Stok Takip Programı Excel - Ücretsiz Stok Giriş Çıkış ve Bakiye Takibi

Stok Giriş ve Çıkışlarının Fiş Mantığıyla Kaydedildiği Ürün Bakiye Takip Dosyası​

Bu makrolu Excel dosyası, depoya giren ve depodan çıkan ürünlerin bir arama kutusu yardımıyla seçilip önce bir fiş alanında toplanmasını, ardından tek düğmeyle stok hareket listesine aktarılmasını sağlar. Her aktarımdan sonra ürünlerin toplam girişi, toplam çıkışı ve kalan stok bakiyesi ürün bilgileri sayfasında yeniden hesaplanır. Hareketler daha sonra tarih aralığına, firmaya, ürün koduna, barkoda veya ürün adına göre süzülerek rapor halinde görüntülenebilir. Dosya, ürün sayısı yüzlerle ifade edilen küçük depolar, atölyeler ve tekstil, ayakkabı ya da benzeri beden ve renk varyantıyla çalışan işletmeler için sade bir stok defteri işlevi görür.
Dosya .xlsm biçimindedir ve yedi çalışma sayfasından oluşur: STOK HAREKET RAPORU, STOK GIRIS, STOK CIKIS, URUN BILGILERI, STOK HAREKET, FIRMALAR ve YARDIM. Çalışma sayfalarında yalnızca fiş tarihini veren iki BUGÜN formülü bulunur; arama, fişe ekleme, kaydetme, bakiye güncelleme ve raporlama işlemlerinin tamamı VBA makrolarıyla yürütülür. Bu nedenle dosyanın makroların etkin olduğu masaüstü Excel ile açılması gerekir.

Dosya Ne İşe Yarar​

Stok takibinde en sık yaşanan sorun, giriş ve çıkışların farklı kâğıtlarda ya da dağınık listelerde tutulması ve elde kalan miktarın ancak uzun hesaplarla bulunabilmesidir. Bu dosyada her hareket, kayıt numarası, tarih, firma, ürün kodu, barkod, beden, ürün adı, renk, giriş ve çıkış miktarıyla tek bir listeye yazılır. Ürün kartları ayrı bir sayfada tutulduğu için hareket girilirken ürün bilgileri yeniden yazılmaz; ürün arama sonucundan seçilir ve kod, barkod, beden, ad ve renk alanları fişe olduğu gibi taşınır. Böylece yazım farkından kaynaklanan hatalı kayıtların önüne geçilir.
Giriş ve çıkış işlemleri iki ayrı sayfada yapılır. Her iki sayfa da aynı düzene sahiptir: solda ürün arama ve miktar girme alanı, sağda ise kaydedilmeyi bekleyen fiş satırları yer alır. Fişin üst kısmında firma ve tarih bilgisi bulunur. KAYDET düğmesine basıldığında fişteki bütün satırlar aynı firma ve tarihle stok hareket listesine eklenir, fiş temizlenir ve ürünlerin stok bakiyeleri güncellenir.

Sayfa Sayfa İçerik​

STOK GIRIS ve STOK CIKIS​

Bu iki sayfanın sol bölümünde ARAMA kutusu ve altında A:G sütunlarında arama sonuçları bulunur. Sonuç tablosunun başlıkları Ürün Kodu, Barkod, Beden, Ürün Adı, Renk, Stok Bakiye ve GİRİŞ ya da ÇIKIŞ şeklindedir. Aramanın hangi alana göre yapılacağı başlık hücresine tıklanarak seçilir; seçilen başlık mavi renge döner. Herhangi bir başlık seçilmemişse arama Ürün Adı alanına göre yapılır. Arama metni Türkçe karakter kurallarına göre büyük harfe çevrilir; örneğin küçük harfle yazılan "bam" ifadesi BAMBU adlı ürünleri bulur. Ürün kodu ve beden aramalarında yazılan ifadeyle başlayan kayıtlar, barkod, ürün adı ve renk aramalarında ise ifadeyi içeren kayıtlar listelenir. Eşleşen metin, ürün adı aramasında hücrede geçtiği her yerde, diğer alanlarda ise hücrenin başında yer aldığında kırmızı renkle vurgulanır.
Sonuçlarda her ürünün güncel stok bakiyesi de görünür. Kullanıcı yalnızca işlem yapacağı satırların G sütununa miktar yazar ve EKLE düğmesine basar. Miktarı sıfırdan büyük olan satırlar sağdaki I:N fiş alanına Ürün Kodu, Barkod, Beden, Ürün Adı, Renk ve miktar olarak eklenir, arama sonuçları temizlenir ve sayfanın yazdırma alanı fiş satırlarını kapsayacak şekilde ayarlanır. Aynı ürün aynı miktarla fişte zaten varsa dosya bunu bildirir ve satırın yine de eklenip eklenmeyeceğini sorar.
Fişin üstündeki J1 hücresinde firma, FIRMALAR sayfasındaki listeden açılır menüyle seçilir. M1 hücresinde BUGÜN formülü bulunduğu için fiş tarihi varsayılan olarak günün tarihidir; farklı bir tarih gerekiyorsa bu hücreye tarih yazılabilir. Fiş satırlarından biri yanlış eklendiyse satıra çift tıklanır ve onay verildiğinde satır fişten silinir. TEMİZLE düğmesi onay alındıktan sonra fiş alanını ve arama kutusunu boşaltır; ürün kartları ve kaydedilmiş hareketler etkilenmez.

URUN BILGILERI​

Ürün kartlarının tutulduğu sayfadır. Sütunlar Ürün Kodu, Barkod, Beden, Ürün Adı, Renk, Stok Bakiye, Stok Giriş Toplam ve Stok Çıkış Toplam şeklindedir. Örnek dosyada BAMBU ve CAMBU adlı iki model, 20-1 ve 30-1 bedenleri ve farklı renkleriyle on iki ürün kartı bulunur. Giriş ve çıkış toplamları, STOK HAREKET sayfasındaki hareketlerin ürün koduna göre toplanmasıyla bulunur; stok bakiyesi giriş toplamından çıkış toplamının düşülmesiyle hesaplanır. Bu değerler formül değil, makronun yazdığı sabit değerlerdir ve sayfa her açıldığında, her kayıt işleminden sonra ve hareket listesinde miktar değiştirildiğinde yenilenir. Yeni bir ürün, listenin altına aynı sütun düzeninde satır eklenerek tanımlanır; arama ve bakiye hesabı son dolu satıra kadar çalışır.

STOK HAREKET​

Bütün giriş ve çıkışların kronolojik listesidir. Kayıt No, Giriş Tarihi, Firma, Ürün Kodu, Barkod, Beden, Ürün Adı, Renk, Giriş ve Çıkış sütunlarından oluşur. Örnek dosyada 2017 yılına ait 51 hareket bulunur. Kayıt sırasında ürün kodu, barkod ve beden alanları metin olarak yazılır; böylece barkodlar sayıya dönüşmez ve raporda barkod araması bütün hareketleri bulur. Bu sayfada bir satırın giriş ya da çıkış miktarı elle düzeltilebilir. Aynı satıra hem giriş hem çıkış yazılırsa dosya uyarı verir ve son girilen değeri sıfıra çevirir. Her düzeltmeden sonra ürün bakiyeleri otomatik olarak yeniden hesaplanır.

STOK HAREKET RAPORU​

Hareketlerin süzülerek listelendiği rapor sayfasıdır. Üst bölümde bir ARAMA kutusu ile İlk Tarih ve Son tarih kutuları bulunur. Arama alanı yine başlığa tıklanarak seçilir: Giriş Tarihi, Firma, Ürün Kodu, Barkod, Beden, Ürün Adı ve Renk başlıklarından biri kullanılabilir, varsayılan alan Ürün Adı'dır. Giriş Tarihi alanında arama yapılırken tarih, listede göründüğü biçimde (örneğin 3.01.2017) yazılmalıdır. Firma, beden ve ürün adı aramalarında ifadeyi içeren, ürün kodu, barkod ve renk aramalarında ise ifadeyle biten kayıtlar listelenir. İlk Tarih ve Son tarih kutularına gg.aa.yyyy biçiminde tarih yazıldığında o aralıktaki bütün hareketler listelenir; arama kutusuna yazı girildiğinde tarih kutuları boşaltılır.
Rapor tablosu Giriş Tarihi, Firma, Ürün Kodu, Barkod, Beden, Ürün Adı, Renk, Giriş, Çıkış ve Bakiye sütunlarından oluşur. Bakiye sütununda, listelenen her satırdaki ürünün raporun alındığı andaki güncel stok bakiyesi gösterilir; bu değer ürün bilgileri sayfasından alınır. Rapor her yenilendiğinde yazdırma alanı başlıklardan son sonuç satırına kadar ayarlanır, bu nedenle rapor doğrudan Excel'in yazdırma komutuyla kâğıda alınabilir.

FIRMALAR ve YARDIM​

FIRMALAR sayfası, giriş ve çıkış fişlerinde seçilecek firma adlarının listesidir. Örnekte dokuz firma bulunur; açılır liste A2:A19 aralığını okuduğu için on sekiz firmaya kadar ad yazılabilir. YARDIM sayfasında giriş ekranının açıklamalı bir görüntüsü yer alır; arama yönteminin seçilmesi, miktar girilmesi, EKLE ve TEMİZLE düğmelerinin görevi, firma seçimi, her kayıttan sonra bakiyenin güncellenmesi ve aynı kayıt uyarısı bu görüntü üzerinde anlatılır. STOK GIRIS, STOK CIKIS, URUN BILGILERI, STOK HAREKET ve FIRMALAR sayfalarında diğer sayfalara geçiş düğmeleri bulunur; STOK HAREKET RAPORU ve YARDIM sayfalarına sayfa sekmelerinden geçilir.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Çalışma sayfalarında kullanılan tek çalışma sayfası işlevi, STOK GIRIS ve STOK CIKIS sayfalarının M1 hücresindeki BUGÜN (TODAY) formülüdür. Hesaplamaların geri kalanı VBA ile yapılır. Bakiye hesabında makro, ürün bilgileri sayfasındaki her ürün kodu için STOK HAREKET sayfasının D sütununu ölçüt alarak Giriş sütununu ve Çıkış sütununu ETOPLA (SUMIF) mantığıyla toplar. Ürünün stok bakiyesi bu iki toplamın farkıdır. Kayıt numarası, hareket listesindeki satır numarasından bir çıkarılarak verilir.
Arama işlemi Excel'in otomatik filtresiyle yapılır. Makro ürün bilgileri ya da stok hareket listesine seçilen alana göre filtre uygular, görünen satırları arama sonuç alanına kopyalar ve filtreyi kaldırır. Tarih aralığı aramasında Giriş Tarihi sütununa büyük eşit ve küçük eşit koşullu iki ölçütlü filtre uygulanır. Arama metni, Türkçe i, ı, ğ, ü, ş, ö ve ç harflerini doğru dönüştüren buyukharf işleviyle büyük harfe çevrildiği için Excel'in standart büyük harf dönüşümünden kaynaklanan eşleşme hataları yaşanmaz.

Öne Çıkan Özellikler​

Fiş mantığı sayesinde bir girişte veya çıkışta birden fazla ürün aynı anda hazırlanır, kontrol edilir ve tek seferde kaydedilir. Kayıttan önce dosya onay ister; hayır cevabı verildiğinde hiçbir satır aktarılmaz ve fiş korunur. Fiş boşken KAYDET düğmesine basılırsa aktarılacak stok kaydı bulunamadığı bildirilir. Arama sonucunda miktar girilmemişse veya listelenmiş ürün yoksa EKLE düğmesi de açıklayıcı bir mesaj verir.
Arama kutusunda Enter tuşuna basıldığında listede yalnızca bir ürün kalırsa bu ürünün miktarı 1 olarak yazılır ve satır otomatik olarak fişe eklenir. Bu davranış, barkod okuyucunun okuttuğu kodu Enter ile tamamladığı kullanımda her okutmada bir adetlik fiş satırı oluşturur. Aynı ürün aynı miktarla tekrar okutulduğunda dosya aynı kaydın fişte bulunduğunu bildirir ve onay ister.
Giriş ve çıkış sayfaları ayrı tutulduğu için hareket listesinde giriş ve çıkış miktarları ayrı sütunlarda yer alır. Çıkış fişi kaydedildiğinde satırın giriş miktarı sıfır, çıkış miktarı fişteki miktar olarak yazılır ve kayıt sonunda "Stok çıkışları aktarıldı." mesajı gösterilir.

Nasıl Kullanılır​

1. Dosya açılırken makrolar etkinleştirilir. Kullanılacak ürünler URUN BILGILERI sayfasına, firmalar FIRMALAR sayfasına girilir; örnek veriler gerektiğinde silinerek kendi ürün ve firma listesiyle değiştirilebilir.
2. Giriş için STOK GIRIS, çıkış için STOK CIKIS sayfası açılır. Arama yapılacak alanın başlığına tıklanır ve ARAMA kutusuna ürün kodu, barkod, beden, ad ya da renk bilgisinin bir kısmı yazılır.
3. Listelenen ürünlerden işlem yapılacak olanların G sütununa miktar yazılır ve EKLE düğmesine basılır. Gerekirse farklı aramalarla fişe başka ürünler de eklenir.
4. J1 hücresinde firma seçilir, M1 hücresindeki tarih kontrol edilir. Yanlış eklenen fiş satırı çift tıklanarak silinir.
5. KAYDET düğmesine basılır ve onay verilir. Satırlar STOK HAREKET sayfasına aktarılır, fiş temizlenir ve stok bakiyeleri güncellenir.
6. Hareketleri incelemek için STOK HAREKET RAPORU sayfasında arama alanı seçilerek arama yapılır veya İlk Tarih ve Son tarih kutularına tarih aralığı yazılır. Gerekirse sonuç Excel'in yazdırma komutuyla kâğıda alınır.

Kimler İçin Uygun​

Dosya, ayrı bir stok yazılımı kullanmadan ürün bazında giriş, çıkış ve kalan miktar takibi yapmak isteyen küçük işletmeler, mağaza depoları, atölyeler ve ürünlerini kod, barkod, beden ve renk ile ayırt eden satıcılar için uygundur. Cari hesap, fatura veya kasa takibi içermez; odak noktası yalnızca ürün hareketleri ve stok bakiyesidir. Kullanıcı formu yerine doğrudan çalışma sayfaları üzerinde çalıştığı için yapısı kolay anlaşılır ve VBA bilgisi olan kullanıcılar tarafından sütunlar, mesajlar ya da raporlama ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir.

Sonuç​

Stok Giriş Çıkış ve Ürün Bakiye Takip Programı, ürün aramasıyla hazırlanan fişlerin hareket listesine aktarılması, bakiyelerin her işlemde yeniden hesaplanması ve hareketlerin tarih ya da ürün bilgisine göre raporlanması işlerini tek çalışma kitabında toplar. Örnek veriler incelenerek akış kolayca görülebilir; ardından kendi ürün ve firma listeleriyle günlük stok kaydı tutmaya başlanabilir.

Paketteki Dört Program​

İndirilen zip dosyası stok takibi için hazırlanmış dört ayrı çalışma kitabı içerir. Birinci dosya bu sayfanın sunduğu giriş çıkış ve ürün bakiye takip programıdır. Diğer üç dosya daha önce ayrı sayfalarda yayımlanan stok takip şablonlarıdır; alan düzenleri, ürün kartı yapıları ve rapor bölümleri birbirinden farklıdır. Hangisinin kendi ürün listenize uyduğunu açıp karşılaştırarak seçmeniz önerilir. Bu sayfa, daha önce ayrı ayrı yayımlanan Excel stok giriş çıkış, Excel ile stok takibi ve stok giriş çıkış takip içeriklerinin yerine geçmektedir.