Metin Olarak Saklanan Sayıları Güvenle Dönüştürme

Dışarıdan gelen bir listede 125 ve 80 değerleri sayı gibi görünebilir; Excel'de metin olarak saklandıklarında bazı hesap ve sıralama işlemleri beklediğiniz sonucu vermeyebilir. Aynı dosyadaki 00125 ise bir ürün kodu olabilir ve metin olarak kalması gerekir. Bu nedenle bütün sütunu dönüştürmekten önce verinin anlamını ayırın. Hesaplanacak miktarları güvenilir sayılara dönüştürürken kimlik alanlarını metin olarak koruyacaksınız.

Hangi alanın hesaplanacağını belirleyin​

Miktar, tutar veya ölçüm sayıyla işlem yapmaya uygundur. Ürün kodu, telefon, posta kodu ve uzun kimlik bilgisi ise rakamlardan oluşsa da hesaplanacak büyüklük değildir. Baştaki sıfırlar anlamlıysa dönüştürme onları kaldırabilir. Uzun kimliklerde sayısal hassasiyet de kayıp yaratabilir; bu alanları baştan metin olarak saklayın.

Alıştırmayı Windows masaüstü Excel'de yeni bir sayfada hazırlayın. A1'e Alan, B1'e Gelen metin, C1'e Karar yazın. Veri girmeden önce B2:B4 aralığını Metin biçimine alın. Sonra B2'ye 125, B3'e 80, B4'e 00125 girin. Bu işlem örnekte metin girdisini bilerek oluşturur:
Mini Sayfa kaynak örneğini gösterir; Excel'in veri türünü dönüştüren bir motor değildir. Metin biçimini ve tür kontrollerini kendi Excel kitabınızda uygulayın. İlk iki satırda adet bulunduğunu, son satırdaki rakam dizisinin ise ürün kodu olduğunu kabul ediyoruz.

Görünüşü tür kanıtı olarak kullanmayın​

Varsayılan Genel hizalamada metinler sola, sayılar sağa yaslanabilir. Ancak kullanıcı hücreyi elle hizalayabildiği için bu görünüm kesin bir tür testi değildir. Sayı biçimi listesinden Genel'i seçmek de mevcut metin içeriğini her durumda sayıya dönüştürmez. Bir biçim seçimi ile gerçek içerik dönüşümü farklı işlemlerdir.

Türü sınamak için boş bir kontrol hücresine B2 başvurulu denetimi yazın:
B2 örnekte metin olarak girildiğinden sonuç YANLIŞ olmalıdır. Aynı denetimi ürün kodunda da yapabilirsiniz; onun metin kalması burada hata değildir. Sayı göstergesi veya hücrenin başındaki kesme işareti yardımcı ipuçları sunar, fakat dönüştürme kararı alanın iş anlamına dayanmalıdır.

Yardımcı sütunda dönüşüm yapın​

Başlangıç sayfasının bir kopyasını saklayın. Çalışma kopyasında C sütununu sonuçlar için kullanın; C1'i Dönüştürülen değer olarak değiştirin. Formülü girmeden önce C2:C3 aralığının Genel biçimde olduğundan emin olun. C2'ye şu formülü yazın:
Formülü yalnız C3'e kadar kopyalayın. Sonuçlar sayısal 125 ve 80 olmalıdır. B4 ürün kodu olduğu için formülü o satıra uzatmayın. C4'e karşılaştırma amacıyla aynı kodu yazacaksanız önce o hücreyi Metin biçimine alın ve 00125 girin. Mini Sayfa'daki sonuç görünümünde kodun sıfırları korunmuştur:
Sonuç hücrelerindeki formüller kaynak B sütununa bağlıdır. Bu aşamada kaynağı silmeyin. C2 üzerinde sayı denetimi DOĞRU verirken B2 üzerinde YANLIŞ kalmalıdır. Dönüşümün yararı, kaynak metni değiştirmeden sayısal çıktıyı ve karar verilen kapsamı ayrı görebilmenizdir.

Toplamı ve baştaki sıfırları ayrı doğrulayın​

C5'te yalnız iki miktarın toplamını hesaplayın:
Beklenen toplam 205 olur. Ürün kodunu bu toplama katmayın. Hem C2 ve C3'ün sayı olduğunu hem B4 veya C4'teki 00125 kodunun metin olarak korunduğunu kontrol edin. Toplamın doğru olması, kimlik alanlarının bozulmadığını tek başına göstermez.

Dönüşüm sonucunu asıl sütuna aktaracaksanız yalnız doğrulanmış C2:C3 aralığını kopyalayın; hedefteki karşılığına Özel Yapıştır > Değerler uygulayın. Böylece yardımcı formüllerin sonuçları sabitlenir. Bu adımın ardından kaynak B2 ve B3 değişir; gerektiğinde karşılaştırabilmek için başlangıç kopyasını tutun. B4'ü kapsam dışında bırakın.

Yerel ayar ve hatalı metni göz ardı etmeyin​

Bu örnekte ayracı olmayan tam sayılar kullanıldı. Nokta, virgül, para simgesi veya yüzde işareti bulunan gerçek verilerde yorum bölgesel ayarlara bağlı olabilir. Örneğin bir dosyada binlik ayırıcı olarak kullanılan işaret başka bir dosyada ondalık anlamına gelebilir. Ayracın anlamını belirlemeden topluca karakter silmeyin; 1,25 değerini yanlışlıkla 125 yapmak sessiz bir veri hatasıdır.

SAYIYAÇEVİR, Excel'in tanıdığı sayısal metni dönüştürür. Miktarla birlikte birim sözcüğü, görünmeyen karakter veya beklenmeyen işaret varsa #DEĞER! oluşabilir. Hata satırını otomatik olarak 0'a çevirmek yerine kaynağı inceleyin. Eksik veya anlaşılmayan miktarın sıfır kabul edilmesi raporun anlamını değiştirir.

Alternatif işlemlerde kapsamı dar tutun​

Kaynağın yalnız miktar içerdiği kesin olan bir kopyasında başka bir seçenek de 1 ile çarpmadır. Genel biçimli boş bir hücreye 1 yazıp kopyalayın. Yalnız dönüştürülecek miktar aralığını seçin; Özel Yapıştır penceresinde Değerler ve Çarp seçeneklerini uygulayın. Bu işlem kaynak hücreleri doğrudan değiştirir. Ürün kodlarını, mevcut formülleri ve dönüşümü belirsiz alanları seçime katmayın. Yardımcı sütunla karşılaştırma ihtiyacınız varsa önceki yöntemi kullanın.

Bazen miktar bir açıklamayla aynı hücrededir. Ayrı bir denemede E2'ye Adet: 125 yazın. Miktarın her kayıtta tam üç karakterle en sağda bulunduğu doğrulanmışsa şu örnek kullanılabilir:
Sonuç 125'tir. Uzunluk değişiyorsa bu formül güvenilir değildir; önce verinin ayırıcı ve uzunluk kuralını belirleyin. Bir hesap içinde geçici sayıya dönüşüm yapılması da kaynak hücrenin türünü kalıcı olarak değiştirmez. Dönüşüm kararıyla kaynak temizleme adımını ayrı değerlendirin.

Kaynak değişikliğiyle son denetimi yapın​

Henüz sonuçları sabitlemediğiniz çalışma kopyasında B3'teki metni 95 ile değiştirin. C3'ün 95'e, toplamın 220'ye çıktığını doğrulayın. Ürün kodu 00125 olarak kalmalıdır. Sonra C2:C3 aralığını kopyalayıp aynı hücrelere Özel Yapıştır > Değerler uygulayın. B3'ü yeniden değiştirdiğinizde C3'teki sabit miktarın değişmediğini kontrol edin.

Hata göstergesindeki Sayıya Dönüştür komutu, seçilen alanların gerçekten miktar olduğundan emin olduğunuz kısa işlerde başka bir seçenektir. Yardımcı sütun yöntemi ise dönüşüm öncesi ve sonrasını karşılaştırmayı kolaylaştırır. Hangi yolu seçerseniz seçin, sayıya dönüşen alanları ve metin olarak korunan kimlikleri ayrı doğrulayın.