Excel'de Otomatik Arşiv Yapmak

Excel'de Otomatik Arşiv şablonu, üzerinde çalışılan dosyanın her açılışta tarih ve saat eklenmiş bir kopyasını yedek klasörüne kaydeden makrolu (.xlsm) bir çalışma kitabıdır. Böylece dosyanın önceki hallerine, açılış zamanına göre adlandırılmış yedeklerden ulaşılabilir.
Dosya makro içerir; yedekleme için açılışta makroların etkinleştirilmesi gerekir.

Dosyanın içeriği​

• Ayarlar: Yedekleme düzeninin açıklandığı ve yedek klasörünün belirlendiği sayfadır. B4 hücresine yedeklerin kaydedileceği klasörün tam yolu yazılır; hücre boş bırakıldığında dosyanın bulunduğu klasörde açılan Yedek alt klasörü kullanılır. Sayfada yedek dosya adı örneği de yer alır.
• Veriler: Asıl çalışmanın yapıldığı boş sayfadır. Bu sayfaya girilen bilgiler her açılışta alınan yedekle birlikte saklanır.

Makrolar​

Makrolar OtomatikArsiv modülünde yer alır:

• Auto_Open: Dosya açıldığında çalışır ve YedekAl makrosunu sessiz modda çağırır.
• YedekAl: Ayarlar sayfasındaki klasörü okur, klasör yoksa oluşturur ve çalışma kitabının kopyasını SaveCopyAs yöntemiyle kaydeder. Yedek dosyanın adı, özgün dosya adının sonuna yıl-ay-gün_saat-dakika-saniye biçiminde zaman damgası eklenerek oluşturulur (ör. Dosya_2026-10-25_09-30-00.xlsm). Kaydın tamamlandığı, durum çubuğunda birkaç saniye gösterilir. Elle çalıştırıldığında yedeğin kaydedildiği yer ileti kutusuyla bildirilir.
• DurumCubugunuTemizle: Yedek iletisini birkaç saniye sonra durum çubuğundan kaldırır.

Makro, açık olan dosyanın kendisini değiştirmez ve var olan yedekleri silmez; her açılışta yeni bir kopya ekler. Klasör oluşturulamazsa veya kayıt başarısız olursa nedeni bir uyarıyla gösterilir.

Nasıl kullanılır​

1. Dosyayı indirip kalıcı olarak saklanacağı klasöre kaydedin.
2. Dosyayı açın ve güvenlik uyarısında makroları etkinleştirin.
3. Yedeklerin farklı bir klasöre kaydedilmesi isteniyorsa Ayarlar sayfasındaki B4 hücresine tam klasör yolunu yazın ve dosyayı kaydedin.
4. Çalışmanızı Veriler sayfasında sürdürün; dosya her açıldığında yedek kendiliğinden alınır.
5. Açılış dışında yedek almak için Alt+F8 tuşlarıyla makro listesini açın ve YedekAl makrosunu çalıştırın.

Kimler için uygun​

Şablon; aynı dosya üzerinde uzun süre çalışan ve önceki hallere geri dönebilmek isteyen kullanıcılar, ortak klasörde tutulan takip dosyalarının yedeğini düzenli almak isteyen ekipler ve makrolu otomatik yedeklemeyi örnek kod üzerinden öğrenmek isteyenler için uygundur. Makro kodu, başka bir çalışma kitabına modül olarak kopyalanarak o dosyada da kullanılabilir.