Excel Hücrelerinin Sayı Metin ve Dolgusunu Biçimlendirme

Hücre biçimlendirme (Format Cells), Excel'de sayı, tarih, metin, kenarlık ve dolgu görünümünü hücredeki gerçek değeri değiştirmeden ayarlamanızı sağlar. Biçimleri Giriş (Home) sekmesindeki Yazı Tipi, Hizalama ve Sayı gruplarından ya da Ctrl+1 ile açılan Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) penceresinden uygulayabilirsiniz. Bu sayfada sayı, tarih, metin ve dolgu biçimlerinin nasıl çalıştığını ve koşullu biçimlendirmenin ne zaman gerektiğini örneklerle öğreneceksiniz.

Hücreleri biçimlendirme penceresi nasıl açılır​

Biçimlendirmek istediğiniz hücreleri seçin ve Ctrl+1 tuşlarına basın ya da sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) komutunu seçin. Pencerede altı sekme bulunur:

• Sayı: Sayı, para birimi, tarih, saat, yüzde ve özel biçimler burada seçilir.
• Hizalama: Yatay ve dikey hizalama, girinti, metni kaydırma, hücreleri birleştirme ve metin yönü ayarlanır.
• Yazı Tipi: Yazı tipi, stil, boyut, renk ve altı çizili ya da üstü çizili gibi efektler belirlenir.
• Kenarlık: Çizgi stili, rengi ve hangi kenarlara uygulanacağı seçilir.
• Dolgu: Arka plan rengi, desen rengi ve desen stili ayarlanır.
• Koruma: Kilitli ve Gizli seçenekleri bulunur; sayfa korunduğunda etkili olur.

Sık kullanılan ayarlara Giriş sekmesinden de ulaşabilirsiniz. Aynı biçimi başka hücrelere taşımak için Giriş > Pano > Biçim Boyacısı (Home > Clipboard > Format Painter) düğmesini kullanın.

Sayı, tarih ve özel sayı biçimleri​

Sayı sekmesindeki kategoriler şunlardır: Genel, Sayı, Para Birimi, Muhasebe, Tarih, Saat, Yüzde, Kesir, Bilimsel, Metin ve Özel. Ondalık basamak sayısı ve binlik ayırıcı gibi seçenekler Sayı kategorisinde ayarlanır. Para Birimi kategorisi simge ekler, Yüzde kategorisi değeri 100 ile çarparak yüzde işaretiyle gösterir.
Önemli nokta şudur: biçim yalnızca görünümü değiştirir. Hücreye 0,2 yazıp Yüzde biçimi uyguladığınızda hücre %20 görünür ama saklanan değer 0,2 olarak kalır; formüller bu değerle çalışır.
Tarih ve saatler Excel'de seri numarası olarak saklanır. Tam sayı kısmı günü, ondalık kısmı günün saatini temsil eder. Bu nedenle bir tarihe gün sayısı ekleyebilir, görünümü Tarih ya da Saat kategorisinden değiştirebilirsiniz.
Hazır kategoriler yetmezse Özel (Custom) kategorisinde kendi kodunuzu yazabilirsiniz. Kodda 0 zorunlu basamağı, # isteğe bağlı basamağı gösterir; metin eklemek için metni çift tırnak içine alırsınız. Kodlardaki ondalık ve binlik ayırıcılar bilgisayarınızın bölgesel ayarlarına göre yazılır.

Metin, kenarlık ve dolgu biçimlendirme​

Metin görünümü için Hizalama sekmesinde yatay seçenekleri (sola, ortaya, sağa) ve dikey seçenekleri (üste, ortaya, alta) bulursunuz. Uzun metinlerin hücre içinde alt satıra geçmesi için Metni Kaydır (Wrap Text) seçeneğini işaretleyin. Başlıklar için Hücreleri Birleştir yerine mümkünse Seçim Boyunca Ortala (Center Across Selection) tercih edin; birleştirilmiş hücreler sıralama ve filtrelemede sorun çıkarabilir.
Yazı tipi, boyut, kalın, italik, altı çizili ve yazı rengi Yazı Tipi sekmesinde ya da Giriş sekmesinin Yazı Tipi grubunda ayarlanır.
Kenarlık sekmesinde önce çizgi stilini ve rengini, sonra uygulanacağı kenarları seçin. Dolgu sekmesinde ise arka plan rengini belirleyebilir, Desen Rengi ve Desen Stili ile desenli dolgular oluşturabilirsiniz. Baskıda okunabilirlik için koyu dolgularda açık renk yazı kullanmaya dikkat edin.

Koşullu biçimlendirme ne zaman kullanılır​

Biçimin hücredeki değere göre otomatik değişmesini istediğinizde Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme (Home > Styles > Conditional Formatting) komutunu kullanın. Belirli bir değerden küçük ya da büyük hücreleri renklendirebilir, veri çubukları, renk ölçekleri ve simge kümeleri ekleyebilirsiniz.
Koşullu biçim, elle uyguladığınız biçimin üzerinde çalışır ve veri değiştikçe kendiliğinden güncellenir. Bu nedenle hedef altında kalan satırları vurgulamak gibi sürekli değişen durumlarda elle boyamak yerine kural tanımlamak daha güvenlidir.

1. Sayı, para ve yüzde biçimleri​

Fiyat listesinde adet, birim fiyat ve oran sütunları ham sayı olarak girilmiştir. Birim fiyat ve tutar sütunlarına iki ondalıklı binlik ayırıcılı biçim, oran sütununa yüzde biçimi uygulanmıştır. Sütunları seçip Ctrl+1 ile Sayı sekmesinden aynı ayarları yapabilirsiniz. Oranlar yalnızca örnek amaçlıdır.
Birim fiyat sütunu iki ondalık basamakla ve binlik ayırıcıyla, oran sütunu yüzde olarak görünür; hücrelerde saklanan değerler ise sayı olarak kalır. İlk satırın tutarı 74.998,50, KDV'li tutarı 89.998,20 olarak hesaplanır. Formüller görünen değere değil, hücrede saklanan gerçek değere göre çalışır.

2. Tarih ve saat biçimleri​

Sipariş tarihi, teslim süresi ve sipariş saati girilmiştir. Tarih sütunlarına gün.ay.yıl biçimi, saat sütununa saat:dakika biçimi, son sütuna ise tarih ve saati birlikte gösteren özel bir biçim uygulanmıştır. Saat değerleri, bir günün kesri olarak saklanan sayılardır.
İlk siparişin teslim tarihi 07.03.2024, teslim zamanı ise 07.03.2024 09:00 olarak görünür. Excel tarihe gün sayısı eklemeyi doğrudan destekler çünkü tarihler seri numarasıdır. Aynı hücrenin görünümünü Hücreleri Biçimlendir penceresinden değiştirmek değeri etkilemez; yalnızca gösterim değişir.

3. Özel biçim ve koşullu dolgu​

Satış hedefleri ve gerçekleşen tutarlar girilmiştir. Hedef ve Gerçekleşen sütunlarına, sayının yanına TL metnini ekleyen özel bir sayı biçimi uygulanmıştır. Oran sütununu (D2:D7) seçip Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme > Hücreleri Vurgulama Kuralları > Şundan Küçük (Home > Styles > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than) yolunu izleyin, değer olarak 1 yazıp açık kırmızı dolgu seçeneğini onaylayın.
Hedef ve Gerçekleşen sütunları TL eki ile görünür, ancak hücrelerde yalnızca sayı saklanır; bu yüzden formüller sorunsuz çalışır. İlk personelin oranı %112, durumu Hedef tamamlandı olarak hesaplanır. Koşullu biçimlendirme kuralını uyguladığınızda oranı 1'den küçük olan satırlar otomatik olarak açık kırmızı dolguyla işaretlenir; veriler değiştiğinde renkler de kendiliğinden güncellenir.

Sık sorulan sorular​

Sayı hücrede neden sola yaslanıyor ve toplanmıyor? Değer büyük olasılıkla metin olarak saklanıyordur. Biçimi Genel yapmak tek başına yetmeyebilir; hücreye girip Enter'a basın ya da sütunu seçip Veri > Veri Araçları > Metni Sütunlara Dönüştür (Data > Data Tools > Text to Columns) ile bitirin.
Hücrede neden çok sayıda diyez işareti görünüyor? Sütun, sayıyı ya da tarihi göstermek için fazla dar demektir. Sütun sınırına çift tıklayarak genişliği otomatik ayarlayın.
Uyguladığım biçimleri nasıl silerim? Hücreleri seçip Giriş > Düzenleme > Temizle > Biçimleri Temizle (Home > Editing > Clear > Clear Formats) komutunu kullanın. Değerler korunur, biçimler silinir.
Yüzde biçimi uygulayınca değer neden 100 katına çıktı? Hücrede zaten 20 gibi bir sayı varsa yüzde biçimi bunu 2000 yüzde olarak gösterir. Yüzde biçimini önce uygulayıp sonra 20 yazarsanız Excel bunu yüzde 20 kabul eder.

Kullanırken dikkat edin​

• Görünen değer ile saklanan değer farklıdır: Biçim yalnızca görünümü değiştirir. Ondalık basamağı azalttığınızda sayı yuvarlanmış görünür, ancak hesaplarda tam değer kullanılır. Gerçekten yuvarlanmış bir değere ihtiyacınız varsa YUVARLA gibi bir işlev kullanın.
• Metin olarak biçimlendirilmiş hücreler: Hücreye önce Metin biçimi uygulayıp sonra formül yazarsanız Excel formülü hesaplamaz, yazdığınız ifadeyi olduğu gibi gösterir. Biçimi Genel yapıp hücreye yeniden girin.
• Birleştirilmiş hücreleri azaltın: Birleştirilmiş hücreler sıralama, filtreleme ve formül doldurma işlemlerinde sorun çıkarır. Başlığı ortalamak için Seçim Boyunca Ortala seçeneğini kullanın.
• Çok sayıda farklı biçim dosyayı şişirir: Her hücreye ayrı ayrı elle biçim vermek yerine biçimi tüm sütuna ya da tabloya uygulayın, tekrar eden görünümler için hücre stillerini kullanın. Bu hem tutarlılık sağlar hem dosya boyutunu küçük tutar.
• Para birimi simgesi ve ayırıcılar: Ondalık ve binlik ayırıcıların görünümü bilgisayarın bölgesel ayarlarına bağlıdır. Dosyayı farklı bölgesel ayarlı bir bilgisayarda açarsanız aynı sayı farklı ayırıcılarla görünebilir.
• İlgili konular: Hücreleri Biçimlendir penceresi, Biçim Boyacısı, Koşullu Biçimlendirme, Hücre Stilleri, Metni Sütunlara Dönüştür, Biçimleri Temizle, Tablo olarak biçimlendir, ayrıca METNEÇEVİR, YUVARLA, LİRA, EĞER ve BUGÜN işlevleri.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.