Açıklama

Açıklama (Comment), bir hücreye iliştirilen ve hücrenin değerini değiştirmeden ek bilgi, uyarı ya da yorum taşıyan küçük metin balonudur. Hücrenin köşesinde renkli bir üçgen işaret görünür ve fareyle hücrenin üzerine gelindiğinde balon açılır. Başka kullanıcılara yönerge vermek, verinin kaynağını belirtmek ya da ortak çalışmada tartışma yürütmek için kullanılır.

Not ve açıklama arasındaki fark​

Güncel Excel sürümlerinde iki ayrı kavram vardır:

• Not: (Note) Eski türdeki açıklamadır. Tek bir metin kutusudur, sarı renkte görünür, yanıt zinciri yoktur. Hücrenin sağ üst köşesinde kırmızı üçgen işaret bulunur.
• Açıklama: (Comment) Microsoft 365 sürümlerindeki iş parçacıklı yorumdur. Kişi adıyla görünür, yanıtlanabilir, çözümlendi olarak işaretlenebilir ve ortak çalışmaya uygundur. Hücrede mor renkli üçgen işaret görünür.

Eski sürümlerde (2016 ve öncesi) yalnızca not vardır ve bu özelliğe o sürümlerde Açıklama denir. VBA tarafında eski tür için Comment nesnesi, yeni tür için CommentThreaded nesnesi kullanılır.

Nerede bulunur​

Şerit yolları şunlardır:

• Gözden Geçir > Açıklamalar > Yeni Açıklama (Review > Comments > New Comment): iş parçacıklı açıklama ekler.
• Gözden Geçir > Notlar > Yeni Not (Review > Notes > New Note): klasik not ekler.
• Hücreye sağ tıklayıp Not Ekle (Insert Note) ya da Yeni Açıklama seçilebilir.
• Shift+F2: seçili hücreye not ekler ya da varsa notu düzenlemeye açar.

Notlar menüsünde önceki ve sonraki nota geçme, notları gösterme ya da gizleme ve tüm notları gösterme komutları da yer alır.

Nasıl kullanılır​

Not eklemek için adımlar:

• Notu iliştireceğiniz hücreyi seçin.
• Gözden Geçir > Notlar > Yeni Not komutunu kullanın ya da Shift+F2 tuşlarına basın.
• Açılan balona metni yazın. Balonun kenarlarını sürükleyerek boyutunu değiştirebilirsiniz.
• Başka bir hücreye tıklayarak balonu kapatın. Hücrede kırmızı üçgen işaret kalır.

Notu düzenlemek için hücreye sağ tıklayıp Notu Düzenle, silmek için Notu Sil komutunu seçin. Açıklama ise sağ bölmede açılır; metin kutusuna yazıp gönderirsiniz, diğer kullanıcılar aynı akışa yanıt verebilir.

Görünüm, yazdırma ve VBA​

Notlar varsayılan olarak yalnızca fare üzerine gelince görünür. Notları Göster/Gizle komutu seçili hücrenin notunu sürekli açık tutar. Biçim değişikliği için notun kenarına sağ tıklayıp Not Biçimlendir komutunu kullanabilirsiniz.

VBA ile Range.AddComment yöntemi hücreye not ekler, Comment.Text metni okur ya da değiştirir, Comment.Visible notu gösterir ya da gizler, Range.ClearComments ise hücredeki notu siler. Çalışma sayfasındaki tüm notlara Worksheet.Comments koleksiyonuyla erişilir. Hücrede zaten not varsa AddComment hata verir; önce ClearComments kullanın.

1. Hücrelere not ekleme​

Aylık satış tablosunda bazı değerlerin nedenini belirtmek istiyorsunuz. Elle yapmak için hücreyi seçin, Shift+F2 tuşlarına basın ve metni yazın. Örnekteki makro C3 ve D5 hücrelerine not ekler; bu hücrelerin sağ üst köşesinde üçgen işaret görünür.
C3 ve D5 hücrelerinde not işareti bulunur. Fareyi bu hücrelerin üzerine getirdiğinizde balon açılır. Hücre değerleri değişmez; not yalnızca ek bilgi taşır ve formüllerde kullanılmaz.

2. Notu sürekli görünür yapma​

Bazı notların her zaman ekranda kalmasını isteyebilirsiniz. Elle yapmak için hücreye sağ tıklayıp Notları Göster/Gizle (Show/Hide Note) komutunu seçin. Örnekteki makro iki not ekler, balonları metne göre boyutlandırır ve yalnızca C5 hücresindeki notu açık bırakır.
A3 hücresindeki not gizli kalır ve yalnızca fareyle üzerine gelince görünür. C5 hücresindeki not ise sayfada sürekli açık durur. Tüm notları açmak için Gözden Geçir > Notlar menüsündeki Tüm Notları Göster komutunu kullanabilirsiniz.

3. Formülde N işleviyle açıklama​

Formülün içine açıklama yazmak için N işlevini kullanabilirsiniz. N işlevi metin değerini sıfır sayar; böylece formülün sonucu değişmez ama formül çubuğunda açıklama görünür. D2 hücresine şu formülü yazın:
Örnekte makro ayrıca D1 başlığına bir not ekler.
D2 hücresinin sonucu 33.000,00, D3 hücresinin sonucu 5.150,00 olarak hesaplanır; N işlevi toplamı etkilemez. D1 başlığındaki not hücre biçimini değiştirmez. Formül içi açıklama hücreyi seçtiğinizde formül çubuğunda, not ise fareyle üzerine gelince görünür.

Kullanırken dikkat edin​

• Not mu açıklama mı: Ortak çalışma ve yanıt zinciri gerekiyorsa iş parçacıklı açıklama, kısa ve kalıcı bir bilgi gerekiyorsa not kullanın. Eski sürümlerle paylaşılan dosyalarda açıklamalar not olarak görünebilir ve yanıtlar metne eklenir.
• Notu fareyle açma: Not balonu açıkken hücre seçimi değişirse balon kapanır. Metni düzenlerken balonun kenarına değil içine tıklayın, aksi halde yalnızca balonu seçmiş olursunuz ve yazı girişi başlamaz.
• Aynı hücreye ikinci not: VBA ile dolu bir hücreye AddComment uygularsanız çalışma zamanı hatası alırsınız. Önce ClearComments çalıştırın ya da Range.Comment nesnesinin metnini değiştirin.
• Yazdırma ve gizlilik: Notlar varsayılan olarak yazdırılmaz. Sayfa Düzeni > Sayfa Yapısı penceresinde notların nasıl yazdırılacağı seçilebilir. Dosyayı paylaşmadan önce Dosya > Bilgi > Sorunlar İçin Denetle > Belgeyi Denetle yolundan not ve açıklamaları gözden geçirin; yazar adı gibi kişisel bilgi içerebilirler.
• Filtre ve sıralama: Notlar hücreye bağlı olduğu için sıralama ve filtreleme sırasında hücreyle birlikte taşınır. Hücreyi kopyalarken notu da kopyalamak istemiyorsanız Özel Yapıştır > Değerler seçeneğini kullanın.
• İlgili konular:
  • Not: eski tür açıklama.
  • Veri Doğrulama giriş iletisi: hücre seçilince görünen kısa yönerge.
  • Comment nesnesi ve AddComment yöntemi: VBA ile not yönetimi.
  • CommentThreaded nesnesi: iş parçacıklı açıklamaların VBA karşılığı.
  • N işlevi: formül içinde açıklama metni yazmak için.
  • Gözden Geçir sekmesi: açıklama ve not komutlarının bulunduğu grup.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.