Boş Hücreleri Üstteki Değerle Doldurma

Bir satış raporunda bölge adı yalnız grubun ilk satırına yazılmış olabilir. Alt satırlardaki boş alanlar insan gözüyle anlaşılır; ancak listeyi sıraladığınızda veya başka bir rapora taşıdığınızda ürünün hangi bölgeye ait olduğu belirsizleşebilir. Çözüm, her kaydın etiketini kendi satırına yazmaktır. Burada Özel Git ile boş hücre seçimi ve üst satıra göreli başvuru kullanacaksınız. Bu işlem, örüntü tahmini yapan Hızlı Doldurma komutu değildir.

Boşluğun gerçekten tekrar anlamına geldiğini doğrulayın​

Üstteki etiketi aşağı taşımak her boş alan için doğru değildir. Bir anketteki yanıtsız alan “önceki yanıtla aynı” anlamına gelmez. Siparişte boş teslim tarihi de önceki satırın tarihini otomatik olarak almamalıdır. Bu yöntemi yalnız rapor düzeninin açıkça grup başlığı kullandığı ve boşluğun aynı grubun devamını anlattığı durumlarda uygulayın.

Windows masaüstü Excel'de A1'e Bölge, B1'e Ürün, C1'e Adet yazın. A2'ye Kuzey, A5'e Güney girin. A3, A4, A6 ve A7'yi gerçekten boş bırakın. Diğer değerleri Mini Sayfa'dan kendi dosyanıza aktarın:
Mini Sayfa, örneğin başlangıç görünümünü gösterir; Excel'in seçim penceresini veya toplu giriş işlemini çalıştırmaz. Birleştirilmiş başlık hücreleri kullanmayın. Başlangıç verisini ayrı bir sayfada saklayarak uygulama sonrasındaki farkı kontrol edebilirsiniz.

Yalnız etiket sütunundaki boşları seçin​

A2:A7 aralığını seçin. Tüm tabloyu seçmeyin; miktar sütunundaki gerçek bir eksik değeri de bölge adıyla doldurmak istemezsiniz. Giriş > Bul ve Seç > Git yolunu izleyin veya Ctrl+G'ye basın. Özel düğmesini seçip Boşluklar seçeneğini işaretleyin ve Tamam'a basın.

Bu örnekte yalnız A3, A4, A6 ve A7 seçili olmalıdır. Etkin hücre, seçili alan içindeki girişin başlayacağı hücredir; diğer seçili hücrelerden farklı görünebilir. Seçimin dışına tıklamayın, çünkü çoklu seçim kaybolur. İlk dolu etiketin üstündeki boş bir satırı aralığa katmadığınızdan da emin olun.

Etkin hücrenin bir üstüne göreli başvuru kurun​

Seçim korunurken eşittir yazın ve Yukarı Ok tuşuna basın. Böylece etkin hücrenin hemen üstündeki hücreye başvuru oluşturursunuz. Etkin hücre A3 ise formül şöyledir:
Ardından yalnız Enter yerine Ctrl+Enter kullanın. Giriş bütün seçili boş hücrelere uygulanır ve göreli başvuru her hücrenin konumuna göre değişir. Etkin hücreniz başka bir satırdaysa örnekteki A2'yi körlemesine yazmayın; eşittir ve Yukarı Ok ile o hücrenin kendi üst komşusunu seçin.

A3'teki başvuru A2'den Kuzey'i, A4'teki başvuru A3 üzerinden yine Kuzey'i alır. Güney grubunda A6, A5'e; A7 ise A6'ya başvurur. A2 ve A5 zaten dolu olduğundan seçimde yer almaz ve bölge sınırı korunur. Otomatik hesaplama açıkken formül aşamasında beklenen sonuç şöyledir:
Sonuç Mini Sayfasında doldurulan hücrelerin formülleri inceleme için saklanmıştır. Buradaki değerler örneğin beklenen sonucudur; kendi dosyanızdaki işlemin gerçekten uygulandığını satır satır kontrol edin.

Sıralamadan önce etiketleri sabitleyin​

Oluşan etiketler henüz formüldür. Üst satırdaki etiketi değiştirmeniz, ona bağlı alt satırları da değiştirir. Kayıtları bağımsız satırlar olarak kullanacaksanız önce doldurulan A2:A7 aralığını kopyalayın. Aynı alanın üzerine Özel Yapıştır > Değerler uygulayın. Böylece görünen etiketler sabit içerik olarak kalır.

Bu adımı tüm çalışma sayfasına uygulamayın; başka sütunlardaki hesap formüllerini istemeden kaldırabilirsiniz. Değere çevirdikten sonra A3 ve A6'yı Excel formül çubuğunda inceleyin: başvuru yerine Kuzey ve Güney metinleri bulunmalıdır. Artık ürün adına göre sıralama yaptığınızda her satır kendi bölge etiketini taşır. Sıralamada üç sütunu birlikte seçmeyi unutmayın.

Satır sayısı ve miktar kontrolünü birlikte yapın​

Doldurma yalnız A sütununu değiştirmelidir; ürünler ve adetler aynı kalmalıdır. C8 hücresinde toplamı kontrol edin:
Toplam 33 olur. Kuzey'in üç kaydı 16, Güney'in üç kaydı 17 adettir. Altı kayıt hâlâ bulunmalı ve iki grubun sınırı A5'te korunmalıdır. Toplam değiştiyse işlem yalnız etiket sütununda yapılmamış veya farklı bir düzenleme oluşmuş olabilir.

Boş metin döndüren formül, boşluk karakteri veya görünmeyen başka içerik taşıyan hücreler gerçek boş değildir. Özel Git seçiminde beklediğiniz hücre seçilmediyse bu ayrımı kendi Excel dosyanızda inceleyin. Sorunu anlamadan bütün sütunun içeriğini temizlemeyin; eksikliği gidermek isterken geçerli etiketleri silebilirsiniz.

Küçük bir değişiklikle yöntemi sınayın​

Başlangıç kopyasına dönün; A5'te Güney yerine Batı yazın. Aynı seçimi ve doldurmayı yeniden yapın. Son üç kaydın Batı, ilk üçünün Kuzey olduğunu kontrol edin. Ardından etiketleri değerlere çevirip ürün adına göre tüm tabloyu sıralayın. Her üründe bölge bilgisi korunuyorsa kayıtlar artık eski görsel gruplamaya bağlı değildir.

İşin sonunda hangi alanın tekrarlandığını, neden yalnız boş hücreleri seçtiğinizi ve formülleri hangi aşamada sabitlediğinizi açıklayabilmelisiniz. Bu denetim, kısa bir toplu girişin yanlış sütuna veya yanlış gruba uygulanmasını önler.