Cari Hesap Mutabakatı Yapma

Bu dosya, Muhasebe, Finans, Satınalma veya Satış birimlerinin belirli dönemlerde yaptığı cari hesap mutabakatlarını makro ile hızlandırır. Mutabakat sayfasındaki hazır mektup seçili cari için PDF olarak kaydedilir ve Outlook üzerinden e-posta ile gönderilir. E-posta gövdesindeki metin, karşı tarafın cevap vermesini sağlayacak şekilde hazırlanmıştır.

Dosyanın içeriği​

• Mutabakat: Cari mutabakat mektubunun bulunduğu sayfadır. Mektupta mutabakat tarihi, cari hesap kodu, ünvan, hesap bakiyesi, notlar, mutabakat sorumlusu, iletişim bilgileri ve kaşe/imza alanı yer alır. Alt bölümde karşı tarafın dolduracağı onay formu bulunur.
• Cari Hesap Listesi: Mutabakat yapılacak carilerin listesidir. Dosya ismi, cari kodu, faks, cevap durumu ve ünvan sütunları vardır. Örnek kayıtlar D001 (A şirketi) ve D002 (B Şirketi) carileridir.
• Liste: Mail gönderiminde kullanılan sayfadır. Ad Soyad, gönderim yapılacak mail adresi, ek dosya yolu (C:\Mutabakat\) ve mail konusu sütunlarını içerir.
• Bakiye: Gizli sayfadır. Hesap kodu, özel kod, borç, bakiye borç, döviz borç ve döviz bakiye bilgilerini içeren muhasebe programı çıktısı örnek olarak yer alır.

Kullanılan formüller​

• VLOOKUP: Cari Hesap Listesi sayfasından seçili carinin dosya ismini, bakiyesini ve diğer bilgilerini mektuba getirir.
• TEXT: Mutabakat tarihini ve bakiyeyi mektup metninde biçimli gösterir.
• IF: Bakiyenin sıfır veya üzerinde olması durumunda "Borç", aksi halde "Alacak" yazar.
• TODAY: Sayfadaki tarih alanında günün tarihini verir.

Dosyada bazı hücrelerde #REF! hataları bulunmaktadır. Bunlar mektubun görünen bölümünü etkilemez, ancak kullanmadan önce kontrol etmenizi öneririz.

Makrolar​

Dosya makro içerir, açarken makroları etkinleştirmeniz gerekir. Dosyada Module2 içinde PDFKaydet makrosu vardır. Kısayol tuşu Ctrl+Shift+B olarak tanımlıdır. Makro şunları yapar:

1. Klasör seçme penceresini açar. Seçim yapılmazsa işlemi iptal eder.
2. C18 hücresindeki cari kodunu dosya adı olarak kullanır, boşsa işlemi durdurur.
3. Mutabakat sayfasının A1:M38 alanını PDF olarak C:\Mutabakat\ klasörüne kaydeder. Geçici kopya sayfayı işlem sonunda siler.
4. Outlook üzerinden, Liste sayfasındaki bilgilere göre PDF ekli bir e-posta hazırlar ve gönderir. Gövdede 15 gün içinde mutabakat veya itiraz bildirilmesi gerektiği yazar.
5. Gönderimden sonra Cari Hesap Listesi'ndeki ilk kaydı siler ve mektubu listedeki sonraki cariye geçirir.

Makro dışarıya bağlantı kurmaz, ancak Cari Hesap Listesi'ndeki satırları ve işlem sırasında oluşturduğu geçici sayfayı siler. Bu nedenle listenin yedeğini almanızı öneririz. PDF'lerin kaydedileceği yol makro içinde C:\Mutabakat\ olarak sabittir. Farklı bir klasör kullanacaksanız koddaki yolu değiştirmeniz gerekir.

Nasıl kullanılır​

1. C:\ sürücüsünde Mutabakat adlı bir klasör oluşturun.
2. Dosyayı açıp makroları etkinleştirin.
3. Cari Hesap Listesi ve Liste sayfalarını kendi cari bilgilerinizle (kod, ünvan, bakiye, mail adresi) doldurun.
4. Mutabakat sayfasındaki sorumlu ve iletişim bilgilerini güncelleyin.
5. Outlook'un açık ve ilgili hesabın tanımlı olduğundan emin olun, ardından PDFKaydet makrosunu çalıştırın.