Tekrarlanan veri girişini otomatikleştirme (data entry automation), aynı bilgiyi elle tekrar tekrar yazmak yerine kurallara, formüllere ve makrolara bırakmaktır. Excel'de bunun için Hızlı Doldurma, Veri Doğrulama, tablolar, arama işlevleri, Power Query ve VBA makroları kullanılır. Doğru araç seçildiğinde hem yazım hataları azalır hem de günlük girişler çok daha kısa sürer.
Sıra numarası, kayıt kodu ya da ay adı gibi türetilebilen bilgiler için de METNEÇEVİR, SOLDAN ve SATIR işlevlerini kullanabilirsiniz. Formülle üretilen sütunlara elle veri yazmamak, tutarlılığı korur.
Son dolu satırı bulmak için End özelliği ve xlUp sabiti kullanılır:
Kayıtları kopyalamak için Range nesnesinin Copy yöntemi, tarih yazmak için ise Date işlevi yeterlidir. Makro içeren dosyayı Excel Makro İçerebilen Çalışma Kitabı (.xlsm) olarak kaydetmeniz gerekir. Makroların çalışması için Güven Merkezi (Trust Center) ayarlarına da dikkat edin.
E2 hücresi P-103 koduna karşılık gelen ürün adını (27 inç Monitör), F2 hücresi de fiyatını (7.200,00) listeden getirir. Listede bulunmayan P-999 kodu için E5 hücresinde hata yerine Kod bulunamadı metni görünür. EĞERHATA sayesinde sayfa hatasız kalır. Formülleri aşağı doğru doldurmanız yeterlidir, ad ve fiyat yazmanız gerekmez.
KIRP baştaki, sondaki ve sözcükler arasındaki fazla boşlukları temizler, YAZIM.DÜZENİ her sözcüğün yalnızca ilk harfini büyük yapar. B2 hücresinde Ahmet Yalman, B4 hücresinde Zeynep Arslan görünür. E sütunu şehrin ilk üç harfini büyük harfe çevirip satır numarasından türetilen üç haneli sayıyla birleştirir. Örneğin E2 hücresinde ANK-001, E3 hücresinde BUR-002 oluşur. Yeni satırlar eklediğinizde formülleri aşağı doldurmanız yeterlidir.
Makro, A sütunundaki son dolu satırı End(xlUp) ile bulur ve B:F aralığını bir alt satıra kopyalar. Yeni satırın tarihi bugüne göre 31.10.2026 olarak yazılır, personel Elif Aydın ve ürün Yazıcı Kağıdı değerleri kopyalanır. F4 hücresindeki formül kopyayla birlikte kendi satırına uyarlanır ve 600,00 sonucunu verir. Satırda farklı olan alanları (adet, ürün gibi) sonradan değiştirmeniz yeterlidir.
Excel'de tekrarlanan veri girişi nasıl otomatikleştirilir
Elle yazılan her bilgiyi önce bir kurala bağlamak, otomasyonun ilk adımıdır. Excel'de başlıca araçlar şunlardır:- Hızlı Doldurma: Veri > Veri Araçları > Hızlı Doldurma (Data > Data Tools > Flash Fill) komutu ya da Ctrl+E kısayoluyla Excel, ilk satırlarda verdiğiniz örnekten deseni çıkarır. Ad ile soyadı ayırmak ya da birleştirmek gibi işlerde işe yarar. Sonuç sabit değerdir, kaynak değişirse güncellenmez.
- Veri Doğrulama: Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) ile hücreye açılır liste ya da kural tanımlarsınız. Böylece aynı değerler her seferinde farklı yazılmaz.
- Tablo: Ekle > Tablolar > Tablo (Insert > Tables > Table) ile oluşturulan tabloda, hesaplanan sütunlardaki formüller yeni satırlara kendiliğinden uygulanır.
- Arama işlevleri: DÜŞEYARA ya da ÇAPRAZARA gibi işlevler, bir kodu girdiğinizde ad ve fiyat gibi bilgileri listeden getirir.
- Power Query: Veri > Veri Al ve Dönüştür (Data > Get & Transform Data) bölümünden dosya, klasör ya da web kaynaklarındaki veriyi içeri alırsınız. Dönüştürme adımları kaydedilir ve Tümünü Yenile (Refresh All) ile yeniden uygulanır.
- VBA makroları: Satır ekleme, kopyalama ve tarih yazma gibi düzenli adımları tek bir düğmeye bağlar.
- Power Automate ve RPA araçları: Excel dışındaki uygulamalardan veri aktarımı gerektiğinde kullanılabilir. Bunların kullanımı kurumunuzun lisans ve izin düzenlemelerine bağlıdır.
Formüllerle otomatik doldurma ve veri temizleme
Girişi en çok azaltan yöntem, kullanıcıdan yalnızca anahtar bilgiyi (kod, tarih gibi) istemek ve gerisini formüle yaptırmaktır. Fiyat listesinden ürün adı ve fiyat getirmek için DÜŞEYARA, listede olmayan kodlarda hata görünmesin diye de EĞERHATA kullanılır. Dışarıdan yapıştırılan verilerdeki fazla boşlukları ve tutarsız büyük küçük harfleri düzeltmek için KIRP ile YAZIM.DÜZENİ birlikte kullanılır. A2 hücresindeki ad için formül şöyledir:Makro ile tekrarlanan satır girişini otomatikleştirme
Her gün aynı biçimde satır ekliyorsanız makro en hızlı çözümdür. Geliştirici > Kod > Makro Kaydet (Developer > Code > Record Macro) ile adımlarınızı kaydedebilir, Alt+F11 ile açılan Visual Basic Düzenleyicisi'nde kodu sadeleştirebilirsiniz. Geliştirici sekmesi görünmüyorsa Dosya > Seçenekler > Şeridi Özelleştir (File > Options > Customize Ribbon) bölümünden açılır.Son dolu satırı bulmak için End özelliği ve xlUp sabiti kullanılır:
VBA
sonSatir = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row1. Kodla ürün adı ve fiyatı otomatik getirme
Sol taraftaki A:C aralığında ürün kodu, ad ve birim fiyattan oluşan bir fiyat listesi var. D sütununa yalnızca ürün kodu girilecek, ürün adı ve fiyatın formülle gelmesi isteniyor. Listede olmayan kodlarda hata yerine anlaşılır bir sonuç görünmeli.Tekrarlanan Veri Girişini Yazılım Araçlarıyla Otomatikleştirme
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ürün Kodu | Ürün Adı | Birim Fiyat | Girilen Kod | Ürün Adı (Otomatik) | Birim Fiyat (Otomatik) |
| 2 | P-101 | Kablosuz Fare | 450,00 | P-103 | 27 inç Monitör | 7.200,00 |
| 3 | P-102 | Mekanik Klavye | 1.850,00 | P-101 | Kablosuz Fare | 450,00 |
| 4 | P-103 | 27 inç Monitör | 7.200,00 | P-105 | Web Kamerası | 980,00 |
| 5 | P-104 | USB Bellek 64 GB | 320,00 | P-999 | Kod bulunamadı | 0,00 |
| 6 | P-105 | Web Kamerası | 980,00 | P-102 | Mekanik Klavye | 1.850,00 |
Fiyat ListesiExcelDepo v1.0.0
2. Ham adları ve şehirleri otomatik temizleme
Başka bir sistemden yapıştırılan personel listesinde adlar ve şehirler fazla boşluklu, bazıları tamamen büyük ya da küçük harfle yazılmış. Temiz sütunlar ve şehre göre bir kayıt kodu formülle üretilecek.Tekrarlanan Veri Girişini Yazılım Araçlarıyla Otomatikleştirme
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ham Ad Soyad | Düzenli Ad Soyad | Ham Şehir | Düzenli Şehir | Kayıt Kodu |
| 2 | ahmet YALMAN | Ahmet Yalman | ankara | Ankara | ANK-001 |
| 3 | MEHMET kaya | Mehmet Kaya | BURSA | Bursa | BUR-002 |
| 4 | zeynep arslan | Zeynep Arslan | antalya | Antalya | ANT-003 |
| 5 | ali TOPAL | Ali Topal | konya | Konya | KON-004 |
| 6 | fatma ÖZTÜRK | Fatma Öztürk | mersin | Mersin | MER-005 |
| 7 | ayşe demir | Ayşe Demir | ANTALYA | Antalya | ANT-006 |
Ad TemizlemeExcelDepo v1.0.0
3. Makro ile son kaydı kopyalayıp yeni satır ekleme
Satış kayıt tablosunda aynı personel ve ürün için çoğunlukla benzer satırlar giriliyor. Makro, son dolu satırın B:F aralığını altındaki satıra kopyalar ve tarih sütununa bugünün tarihini yazar. Tutar sütunundaki formül de kopyayla birlikte yeni satıra uyarlanır.
VBA
12 satır
Sub SonKaydiCogalt()
Dim ws As Worksheet
Dim sonSatir As Long
Set ws = ActiveSheet
sonSatir = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
ws.Range("B" & sonSatir & ":F" & sonSatir).Copy Destination:=ws.Range("B" & sonSatir + 1)
ws.Cells(sonSatir + 1, "A").Value = Date
Application.CutCopyMode = False
End SubTekrarlanan Veri Girişini Yazılım Araçlarıyla Otomatikleştirme
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tarih | Personel | Ürün | Adet | Birim Fiyat | Tutar |
| 2 | 10.03.2025 | Murat Çelik | Toner | 2 | 850,00 | 1.700,00 |
| 3 | 11.03.2025 | Elif Aydın | Yazıcı Kağıdı | 5 | 120,00 | 600,00 |
| 4 | 31.10.2026 | Elif Aydın | Yazıcı Kağıdı | 5 | 120,00 | 600,00 |
Satış KaydıExcelDepo v1.0.0
Sık sorulan sorular
- Makro bilmeden veri girişini otomatikleştirebilir miyim? Evet. Tablolar, Veri Doğrulama, Hızlı Doldurma ve arama formülleri makro gerektirmez ve çoğu günlük işi karşılar.
- Hızlı Doldurma kaynak veri değişince güncellenir mi? Hayır. Sonuçlar sabit değer olarak yazılır. Kaynak değiştiğinde güncellenmesini istiyorsanız formül kullanın.
- Makronun yaptığı işlemi Ctrl+Z ile geri alabilir miyim? Genellikle hayır, makro işlemleri geri alma geçmişine yazılmaz. Önemli dosyalarda makroyu çalıştırmadan önce kopya alın.
- Otomasyon hataları tamamen ortadan kaldırır mı? Yazım hatalarını büyük ölçüde azaltır. Ancak kaynak liste ya da kural yanlışsa hata her satıra yayılır, bu yüzden kural ve listeleri düzenli kontrol edin.
Kullanırken dikkat edin
- Hızlı Doldurma sabit değer üretir: Hızlı Doldurma sonuçları formül değil değerdir. Kaynak veri değiştiğinde sonuçlar yenilenmez. Veri düzenli olarak değişiyorsa formül ya da Power Query tercih edin.
- DÜŞEYARA'da tam eşleşme kullanın: Kod ile arama yaparken son bağımsız değişkeni YANLIŞ olarak verin. Aksi halde yaklaşık eşleşme çalışır ve sıralanmamış listelerde yanlış ürün gelebilir. Microsoft 365 ve Excel 2021'de aynı işi ÇAPRAZARA ile de yapabilirsiniz.
- Makroları denemeden önce yedek alın: Makronun yaptığı değişiklikler genellikle Ctrl+Z ile geri alınamaz. Önemli dosyalarda makroyu çalıştırmadan önce kopya alın ve dosyayı makro içerebilen biçimde (.xlsm) kaydedin. Bilmediğiniz kaynaklardan gelen makroları etkinleştirmeyin.
- Önce kaynak listeyi düzeltin: Otomasyon, kaynak listedeki hataları da aynen çoğaltır. Fiyat listesi, kod listesi ya da açılır liste kaynağı güncel ve tutarlı değilse tüm satırlar etkilenir. Listeleri tablo olarak tutmak, genişledikçe formül ve doğrulama başvurularının da güncel kalmasına yardımcı olur.
- İlgili konular:
- Excel özellikleri: Hızlı Doldurma, Veri Doğrulama, Tablo, Power Query, Makro Kaydet
- VBA öğeleri: Range, Cells, End, Copy, Worksheet
- İşlevler: DÜŞEYARA, ÇAPRAZARA, EĞERHATA, KIRP, YAZIM.DÜZENİ, BÜYÜKHARF, SOLDAN, METNEÇEVİR, SATIR
Ekli dosyalar
Son düzenleme:
