Üye Bazlı Aylık Aidat ve Ceza Tahsilat Takibi

Dernek, Site ve Kulüp Üyelerinin Aidat ve Ceza Ödemelerini Ay Ay İzleyin​

Bu Excel dosyası, üyelerinden düzenli aidat toplayan dernek, site, apartman, spor kulübü, vakıf veya mesleki oluşumlarda her üyenin hangi ay için ne kadar aidat ödediğini ve yıl içinde ne kadar ceza tahsil edildiğini tek ekranda görmek için hazırlanmıştır. Tahsilatlar tek bir kayıt sayfasına satır satır girilir; ana sayfada bir üye seçildiğinde o üyenin 2019-2030 yılları arasındaki aylık aidat ödemeleri, yıllık aidat toplamı ve yıllık ceza toplamı formüllerle hesaplanarak gösterilir.
Dosya .xlsx biçimindedir ve makro içermez. Bütün hesaplamalar ÇOKETOPLA (SUMIFS), DÜŞEYARA (VLOOKUP), TOPLA (SUM), EĞER (IF) ve EĞERHATA (IFERROR) işlevleriyle yapılır. Bu nedenle dosya açıldığında makro izni istenmez; veriler girildiği anda sonuçlar güncellenir.

Dosya Ne İşe Yarar​

Aidat takibinde en sık karşılaşılan sorun, ödemelerin bir defterde ya da dağınık listelerde tutulması ve belirli bir üyenin hangi ayları ödeyip hangilerini ödemediğinin hızlıca görülememesidir. Bu dosyada her tahsilat bir satırdır: tarih, evrak numarası, üye, ilgili yıl, ilgili ay, açıklama (Aidat veya Ceza) ve tutar. Ana sayfadaki aylık tablo bu satırları üye, yıl ve ay ölçütlerine göre toplar.
Aidatın hangi aya ait olduğu, ödemenin yapıldığı tarihten değil Yıl ve Ay sütunlarından alınır. Bu sayede Mart ayında yapılan bir ödeme Ocak ayı aidatı olarak kaydedilebilir ve tabloda Ocak hücresinde görünür. Geciken ödemeler için kesilen cezalar ise Açıklama sütununda Ceza olarak işaretlenir ve aylık aidat hücrelerine karışmadan ayrı bir Ceza Toplamı sütununda yıl bazında izlenir.
Kayıt sayfasında ayrıca Ödeme sütunu ve kümülatif Bakiye sütunu bulunur. Böylece aynı liste, toplanan aidat ve cezaların yanında kasadan yapılan ödemeleri de içeren basit bir kasa defteri olarak kullanılabilir.

Sayfa Sayfa İçerik​

Dosyada üç görünür ve bir gizli sayfa bulunur: ANASAYFA, VERİ, Giriş ve gizli Sabitler.

ANASAYFA​

Sayfanın solunda ÜYE SEÇİNİZ başlıklı bir liste kutusu yer alır. Listede VERİ sayfasındaki üye adları görünür; henüz doldurulmamış üye satırları listenin altında boş satır olarak yer alır. Bir ad tıklandığında C2 hücresindeki Üye Adı alanı bu adla dolar. Aynı alan C2 hücresinin açılır listesinden de seçilebilir. Seçilen üyenin Telefon, e-mail ve Adres bilgileri C3, C4 ve C5 hücrelerine DÜŞEYARA ile VERİ sayfasından getirilir. Bilgisi boş olan alan boş görünür; örneğin telefonu girilmemiş bir üyenin e-posta ve adresi yine gösterilir.
Sayfanın ortasındaki tabloda B8:B19 aralığında 2019'dan 2030'a kadar on iki yıl, C7:N7 aralığında Ocak'tan Aralık'a on iki ay yer alır. Her hücre seçilen üyenin o yıl ve o ay için Aidat olarak kaydedilmiş tahsilatlarını toplar; değer bulunmayan aylar boş görünür. O sütunundaki Aidat Toplamı her yılın on iki ayını, P sütunundaki Ceza Toplamı ise o yıl için Ceza olarak kaydedilmiş tutarları toplar. 20. satırdaki TOPLAMLAR satırı her ayın ve iki toplam sütununun bütün yıllar için toplamını verir.
Tablonun üstündeki KASA GİRİŞ düğmesi Giriş sayfasına, ÜYE GİRİŞİ düğmesi ise VERİ sayfasına bağlantı verir.

VERİ​

Üye listesi bu sayfada tutulur. Sütunlar SIRA, ÜYE ADI, TELEFONU, E-MAİL ve ADRES başlıklarını taşır. SIRA sütununda 1'den 33'e kadar numaralandırılmış satırlar vardır; yani liste 33 üyeye kadar hazırlanmıştır. Örnek dosyada Üye 1, Üye 2 ve Üye 3 adlı üç sentetik kayıt bulunur; telefonlar 0555 000 00 01 biçiminde, e-postalar uye1@example.com biçiminde örnek değerlerdir. Sayfanın sağ üstündeki ANASAYFA düğmesi ana sayfaya döner.

Giriş​

Tahsilat kayıtları bu sayfaya girilir. Sütunlar S.No, Tarih, Evrak No, Üye Adı Soyadı, Yıl, Ay, Açıklama, Tahsilat, Ödeme ve Bakiye başlıklarını taşır. Başlık satırı dondurulmuştur ve otomatik filtre A3:J472 aralığının tamamını kapsar; böylece belirli bir üyenin, yılın veya yalnız ceza kayıtlarının süzülmesi kolaylaşır. Sağ üstteki ANASAYFA düğmesi ana sayfaya döner.
Örnek kayıtlarda Üye 1 için 2019 yılının on iki ayı 150,00 TL aidatla girilmiştir. Ayrıca 06.05.2019 tarihli, 2019 Mayıs için 20,00 TL ve 05.06.2020 tarihli, 2020 Haziran için 20,00 TL olmak üzere iki ceza kaydı bulunur.

Sabitler (gizli)​

Ay adları (Ocak-Aralık) ve yıllar (2019-2030) bu gizli sayfadaki listelerden okunur. aylar ve yıllar adlı adlandırılmış aralıklar Giriş sayfasındaki açılır listeleri besler.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Aylık aidat hücrelerinin her biri dört ölçütlü bir ÇOKETOPLA formülüdür: Giriş sayfasının H sütunundaki Tahsilat tutarları; D sütunu seçilen üyeye, E sütunu satırdaki yıla, F sütunu sütun başlığındaki aya ve G sütunu Aidat değerine eşit olduğunda toplanır. Tabloda 144 adet bu tür formül bulunur. Ceza Toplamı sütunundaki 12 formül de ÇOKETOPLA ile çalışır; ölçütler Ceza açıklaması, yıl ve üyedir ve Giriş sayfasının 4-5000. satırları taranır. Aidat Toplamı sütunu TOPLA ile ilgili satırın on iki ayını toplar.
Örnek verilerde Üye 1 seçildiğinde 2019 satırındaki her ay 150,00 TL, Aidat Toplamı 1.800,00 TL ve Ceza Toplamı 20,00 TL olarak görünür. 2020 satırında aidat bulunmaz, Ceza Toplamı 20,00 TL'dir. TOPLAMLAR satırında Aidat Toplamı 1.800,00 TL, Ceza Toplamı 40,00 TL olarak hesaplanır.
İletişim alanlarında DÜŞEYARA, veri adlı VERİ!B2:E34 aralığında üye adını arar ve aralığın ikinci, üçüncü ve dördüncü sütunlarını döndürür. EĞERHATA ile birlikte kullanıldığı için listede bulunmayan bir ad hata yerine boş sonuç verir.
Giriş sayfasındaki S.No sütunu, tarihi girilmiş her satıra BAĞ_DEĞ_SAY (COUNT) ile sıra numarası verir. Bakiye sütunu, ilk satırdan o satıra kadar olan Tahsilat toplamından Ödeme toplamını çıkarır. Örnek kayıtlarda son bakiye 1.840,00 TL'dir. Bu iki sütun 4-472. satırlarda formül içerir; Tahsilat ya da Ödeme yazılmamış satırlarda Bakiye boş kalır.
Üye açılır listesi ÜYE adlı dinamik aralıktan beslenir. Bu aralık KAYDIR (OFFSET) ve BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY (COUNTA) ile VERİ sayfasındaki dolu üye sayısı kadar uzar; yeni üye eklendiğinde ANASAYFA ve Giriş açılır listelerinde hemen görünür.

Öne Çıkan Özellikler​

Giriş sayfasında 4-472. satırlar için veri doğrulaması tanımlıdır: Üye Adı Soyadı yalnız VERİ sayfasındaki üyelerden, Yıl yalnız 2019-2030 arasından, Ay yalnız on iki ay adından ve Açıklama yalnız Aidat veya Ceza değerlerinden seçilebilir. Bu kısıtlama, yazım farkı nedeniyle bir ödemenin ana sayfadaki toplamlara yansımaması riskini azaltır.
Tahsilat, Ödeme ve Bakiye sütunları Türk lirası biçimindedir. Aylık tabloda ödenmemiş aylar boş kaldığı için eksik aidatlar satır üzerinde göz ile kolayca ayırt edilir.
Dosyada makro bulunmaz. Ana sayfadaki liste kutusu bir ActiveX denetimidir ve seçimi doğrudan C2 hücresine yazar; Windows için Excel'de çalışır. Liste kutusunun desteklenmediği ortamlarda üye seçimi C2 hücresinin açılır listesiyle yapılabilir.
Bu dosya bir apartman veya site gider paylaştırma tablosu değildir; giderlerin daireler arasında bölüştürülmesini, sayaç okumalarını veya borç yaşlandırmasını hesaplamaz. Odak noktası üye bazında aidat ve ceza tahsilatının ay ay izlenmesidir.

Nasıl Kullanılır​

1. VERİ sayfasında örnek kayıtlar silinir veya üzerine yazılır; her üye için ad, telefon, e-posta ve adres girilir. Ad yazımı sonraki bütün kayıtlarda aynen kullanılacağı için tutarlı olmalıdır.
2. Giriş sayfasında her tahsilat için yeni bir satır doldurulur: Tarih, gerekiyorsa makbuz veya dekont numarası olarak Evrak No, açılır listeden üye, aidatın ait olduğu yıl ve ay, Açıklama olarak Aidat ya da Ceza ve Tahsilat tutarı.
3. Kasadan yapılan bir ödeme varsa tarihi ve Ödeme tutarı aynı sayfada ayrı bir satıra yazılır; Bakiye sütunu güncel kasa bakiyesini gösterir. Ödeme satırları ana sayfadaki aidat ve ceza toplamlarını etkilemez.
4. ANASAYFA'da soldaki listeden ya da C2 hücresinin açılır listesinden bir üye seçilir. Üyenin iletişim bilgileri, yıllara göre aylık aidat ödemeleri ve ceza toplamları görüntülenir.
5. Belirli bir dönemin kayıtlarını görmek için Giriş sayfasındaki filtre okları kullanılabilir.

Kimler İçin Uygun​

Dosya; dernek ve vakıf saymanları, site ve apartman yöneticileri, spor kulübü ve okul aile birliği sorumluları ile üyelerinden düzenli aidat toplayan küçük ve orta ölçekli oluşumlar için uygundur. Muhasebe programı kullanılmayan, ancak aidat ödemelerinin üye bazında ve dönem bazında şeffaf biçimde gösterilmesi gereken durumlarda pratik bir çözüm sunar.
Dosyanın sınırları da göz önünde bulundurulmalıdır: üye listesi 33 satır, yıl listesi 2019-2030 dönemiyle hazırlanmıştır. Aidat tutarı ve borç tahakkuku tanımlanmaz; tablo yalnız yapılan tahsilatları gösterir, ödenmesi gereken tutarı ayrıca hesaplamaz.

Dosyada Yapılan Düzenlemeler​

Bu sürümde üye açılır listesini besleyen ÜYE aralığındaki hatalı başvuru düzeltilmiştir; önceki sürümde liste üç üye yerine sekiz satır gösteriyordu. Liste kutusu yeni üyeleri dosya yeniden açılmadan gösterecek şekilde VERİ sayfasına bağlanmıştır. Yazarın bilgisayarındaki bir eklentiye işaret eden ve açılışta bağlantı uyarısına yol açan formül kaldırılmıştır. S.No ve Bakiye sütunları formüllerle doldurulmuş, filtre aralığı bütün kayıt alanını kapsayacak şekilde genişletilmiş ve tarihleri Yıl ile Ay alanlarıyla uyuşmayan iki örnek ceza kaydı düzeltilmiştir. Örnek üye bilgileri açıkça sentetik değerlerle değiştirilmiştir.