Sayı Tarih Liste Girişlerini Doğrulama Mesajlarıyla Sınırlandırma

Veri Doğrulama (Data Validation), hücrelere girilen sayı, tarih ve liste değerlerini belirlediğiniz kurallara göre sınırlandıran ve kullanıcıyı giriş ile hata mesajlarıyla yönlendiren özelliktir. Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) yolundan açılır; kuralı ve mesajları aynı pencerede tanımlarsınız. Böylece 0 ile 100 arası not, belirli bir yıla ait tarih ya da hazır bir listedeki ders adı dışında hiçbir değer hücreye girilemez.

Excel'de veri doğrulama nasıl yapılır?​

Kuralı uygulamak istediğiniz hücreleri seçin ve doğrulama penceresini açın:

1. Hücreleri seçin: Kuralın geçerli olacağı hücreyi ya da aralığı işaretleyin.
2. Pencereyi açın: Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) düğmesine tıklayın. Bu düğme Giriş sekmesinde değil, Veri sekmesindedir.
3. Ayarlar sekmesini doldurun: İzin ver (Allow) kutusundan kriteri seçin, ardından koşulu ve sınır değerlerini yazın.
4. Mesajları yazın: İsterseniz Giriş İletisi (Input Message) ve Hata Uyarısı (Error Alert) sekmelerini doldurun.
5. Tamam düğmesine tıklayın.

İzin ver kutusundaki başlıca kriterler şunlardır:

• Herhangi bir değer: Varsayılan durumdur, giriş sınırlanmaz.
• Tam sayı ve Ondalık: Yalnızca tam sayı ya da ondalıklı sayı girilir; arasında, büyüktür gibi koşul seçersiniz.
• Liste: Yalnızca listedeki değerlerden biri seçilebilir.
• Tarih ve Saat: Belirlenen tarih ya da saat aralığındaki değerler kabul edilir.
• Metin uzunluğu: Girilen karakter sayısını sınırlar.
• Özel: Sonucu DOĞRU ya da YANLIŞ veren bir formülle kural tanımlamanızı sağlar.

Sayı, tarih ve liste girişi nasıl sınırlandırılır?​

Sayı: İzin ver kutusunda Tam sayı ya da Ondalık seçin, Veri kutusunda arasında seçeneğini bırakın ve en küçük değere 1, en büyük değere 100 yazın. Not gibi küsuratlı olabilecek değerlerde Ondalık kriterini tercih edin.

Tarih: İzin ver kutusunda Tarih seçin, başlangıç ve bitiş tarihlerini yazın. Sabit tarih yerine hücre başvurusu da verebilirsiniz; böylece sınırı kuralı açmadan hücreden değiştirirsiniz.

Liste: İzin ver kutusunda Liste seçin. Kaynak (Source) kutusuna değerleri yazabilir ya da sayfadaki bir hücre aralığını seçebilirsiniz. Değerleri elle yazarken ayırıcı, bilgisayarınızın bölgesel ayarındaki liste ayırıcısıdır; Türkiye ayarlarında genellikle noktalı virgüldür. Aralık kullanırsanız listeye eklenen yeni değer için kaynağı genişletmeniz gerekir; aralığı tabloya dönüştürmek bu işi kolaylaştırır. Hücre içi açılır liste (In-cell dropdown) kutusu işaretliyken hücrenin yanında ok görünür.

Özel: Hazır kriterlerin yetmediği durumlarda formül kullanılır. Örneğin A2:A100 aralığında aynı değerin ikinci kez girilmesini engellemek için A2 hücresi etkinken Formül kutusuna şunu yazın:
Formülde başvuru, seçili aralığın ilk hücresine göre yazılır ve diğer hücrelere göreli olarak uyarlanır.

Giriş iletisi ve hata uyarısı nasıl ayarlanır?​

Giriş iletisi: Kullanıcı hücreyi seçtiğinde ne girmesi gerektiğini küçük bir kutuda gösterir.

1. Giriş İletisi sekmesine geçin.
2. Hücre seçildiğinde iletiyi göster kutusunu işaretleyin.
3. Başlık ve ileti metnini yazın, örneğin 0 ile 100 arasında bir not girin.

Hata uyarısı: Kurala uymayan bir değer girildiğinde çıkan pencereyi belirler.

1. Hata Uyarısı sekmesine geçin.
2. Geçersiz veri girildiğinde hata uyarısını göster kutusunu işaretleyin.
3. Stil (Style) kutusundan seçim yapın, başlık ve hata iletisini yazın.

Üç stil vardır:

• Dur (Stop): Geçersiz değeri kesinlikle kabul etmez.
• Uyarı (Warning): Kullanıcıya girişi sürdürüp sürdürmeyeceğini sorar.
• Bilgi (Information): Yalnızca bilgi verir, değer kabul edilir.

Her iki iletide de başlık en fazla 32, ileti metni en fazla 255 karakter olabilir. Hata iletisinde sınırı açıkça yazın; örneğin yalnızca 0 ile 100 arasında tam sayı girilebilir demek, kullanıcının neyi düzelteceğini anlatır.

1. Notları 0 ile 100 arasında sınırlama​

Not sütununa (C2:C6) yalnızca 0 ile 100 arasında tam sayı girilmesini istiyorsunuz. C2:C6 aralığını seçin, Veri > Veri Doğrulama penceresinde İzin ver kutusundan Tam sayı, Veri kutusundan arasında seçin, en küçük değere 0, en büyük değere 100 yazın. Aşağıdaki tabloda D sütunu, kurala uyan ve uymayan notları formülle gösterir.
D2 hücresi DOĞRU sonucunu verir; 85 kurala uygundur. 105 girilen D4 hücresinde sonuç YANLIŞ, -5 girilen D6 hücresinde YANLIŞ olur. D7 hücresi kurala uymayan not sayısını 2 olarak gösterir. Kural önceden tanımlıysa Dur stilindeki hata uyarısı bu değerlerin girilmesine zaten izin vermez; böyle bir tablo, kuralı sonradan eklediğinizde eski verileri kontrol etmek için işe yarar.

2. Sipariş tarihini belirli bir yılla sınırlama​

Sipariş tarihi sütununa (C2:C6) yalnızca 2025 yılına ait tarihlerin girilmesini istiyorsunuz. C2:C6 aralığını seçin, Veri Doğrulama penceresinde Tarih kriterini ve arasında koşulunu seçin, başlangıca 01.01.2025, bitişe 31.12.2025 yazın. Giriş İletisi sekmesine de Tarih 2025 yılı içinde olmalıdır notunu ekleyin. D sütunundaki formül aynı sınırı kontrol eder.
S-1001 siparişi için D2 hücresi DOĞRU sonucunu verir. 28.12.2024 tarihli S-1003 siparişinde D4 hücresi YANLIŞ, 05.01.2026 tarihli S-1005 siparişinde D6 hücresi YANLIŞ olur. D7 hücresi 2025 sınırına uyan sipariş sayısını 3 olarak gösterir. Sınır tarihlerini formüle sabit yazmak yerine hücrelere koyup hem kuralda hem formülde bu hücrelere başvurmak bakımı kolaylaştırır.

3. Ders adını listeden seçtirme​

Ders sütununa (A2:A6) yalnızca D2:D4 aralığındaki derslerin girilmesini istiyorsunuz. A2:A6 aralığını seçin, Veri Doğrulama penceresinde Liste kriterini seçin ve Kaynak kutusuna tıklayıp D2:D4 aralığını seçin. B sütunundaki formül, girilen adın izinli derslerde olup olmadığını denetler.
B2 hücresi DOĞRU sonucunu verir, çünkü Matematik izinli derslerde bulunur. Yazım hatalı Matematk girişi olan B5 hücresi YANLIŞ, listede olmayan Biyoloji girişi olan B6 hücresi YANLIŞ değerini alır. Liste kuralı tanımlıysa bu iki ad hücreye hiç yazılamaz; kullanıcı hücrenin yanındaki oktan D2:D4 aralığındaki derslerden birini seçer. Yeni bir ders eklemek için D5 hücresine yazıp kaynak aralığını genişletmeniz yeterlidir.

Sık sorulan sorular​

Doğrulama kuralı hücredeki mevcut verileri de denetler mi? Hayır, yalnızca yeni girişleri denetler. Eski verileri kontrol etmek için Veri Doğrulama düğmesinin açılır menüsündeki Geçersiz Verileri Daire İçine Al (Circle Invalid Data) komutunu kullanın.

Kopyalayıp yapıştırınca kural neden çalışmıyor? Başka bir hücreden yapıştırılan değerler doğrulamadan geçmez; ayrıca yapıştırma, hedef hücredeki kuralı da değiştirebilir. Değer yapıştırırken Özel Yapıştır menüsündeki değerler seçeneğini kullanmak kuralı korur.

Doğrulamayı nasıl kaldırırım? Hücreleri seçin, Veri Doğrulama penceresinde Tümünü Temizle (Clear All) düğmesine tıklayın ve Tamam deyin.

Kullanıcı kuralı aşıp geçersiz değer girebilir mi? Stil Uyarı ya da Bilgi ise evet. Girişi kesin olarak engellemek için Dur stilini seçin.

Kullanırken dikkat edin​

• Yapıştırma kuralı bozabilir: Başka bir hücreden kopyalanıp yapıştırılan değerler doğrulamaya takılmaz ve yapıştırma hedef hücredeki kuralı silebilir. Kritik sütunlarda kullanıcıları değer yapıştırmaya yönlendirin.
• Eski veriler denetlenmez: Kural yalnızca kural tanımlandıktan sonraki girişleri denetler. Önceden girilmiş hatalı değerleri bulmak için Veri Doğrulama düğmesinin menüsündeki Geçersiz Verileri Daire İçine Al komutunu kullanın.
• Hata stilini bilinçli seçin: Uyarı ve Bilgi stillerinde kullanıcı geçersiz değeri yine de girebilir. Girişi kesin olarak engellemek istiyorsanız Dur stilini kullanın.
• Mesaj uzunluğu sınırları: Giriş iletisi ve hata uyarısında başlık en fazla 32, ileti metni en fazla 255 karakter olabilir. Kısa ve net yazılmış iletiler daha çok okunur.
• Liste ayırıcısına dikkat edin: Liste kaynağına değerleri elle yazarken kullanılacak ayırıcı bölgesel ayarlara bağlıdır; Türkiye ayarlarında genellikle noktalı virgüldür. Ayırıcı yanlışsa değerler tek bir öğe olarak görünür. Değerleri bir hücre aralığına yazıp aralığı kaynak göstermek bu sorunu ortadan kaldırır.
• İlgili konular: Koşullu Biçimlendirme, Yinelenenleri Kaldır, Özel Yapıştır, EĞERSAY, VE, TARİH, BUGÜN, EĞER.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.