Bilgi Yönetim Raporu

Bilgi Yönetim Raporu, kurum içi bilgi yönetimi çalışmalarının durumunu tek sayfada özetleyen hazır bir rapor şablonudur. Bilgi alanları bazında içerik tamamlanma oranı, altyapı maliyetleri ve kullanıcı erişim istatistikleri aynı raporda izlenir.

Dosyanın içeriği​

• Start: Şablonun başlangıç sayfasıdır; A1:K13 aralığında yönlendirme bilgileri yer alır.
• KNOWLEDGE MANAGEMENT REPORT: Asıl rapor sayfasıdır. Üstte tarih ve şirket adı alanları bulunur. Altında üç bölüm yer alır: içerik istatistikleri, altyapı yıllık maliyetleri ve son kullanıcı istatistikleri. Sütunlar Knowledge area 1 ve Knowledge area 3 gibi bilgi alanlarına göre ayrılmıştır. Sayfada bir grafik bulunur.
• USER ACTIVITY: Kullanıcı etkinliği verileri için ayrılmış sayfadır.

Dosyada toplam 4 Excel tablosu vardır. Rapordaki bölümler bu tablolara bağlı çalışır.

Kullanılan formüller​

• Tamamlanma oranı, mevcut içerik sayısının tahmini toplam içerik sayısına bölünmesiyle hesaplanır:
  
  Excel formülü

  =D6/D7

• Altyapı maliyetlerinin toplamı SUBTOTAL fonksiyonuyla alınır. 109 işlev numarası gizlenen satırları da dışarıda bırakarak toplar:
  
  Excel formülü

  =SUBTOTAL(109,'KNOWLEDGE MANAGEMENT REPORT'!$D$11:$D$14)

Örnek verilerde 150 parçalık tahmini içeriğin 90 parçası tamamlanmıştır; oran %60 olarak görünür. Altyapı kalemleri (Presentation and search capability, Document management capability, File storage and network access, Other) toplam 125.000 tutarındadır. 500 aktif kullanıcıdan son 7 günde giriş yapan 233 kişi %46,6 oranını verir.

Nasıl kullanılır​

1. Rapor sayfasında şirket adı ve tarih alanlarını doldurun.
2. Content tablosuna bilgi alanlarına göre içerik sayılarını girin.
3. Infrastructure Annual Cost tablosuna kalem bazında maliyetleri yazın; toplam otomatik hesaplanır.
4. End User Statistics tablosuna aktif kullanıcı ve son 7 günde giriş yapan kullanıcı sayılarını girin; oranlar otomatik güncellenir.
5. Örnek değerleri kendi verilerinizle değiştirerek grafiği ve raporu güncelleyin.