Hücre Biçimlendirme ve Şartlı Biçimlendirme

Hücre Biçimlendirme ve Şartlı Biçimlendirme (Format Cells and Conditional Formatting), hücrelerdeki verilerin görünümünü ayarlamanızı ve belirli koşulları sağlayan hücreleri otomatik olarak vurgulamanızı sağlar. Hücre biçimi sayıların, tarihlerin ve metinlerin nasıl görüneceğini belirler; şartlı biçimlendirme ise değere ya da formül sonucuna göre renk, çubuk ve simge uygular. İkisi de hücredeki gerçek değeri değiştirmez, yalnızca görünümü değiştirir.

Hücre biçimlendirme nasıl yapılır​

Biçimlendirmek istediğiniz hücreleri seçin, ardından Giriş (Home) sekmesindeki Yazı Tipi (Font), Hizalama (Alignment) ve Sayı (Number) gruplarını kullanın. Tüm seçenekleri tek yerde görmek için Ctrl+1 tuşlarıyla Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) iletişim kutusunu açın. Bu pencerenin sekmeleri şunlardır:

• Sayı: Genel, sayı, para birimi, tarih, yüzde gibi görüntü biçimleri.
• Hizalama: Yatay ve dikey hizalama, metni kaydırma, hücreleri birleştirme, girinti ve metin yönü.
• Yazı Tipi: Yazı tipi, boyut, stil, renk ve altı çizili ya da üstü çizili görünüm.
• Kenarlık: Hücrenin çevresine ve içine çizgi ekleme.
• Dolgu: Arka plan rengi ve desen.
• Koruma: Sayfa korunduğunda hücrenin kilitli ya da gizli olması.

Biçim hücrenin içeriğini değiştirmez. Örneğin 0,25 değerine yüzde biçimi verirseniz ekranda %25 görünür, ancak formüller 0,25 değeriyle çalışır. Excel tarihleri de seri sayı olarak saklar; tarih biçimi yalnızca bu sayının nasıl gösterileceğini belirler.

Bir hücrenin biçimini başka hücrelere taşımak için Giriş > Pano > Biçim Boyacısı (Home > Clipboard > Format Painter) düğmesini kullanın. Kaynak hücreyi seçip düğmeye bir kez tıklarsanız biçim tek seferlik uygulanır; çift tıklarsanız birden çok alana boyayabilir, işiniz bitince Esc tuşuna basabilirsiniz. Sık kullandığınız görünümleri Giriş > Stiller > Hücre Stilleri (Home > Styles > Cell Styles) altında kaydederek tüm çalışma kitabında tutarlı kullanabilirsiniz.

Şartlı biçimlendirme nasıl kullanılır​

Şartlı biçimlendirme, Excel'in arayüzünde Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme (Home > Styles > Conditional Formatting) adıyla yer alır. Önce hücre aralığını seçin, sonra ihtiyacınıza uygun kural türünü belirleyin:

• Hücreleri Vurgulama Kuralları: (Highlight Cells Rules) Büyüktür, küçüktür, arasında, metin içerir, bir tarih ve yinelenen değerler gibi hazır koşullar.
• Üst/Alt Kuralları: (Top/Bottom Rules) En yüksek ya da en düşük değerler ile ortalamanın üstünde ve altında kalanlar.
• Veri Çubukları: (Data Bars) Değerin büyüklüğünü hücre içinde çubuk uzunluğuyla gösterir.
• Renk Ölçekleri: (Color Scales) Değerleri iki ya da üç renk arasında geçişle boyar.
• Simge Kümeleri: (Icon Sets) Ok, trafik ışığı gibi simgelerle durum gösterir; performans göstergeleri için uygundur.

Hazır kurallar yetmediğinde Yeni Kural (New Rule) penceresinde Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan (Use a formula to determine which cells to format) seçeneğini kullanın. Örneğin D sütunundaki vadesi bugünden önce olan satırların tamamını boyamak için A2:F7 aralığını seçin ve kural kutusuna şu formülü yazın:
Formül, seçimdeki ilk hücre (A2) için yazılır ve diğer hücrelere göre uyarlanır. Dolar işareti sütunu sabitler, satır numarası göreli kaldığı için her satır kendi vade tarihine bakar. Kuralı yazdıktan sonra Biçimlendir (Format) düğmesiyle yazı rengi, dolgu veya kenarlık seçin.

Hatalı hücreleri bulmak için Yalnızca şunu içeren hücreleri biçimlendir (Format only cells that contain) türünde Hatalar (Errors) seçeneğini, aynı değerin tekrarını yakalamak için de Yinelenen Değerler (Duplicate Values) kuralını kullanabilirsiniz.

Kuralları yönetme ve sınırlamalar​

Bir aralıktaki tüm kuralları görmek ve düzenlemek için Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Yönet (Conditional Formatting > Manage Rules) komutunu açın. Pencerenin üstündeki listeden Geçerli Seçim ya da Bu Çalışma Sayfası kurallarını gösterebilirsiniz. Burada şunları yapabilirsiniz:

• Sıra: Listede üstte olan kural önceliklidir; birbiriyle çakışan kurallarda sırayı okla değiştirin.
• Doğruysa Durdur: (Stop If True) Kural sağlanınca aynı hücre için alttaki kuralların değerlendirilmesini durdurur.
• Uygulama alanı: (Applies to) Kuralın geçtiği aralığı sonradan değiştirmenizi sağlar.
• Silme: Kuralı tek tek silebilir ya da Kuralları Temizle (Clear Rules) komutuyla seçili hücrelerden veya tüm sayfadan kaldırabilirsiniz.

Şartlı biçimlendirmenin bilinen sınırları vardır. Kural ile yazı tipi türünü veya boyutunu değiştiremezsiniz; yalnızca yazı stili, renk, altı çizgi, üstü çizgi, kenarlık, dolgu ve sayı biçimi gibi ayarlar kullanılabilir. Hücreleri kopyalayıp yapıştırdığınızda kurallar da kopyalanır ve zamanla aynı kuralın birçok parçası oluşabilir; bu durumda Kuralları Yönet penceresinden temizlik yapın. Çok büyük aralıklara, örneğin tüm sütunlara kural uygulamak yerine yalnızca verinin bulunduğu aralığı seçmek dosyanızın daha hızlı çalışmasını sağlar.

Şartlı biçimlendirmeyi Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) ile birlikte kullanabilirsiniz. Veri doğrulama hatalı girişi engeller ya da uyarır; şartlı biçimlendirme ise zaten girilmiş ve beklenen aralığın dışında kalan değerleri renkle gösterir.

1. Sayı, yüzde ve tarih biçimlerini uygulama​

Bir sipariş listesinde birim fiyat, adet, iskonto oranı ve sipariş tarihi yer alıyor. Net Tutar sütunu formülle hesaplanıyor; ancak değerler henüz okunaklı biçimlerde görünmüyor.
B ve E sütunlarını seçip Giriş sekmesindeki Sayı grubundan binlik ayraçlı, iki ondalık basamaklı biçimi verin; D sütununa yüzde, F sütununa gün.ay.yıl tarih biçimi uygulayın. İlk ürünün net tutarı 61.750,00 olarak hesaplanır ve biçim değişse bile hücrenin gerçek değeri aynı kalır. Başlık satırını kalın yapıp dolgu rengi verdikten sonra Biçim Boyacısı ile aynı görünümü başka tablolara taşıyabilirsiniz.

2. Vadesi geçen faturaları satır olarak boyama​

Bir fatura listesinde vade tarihi, kontrol tarihinden önce kalan kayıtlar gecikmiş sayılır. Durum sütunu bu mantığı formülle gösteriyor; aynı mantığı şartlı biçimlendirme kuralıyla satır boyamak için de kullanabilirsiniz.
Durum sütunu her satır için Gecikmiş ya da Zamanında sonucunu verir; ilk fatura için sonuç Gecikmiş, üçüncü fatura için Zamanında olur. A2:F7 aralığını seçip Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural yolundan formül kuralı eklerseniz ve vade sütununu kontrol tarihiyle karşılaştırırsanız gecikmiş satırların tamamı seçtiğiniz renkle boyanır. Sütun başvurusunu dolar işaretiyle sabitlemeyi unutmayın. Gerçek kullanımda kontrol tarihi yerine BUGÜN işlevini kullanırsanız renkler dosyayı her açtığınızda güncellenir.

3. Hedef gerçekleşmesini simgelerle gösterme​

Satış temsilcilerinin hedefleri ve gerçekleşen tutarları listeleniyor. Gerçekleşme oranı ve sonuç metni formülle hesaplanıyor; oran sütununa şartlı biçimlendirme ile görsel gösterge eklenecek.
Oran sütunu ilk temsilci için %112, ikinci temsilci için %87 gibi değerler üretir. E2:E7 aralığını seçip Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Simge Kümeleri altından üç renkli bir küme seçin; ardından Kuralları Yönet penceresinde Kuralı Düzenle ile simge eşiklerini istediğiniz oranlara göre ayarlayın. Veri Çubukları seçerseniz oranlar hücre içinde çubuk uzunluğuyla karşılaştırılır. Sonuç sütunu ise metin olarak Yakın gibi bir durum bilgisi verir ve Hücreleri Vurgulama Kuralları ile ayrıca renklendirilebilir.

Sık sorulan sorular​

Biçimlendirme hücredeki değeri değiştirir mi?
Hayır. Sayı, tarih veya yüzde biçimi yalnızca ekrandaki ve yazdırmadaki görünümü değiştirir; formüller hücrenin gerçek değerini kullanır.

Şartlı biçimlendirmeyi nasıl kaldırırım?
Hücreleri seçin, Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Temizle yolunu izleyin ve seçili hücrelerden ya da tüm sayfadan temizlemeyi seçin.

Bir hücrenin biçimini başka hücrelere nasıl kopyalarım?
Biçim Boyacısı'nı kullanın. Alternatif olarak hücreyi kopyalayıp hedefte Özel Yapıştır (Paste Special) penceresinden yalnızca Biçimler (Formats) seçeneğini yapıştırabilirsiniz.

Kuralım neden beklediğim hücreleri boyamıyor?
Çoğunlukla formüldeki başvuru yanlıştır: formül seçimin ilk hücresine göre yazılmalı, sütun ya da satır sabitleme işareti doğru yerde olmalıdır. Metin olarak saklanan sayılar ve tarihler de karşılaştırmaların yanlış çıkmasına neden olur.

Kullanırken dikkat edin​

• Başvuru türüne dikkat edin: Formüllü kurallarda formül seçimdeki ilk hücreye göre yazılır. Tüm satırı boyamak istiyorsanız sütun harfini dolar işaretiyle sabitleyin; hem sütun hem satırı sabitlerseniz tüm hücreler aynı hücreye bakar ve beklenmeyen sonuç alırsınız.
• Metin olarak saklanan sayılar: Metin biçimli bir hücredeki sayı ya da tarih, karşılaştırma kurallarında sayı gibi davranmaz. Kuralınız çalışmıyorsa hücrelerin gerçekten sayı veya tarih olup olmadığını kontrol edin.
• Kural sırası ve çakışma: Birden çok kural aynı hücreye uygulanıyorsa Kuralları Yönet penceresindeki sıra önemlidir. Kurallar çelişirse üstteki kural önceliklidir; gereksiz kuralları Doğruysa Durdur ile sınırlandırabilirsiniz.
• Renk tek başına yeterli olmasın: Yazdırma ve renk algısı farkları nedeniyle önemli durumları yalnızca renkle göstermeyin. Simge, kalın yazı veya Sonuç gibi bir metin sütunuyla destekleyin.
• Kopyalama kuralları çoğaltır: Hücreleri kopyalayıp yapıştırmak ya da satır eklemek şartlı biçimlendirme aralığını parçalayabilir. Dosya yavaşlarsa veya kurallar birbirine karışırsa Kuralları Yönet penceresinden aralıkları sadeleştirin.
• Biçim ile değer ayrımı: Hücre biçimi görünümü değiştirir; yuvarlama yapmaz. Yüzde ya da iki ondalık gösterilen bir sayının tamamı hesaplamalarda kullanılır. Gerçekten yuvarlanmış değer gerekiyorsa YUVARLA işlevini kullanın.
• İlgili konular:
  • Excel özellikleri: Biçim Boyacısı, Hücre Stilleri, Özel Yapıştır, Veri Doğrulama, Tablo Olarak Biçimlendir, Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yöneticisi.
  • İşlevler: EĞER, BUGÜN, VE, METNEÇEVİR, YUVARLA, EĞERHATA.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.