde kolayca seçilir. Sıfır olan sayımlar soluk renkte yazıldığı için yalnızca dolu sütunlar öne çıkar.

SGK Günü Hesaplama Mantığı​

SGK GÜNÜ sütunu, AI ile AP arasındaki sekiz sayımın toplamını esas alır: fiilî çalışma, fazla mesai izni, akdi tatil, hafta tatili, resmî tatil, sosyal izin, yıllık izin ve hasta günleri. RAPOR, ÜCRETSİZ İZİN ve DEVAMSIZ sütunları bu toplama girmez; dolayısıyla RP, Üİ ve DV kodlu günler SGK gününü azaltır. Formül iki kural uygular. Birincisi, sayılan günlerin toplamı seçilen ayın gün sayısına ulaşıyorsa sonuç 30 olarak gösterilir; ay 28, 29, 30 veya 31 gün çekse de bütün günleri sayılan kodlarla dolu olan çalışan için 30 görünür. İkincisi, toplam ayın gün sayısından azsa sayılan gün toplamı yazılır ve bu değer 30 ile sınırlandırılır.
Örnek olarak 31 gün çeken bir ayda bir gün ücretsiz izin kullanan çalışanda sayılan gün toplamı 30 olduğundan sonuç 30, iki gün ücretsiz izinde 29 olur. Nisan gibi 30 günlük bir ayda iki gün RP kodlu raporda sonuç 28, şubatta bir gün devamsızlıkta 27 olur. Bu hesap dosyanın kendi kuralıdır; HS kodunun sayılması ve RP kodunun sayılmaması da formun sembol tablosundaki tanıma dayanır. Kurumun uyguladığı bordro yöntemi farklıysa sonuçlar bildirimden önce bordro programıyla karşılaştırılmalı, gerekiyorsa SGK GÜNÜ (AT sütunu) formülünün topladığı AI:AP aralığı kurum uygulamasına göre düzenlenmelidir.

Öne Çıkan Özellikler​

• Ay ve yıl seçimine bağlı gün numaraları ile gün adları; ayda bulunmayan günler koyu gri.
• C1 hücresinde on iki aylık açılır liste, D1 hücresinde 2000-2100 yıl doğrulaması.
• Yirmi altı çalışan satırı ve her satırda on bir ayrı kod sayımı.
• Ay uzunluğunu dikkate alan SGK günü sütunu ve dönem toplamları satırı.
• Kodlara göre renklendirilen gün hücreleri ve boş günler için açık gri zemin.
• Kodların anlamını ve kullanım şeklini açıklayan sembol ve açıklama tabloları.
• Hazırlayan, yetkili, ad soyad, imza ve kaşe alanları; yatay A4 yazdırma düzeni.
• Makro içermeyen .xlsx yapı; toplam 440 formül, ağırlıklı olarak COUNTIF, SUM ve tarih işlevleri.

Nasıl Kullanılır​

1. C1 hücresindeki listeden ay, D1 hücresine yıl girilir. Gün numaraları ve gün adları otomatik olarak güncellenir.
2. G1'deki İŞYERİ UNVANI etiketinin yanındaki noktalı alana (M1) iş yeri unvanı yazılır.
3. B ve C sütunlarına çalışanların adı soyadı ve unvanı girilir. Dosyadaki Çalışan 1, Çalışan 2 gibi adlar örnek veridir ve silinerek kullanılabilir.
4. Her çalışanın satırında ayın her günü için uygun kod yazılır. Hafta tatili günleri dördüncü satırdaki gün adlarına bakılarak işaretlenebilir.
5. Satır sonundaki sayımlar ve SGK günü kendiliğinden hesaplanır; otuz birinci satırdaki toplamlar ay sonu kontrolü için kullanılır.
6. Açık gri kalan boş günler tamamlanır, koyu gri sütunlara kod girilmediği kontrol edilir.
7. Form yazdırılarak çalışan imzası, hazırlayan ve yetkili imzaları ile kaşe alınır.

Yeni bir ay için dosyanın bir kopyası alınıp dönem hücreleri değiştirilebilir ve önceki ayın kodları temizlenebilir. Örnek dönem olarak Mart 2022 seçili gelir; birinci satırda tam ay çalışma, diğer satırlarda yalnızca pazar günlerine yazılmış HT kodları vardır.

Benzer Puantaj Dosyalarından Farkı​

Sitedeki Aylık Dinamik Puantaj Takibi Yapma dosyası, X işaretlerinden her gün işe gelen ve gelmeyen kişi sayısını gösteren öğretici bir örnektir; izin türlerini ayrıştırmaz ve prim günü üretmez. Ay ve Yıl Seçimine Göre Günlük Puantaj Sayfaları Hazırlama dosyası ise makro ile her gün için ayrı puantaj sayfası oluşturur. Bu form ise tek sayfada aylık kodlu puantaj tutar, her çalışan için on bir türde gün sayımı yapar ve bu sayımlardan SGK gününü hesaplar.

Kimler İçin Uygun​

Dosya, aylık puantajı elle tutan küçük ve orta ölçekli iş yerleri, insan kaynakları ve bordro sorumluları, mali müşavirlik bürolarına puantaj gönderen işletmeler ve şube, mağaza veya şantiye bazında devam takibi yapan yöneticiler için uygundur. İzin ve rapor günlerinin türlerine göre ayrıştırılmasının ve ay sonunda SGK gün sayısının kontrol edilmesinin gerektiği her ortamda kullanılabilir. Formül yapısı açık olduğu için kodlar ve sayım sütunları kurum uygulamasına göre genişletilebilir.

Sınırlar​

Form yirmi altı çalışan satırıyla hazırlanmıştır; daha fazla çalışan için satır eklendiğinde sayım ve SGK günü formüllerinin yeni satırlara kopyalanması gerekir; otuzuncu satırın üstüne eklenen satırlarda otuz birinci satırdaki toplam aralıkları kendiliğinden genişler, tablonun altına eklenen satırlarda ise bu aralıkların elle genişletilmesi gerekir. Saat bazlı fazla çalışma, ücret, kesinti veya izin hakkı hesabı yapılmaz. Sembol tablosunda tanımlı olmayan kodlar hiçbir sayım sütununa girmez; bu nedenle kodların tablodaki yazımla girilmesi önemlidir.