Veri Girişi ve Düzenleme Yapma

Veri girişi ve düzenleme yapma (Data Entry and Editing), Excel'de hücrelere veri yazma, yazılan veriyi düzeltme ve tabloyu sonraki işlemlere hazır tutma sürecidir. Hücreyi seçip yazarak veri girer, F2 tuşuyla düzenler, Veri Doğrulama ile hataları daha girişte engellersiniz. Sıralama, filtreleme ve KIRP gibi araçlarla da verinizi temiz ve analize hazır hale getirirsiniz.

Excel'de veri girişi nasıl yapılır​

Bir hücreye veri girmek için hücreyi seçip yazmanız yeterlidir. Girişi tamamlamak için Enter tuşuna basın; imleç bir alt hücreye iner. Tab tuşu girişi tamamlar ve imleci sağdaki hücreye taşır. Yazmaktan vazgeçmek için Esc tuşunu kullanın. Sık kullanılan giriş kısayolları şunlardır:

• Alt+Enter: Aynı hücre içinde yeni bir satıra geçer.
• Ctrl+Enter: Birden fazla hücreyi seçip yazdığınız değeri hepsine birden girer.
• Ctrl+; (noktalı virgül): Bugünün tarihini girer. Geçerli saat için Ctrl+Shift+; kullanılır.
• Ctrl+D ve Ctrl+R: Seçili alanda üstteki hücreyi aşağıya, soldaki hücreyi sağa kopyalar.
• Ctrl+E: Hızlı Doldurma (Flash Fill) özelliğini çalıştırır; ilk satırlarda örnek verirseniz Excel deseni sürdürür. Komut Veri > Veri Araçları > Hızlı Doldurma (Data > Data Tools > Flash Fill) yolunda da bulunur.

Veriyi baştan düzenli girmek sonraki işleri çok kolaylaştırır. İlk satıra sütun başlıklarını yazın, her sütunda tek tür veri tutun (yalnız tarih, yalnız sayı gibi) ve tablonun ortasında boş satır ya da sütun bırakmayın. Aralığı Ekle > Tablolar > Tablo (Insert > Tables > Table) ile ya da Ctrl+T ile Excel tablosuna çevirirseniz yeni satırlar tabloya otomatik katılır ve biçimler korunur.
Excel metni sola, sayıyı ve tarihi sağa hizalar. Tarihler arka planda seri sayı olarak saklanır. Bir değer girdiğiniz halde sola yaslanıyorsa, o değer büyük olasılıkla sayı değil metindir.

Girilen veriyi düzenleme ve temizleme yolları​

Dolu bir hücrenin içeriğini silmeden değiştirmek için hücreyi seçip F2 tuşuna basın ya da hücreye çift tıklayın; imleç hücrenin içine girer. Aynı değişikliği formül çubuğundan da yapabilirsiniz. Hücreyi seçip doğrudan yazarsanız eski içerik tamamen yenisiyle değişir. Toplu düzeltmeler için şu araçlar işinizi görür:

• Bul ve Değiştir: Ctrl+H ile açılır; Giriş > Düzenleme > Bul ve Seç (Home > Editing > Find & Select) menüsünden de ulaşılır. Yanlış yazılmış bir sözcüğü tüm sayfada tek seferde düzeltir.
• Yinelenenleri Kaldır: Veri > Veri Araçları > Yinelenenleri Kaldır (Data > Data Tools > Remove Duplicates) aynı kayıtları siler. İşlem geri alınabilir ama kaydettikten sonra dönüş yoktur; önce dosyanın bir kopyasını alın.
• Metni Sütunlara Dönüştür: Veri > Veri Araçları > Metni Sütunlara Dönüştür (Data > Data Tools > Text to Columns) tek hücredeki ad ve soyadı gibi birleşik veriyi ayırır.
• KIRP işlevi: Baştaki, sondaki ve sözcükler arasındaki fazla boşlukları temizler. Dışarıdan aktarılan verilerde çok işe yarar.

Veriyi düzenlemenin diğer bir yönü de sıralama, filtreleme ve gruplamadır. Veri > Sırala ve Filtre > Sırala (Data > Sort & Filter > Sort) kayıtları bir ya da birden çok sütuna göre dizer. Filtreyi Ctrl+Shift+L ile açıp yalnız ölçütünüze uyan satırları görebilirsiniz. Veri > Ana Hat > Gruplandır (Data > Outline > Group) ise ilişkili satırları daraltılıp açılabilir bloklar haline getirir. Sıralarken tüm tabloyu seçili tutun; yalnız tek sütunu sıralarsanız satırlardaki veriler birbirinden kopar.

Veri girişinde hatalar nasıl önlenir​

Hataları sonradan aramak yerine girişte engellemek için Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) komutunu kullanın. Kuralı koyacağınız hücreleri seçin, İzin Ver (Allow) kutusundan veri türünü belirleyin ve koşulu yazın. Seçebileceğiniz türler şunlardır: Tam Sayı, Ondalık, Liste, Tarih, Saat, Metin Uzunluğu ve Özel.

• Liste: Hücreye açılır bir liste ekler. Kaynak olarak başka bir aralığı gösterebilir ya da seçenekleri noktalı virgülle ayırarak yazabilirsiniz.
• Giriş İletisi (Input Message): Hücre seçildiğinde ne girilmesi gerektiğini gösterir.
• Hata Uyarısı (Error Alert): Kurala uymayan girişte durdurur, uyarır ya da yalnız bilgi verir.

Veri Doğrulama yalnız elle yazılan girişleri denetler. Başka bir hücreden kopyalayıp yapıştırdığınız değerler kuralı aşabilir; hatta yapıştırma, hücrenin doğrulama kuralını da silebilir. Daha önce girilmiş verileri taramak için Veri Doğrulama düğmesinin açılır menüsündeki geçersiz verileri daire içine alma komutunu (Circle Invalid Data) kullanabilirsiniz. Ayrıca EĞER, EĞERSAY gibi işlevlerle yardımcı bir kontrol sütunu kurmak, hatalı satırları görünür kılmanın pratik bir yoludur.
Birden çok kişinin veri girdiği dosyalarda formül hücrelerini kilitleyip Gözden Geçir > Koru > Sayfayı Koru (Review > Protect > Protect Sheet) ile korumak, yanlışlıkla bozulmaları önler.

1. Fazla boşlukları temizleme​

Dışarıdan aktarılan listelerde adların başında ve sonunda ya da sözcükler arasında fazladan boşluk kalabilir. Bu boşluklar sıralama ve aramada sorun çıkarır. C2 hücresine KIRP işlevini, E2 ve F2 hücrelerine de karakter sayısını veren UZUNLUK işlevini yazın ve aşağı doğru çoğaltın:
D sütunu aynı mantıkla şehir adlarını temizler. Karakter sayısı için UZUNLUK (LEN) işlevi kullanılır.
Temiz sütunlarda baştaki ve sondaki boşluklar silinir, sözcükler arasındaki fazla boşluklar tek boşluğa iner. Örneğin A2 hücresi 15 karakterken temizlenmiş C2 hücresi 10 karakterdir. Asıl sütunların yerine temiz verileri koymak için C ve D sütunlarını kopyalayın, A2 hücresine gelip Giriş > Pano > Yapıştır > Değerleri Yapıştır (Home > Clipboard > Paste > Values) seçeneğini kullanın.

2. Girişleri kontrol sütunuyla denetleme​

Önce B2:B7 aralığını seçin, Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) penceresinde İzin Ver kutusundan Tam Sayı'yı, Veri kutusundan büyüktür seçeneğini ve alt sınır olarak 0 değerini belirleyin. Bu kural sonraki girişleri denetler; mevcut satırları taramak için ise kontrol sütunu kurarsınız. E2 hücresine şunu yazın:
F2 hücresi ise ürünün listede kaç kez geçtiğini sayar:
Dosya satırında miktar negatif girildiği için E4 hücresi Hatalı sonucunu verir; doğru girilen Defter satırında E2 hücresi Tamam görünür. Kalem ürünü iki kez girildiğinden F3 hücresi 2 değerini gösterir; 1'den büyük bir sayı, aynı ürünün birden fazla satırda bulunduğunu anlatır. Hatalı satırları Veri > Sırala ve Filtre > Filtre (Data > Sort & Filter > Filter) ile süzüp düzeltebilirsiniz.

3. Filtrele ve sırala işlevleri​

Bir listeden yalnız belirli bir bölgenin kayıtlarını, en yüksek tutardan başlayarak ayrı bir alanda görmek istediğinizi varsayın. E2 hücresine tek bir formül yazın; sonuç, sağdaki ve alttaki boş hücrelere kendiliğinden taşar (Microsoft 365 ya da Excel 2021 gerekir):
FİLTRE işlevi Bölge sütunu Marmara olan satırları alır, SIRALA işlevi de bunları ikinci sütuna, yani Tutar'a göre büyükten küçüğe dizer.
Sonucun ilk satırında en yüksek tutarlı Marmara personeli, yani Fatma Şahin görünür; diğer personeller tutara göre azalan sırayla altına dizilir. Asıl liste hiç değişmez, bu yüzden verinizi bozmadan farklı görünümler üretebilirsiniz. Sonucun taşacağı E ve F sütunlarındaki hücreler boş olmalıdır; doluysa Excel taşma hatası verir.

Sık sorulan sorular​

• Hücrenin içeriğini silmeden nasıl düzenlerim? Hücreyi seçip F2 tuşuna basın ya da hücreye çift tıklayın. Değişikliği Enter ile onaylayın, vazgeçmek için Esc tuşuna basın.
• Aynı hücrede alt satıra nasıl geçerim? Alt+Enter tuşlarına basın. Metnin satırlar halinde görünmesi için hücrede Giriş > Hizalama > Metni Kaydır (Home > Alignment > Wrap Text) seçeneği de açılır.
• Yanlış girdiğim veriyi nasıl geri alırım? Ctrl+Z son işlemi geri alır, Ctrl+Y ise yeniden uygular. Dosyayı kaydedip kapattıysanız geri alma geçmişi silinir; bu yüzden büyük düzeltmelerden önce kopya alın.
• Açılır liste nasıl oluşturulur? Hücreleri seçin, Veri Doğrulama penceresinde İzin Ver kutusundan Liste'yi seçin ve Kaynak alanına seçenek aralığını ya da noktalı virgülle ayrılmış seçenekleri yazın.

Kullanırken dikkat edin​

• Tarih ve ondalık biçimi: Tarih ve ondalık ayırıcı bilgisayarın bölgesel ayarlarına göre yorumlanır. Türkiye ayarlarında ondalık ayırıcı virgüldür; noktayla yazılan bir sayı bazı durumlarda tarih ya da metin olarak algılanabilir. Değer girdikten sonra hizalamaya bakarak türünü kontrol edin.
• Baştaki sıfırlar: Telefon numarası ya da posta kodu gibi sıfırla başlayan verilerde Excel baştaki sıfırı siler. Girişten önce hücreleri Giriş > Sayı (Home > Number) grubundan Metin biçimine çevirin.
• Yapıştırma doğrulamayı aşabilir: Veri Doğrulama kuralı yalnız elle yazılan girişleri denetler. Başka yerden kopyalanan değerler kuralı atlayabilir ve hücrenin doğrulama ayarını da değiştirebilir. Önemli alanlar için kontrol sütunu da kurun.
• Sıralamada tüm tabloyu seçin: Sıralamadan önce imleci tablonun içine koyun ya da tüm tabloyu seçin. Yalnız tek sütunu seçip sıralarsanız o sütundaki değerler öteki sütunlardan ayrılır ve kayıtlar birbirine karışır. Tabloda boş satır varsa Excel aralığı orada keser.
• Silme işlemlerinden önce kopya alın: Yinelenenleri Kaldır ve toplu Bul ve Değiştir işlemleri çok sayıda hücreyi bir anda değiştirir. Dosyayı kaydettikten sonra geri dönüş olmaz; bu yüzden büyük düzeltmelerden önce dosyanın bir kopyasını alın.
• İlgili konular: Veri Doğrulama, Hızlı Doldurma, Metni Sütunlara Dönüştür, Yinelenenleri Kaldır, Excel Tablosu, Sırala ve Filtre, Gruplandır, Bul ve Değiştir ile KIRP, EĞER, EĞERSAY, FİLTRE, SIRALA ve BENZERSİZ işlevleri.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.