Muhasebe Gelir Gider Bütçesini Excel Araçlarıyla Yönetme

Muhasebe gelir gider bütçesi (income and expense budget), bir dönemde beklenen gelir ve giderlerin planlanıp gerçekleşenlerle karşılaştırıldığı tablodur. Excel'de bunu tek bir kayıt tablosu, TOPLA ve ÇOKETOPLA işlevleri ile koşullu biçimlendirme kullanarak kurabilirsiniz. Bu sayfada net sonucu hesaplamayı, giderleri kategoriye göre toplamayı ve bütçeyi gerçekleşenle karşılaştırmayı adım adım görebilirsiniz.

Excel'de gelir gider tablosu nasıl hazırlanır​

Bütçe yönetiminin temeli düzenli bir kayıt tablosudur. Her işlemi ayrı bir satıra yazın ve sütunları baştan sabitleyin:

• Tarih: işlemin tarihi; aylık ve dönemsel özetlerin dayanağıdır.
• Tür: Gelir ya da Gider. Tutarları pozitif yazıp türü bu sütunla ayırmak formülleri sadeleştirir.
• Kategori: Kira, Personel, Ulaşım gibi sınırlı sayıda ve tutarlı yazılmış adlar.
• Tutar: yalnızca sayı; birim ya da açıklama yazmayın.

Veri aralığını seçip Ekle > Tablo (Insert > Table) komutunu uygularsanız yeni satırlar tabloya otomatik katılır, biçimler ve formüller aşağı doğru genişler. Aylık net sonucu bulmak için gelir toplamından gider toplamı çıkarılır:
Burada B sütunu gelirleri, C sütunu giderleri içerir. Sonuç pozitifse dönem karla, negatifse zararla kapanmıştır. Ay ay ilerleyen birikimli net için TOPLA işlevinde ilk hücreyi mutlak ($D$2), son hücreyi göreli yazmak yeterlidir; üçüncü örnekte bu kurgu gösterilmektedir.

Kategoriye göre gider toplamı ve bütçe karşılaştırması​

Giderlerin hangi kalemde yoğunlaştığını görmek için koşullu toplama kullanılır. Hem türü hem kategoriyi ölçüt alan toplam şöyle yazılır:
İlk bağımsız değişken toplanacak tutar aralığı, sonrakiler ölçüt aralığı ve ölçüt çiftleridir. Aralıkları $ işaretiyle sabitleyin; formülü aşağı kopyaladığınızda yalnızca kategori hücresi (E2) değişir.

Bütçe ile gerçekleşeni karşılaştırırken her kalem için bir bütçe sütunu, bir gerçekleşen sütunu ve bir fark sütunu açın. Fark sütunu gerçekleşenden bütçenin çıkarılmasıyla bulunur; gider kalemlerinde pozitif fark bütçenin aşıldığını gösterir. Durumu yazıyla göstermek için EĞER işlevi kullanılır:
Aşımları gözle yakalamak için fark sütununu seçin ve Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Hücre Vurgulama Kuralları > Büyüktür (Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than) yolunu izleyin. Değer olarak 0 girip kırmızı bir biçim seçerseniz bütçeyi aşan kalemler otomatik renklenir.

Gelecek dönem bütçesi, grafik ve özet tablo​

Geçmiş verilerden gelecek dönem için ilk tahmini basit bir ortalamayla çıkarabilirsiniz. Bir gider kaleminin son altı aylık ortalaması şöyle alınır:
Bu yöntem mevsimsel dalgalanması az kalemlerde işe yarar. Trend içeren verilerde TAHMİN.DOĞRUSAL gibi istatistiksel işlevleri de deneyebilirsiniz.

• Grafik: aylık gelir ve gider sütunlarını seçip Ekle > Grafikler (Insert > Charts) bölümünden bir sütun ya da çizgi grafiği ekleyin; eğilimler tabloya bakmaktan daha hızlı okunur.
• Özet Tablo: kayıt tablosu büyüdüğünde Ekle > Özet Tablo (Insert > PivotTable) ile ay ve kategori kırılımını formül yazmadan çıkarabilirsiniz.
• Vergi hesapları: KDV gibi oranları formüle sabit sayı olarak gömmeyin; oranı ayrı bir hücreye yazıp formülde o hücreye başvurun. Oran değiştiğinde yalnızca tek hücreyi güncellersiniz.

Excel kayıtları düzenlemenize ve hesapları denetlemenize yardımcı olur; resmi beyanname işlemlerinde geçerli mevzuatı ve kullandığınız resmi sistemi esas alın.

1. Aylık gelir, gider ve net sonuç​

Altı aylık gelir ve gider tutarları girilmiştir. Net sonuç, birikimli net, toplam ve aylık ortalama formüllerle hesaplanır.
Ocak ayının net sonucu 43.000,00 olarak hesaplanır. Altı aylık toplam net 284.000,00, aylık ortalama net 47.333,33 tutarındadır. Kümülatif Net sütunu, mutlak başlangıç hücresi sayesinde her ay önceki ayların toplamını taşır; Haziran sonundaki birikimli değer 284.000,00 olur.

2. Kategoriye göre gider ve gelir özeti​

A:D sütunlarında Mart ayı işlem kayıtları, E:F sütunlarında ÇOKETOPLA (SUMIFS) ile hazırlanan özet yer alır.
Kira giderlerinin toplamı 28.500,00, personel giderlerinin toplamı 54.500,00, ulaşım giderlerinin toplamı 7.300,00 olarak bulunur. Toplam gider 90.300,00, toplam gelir 275.000,00 ve dönemin net sonucu 184.700,00 değerindedir. Ölçüt aralıkları mutlak yazıldığı için formülü aşağı kopyaladığınızda yalnızca kategori hücresi değişir.

3. Bütçe ile gerçekleşen karşılaştırması​

Her gider kalemi için planlanan ve gerçekleşen tutar girilmiştir. Fark, sapma oranı ve durum sütunları formülle hesaplanır.
Ulaşım kaleminde fark 1.300,00, sapma oranı %22 ve durum Bütçe aşıldı olarak görünür. Personel kaleminin durumu ise Bütçe içinde çıkar. Toplam satırı genel tabloyu özetler: toplam fark 3.500,00, genel durum Bütçe aşıldı. Fark sütununu seçip Büyüktür kuralıyla 0 değerinden büyük hücreleri kırmızıya boyarsanız aşımlar tek bakışta fark edilir.

Sık sorulan sorular​

Gelir ve giderleri aynı sütunda mı, ayrı sütunlarda mı tutmalıyım? Kayıt tablosunda tek Tutar sütunu ve ayrı bir Tür sütunu tutmak ÇOKETOPLA ve özet tabloyla çalışmayı kolaylaştırır. Aylık özet tablosunda ise gelir ve gider ayrı sütunlarda gösterilir.

Kategori toplamları neden yanlış çıkıyor? En sık neden kategori adlarının farklı yazılmasıdır, örneğin Kira ve Kira sonunda boşluk bırakılmış hali. Bir diğer neden, tutarların metin olarak saklanmasıdır; hücre sola yaslıysa sayıya çevirin.

Yeni satır eklediğimde formüller güncelleniyor mu? Verinizi Ekle > Tablo ile tabloya dönüştürdüyseniz tabloya başvuran formüller yeni satırı kapsar. Sıradan aralık başvurularında aralığı elle genişletmeniz gerekir.

Excel muhasebe programının yerini tutar mı? Küçük ölçekli takip ve planlama için yeterli olabilir; ancak yasal defter ve beyanname işlemleri için kullandığınız muhasebe yazılımı ve mevzuat esastır. Excel'i çoğunlukla planlama ve raporlama için tamamlayıcı araç olarak kullanmak daha güvenlidir.

Kullanırken dikkat edin​

• Tutarlar sayı olarak girilmeli: Tutarın yanına TL ya da açıklama yazarsanız hücre metne dönüşür ve toplamlar eksik çıkar. Para birimini hücre biçimiyle (Sayı Biçimi) verin, hücre içine yazmayın.
• Kategori adlarını tutarlı yazın: ÇOKETOPLA, yazım farkı olan adları ayrı kategori sayar. Kategori sütununda Veri > Veri Doğrulama (Data > Data Validation) ile açılır liste kullanmak yazım hatalarını önler.
• Mutlak ve göreli başvuruya dikkat edin: Formülü aşağı kopyalarken kayan aralıklar hatalı toplamlara yol açar. Toplam aralıklarını $ ile sabitleyin; birikimli toplamda ise yalnızca başlangıç hücresini sabitleyin.
• Sıfıra bölme hatasını önleyin: Sapma oranı hesabında bütçesi boş ya da sıfır olan bir kalem varsa bölme işlemi hata verir. Böyle durumlarda formülü EĞER ile sarmalayıp bütçe sıfırken boş değer döndürebilirsiniz.
• Dosyanın yedeğini alın: Gelir gider dosyası kritik bir kayıt olduğundan düzenli yedek alın ve dönem kapanışında önceki dönem sayfasını değiştirmeden saklayın. Önemli sayfaları Gözden Geçir > Sayfayı Koru (Review > Protect Sheet) ile koruyabilirsiniz.
• İlgili konular: TOPLA, ÇOKETOPLA, ETOPLA, EĞER, ORTALAMA, TAHMİN.DOĞRUSAL, Ekle > Tablo, Özet Tablo, Koşullu Biçimlendirme, Veri Doğrulama, Grafikler.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.