Temel Şartlı Biçimlendirme

Şartlı biçimlendirme (Conditional Formatting), Excel'de hücrelerin dolgu rengi, yazı tipi ya da simge gibi görünümünü belirlediğiniz koşullara göre otomatik olarak değiştiren özelliktir. Hedefin altında kalan satışları, kritik stok düzeyini veya ortalamanın üstündeki değerleri elle boyamadan, veri değiştikçe kendiliğinden güncellenen biçimde vurgulamanızı sağlar. Temel kuralların çoğu Giriş sekmesindeki Koşullu Biçimlendirme düğmesinden birkaç tıklamayla uygulanır.

Şartlı biçimlendirme nedir ve nasıl uygulanır​

Şartlı biçimlendirme, hücredeki değeri değiştirmez; yalnızca görünümünü bir koşula bağlar. Veri güncellendiğinde biçim de kendiliğinden yenilenir. Özellik Excel'in Türkçe arayüzünde Giriş > Koşullu Biçimlendirme (Home > Conditional Formatting) düğmesinin altında yer alır.
Uygulamak için önce hücre aralığını seçin, sonra aşağıdaki kural gruplarından birini belirleyin:

• Hücre Kurallarını Vurgula: (Highlight Cells Rules) belirli bir değerden büyük, küçük, arasında ya da eşit olan hücreleri, metin içerenleri, tarihleri ve yinelenen değerleri vurgular.
• Üst/Alt Kurallar: (Top/Bottom Rules) en yüksek ya da en düşük değerleri, ortalamanın üstünde veya altında kalanları işaretler.
• Veri Çubukları: (Data Bars) her hücreye değeriyle orantılı bir çubuk ekleyerek değerleri görsel olarak karşılaştırmanızı sağlar.
• Renk Ölçekleri: (Color Scales) değerleri düşükten yükseğe doğru renk geçişiyle gösterir.
• Simge Kümeleri: (Icon Sets) değerleri ok, trafik ışığı gibi simgelerle sınıflandırır.

Bu kurallar satış performansı, stok takibi, bütçe kontrolü ve anket sonuçları gibi birçok çalışmada anormal değerleri ve eğilimleri hızla fark etmenizi kolaylaştırır.

Formülle şartlı biçimlendirme kuralı nasıl yazılır​

Hazır kurallar yetmediğinde Yeni Kural (New Rule) penceresinde Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan (Use a formula to determine which cells to format) seçeneğini kullanın. Formülün DOĞRU döndürdüğü hücreler biçimlenir. Formülü, seçtiğiniz aralığın sol üst hücresine göre yazın; satırın tamamını boyamak istiyorsanız sütun harfinin önüne dolar işareti koyun.
Bir satırı hedefin altında kaldığında boyayan kural şöyle yazılır:
Birden fazla koşulu birleştirmek için VE ve YADA işlevlerini kullanabilirsiniz. Aşağıdaki kural, boş satırları boyamadan kritik stoğu yakalar:
Tarihe dayalı kurallarda BUGÜN işlevi dosya her açıldığında ve hesaplandığında yeniden değerlendirilir. Vadesi geçmiş satırlar için kural şöyledir:

Kuralları yönetme ve en iyi uygulamalar​

Bir sayfadaki kuralları görmek, sırasını değiştirmek, düzenlemek ya da silmek için Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Yönet (Manage Rules) penceresini kullanın. Birden çok kural aynı hücreye uygulanıyorsa listede üstte olan kural önceliklidir. Kuralları kaldırmak için Kuralları Temizle (Clear Rules) komutuyla seçili hücrelerdeki ya da tüm sayfadaki kuralları silebilirsiniz.
İyi bir uygulama için şunlara dikkat edin:

• Basit tutun: Bir tabloda çok sayıda renk ve simge kullanmak okunabilirliği düşürür; birkaç anlamlı kural yeterlidir.
• Aralığı doğru seçin: Kuralı tüm sütuna değil, verinin bulunduğu aralığa uygulayın.
• Düzenli gözden geçirin: Kopyala ve yapıştır işlemleri kuralları parçalayıp çoğaltabilir; Kuralları Yönet penceresinden kontrol edin.
• Eşik değerlerini hücrede tutun: Hedef ve asgari stok gibi ölçütleri kurala sabit yazmak yerine hücreden okutun, böylece kuralı değiştirmeden ölçütü güncelleyebilirsiniz.

1. Hedefe göre satırı renklendirme​

Satış temsilcilerinin hedef ve gerçekleşen tutarlarını karşılaştıran bir tablo var. A2:E7 aralığını seçin, Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural yolunu izleyip formül seçeneğini işaretleyin ve hedefe ulaşanlar için yeşil dolgulu bir kural oluşturun. Kural formülü:
Ardından aynı aralığa, hedef altında kalanları kırmızı dolguyla gösteren ikinci bir kural ekleyin; formülü:
Kurallar uygulandığında Ayşe Yılmaz satırı yeşil, Mehmet Kaya satırı kırmızı görünür. Durum sütunu aynı mantığı metinle de gösterir: Ayşe Yılmaz için Hedefe ulaştı, Mehmet Kaya için Hedef altında. Elif Demir'in oranı %100 olduğundan eşitlik durumunda hedefe ulaşmış sayılır, çünkü kuralda büyük eşittir karşılaştırması kullanılmıştır.

2. Ortalamaya göre veri çubukları​

Aylık satış tutarlarını hem çubuklarla karşılaştırmak hem de ortalamanın üstünde kalan ayları işaretlemek istiyorsunuz. B2:B7 aralığını seçin ve Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Veri Çubukları (Data Bars) altından bir çubuk rengi seçin. Ardından aynı aralık seçiliyken Koşullu Biçimlendirme > Üst/Alt Kurallar > Ortalamanın Üstünde (Top/Bottom Rules > Above Average) komutunu uygulayıp bir dolgu rengi belirleyin. Aynı sonucu formülle almak isterseniz kural formülü şöyle olur:
Altı aylık ortalama 95.450,00 olarak hesaplanır. Nisan ayının ortalamadan farkı 10.150,00 ve durumu Ortalama üstü sonucunu verir; Mart ayı ise Ortalama altı olarak görünür. Veri çubukları en uzun çubuğu en yüksek satışa, en kısa çubuğu en düşük satışa verdiği için aylar arasındaki farkı rakamlara bakmadan görebilirsiniz.

3. Kritik stok uyarısı​

Her ürünün mevcut stoğu ile asgari stok miktarı yan yana tutuluyor. A2:D7 aralığını seçin ve Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural yoluyla formül seçeneğini işaretleyin. Stok miktarı asgari düzeye eşit ya da altındaysa satırı turuncuya boyayan kural formülü şöyledir:
Asgari stok değerini kuralın içine yazmak yerine C sütunundan okuttuğunuz için ürüne özel eşik değerleri doğru çalışır.
Kuralın boyadığı satırlar, Durum sütununda sipariş uyarısı veren satırlarla aynıdır. Zımba Teli için durum Sipariş ver, Klasör için Yeterli sonucunu verir. Kritik ürün sayısı 3 olarak hesaplanır. Stok ya da asgari stok değeri değiştiğinde hem renk hem de bu sayı kendiliğinden güncellenir.

Sık sorulan sorular​

Şartlı biçimlendirme hücredeki değeri değiştirir mi? Hayır. Yalnızca görünümü değiştirir; hücre içeriği ve formüller aynı kalır.
Kuralları nasıl silerim? Alanı seçip Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Temizle yolunu izleyin ve seçili hücrelerden ya da tüm sayfadan silmeyi seçin.
Kural renklerine göre filtreleme yapabilir miyim? Evet. Filtre açılır menüsündeki Renge Göre Filtrele seçeneği, şartlı biçimlendirmeyle oluşan renkleri de listeler.
Kural formülünde başka sayfadaki hücreye başvurabilir miyim? Excel 2010 ve sonraki sürümlerde evet. Daha eski sürümlerde bunun için tanımlı ad kullanmak gerekir.

Kullanırken dikkat edin​

• Karma başvuruyu doğru kurun: Satırın tamamını boyayan kurallarda sütun harfinin önüne dolar işareti koyun, satır numarasını ise başvuru olarak serbest bırakın. Dolar işaretini unutursanız kural yalnızca ilk sütunda doğru çalışır ve diğer sütunlarda kayar.
• Kural sırası önemlidir: Aynı hücreye birden çok kural uygulanıyorsa Kuralları Yönet penceresinde üstteki kural önceliklidir. İlk kural sağlandığında diğerlerinin çalışmasını durdurmak için Doğruysa Durdur (Stop If True) kutusunu işaretleyebilirsiniz.
• Kopyala yapıştır kuralları çoğaltır: Hücreleri kopyalayıp yapıştırdığınızda kurallar da kopyalanır ve zamanla aynı kuralın birçok parçası oluşabilir. Kuralları Yönet penceresinde Uygulanan aralığı kontrol edin; tek bir kural olarak yeniden düzenleyin.
• Rengi tek başına anlatım aracı yapmayın: Renk ayırt etmekte zorlanan okurlar ve siyah beyaz çıktılar için renge ek olarak simge ya da Durum gibi metin sütunu kullanın. Örneklerdeki Durum sütunları bu amaçla düşünülmüştür.
• Büyük aralıklarda performansa dikkat edin: Kuralı tüm sütunlara uygulamak ve çok sayıda formüllü kural kullanmak büyük dosyalarda yavaşlamaya yol açabilir. Kuralı yalnızca verinin bulunduğu aralığa uygulayın.
• İlgili konular: Biçim Boyacısı (Format Painter), Kuralları Yönet, Renge Göre Filtrele, Tablo olarak biçimlendirme ve Hücre Biçimlendirme özellikleriyle birlikte kullanılır. Kural formüllerinde sık kullanılan işlevler: EĞER, EĞERSAY, ORTALAMA, BUGÜN, VE, YADA.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.