Veri Doğrulama ve Koşullu Biçimlendirme

Veri doğrulama ve koşullu biçimlendirme (Data Validation and Conditional Formatting), Excel'de hücrelere hatalı veri girilmesini engelleyen ve önemli değerleri kurallara göre otomatik renklendiren iki özelliktir. Veri doğrulama girişi baştan denetler, koşullu biçimlendirme ise tablodaki sorunlu ya da öne çıkan değerleri görünür kılar. İkisini birlikte kullandığınızda tablolarınız hem temiz hem de okunaklı olur.

Veri doğrulama nasıl uygulanır?​

Kuralı uygulamak istediğiniz hücreleri seçin ve Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) komutunu açın. Pencerede üç sekme bulunur:

• Ayarlar (Settings): İzin verilecek veri türü ve koşul burada seçilir. Seçenekler arasında Tam Sayı, Ondalık, Liste, Tarih, Saat, Metin Uzunluğu ve Özel vardır.
• Girdi İletisi (Input Message): Hücre seçildiğinde kullanıcıya gösterilen yönlendirme notudur.
• Hata Uyarısı (Error Alert): Geçersiz veri girildiğinde çıkan iletidir. Stil olarak Dur (Stop), Uyarı (Warning) ve Bilgi (Information) seçilebilir. Yalnızca Dur stili girişi kesin olarak engeller.

Liste seçeneğinde kaynak olarak bir hücre aralığı, bir ad ya da noktalı virgülle ayrılmış değerler yazabilirsiniz. Böylece kullanıcı hücrede açılan listeden seçim yapar ve yazım hataları ortadan kalkar.

Özel seçeneğinde kural bir formülle tanımlanır. Formül, seçimdeki ilk hücreye göre yazılır. Örneğin A sütununa girilen sicil numaralarının tekrarlanmasını engellemek için A2 hücresi etkin iken şu formülü kullanabilirsiniz:
Veri doğrulama, kural tanımlanmadan önce girilmiş verileri otomatik olarak değiştirmez. Bu verileri bulmak için Veri Doğrulama > Geçersiz Verileri Daire İçine Al (Circle Invalid Data) komutunu kullanabilirsiniz.

Koşullu biçimlendirme nasıl yapılır?​

Aralığı seçin ve Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme (Home > Styles > Conditional Formatting) menüsünü açın. Hazır kural grupları şunlardır:

• Hücre Vurgulama Kuralları (Highlight Cells Rules): Büyüktür, küçüktür, arasında, metin içerir, tarih ve yinelenen değerler gibi kurallar.
• Üst/Alt Kuralları (Top/Bottom Rules): En yüksek ya da en düşük değerleri ve ortalamanın üstü ya da altını işaretler.
• Veri Çubukları (Data Bars), Renk Ölçekleri (Color Scales), Simge Kümeleri (Icon Sets): Değerleri görsel olarak karşılaştırır.

Hazır kurallar yetmediğinde Yeni Kural > Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan (New Rule > Use a formula to determine which cells to format) seçeneğine geçin. Formül mantıksal bir sonuç (DOĞRU ya da YANLIŞ) üretmelidir ve seçimin sol üst hücresine göre yazılır. Satırın tamamını boyamak için sütun başvurusunu sabitleyin, satır numarasını göreli bırakın. Stok miktarı minimum stoktan küçük olan satırları boyamak için:
Birden fazla koşulu birleştirmek için VE ve YADA işlevlerini kullanabilirsiniz:
Kurallar Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Yönet (Manage Rules) penceresinde sıralanır, düzenlenir ve silinir. Koşullu biçimlendirme hücredeki değeri değiştirmez, yalnızca görünümünü etkiler.

İki özelliği birlikte kullanma​

Veri doğrulama hatalı girişi önler, koşullu biçimlendirme ise zaten tabloda bulunan sorunları ve izlenmesi gereken durumları gösterir. Tipik bir kullanım şöyledir: Durum sütununa Liste türünde doğrulama ekleyerek yalnızca belirli durumların seçilmesini sağlarsınız, aynı sütuna koşullu biçimlendirme ekleyerek her durumu farklı renkle gösterirsiniz.

Tarihe dayalı izleme için vadesi geçmiş kayıtları bugünün tarihine göre boyayabilirsiniz. Vade tarihi C sütunundaysa kural formülü şöyle olur:
Yinelenen kayıtları görmek için ayrıca Hücre Vurgulama Kuralları > Yinelenen Değerler (Duplicate Values) kuralı hazırdır. Aşağıdaki örneklerde aynı mantığı yardımcı sütunlardaki formüllerle görebilirsiniz.

1. Stok altı ürünleri belirleme​

Ürün, stok ve minimum stok bilgileri bir tabloda tutuluyor. Durum sütunundaki formül, stok miktarını minimum stokla karşılaştırıyor. Aynı karşılaştırma koşullu biçimlendirme kuralı olarak A2:D7 aralığına girilirse satırlar otomatik boyanır.
Defter için sonuç Sipariş ver, Zımba için Sipariş ver, Toner için Sipariş ver olarak hesaplanır; A4 Kağıt'ta stok minimuma eşit olduğundan sonuç Yeterli çıkar. Koşullu biçimlendirmede aynı koşulu kullanırsanız bu satırlar kırmızı dolguyla öne çıkar, sütundaki formül ise filtreleme ve sayma için işinize yarar.

2. Sicil numarasında mükerrer kontrolü​

Sicil numarası sütununa aynı numaranın iki kez girilmesini engellemek için A2:A7 aralığına Özel türünde veri doğrulama uygulanır. Mevcut veride zaten tekrar varsa, yardımcı sütundaki formül bunu gösterir ve Geçersiz Verileri Daire İçine Al komutu aynı hücreleri işaretler.
1002 numarası iki satırda geçtiği için hem Mehmet Demir satırı (Tekrar var) hem de Ali Çelik satırı (Tekrar var) tekrar olarak işaretlenir. Diğer sicil numaraları için sonuç Tekil çıkar. Doğrulama kuralı sonradan eklenmişse yalnızca yeni girişleri denetler, bu nedenle eski tekrarları bu tür bir yardımcı formülle ya da daire içine alma komutuyla yakalarsınız.

3. Vadesi geçen faturaları işaretleme​

Ödendi mi sütununa Liste türünde veri doğrulama (Evet ve Hayır değerleri) uygulanır. Durum sütunundaki formül, ödenmemiş faturaların vadesini 31.03.2025 kontrol tarihiyle karşılaştırır. Gerçek kullanımda koşullu biçimlendirme kuralında BUGÜN işlevini kullanarak satırları otomatik boyayabilirsiniz.
Ödenmiş faturalar Ödendi sonucunu alır. Ödenmemiş ve vadesi kontrol tarihinden önce olan Ege Tekstil faturası Gecikmiş, vadesi sonraki bir tarihe düşen Marmara Yapı faturası ise Bekliyor olarak görünür. Durum sütununa koşullu biçimlendirme eklerseniz gecikmiş kayıtları kırmızı, ödenmişleri yeşil gösterebilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Kopyala-yapıştır veri doğrulamayı aşar mı? Evet. Başka bir hücreden yapıştırılan veri doğrulama denetiminden geçmez, üstelik kopyalanan hücrenin kuralı hedef hücredeki kuralın yerine geçebilir. Yalnızca değer yapıştırmak için Özel Yapıştır > Değerler seçeneğini kullanın.

Veri doğrulamayı nasıl kaldırırım? Hücreleri seçin, Veri Doğrulama penceresini açın ve Tümünü Temizle (Clear All) düğmesine basın.

Koşullu biçimlendirme kurallarını nasıl silerim? Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Temizle (Clear Rules) altından Seçili Hücrelerden ya da Tüm Sayfadan seçeneğini seçin.

Koşullu biçimlendirme hücre değerini değiştirir mi? Hayır. Yalnızca hücrenin yazı rengi, dolgu rengi ya da simge gibi görünümünü değiştirir; değer ve formül aynı kalır.

Kullanırken dikkat edin​

• Göreli ve mutlak başvuruya dikkat edin: Koşullu biçimlendirme ve Özel doğrulama formülleri, seçimdeki ilk hücreye göre yazılır. Satırın tamamını boyayacaksanız sütun harfinin önüne dolar işareti koyun, satır numarasını göreli bırakın. Yanlış başvuru, boyamanın kayması ya da hiç çalışmaması sonucunu verir.
• Hata uyarısı stilini bilinçli seçin: Hata Uyarısı sekmesinde Uyarı ve Bilgi stilleri kullanıcının geçersiz değeri yine de kabul etmesine izin verir. Girişi kesin olarak engellemek istiyorsanız Dur stilini seçin ve açıklayıcı bir hata iletisi yazın.
• Kopyalama doğrulamayı bozabilir: Hücre kopyalayıp yapıştırmak hedefteki doğrulama kuralını silebilir ya da değiştirebilir, yapıştırılan değer de kontrolden geçmez. Hassas tablolarda girişi yapılacak alanı korumalı sayfa ile sınırlamayı düşünün.
• Kural sırası ve Doğruysa Durdur: Aynı hücreye birden fazla koşullu biçimlendirme kuralı uygulandığında Kuralları Yönet penceresindeki sıra önemlidir. Bir kuralın sonrakileri engellemesi için Doğruysa Durdur (Stop If True) seçeneğini kullanabilirsiniz.
• Liste kaynağını dinamik tutun: Liste kaynağı olarak sabit bir aralık yerine Excel tablosunu ya da bir ad tanımını kullanırsanız listeye eklenen yeni öğeler açılır listede kendiliğinden görünür.
• İlgili konular:
  • Veri doğrulama ve biçimlendirme komutları: Veri Doğrulama, Geçersiz Verileri Daire İçine Al, Koşullu Biçimlendirme, Kuralları Yönet, Özel Yapıştır, Ad Yöneticisi
  • İşlevler: EĞER, EĞERSAY, VE, YADA, BUGÜN, DOLAYLI

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.