DÜŞEYARA Parametrelerini Öğrenci Listesi Üzerinde Uygulama

DÜŞEYARA (VLOOKUP), bir tablonun ilk sütununda aranan değeri bulur ve aynı satırda istediğiniz sütundaki değeri döndürür. DÜŞEYARA parametrelerini öğrenci listesi üzerinde uyguladığınızda, öğrenci numarasından ad, sınıf ya da not bilgisini dört bağımsız değişkenle getirebilirsiniz. Bu sayfada parametrelerin anlamı, tam ve yaklaşık eşleşme farkı ve üç uygulamalı örnek yer alır.

DÜŞEYARA parametreleri nelerdir​

DÜŞEYARA, aranan değerin satır numarasını değil, bulunan satırdaki seçtiğiniz sütunun değerini döndürür. Söz dizimi şöyledir:

• Aranan_değer: Tablonun ilk sütununda aranacak değerdir. Bir hücre başvurusu, sayı ya da metin olabilir.
• Tablo_dizisi: Aranan değerin ve getirilecek bilginin bulunduğu aralık ya da aralık adıdır. Aranan sütun bu aralığın en solundaki sütun olmalıdır.
• Sütun_indis_sayısı: Değerin alınacağı sütunun, tablo_dizisi içindeki sırasıdır. Aralığın ilk sütunu 1 sayılır.
• Aralık_bak: İsteğe bağlıdır. YANLIŞ (ya da 0) tam eşleşme arar. DOĞRU (ya da 1) en yakın küçük değeri bulan yaklaşık eşleşme yapar. Bu parametreyi hiç yazmazsanız Excel DOĞRU gibi davranır.

Türkçe Excel'de bağımsız değişkenleri ayıran karakter bölgesel ayarlara göre noktalı virgül ya da virgül olabilir.

Öğrenci listesinde DÜŞEYARA nasıl kurulur​

Öğrenci listelerinde en güvenli anahtar, tekrar etmeyen öğrenci numarasıdır. Numara sütununu tablonun ilk sütunu yapın, ad, sınıf ve not gibi bilgileri onun sağına yerleştirin. Örneğin numara A sütununda, ad soyad B sütununda ise ad soyadı getiren formül şöyle olur:
Tablo aralığını $ işaretleriyle sabitlerseniz formülü aşağı kopyaladığınızda aralık kaymaz. Sütun_indis_sayısını değiştirerek aynı tablodan sınıfı (3) ya da ortalamayı (4) da alabilirsiniz. Tek sütunlu bir aralıkta arama yapıp sütun numarası olarak 1 yazarsanız yalnızca aranan değerin kendisi döner. Bu yöntem değerin listede olup olmadığını denetler ama yeni bir bilgi getirmez.

Tam ve yaklaşık eşleşme arasındaki fark​

Tam eşleşmede (YANLIŞ) Excel yalnızca aranan değerle aynı olan satırı bulur. Değer yoksa #YOK hatası döner. Metin aramalarında bu modda * ve ? joker karakterlerini kullanabilirsiniz. Öğrenci numarası ya da ad gibi anahtarlarda her zaman tam eşleşmeyi tercih edin.
Yaklaşık eşleşmede (DOĞRU) ilk sütunun artan sırada sıralı olması gerekir. Excel aranan değerden küçük ya da ona eşit olan en büyük değeri bulur. Bu yöntem not aralıklarını harf notuna çevirmek gibi dilimli sınıflandırmalar için uygundur. İlk sütun sıralı değilse sonuç hatalı çıkar ve Excel bir uyarı vermez.

1. Öğrenci numarasından ad soyad getirme​

A:D sütunlarında öğrenci numarası, ad soyad, sınıf ve ortalama bulunur. E sütununa aranan numaraları yazıp F sütununda ad soyadı getiriyoruz. Üçüncü aramadaki numara listede yoktur.
F2 hücresinde 1004 numarası aranır ve ikinci sütundaki ad soyad olarak Ali Çelik getirilir. F3 hücresi aynı mantıkla Selin Aydın sonucunu verir. 1012 numarası listede olmadığı için F4 hücresindeki EĞERHATA (IFERROR) sarmalayıcısı #YOK yerine Kayıt yok metnini gösterir. Tablo aralığı mutlak başvuruyla yazıldığından formülü aşağı kopyalayabilirsiniz.

2. Ortalamadan harf notu bulma​

A:C sütunlarında öğrencilerin ortalamaları vardır. E:F sütunlarındaki örnek not ölçeği alt sınırlara göre artan sırada dizilmiştir. C sütununda yaklaşık eşleşmeyle harf notu hesaplıyoruz.
Formül, ortalamadan küçük ya da ona eşit olan en büyük alt sınırı bulur ve yanındaki harfi getirir. Zeynep Kaya için sonuç AA, Burak Arslan için BB, Emre Koç için FF olur. Burak Arslan'ın ortalaması alt sınırla birebir aynı olduğundan o sınırın harfi alınır. Bu yöntemin doğru çalışması için E sütunundaki alt sınırların artan sırada olması şarttır. Ölçek örnek amaçlıdır, kendi kurumunuzun ölçeğini yazın.

3. Ad ile arama ve joker karakter​

Ad soyad sütunu tablonun ilk sütunudur. E sütununa yalnızca ad yazıyoruz. Joker karakter olan yıldız, adın ardından gelen soyadı yerine geçer. F sütunu final notunu getirir.
E2 hücresindeki adın sonuna yıldız eklenir. Böylece Ahmet ile başlayan ilk satır bulunur ve dördüncü sütundaki final notu olarak 80 döner. F3 hücresi Fatma için 84 sonucunu verir. Listede Kemal adlı öğrenci olmadığından F4 hücresi Kayıt yok gösterir. Joker karakterli aramada aynı adı taşıyan birden fazla öğrenci varsa yalnızca ilk eşleşme getirilir. Bu yüzden benzersiz anahtar gereken işlerde öğrenci numarasını kullanın.

Sık sorulan sorular​

Aranan değer tablonun ilk sütununda değilse ne olur? DÜŞEYARA her zaman aralığın en solundaki sütunda arar. Aranan sütun solda değilse İNDİS ve KAÇINCI işlevlerini ya da ÇAPRAZARA işlevini kullanın.
Neden #YOK hatası alıyorum? Değer ilk sütunda yoktur, ya da değerin başında veya sonunda boşluk vardır. Sayı bir tabloda sayı, diğerinde metin olarak saklanıyor da olabilir.
Tablonun içine sütun eklersem formül bozulur mu? Sütun_indis_sayısı sabit bir sayıdır. Aralığın içine sütun eklerseniz o sayı yeni sütuna denk gelmeyebilir ve sonuç değişir. Eklemeden sonra sayıyı kontrol edin.
Aralık_bak parametresini boş bırakabilir miyim? Bırakabilirsiniz ama Excel yaklaşık eşleşme yapar. Tam eşleşme istiyorsanız YANLIŞ yazmayı alışkanlık haline getirin.

Kullanırken dikkat edin​

• Tam eşleşme için YANLIŞ yazın: Aralık_bak parametresini boş bırakırsanız Excel yaklaşık eşleşme yapar. Sıralı olmayan bir öğrenci listesinde bu, yanlış kişinin bilgisini getirebilir ve hata mesajı vermez.
• Aranan sütun en solda olmalı: DÜŞEYARA yalnızca tablo_dizisinin ilk sütununda arar ve sağdaki sütunları döndürebilir. Numara sütununuz bilgilerin sağındaysa İNDİS ve KAÇINCI işlevlerini ya da ÇAPRAZARA işlevini kullanın.
• Tablo aralığını sabitleyin: Formülü aşağı kopyalayacaksanız tablo_dizisini $A$2:$D$9 gibi mutlak başvuruyla yazın. Aksi halde aralık her satırda bir adım kayar ve aranan değer aralığın dışında kalabilir.
• Sayı ve metin uyumsuzluğu: Bir tabloda sayı olarak, diğerinde metin olarak saklanan öğrenci numaraları eşleşmez ve #YOK hatası verir. Baştaki ya da sondaki boşluklar da aynı soruna yol açar. Gerekirse KIRP işleviyle temizleyin.
• Hataları yönetin: Listede olmayan bir değer arandığında #YOK döner. Bunu okunur bir iletiye çevirmek için DÜŞEYARA'yı EĞERHATA içine alın. EĞERHATA başka hataları da gizleyeceği için formülün önce hatasız çalıştığından emin olun.
• Aranan değeri listeden seçtirin: Yanlış yazımları önlemek için aranan hücreye Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) ile öğrenci numaralarından oluşan bir açılır liste tanımlayabilirsiniz.
• İlgili konular:
  • ÇAPRAZARA: Excel 365 ve Excel 2021'de bulunan, sola doğru da arama yapabilen ve varsayılan olarak tam eşleşme arayan işlev.
  • İNDİS ve KAÇINCI: Aranan sütunun solda olması zorunluluğunu ortadan kaldıran işlev ikilisi.
  • YATAYARA: Veriler satırlar halinde dizilmişse kullanılan yatay arama işlevi.
  • EĞERHATA: Arama sonucundaki hataları özel bir iletiyle değiştirir.
  • KIRP: Aranan değerdeki gereksiz boşlukları temizler.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.