Excel Başlangıcında Veri Formül ve Grafikleri Öğrenme

Excel başlangıcında veri, formül ve grafik öğrenme (Excel basics), verileri hücrelere girmeyi, TOPLA ve EĞER gibi işlevlerle hesaplama yapmayı ve sonuçları grafikle göstermeyi kapsayan ilk adımlardır. Excel çalışma sayfasında satır ve sütunların kesiştiği hücrelere sayı, metin ve formül girer; verileri bu yapı üzerinde düzenler, çözümler ve görselleştirirsiniz. Bu sayfada arayüzü, veri girişini, temel işlevleri ve grafik oluşturmayı üç uygulamalı örnekle öğreneceksiniz.

Excel nedir ve çalışma sayfası nasıl düzenlenir​

Excel, Microsoft tarafından geliştirilen bir elektronik tablo uygulamasıdır. Dosyaya çalışma kitabı (workbook), kitap içindeki her tabloya çalışma sayfası (worksheet) denir. Sayfa satır ve sütunlardan oluşur; bunların kesiştiği kutuya hücre (cell) denir ve hücrenin adresi sütun harfi ile satır numarasından oluşur, örneğin B3. Birden fazla hücreden oluşan bloğa aralık (range) denir, örneğin B2:D6. Bir çalışma sayfasında 1.048.576 satır ve XFD sütununa kadar 16.384 sütun bulunur.

Ekranda en sık kullanacağınız bölümler şunlardır:

• Şerit: Ana Sayfa, Ekle, Formüller, Veri gibi sekmelerden oluşan komut alanıdır (Ribbon).
• Ad Kutusu: Seçili hücrenin ya da aralığın adresini gösterir (Name Box).
• Formül Çubuğu: Seçili hücrenin gerçek içeriğini, yani yazdığınız sayıyı, metni ya da formülü gösterir (Formula Bar).
• Sayfa sekmeleri: Ekranın altında yer alır; çalışma kitabındaki sayfalar arasında geçiş yapmanızı sağlar.

Excel'de veri girişi ve formül yazma​

Veri girmek için şu adımları izleyin:

1. Hücreyi seçin: Veriyi yazmak istediğiniz hücreye tıklayın.
2. Veriyi yazın: Metin, sayı, tarih ya da formül yazabilirsiniz.
3. Girişi onaylayın: Enter tuşu bir alt hücreye, Tab tuşu sağdaki hücreye geçirir. Girişten vazgeçmek için Esc tuşuna basın.

Var olan veriyi düzenlemek için hücreyi seçip F2 tuşuna basın ya da Formül Çubuğunda değişiklik yapın. Metinler hücrede varsayılan olarak sola, sayılar ve tarihler sağa yaslanır. Bir sayı sola yaslanıyorsa Excel onu metin olarak görüyor olabilir.

Formül her zaman eşittir (=) işaretiyle başlar. Türkçe Excel'de işlev adları Türkçedir ve bağımsız değişkenler çoğunlukla noktalı virgülle ayrılır; İngilizce sürümde işlev adları İngilizcedir ve ayırıcı virgüldür. Ayırıcı, bilgisayarın bölgesel ayarlarına göre değişebilir.

Belirli bir aralığın toplamını almak için:
Aralıktaki sayıların ortalamasını hesaplamak için:
Bir koşula göre iki farklı sonuç döndürmek için EĞER işlevini kullanırsınız. Satış hedefi aşıldıysa bir metin, aşılmadıysa başka bir metin yazdırmak için:
Bir tabloda değeri dikey olarak aramak için DÜŞEYARA işlevi kullanılır. F2 hücresindeki ürün kodunu A2:C6 tablosunun ilk sütununda birebir eşleşmeyle arayıp üçüncü sütundaki fiyatı getirmek için:

Excel'de grafik nasıl oluşturulur​

Grafik, tablodaki sayıları daha kolay yorumlamanızı sağlar. Grafik oluşturmak için başlıkları da içerecek şekilde veri aralığını seçin, ardından Ekle > Grafikler (Insert > Charts) grubundan bir tür belirleyin. Hangi türü seçeceğinizden emin değilseniz Önerilen Grafikler (Recommended Charts) düğmesi verinize uygun seçenekleri gösterir. Seçili aralıkla Alt+F1 tuşlarına basarak aynı sayfada hızlıca sütun grafiği de oluşturabilirsiniz.

Sık kullanılan grafik türleri şunlardır:

• Sütun grafiği: Kategorileri birbiriyle karşılaştırmak için kullanılır.
• Çubuk grafiği: Sütun grafiğinin yatay biçimidir; kategori adları uzun olduğunda okunaklıdır.
• Çizgi grafiği: Zaman içindeki değişimi ve eğilimi gösterir.
• Pasta grafiği: Bir bütünün parçalarını oransal olarak gösterir; tek bir veri serisiyle ve az sayıda dilimle iyi çalışır.

Grafik seçiliyken şeritte Grafik Tasarımı (Chart Design) sekmesi açılır. Buradan grafik türünü değiştirebilir, başlık ve veri etiketi ekleyebilir, renkleri ayarlayabilirsiniz.

Veri analizi ve raporlama için temel araçlar​

Veriniz büyüdükçe formüllerin yanında şu araçlar işinizi kolaylaştırır:

• Sırala ve Filtre Uygula: Veri > Sırala ve Filtre Uygula (Data > Sort & Filter) grubuyla satırları sıralar ya da yalnızca ölçüte uyan kayıtları gösterirsiniz.
• Tablo: Ekle > Tablo (Insert > Table) komutu ya da Ctrl+T ile aralığı tabloya çevirirsiniz; filtre düğmeleri otomatik gelir ve yeni satırlar tabloya dahil olur.
• Otomatik Toplam: Giriş > Otomatik Toplam (Home > AutoSum) düğmesi ya da Alt+= tuşlarıyla toplam formülünü hızlıca eklersiniz.
• Koşullu Biçimlendirme: Giriş > Koşullu Biçimlendirme (Home > Conditional Formatting) ile belirli değerleri renklendirirsiniz.
• Özet Tablo: Ekle > Özet Tablo (Insert > PivotTable) ile büyük listeleri formül yazmadan gruplayıp toplarsınız.

1. Toplam ve ortalama hesaplama​

Beş ürünün üç aylık satış adetlerini A1:F7 aralığına girin. E sütununa TOPLA işleviyle üç ayın toplamını, F sütununa ORTALAMA işleviyle aylık ortalamayı yazın; formülleri aşağı doğru kopyalayın. Son satırda TOPLA işleviyle her ayın ve genel toplamı alın.
Defter satırında üç ayın toplamı 405, aylık ortalaması 135,0 olarak hesaplanır. Son satırdaki 1.950 değeri tüm ürünlerin genel toplamıdır. Formülleri aşağı kopyaladığınızda satır numaraları otomatik güncellenir.

2. EĞER ile hedef kontrolü​

Satış temsilcilerinin satış tutarını ve hedefini girin. E sütununa EĞER işleviyle satış hedefe ulaştıysa Hedef aşıldı, ulaşmadıysa Hedef altında yazdırın. F sütununa satışın hedefe oranını bölme işlemiyle yazın ve yüzde biçimi uygulayın.
Ayşe Demir için durum Hedef aşıldı, gerçekleşme oranı %125 olarak görünür. Mehmet Kaya için durum Hedef altında, oran %91 olur. Hedef değerleri değiştirdiğinizde durum ve oran sütunları otomatik yenilenir.

3. Pasta grafiği için pay hesabı​

Şehirlere göre satış tutarlarını girin ve C sütununa her şehrin toplam içindeki payını hesaplayın; paydadaki toplam hücresini mutlak başvuruyla sabitleyin. Ardından A1:B6 aralığını seçip Ekle > Grafikler (Insert > Charts) grubundan pasta grafiği ekleyin. Toplam satırını seçime dahil etmeyin; aksi halde grafik toplamı da bir dilim olarak gösterir.
Toplam satış 1.200.000 olarak hesaplanır. İstanbul şehrinin payı %38, Ankara şehrinin payı %23 çıkar; paylar toplamı %100 eder. Pasta grafiğinde her dilim, bu paylara karşılık gelen büyüklükte çizilir.

Sık sorulan sorular​

Excel öğrenmeye nereden başlamalıyım? Önce hücre, satır, sütun ve aralık kavramlarını, ardından veri girişini öğrenin. Sonra TOPLA, ORTALAMA ve EĞER işlevlerine, hazır olduğunuzda DÜŞEYARA işlevine ve grafiklere geçin.

Yazdığım formül neden sonuç yerine metin olarak görünüyor? Hücrenin sayı biçimi Metin olarak ayarlanmışsa formül hesaplanmaz. Biçimi Genel yapın, hücreye F2 tuşuyla girip Enter tuşuna basın.

Hücrede ##### görmemin nedeni nedir? Genellikle sütun, sayıyı ya da tarihi göstermek için fazla dardır. Sütun başlığının sağ kenarına çift tıklayarak genişliği otomatik ayarlayabilirsiniz.

Hangi grafik türünü seçmeliyim? Kategorileri karşılaştırmak için sütun ya da çubuk, zaman içindeki değişim için çizgi, bir bütünün paylarını göstermek için pasta grafiğini tercih edin.

Kullanırken dikkat edin​

• Formülü eşittir işaretiyle başlatın: Eşittir işareti olmadan yazılan ifade formül değil, düz metin olarak kabul edilir. Hücre biçimi Metin ise eşittir işareti olsa bile formül hesaplanmaz.
• Ayırıcıya dikkat edin: Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler çoğunlukla noktalı virgülle, İngilizce sürümde virgülle ayrılır. Hata alıyorsanız bölgesel ayarları ve işlev adının dilini kontrol edin.
• Mutlak ve göreli başvuru farkı: Formülü aşağı kopyaladığınızda B2 gibi göreli başvurular kayar. Sabit kalmasını istediğiniz hücreyi $B$7 biçiminde yazın ya da başvuruyu seçip F4 tuşuna basın.
• Grafik aralığını doğru seçin: Toplam satırını ve ilgisiz sütunları grafik aralığına dahil etmeyin. Veri sonradan eklenecekse aralığı Tablo olarak biçimlendirmek grafiğin otomatik genişlemesini sağlar.
• DÜŞEYARA kullanırken: Aranan değer, aranan aralığın ilk sütununda bulunmalıdır. Kod ya da ad gibi birebir eşleşme gerektiren aramalarda son bağımsız değişkene YANLIŞ yazın.
• İlgili konular: TOPLA, ORTALAMA, EĞER, DÜŞEYARA, ÇAPRAZARA, Otomatik Toplam, Sırala ve Filtre Uygula, Tablo, Özet Tablo, Koşullu Biçimlendirme, Ekle > Grafikler, Önerilen Grafikler.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.