Formül

Formül (Formula), Excel'de eşittir (=) işaretiyle başlayan ve hücrede bir sonuç hesaplayan ifadedir. Sayıları, hücre başvurularını, işleçleri ve işlevleri bir arada kullanarak toplama, karşılaştırma, tarih hesabı, metin birleştirme gibi işlemleri yapar. Formülün kullandığı hücreler değiştiğinde sonuç otomatik olarak yeniden hesaplanır.

Formülün yapısı​

Bir formül her zaman eşittir (=) işaretiyle başlar. Excel bu işareti gördüğünde hücreye yazılanı metin olarak değil, hesaplanacak bir ifade olarak ele alır. Formülün içinde şu öğeler bulunabilir:

• Sabitler: Doğrudan yazılan sayı ya da metinler. Metinler çift tırnak içinde yazılır, örneğin "Zamanında".
• Hücre başvuruları: B2 gibi tek hücreyi ya da B2:B5 gibi hücre aralığını gösterir.
• İşleçler: Aritmetik işleçler (+, -, *, /, ^, %), metin birleştirme işleci (&) ve karşılaştırma işleçleri (=, <, >, <=, >=, <>).
• İşlevler: TOPLA, EĞER gibi hazır hesaplama araçlarıdır. Bağımsız değişkenleri parantez içinde verilir.
• Parantezler: Hesaplama sırasını değiştirmek ve işlev değişkenlerini çevrelemek için kullanılır.

Örnek bir formül şöyle yazılır:
Bu formülde TOPLA işlevi, B2:B5 aralığı, 1 sabiti, C1 başvurusu ve çarpma ile toplama işleçleri birlikte kullanılmıştır.

Excel işleçleri şu öncelik sırasıyla hesaplar: önce başvuru işleçleri ve parantezler, sonra eksi işareti (negatif sayı), yüzde (%), üs alma (^), çarpma ve bölme, toplama ve çıkarma, metin birleştirme (&) ve en son karşılaştırma işleçleri. Aynı düzeydeki işleçler soldan sağa işlenir. Sırayı değiştirmek istediğinizde ilgili kısmı parantez içine alın.

Nerede bulunur ve nasıl girilir​

Formül, hücreye ya da Formül Çubuğu'na (Formula Bar) yazılır. Hücrede formülün sonucu görünür, formülün kendisi ise hücreyi seçtiğinizde Formül Çubuğu'nda görünür. Formül girmek için şu adımları izleyin:

• Hücreyi seçin: Sonucun görünmesini istediğiniz hücreyi tıklayın.
• Yazmaya başlayın: Önce eşittir (=) işaretini yazın. İşlev adını yazmaya başladığınızda Excel öneri listesi açar.
• Başvuruları seçin: Hücre adresini elle yazabilir ya da fareyle hücreye tıklayarak ekleyebilirsiniz.
• Onaylayın: Enter tuşuna basın. Vazgeçmek için Esc tuşunu kullanın.
• Düzenleyin: Hücreyi seçip F2 tuşuna basın ya da Formül Çubuğu'na tıklayın.

İlgili komutlar Formüller (Formulas) sekmesindedir. Formüller > İşlev Kitaplığı > İşlev Ekle (Formulas > Function Library > Insert Function) komutu, Shift+F3 kısayoluyla da açılır. Hücrelerdeki formülleri sonuçları yerine metin olarak görmek için Formüller > Formül Denetleme > Formülleri Göster (Formulas > Formula Auditing > Show Formulas) komutunu kullanın.

Hesaplama biçimi Formüller > Hesaplama > Hesaplama Seçenekleri (Formulas > Calculation > Calculation Options) menüsünden değiştirilir. Otomatik (Automatic) seçiliyken sonuçlar anında güncellenir. Elle (Manual) seçiliyken F9 tuşuna basmanız gerekir.

Türkçe Excel'de işlev değişkenleri noktalı virgül ( ile ayrılır. İngilizce Excel'de ise virgül (,) kullanılır. Örneğin:

Hücre başvuru türleri​

Formüldeki başvurular, formül başka hücrelere kopyalandığında farklı davranır. Üç tür vardır:

• Göreli başvuru: B2 biçimindedir. Formül aşağı ya da yana kopyalandığında başvuru kopyalanan konuma göre kayar.
• Mutlak başvuru: $B$2 biçimindedir. Satır ve sütun sabittir, formül nereye kopyalanırsa kopyalansın aynı hücreyi gösterir.
• Karma başvuru: $B2 ya da B$2 biçimindedir. Yalnız sütun ya da yalnız satır sabitlenir.

Formül düzenleme durumunda başvurunun üzerindeyken F4 tuşuna basarak B2, $B$2, B$2 ve $B2 arasında geçiş yapabilirsiniz. Sabit bir oran ya da katsayıyı mutlak başvuruyla kullanmak, formülü yüzlerce satıra güvenle doldurmanızı sağlar:
Başka bir sayfadaki hücreye Sayfa2!A1 biçiminde, sayfa adı ve ünlem işaretiyle başvurulur. Sayfa adında boşluk varsa ad tek tırnak içine alınır.

Formül hatalıysa hücrede bir hata değeri görünür. Başlıcaları şunlardır:

• #SAYI/0!: Sıfıra bölme yapılmıştır.
• #DEĞER!: Yanlış türde değer kullanılmıştır, örneğin sayı beklenen yerde metin vardır.
• #BAŞV!: Başvurulan hücre silinmiştir.
• #AD?: İşlev ya da ad tanınmıyordur, çoğunlukla yazım hatasıdır.
• #YOK: Aranan değer bulunamamıştır.
• #SAYI!: Geçersiz sayısal değer vardır.

Formülleri denetleme​

Karmaşık bir formülün neden yanlış sonuç verdiğini bulmak için Formüller > Formül Denetleme (Formulas > Formula Auditing) grubundaki araçlar kullanılır:

• Etkileyenleri İzle: (Trace Precedents) Seçili formülün hangi hücrelerden beslendiğini oklarla gösterir.
• Bağımlıları İzle: (Trace Dependents) Seçili hücreyi hangi formüllerin kullandığını gösterir.
• Formülü Değerlendir: (Evaluate Formula) Formülü adım adım hesaplayarak her aşamadaki ara sonucu gösterir.
• Hata Denetimi: (Error Checking) Sayfadaki hatalı formülleri tek tek bulmanıza yardım eder.

Bir formülü sonucuyla değiştirmek isterseniz hücreyi kopyalayıp Giriş > Yapıştır > Değerler (Home > Paste > Values) seçeneğiyle yapıştırın. Bu işlemden sonra hücrede yalnız değer kalır ve formül silinir.

1. Aritmetik işleçler ve işlev bir arada​

Her ürün için tutarı, KDV'yi ve genel toplamı hesaplayalım. D2 hücresine adet ile birim fiyatı çarpan formülü yazın, E2 hücresine tutarın yüzde 18'i olarak KDV'yi, F2 hücresine de tutar ile KDV'nin toplamını yazın. Üç hücreyi seçip doldurma tutacağını D6:F6 satırına kadar aşağı sürükleyin. Son satırda TOPLA işleviyle sütun toplamlarını alın.
İlk üründe tutar 5.460,00, KDV 982,80 ve genel toplam 6.442,80 olarak hesaplanır. Çarpma işleci toplamadan önce işlendiği için D2 formülünde parantez gerekmez. Son satırda toplam adet 605, toplam tutar 14.919,00, toplam KDV 2.685,42 ve toplam genel tutar 17.604,42 olur. Adet ya da birim fiyat değiştiğinde bu sonuçlar kendiliğinden güncellenir.

2. Göreli ve mutlak başvuru​

Komisyon oranı D2 hücresinde duruyor. C2 hücresine satış tutarını orana çarpan formülü yazın. Oran hücresinin kopyalamada kaymaması için başvuruyu F4 tuşuyla mutlak yapın ($D$2). E2 hücresine her kişinin toplam satış içindeki payını veren formülü yazın; burada toplam aralığı mutlak, kişinin satışı göreli başvurudur. C2:E2 hücrelerini seçip doldurma tutacağını aşağı sürükleyin.
C sütunundaki formüllerde B başvurusu satırla birlikte kayar, $D$2 ise hep oran hücresini gösterir. Böylece ilk kişinin komisyonu 6.250,00, son kişinin komisyonu 3.820,00 olur. E sütununda SUM($B$2:$B$7) aralığı sabit kaldığı için her satır aynı toplama bölünür. İlk kişinin payı 20%, son kişinin payı 12% olarak hesaplanır. Oranı D2 hücresinde değiştirdiğinizde tüm komisyonlar birlikte güncellenir.

3. Tarih ve mantıksal formül​

Teslim tarihini sipariş tarihine gün sayısını ekleyerek bulun. E2 hücresine tarih toplama formülünü, F2 hücresine de teslim tarihi 15 Mart 2024'ten sonra ise "Gecikmeli", değilse "Zamanında" yazan EĞER (IF) formülünü girin. İki hücreyi aşağı doğru doldurun. E sütununu tarih biçiminde (gg.aa.yyyy) biçimlendirin.
Excel tarihleri seri sayı olarak tuttuğu için bir tarihe gün sayısını doğrudan ekleyebilirsiniz. İlk siparişin teslim tarihi 08.03.2024, durumu Zamanında olur. Üçüncü siparişin teslim tarihi 20.03.2024, durumu Gecikmeli olarak görünür. EĞER işlevi karşılaştırma işlecinin (>) sonucuna göre iki metinden birini döndürür. Metinler formülde çift tırnak içinde yazılır. Teslim sınırını formüle sabit yazmak yerine bir hücreye koyup mutlak başvuruyla kullanmak, tarihi sonradan değiştirmenizi kolaylaştırır.

Kullanırken dikkat edin​

• Hücre biçimi Metin ise formül çalışmaz: Hücrenin sayı biçimi Metin (Text) olarak ayarlıysa ya da formülün önüne tek tırnak (') konmuşsa Excel yazdığınızı hesaplamaz, formülü olduğu gibi gösterir. Biçimi Genel (General) yapın, hücreyi F2 ile düzenleme moduna alıp Enter tuşuna basın.
• Ayırıcı ve işlev adları dile göre değişir: Türkçe Excel'de işlev adları Türkçedir (TOPLA, EĞER) ve değişkenler noktalı virgülle ( ayrılır. İngilizce Excel'de adlar İngilizce, ayırıcı virgüldür. Bölge ayarlarınıza bağlı olarak ayırıcı farklı olabilir. Başka bir kaynaktan formül kopyalarken ayırıcıyı kontrol edin.
• Sabit sayıları formüle gömmeyin: KDV oranı gibi değişebilecek değerleri formülün içine yazmak yerine ayrı bir hücreye koyun ve mutlak başvuruyla ($D$2) kullanın. Böylece oran değiştiğinde yalnız bir hücreyi güncellemeniz yeterli olur.
• Sınırlar: Bir formül en fazla 8.192 karakter uzunluğunda olabilir. İşlevler en fazla 64 düzey iç içe kullanılabilir ve bir işleve en fazla 255 bağımsız değişken verilebilir. Bu sınırlara yaklaşıyorsanız formülü yardımcı sütunlara bölün.
• Döngüsel başvuru: Bir formül doğrudan ya da dolaylı olarak kendi bulunduğu hücreye başvurursa döngüsel başvuru oluşur ve Excel uyarı verir. Formüller > Formül Denetleme > Hata Denetimi altındaki Döngüsel Başvurular listesinden ilgili hücreyi bulabilirsiniz.
• Hesaplama Elle ise sonuçlar eski kalır: Hesaplama seçeneği Elle ise veriyi değiştirdiğiniz halde formül sonuçlarının güncellenmediğini görürsünüz. F9 tuşuna basarak tüm açık çalışma kitaplarını, Shift+F9 ile yalnız etkin sayfayı yeniden hesaplatın. Alışılmadık bir durumda hesaplama seçeneğini kontrol edin.
• Formülü değere çevirirken dikkat: Formülleri Değerler olarak yapıştırdığınızda formül kalıcı olarak silinir ve bağlantı kopar. Önce dosyanın bir kopyasını almanız iyi olur.
• İlgili konular: Formülle birlikte sıkça kullanılan özellikler ve işlevler: hücre başvuruları (göreli, mutlak, karma), Ad Yöneticisi ve tanımlı adlar, dizi formülleri, yapılandırılmış başvurular, döngüsel başvuru, Formül Denetleme araçları, Formülü Değerlendir. İşlevler: TOPLA, EĞER, DÜŞEYARA, ETOPLA, BİRLEŞTİR, BUGÜN, EĞERHATA, İNDİS, KAÇINCI.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.