Özel Yapıştırmada Boş Hücreleri Atla: Veriyi Koruyarak Güncelleme

Bir stok listesi her gün bütünüyle yenilenmeyebilir. Depodan gelen dosyada yalnız değişen miktarlar bulunur; diğer hücreler boş bırakılır. Böyle bir listeyi mevcut stokların üzerine normal yapıştırdığınızda, boş kaynaklar kayıtlı miktarların yerine geçebilir. Boş Olanları Atla seçeneği, gerçekten boş kaynak hücrelerin karşısındaki hedef içerikleri korumanızı sağlar. Ancak doğru ürüne doğru değeri aktarmak ve sıfırın anlamını belirlemek yine sizin sorumluluğunuzdadır.

Güncellemenin anlamını önce tanımlayın​

Bu örnekte boş hücre “yeni bilgi gelmedi”, sayısal 0 ise “stok sıfır olarak bildirildi” anlamındadır. İki durum aynı değildir. Kaynak sisteminiz boşluğu “ürünü kapat” veya “önceki miktarı temizle” anlamında kullanıyorsa bu yöntem farklı bir iş kuralı gerektirir. Önce dosyayı gönderen kişiyle boş ve sıfırın anlamını netleştirin.

Alıştırmayı Windows masaüstü Excel'de yeni bir dosyada yapın. A1'e Ürün, B1'e Mevcut stok, C1'e Gelen stok yazın. Mini Sayfa'daki dört kaydı aynı satırlara girin. C3'ü gerçekten boş bırakın; boşluk karakteri yazmayın. C4'e ise sayı olarak 0 girin. B6 hücresini toplam kontrolü için ayırın:
Mini Sayfa başlangıç verisini gösterir. Kopyalama ve Özel Yapıştır işlemlerini kendi Excel kitabınızda uygulayacaksınız; buradaki örnek komut penceresinin yerini almaz. Başlangıç miktarları 24, 18, 7 ve 11; toplam 60 olmalıdır.

Konumsal eşleşmeyi doğrulayın​

Boş Olanları Atla bir ürün arama işlemi yapmaz. C2'deki değer B2'ye, C3'teki değer B3'e gider. Güncelleme başka bir dosyadaysa dört ürün kodunun aynı sırada olduğunu tek tek karşılaştırın. Sadece satır sayısının eşit olması yeterli değildir; iki listede bir ürün yer değiştirmiş olabilir.

Gerçek dosyada ürün eksilmişse, yeni ürün eklenmişse veya sıra değişmişse önce ürün anahtarına göre eşleştirme yapın. Bu adımı atlayarak yapıştırmak, geçerli bir sayıyı yanlış ürüne yazabilir. Filtre, gizli satır veya birleştirilmiş hücre bulunan bir liste üzerinde küçük örnekten doğrulama almadan toplu işlem yapmayın. Bu alıştırmada filtre ve birleştirilmiş hücre kullanmayın.

Yalnız değerleri boşları atlayarak aktarın​

Dosyanın bir kopyasını sakladıktan sonra şu sırayı izleyin:

• Kaynağı seçin: C2:C5 aralığını seçip Ctrl+C'ye basın. Başlık ve toplam satırını kopyalamayın.
• Hedefi belirleyin: B2'yi seçin. Kaynakla aynı boyutta dört hücrelik alana yazılacağını kontrol edin.
• Seçenekleri açın: Giriş > Yapıştır > Özel Yapıştır yolunu kullanın. Windows'ta Ctrl+Alt+V de bu pencereyi açar.
• İçeriği sınırlandırın: Yapıştır bölümünde Değerler'i, işlem bölümünde Yok'u seçin. Boş Olanları Atla kutusunu işaretleyip Tamam'a basın.

Değerler seçimi, kaynak biçimlerini ve formüllerini taşımadan içerikleri alır. İşlem bölümünü yanlışlıkla Topla olarak bırakmayın; güncellemeyi mevcut miktara eklemek, eski miktarı yenisiyle değiştirmekten farklıdır. Örneğin ilk üründe hedef 24, kaynak 30 ise burada beklenen miktar 30'dur, 54 değildir.

Dört satırı ve toplamı birlikte kontrol edin​

Beklenen sonuç aşağıdaki gibidir. İkinci ürünün 18'i korunur; üçüncü ürünün 7'si ise 0 olur:
B6'daki toplamı kontrol etmek için şu formülü kullanın:
Yeni toplam 62 olmalıdır. Toplamın doğru olması tek başına bütün ürünlerin doğru eşleştiğini kanıtlamaz; karşılıklı iki yanlış değişiklik birbirini dengeleyebilir. Bu nedenle hem dört satırı hem toplamı kontrol edin. İlk satırın yenilenmesi, boş kaynağın eski değeri koruması ve sıfırın aktarılması bu örneğin üç ayrı kabul koşuludur.

Boş görünen kaynakları ayrı inceleyin​

Tek bir boşluk içeren hücre, silinmiş içerikle aynı değildir. Boş metin döndüren formül de hücrede formül bulunduğu anlamına gelir. Kaynağınızda bu tür içerikler varsa yalnız görünüşe bakarak korunma sonucunu varsaymayın. Kendi Excel dosyanızda formül çubuğunu ve küçük bir deneme aktarımını inceleyin.

Beklenmedik sonuçta hemen Ctrl+Z kullanın ve kaynağı yeniden değerlendirin. Sonradan hücreleri elle düzeltmek, hangi satırların etkilendiğini saklayabilir. Ayrıca değişiklikten önceki dosyayı saklamak, çalışma oturumu kapandıktan sonra geri dönüş için de gereklidir.

Kendi denemenizi başlangıçtan tekrarlayın​

Önce B sütununu yeniden 24, 18, 7 ve 11 yapın. C3'e 21 girip aynı işlemi tekrarlayın. Bu kez ikinci ürün 21, yeni toplam 65 olmalıdır. Ardından B sütununu yine başlangıç değerlerine döndürün; C3'ü Delete ile temizleyin ve tekrar yapıştırın. İkinci ürün 18, toplam yeniden 62 olmalıdır.

Son olarak boşun neden korunması gerektiğini, sıfırın neden aktarılacağını ve ürün sırasını nasıl kontrol ettiğinizi birer cümleyle açıklayın. Bu üç soruya açık yanıt verebiliyorsanız yöntemi yalnız tuş dizisi olarak değil, veri güncelleme kuralı olarak uyguluyorsunuz.