Veri Temizleme

Veri temizleme (Data Cleaning), veri setindeki fazla boşlukları, yazım tutarsızlıklarını, metin olarak saklanan sayıları, eksik hücreleri ve tekrar eden kayıtları bulup düzeltme işlemidir. Excel'de bu işi KIRP, TEMİZ, YERİNEKOY ve EĞERSAY gibi işlevlerle, Yinelenenleri Kaldır ve Veri Doğrulama gibi araçlarla yaparsınız. Temiz veri; özet tablo, grafik ve arama işlevlerinin doğru sonuç vermesini sağlar.

Excel'de veri temizleme nedir ve nasıl yapılır​

Veri temizleme, analiz ya da rapor hazırlamadan önce verinin güvenilir hale getirilmesidir. Sonunda boşluk olan bir müşteri adı, EĞERSAY veya DÜŞEYARA gibi işlevlerde farklı bir değer sayılır. Metin olarak kaydedilmiş bir sayı ise toplamlara girmez. Bu yüzden temizlik, hesaplamalardan önce yapılmalıdır.

İşlemi şu sırayla yürütmeniz önerilir:

• Yedek alın: Ham veriyi ayrı bir sayfaya kopyalayın, temizliği kopya üzerinde yapın.
• Veriyi inceleyin: Veri > Sırala ve Filtre > Filtre (Data > Sort & Filter > Filter) ile her sütundaki farklı değerlere, boş hücrelere ve hatalı girişlere göz atın.
• Boşluk ve görünmez karakterleri temizleyin: KIRP, TEMİZ ve YERİNEKOY işlevlerini kullanın.
• Veri türlerini düzeltin: Metin olarak saklanan sayı ve tarihleri gerçek sayı ve tarihe çevirin.
• Tekrarları ayıklayın: Yinelenen kayıtları önce işaretleyin, sonra silin.
• Eksik verileri ele alın: Boş hücreleri bulun, doldurun ya da satırı çıkarın.
• Yeniden hatayı önleyin: Veri Doğrulama ile giriş kuralları koyun.

Veri temizlemede kullanılan Excel işlevleri ve araçları​

Sık kullanılan işlevler şunlardır:

• KIRP (TRIM): Sözcükler arasındaki tek boşluk dışındaki tüm fazla boşlukları siler.
• TEMİZ (CLEAN): Yazdırılamayan karakterleri, örneğin satır sonlarını kaldırır.
• YERİNEKOY (SUBSTITUTE): Belirli bir karakteri ya da metni başka bir metinle değiştirir.
• SAYIYAÇEVİR (VALUE): Metin olarak saklanan sayıyı gerçek sayıya çevirir.
• EĞERHATA (IFERROR): Hata üreten dönüşümlerde yerine okunabilir bir değer yazar.
• EĞERSAY (COUNTIF): Bir değerin kaç kez geçtiğini bulur, tekrarları saptamada kullanılır.

İşlevlere ek olarak şu araçlar işinizi kolaylaştırır: Veri > Veri Araçları > Metni Sütunlara Dönüştür (Data > Data Tools > Text to Columns), Veri > Veri Araçları > Hızlı Doldurma (Data > Data Tools > Flash Fill) ve Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation). Büyük ve tekrar eden temizlik işleri için Veri > Veri Al ve Dönüştür bölümündeki Power Query de kullanılabilir.

Normal boşluk, sondaki boşluk, bölünemez boşluk ve satır sonunu tek formülle temizlemek için işlevleri iç içe kullanabilirsiniz:
Web sayfalarından ya da başka programlardan aktarılan verilerde sık görülen bölünemez boşluk karakterinin kodu 160'tır. KIRP tek başına bu karakteri silmez, bu yüzden önce YERİNEKOY ile normal boşluğa çevrilmelidir.

Yinelenen ve eksik kayıtlar nasıl bulunur​

Yinelenen kayıtları silmeden önce görmek için Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme > Hücre Kurallarını Vurgula > Yinelenen Değerler (Home > Styles > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values) yolunu kullanabilirsiniz. Doğrudan silmek için Veri > Veri Araçları > Yinelenenleri Kaldır (Data > Data Tools > Remove Duplicates) komutu vardır. Bu komut her yinelenen grupta ilk bulunan satırı tutar, sonrakileri siler.

Eksik hücreleri bulmak için veri aralığını seçin ve Giriş > Düzenleme > Bul ve Seç > Özel Git > Boşluklar (Home > Editing > Find & Select > Go To Special > Blanks) seçeneğini kullanın. Seçilen boş hücrelere aynı anda değer girebilir ya da bu satırları filtreleyip inceleyebilirsiniz.

Excel 365 ve Excel 2021'de benzersiz kayıtları ayrı bir yere çıkarmak için BENZERSİZ işlevi de kullanılabilir. Sonuç, formülün altındaki ve yanındaki hücrelere taşar:
Bu yöntem özgün veriyi değiştirmez, bu nedenle silme riski taşımaz.

1. Fazla boşlukları KIRP ile temizleme​

Aşağıdaki listede ad soyadların başında, sonunda ve sözcükler arasında fazla boşluklar var. Uzunluk sütunları temizliğin etkisini gösterir.
İlk satırda ham metnin uzunluğu 16, KIRP sonrasındaki uzunluk ise 11 olur. Temiz metin Ayşe Yılmaz biçiminde görünür. Son satırda zaten düzgün olan kayıt değişmeden kalır. İşlem bitince C sütununu kopyalayıp Özel Yapıştır > Değerler (Paste Special > Values) ile A sütununun üzerine yapıştırabilirsiniz.

2. Metin olarak saklanan sayıları sayıya çevirme​

Stok adetleri dışarıdan aktarılmış ve metin olarak kaydedilmiştir; bazılarında boşluk, biri de sayı olmayan bir giriş içerir. Formül hatalı girişleri işaretler.
Kalem satırında boşluklu metin KIRP ile temizlenir ve SAYIYAÇEVİR ile sayıya çevrilir; sonuç 120 olur. Silgi satırındaki giriş sayıya çevrilemediği için C4 hücresi Hatalı, D4 hücresi ise Kontrol et değerini verir. Böylece düzeltilmesi gereken kayıtları filtreleyip tek tek giderebilirsiniz.

3. Yinelenen siparişleri işaretleme​

Sipariş listesinde aynı sipariş numarası birden fazla kez girilmiştir. Formüller her kaydın kaç kez geçtiğini ve tutulup tutulmayacağını gösterir.
D sütunu, aynı sipariş numarasının listede toplam kaç kez geçtiğini verir; ilk kayıt için 3 sonucu görünür. E sütunu aralığı satır satır genişlettiği için yalnızca ilk geçişi tutar: ilk kayıtta Tut, tekrar eden dördüncü satırda Sil sonucu çıkar. E sütununa göre filtreleyip Sil yazan satırları inceleyebilir, emin olduktan sonra silebilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Sayılar metin olarak kaydedildiyse ne yapmalıyım?
Hücrenin köşesindeki yeşil üçgeni seçip Sayıya Dönüştür komutunu kullanabilirsiniz. Birçok hücre için SAYIYAÇEVİR işlevini ya da Metni Sütunlara Dönüştür aracını da kullanabilirsiniz.

KIRP işlevi boşluğu neden silmiyor?
Boşluk, bölünemez boşluk olabilir. Önce YERİNEKOY ile DAMGA(160) karakterini normal boşlukla değiştirin, ardından KIRP uygulayın.

Yinelenenleri Kaldır hangi satırı korur?
Aynı kayıtlardan ilk bulunanı korur, aşağıdakileri siler. Hangisinin kalacağı önemliyse önce veriyi istediğiniz ölçüte göre sıralayın.

Boş hücreleri hızlıca nasıl bulurum?
Aralığı seçip Özel Git penceresinden Boşluklar seçeneğini kullanın. Excel yalnızca boş hücreleri seçer.

Kullanırken dikkat edin​

• Önce yedek alın: Yinelenenleri Kaldır komutu kayıtları kalıcı olarak siler. Dosyayı kaydettikten sonra geri almak mümkün olmaz. Temizliğe başlamadan ham verinin bir kopyasını ayrı sayfada ya da dosyada saklayın.
• Formül sonuçlarını değere çevirin: KIRP, SAYIYAÇEVİR gibi işlevlerle hazırladığınız temiz sütunu kullanmak istiyorsanız kopyalayıp Özel Yapıştır > Değerler (Paste Special > Values) ile yapıştırın. Aksi halde ham sütunu sildiğinizde formüller hata verir.
• Bölünemez boşluğu unutmayın: KIRP yalnızca normal boşluğu temizler. Web ya da başka sistemlerden gelen verilerde bölünemez boşluk bulunabilir; bunun için YERİNEKOY ve DAMGA(160) birlikte kullanılmalıdır.
• Büyük küçük harf duyarlılığı: Yinelenenleri Kaldır ve EĞERSAY büyük ve küçük harf farkını dikkate almaz. Ahmet Kaya ile AHMET KAYA aynı kayıt sayılır. Yazım farkı olan kayıtları ayırmak istiyorsanız önce metinleri standart hale getirin.
• Sürüm farkı: BENZERSİZ işlevi Excel 365 ve Excel 2021'de bulunur. Eski sürümlerde bu işlev yoktur; yerine Yinelenenleri Kaldır komutunu ya da EĞERSAY ile işaretleme yöntemini kullanın.
• Veri girişini baştan denetleyin: Aynı hataların tekrar etmemesi için Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama ile liste, tarih aralığı ya da sayı sınırı gibi kurallar tanımlayın. Hatalı girişler yazılırken engellenir.
• İlgili konular: KIRP, TEMİZ, YERİNEKOY, SAYIYAÇEVİR, EĞERHATA, EĞERSAY, BENZERSİZ, DÜŞEYARA, Yinelenenleri Kaldır, Metni Sütunlara Dönüştür, Hızlı Doldurma, Veri Doğrulama, Koşullu Biçimlendirme, Özel Git, Power Query.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.