Temel Excel Kavramlarıyla Veri Yönetimine Başlama

Temel Excel kavramları (Excel basics), hücre, çalışma sayfası, çalışma kitabı, formül ve işlev gibi verinin girilmesi, hesaplanması ve düzenlenmesi için gereken yapı taşlarıdır. Bir hücreye veri girer, başvurusuyla formülde kullanır, verilerinizi sayfalara ayırır ve filtre, sıralama, koşullu biçimlendirme ile veri doğrulama gibi araçlarla yönetirsiniz. Bu sayfa kavramları sırasıyla ve uygulamalı örneklerle anlatır.

Hücre ve hücre başvurusu nedir?​

Hücre, satır ile sütunun kesiştiği kutudur ve Excel'de veri tutan en küçük birimdir. Her hücrenin sütun harfinden ve satır numarasından oluşan bir başvurusu vardır; A sütunu ile 1. satırın kesiştiği hücre A1'dir. Formüller verinin kendisi yerine bu başvuruyu kullandığı için hücredeki değer değiştiğinde sonuç da kendiliğinden güncellenir.

• Veri girmek: Hücreyi seçip yazın. Enter tuşu bir alttaki, Tab tuşu bir sağdaki hücreye geçirir.
• Veriyi düzenlemek: Hücreye çift tıklayın ya da hücreyi seçip F2 tuşuna basın.
• Veri türleri: Hücre metin, sayı, tarih, saat ve mantıksal değer (DOĞRU ya da YANLIŞ) içerebilir.
• Biçimlendirme: Hücreleri seçip sağ tıklayın ve Hücreleri Biçimlendir (Format Cells) komutunu seçin; Ctrl+1 kısayolu da aynı pencereyi açar. Sayı, tarih, hizalama, yazı tipi ve dolgu rengi buradan ayarlanır. Biçim yalnızca görünümü değiştirir, hücrenin gerçek değerini değiştirmez.

Bir formülü aşağıya ya da yana kopyaladığınızda göreli başvurular (B2 gibi) kopyalandığı yere göre kayar. Başvurunun sabit kalmasını istiyorsanız sütun harfinin ve satır numarasının önüne dolar işareti koyarak mutlak başvuru yapın; formülde başvurunun üzerindeyken F4 tuşuna basmak bu geçişi sağlar. Örneğin sabit bir oranın H1 hücresinde durduğu bir formül şöyle yazılır:

Çalışma sayfası ile çalışma kitabı arasındaki fark​

Çalışma kitabı Excel dosyasının kendisidir; içinde bir veya daha fazla çalışma sayfası bulunur. Çalışma sayfası ise hücrelerden oluşan ızgaradır ve ekranın altındaki sayfa sekmelerinden seçilir. Farklı veri kümelerini ayrı sayfalara koyarak dosyanızı düzenli tutabilirsiniz.

• Sayfa eklemek: Sayfa sekmelerinin sağındaki artı simgesine tıklayın ya da Shift+F11 tuşlarına basın.
• Yeniden adlandırmak: Sekmeye sağ tıklayıp Yeniden Adlandır (Rename) seçeneğini kullanın ya da sekmeye çift tıklayın.
• Silmek: Sekmeye sağ tıklayıp Sil (Delete) seçeneğini seçin.
• Kaydetmek: Dosya > Farklı Kaydet (File > Save As) yolunu izleyin, konumu ve dosya türünü seçin. Normal çalışma kitabı için xlsx, eski sürümlerle uyum için xls, düz metin aktarımı için csv türünü kullanabilirsiniz. Csv dosyası yalnızca etkin sayfayı kaydeder.

Bir sayfadaki formül başka bir sayfanın hücresine başvurabilir. Sayfa adında boşluk varsa ad tek tırnak içine alınır, ardından ünlem işareti ve hücre adresi yazılır. Örneğin Satış Tablosu sayfasındaki D7 hücresine başka bir sayfadan şöyle ulaşırsınız:

Formül ve işlev nedir, nasıl yazılır?​

Formül, hücreye eşittir işaretiyle başlayarak yazdığınız hesaplamadır. İçinde sayılar, hücre başvuruları, işleçler (+, -, *, /) ve işlevler bulunabilir. İşlev ise toplama, ortalama ya da koşula göre sayma gibi belirli bir işi yapan hazır formüldür. Türkçe Excel'de işlev adları Türkçedir ve bağımsız değişkenler bölgesel ayarlara bağlı olarak çoğunlukla noktalı virgülle ayrılır. Örneğin B2 ile B6 arasındaki değerleri toplamak için:
İşlevler Formüller sekmesindeki kategorilerde toplanır:

• Matematik ve Trigonometri: Toplama, yuvarlama ve trigonometrik hesaplar.
• Metin: Metin birleştirme, parçalama ve biçimlendirme.
• Tarih ve Saat: Tarih ve saat hesapları.
• Arama ve Başvuru: Tabloda değer arama ve başvuru döndürme.
• İstatistik: Ortalama, en büyük değer, koşullu sayma gibi çözümlemeler.
• Mantıksal: EĞER gibi koşula göre karar veren işlevler.

İşlev adını yazmaya başladığınızda Excel öneri listesi gösterir. Listeden Tab tuşuyla seçim yapabilirsiniz.

Veriyi düzenleyen temel araçlar​

Veri girişinden sonra verinin okunabilir, doğru ve kolay yönetilebilir olması için aşağıdaki araçları kullanırsınız:

• Tablo: Verinizi seçip Ekle > Tablolar > Tablo (Insert > Tables > Table) komutunu kullanın; Ctrl+T kısayolu da çalışır. Tablo yeni satır eklendikçe genişler, başlıklara filtre düğmesi koyar ve formülleri otomatik doldurur.
• Filtre: Veri > Sırala ve Filtre > Filtre (Data > Sort & Filter > Filter) ile başlık hücrelerine düğme eklenir. Düğmeden istediğiniz değerleri seçerek yalnızca ölçüte uyan satırları görürsünüz; diğer satırlar silinmez, gizlenir.
• Sırala: Veri > Sırala ve Filtre > Sırala (Data > Sort & Filter > Sort) penceresinde sütunu ve artan ya da azalan düzeni seçin. Düzey Ekle ile birden fazla sütuna göre sıralama yapabilirsiniz.
• Koşullu Biçimlendirme: Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme (Home > Styles > Conditional Formatting) ile belirli bir değerin altındaki ya da üstündeki hücreleri renklendirir, renk ölçekleri ve veri çubukları uygularsınız.
• Veri Doğrulama: Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) ile hücreye girilebilecek sayı aralığını, tarihi ya da açılır liste değerlerini sınırlarsınız. Giriş İletisi ve Hata Uyarısı sekmeleriyle kullanıcıya yönerge verebilirsiniz.
• Grafik: Verinizi seçip Ekle > Grafikler (Insert > Charts) grubundan sütun, çizgi, pasta gibi bir tür seçin. Grafik, eğilimleri ve karşılaştırmaları görsel olarak gösterir.

1. Hücre başvurusuyla tutar ve toplam hesaplama​

Her ürünün tutarı adet ile birim fiyatın çarpımıdır. D sütununa hücre başvurularıyla formül yazın, son satırda TOPLA işleviyle adet ve tutar toplamını alın.
D2 hücresi kulaklıkların tutarını verir: 5.400,00. Formülü aşağı kopyaladığınızda B2*C2 başvurusu satırla birlikte kayar ve D3 hücresi B3*C3 olarak hesaplanır; klavyelerin tutarı 6.240,00 çıkar. Toplam satırı toplam adedi (52) ve genel tutarı (48.140,00) gösterir. Adet ya da fiyat değiştiğinde tüm sonuçlar kendiliğinden güncellenir.

2. İşlevlerle koşullu sayma ve toplama​

Personel listesinin altına özet satırları ekleyin. Satış departmanındaki kişi sayısını EĞERSAY, bu departmanın maaş toplamını ETOPLA, en yüksek maaşı MAK, ortalama maaşı ORTALAMA işleviyle bulun.
Satış departmanında 3 kişi çalışıyor ve bu kişilerin maaş toplamı 126.500,00 olarak hesaplanır. Listedeki en yüksek maaş 44.500,00, ortalama maaş 40.083,33 değerindedir. Türkçe Excel'de aynı formüller EĞERSAY, ETOPLA, MAK ve ORTALAMA adlarıyla yazılır. Aralıklar sabit olduğu için listeye yeni satır eklerseniz formül aralıklarını genişletmeniz gerekir; listeyi tabloya çevirirseniz bu işlem otomatikleşir.

3. Koşula göre durum ve ay adı üretme​

Stok miktarı asgari stoktan düşükse Durum sütunu Sipariş ver, değilse Yeterli yazsın. Son sayım tarihinin ay adını da METNEÇEVİR işleviyle ayrı bir sütuna alın.
Kulaklık için Durum sütunu Yeterli, klavye için Sipariş ver sonucunu verir; Excel stok ile asgari stoğu karşılaştırıp EĞER işlevinin koşuluna göre metni seçer. F sütunu son sayım tarihinin ay adını getirir; ilk satırda Mart çıkar. Sonucu görsel olarak vurgulamak için D2:D8 aralığını seçip Giriş > Stiller > Koşullu Biçimlendirme > Hücreleri Vurgulama Kuralları > Metin İçeren yolunu kullanın ve Sipariş ver metnine kırmızı dolgu verin. Stok sütununa Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama ile yalnızca tam sayı girilmesini şart koşarak hatalı girişleri de önleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Formül yazarken neden eşittir işaretiyle başlamalıyım?
Eşittir işareti Excel'e girdiğiniz ifadenin metin değil hesaplama olduğunu söyler. İşaret olmadan yazdığınız ifade olduğu gibi metin olarak görünür.

Hücredeki veriyi silmeden nasıl düzenlerim?
Hücreyi seçip F2 tuşuna basın ya da hücreye çift tıklayın. Yeni yazdığınız değer eski değerin yerini almaz, imleç hücrenin içine yerleşir.

Yeni çalışma sayfası nasıl eklenir?
Sayfa sekmelerinin sağındaki artı simgesine tıklayın ya da Shift+F11 tuşlarına basın.

Filtre uygulamak veriyi siler mi?
Hayır. Filtre ölçüte uymayan satırları yalnızca gizler. Filtreyi temizlediğinizde tüm satırlar yeniden görünür.

Kullanırken dikkat edin​

• Sayıları metin olarak girmeyin: Sayının başına kesme işareti koyarsanız ya da hücre biçimi Metin ise Excel o değeri sayı saymaz; toplama ve karşılaştırmalar yanlış çıkar. Hücre biçimini Genel ya da Sayı yapıp değeri yeniden girin.
• Mutlak başvuruyu unutmayın: Sabit bir hücreye (oran, katsayı gibi) başvuran formülü kopyalarken dolar işaretini koymazsanız başvuru kayar ve sonuçlar hatalı olur. F4 tuşuyla başvuruyu sabitleyin.
• Sıralamadan önce tüm veriyi kapsayın: Yalnızca tek bir sütunu seçip sıralarsanız satırlardaki diğer veriler yerinde kalır ve kayıtlar birbirine karışır. Tek bir hücreyi seçip Sırala komutunu kullanırsanız Excel bitişik veri alanını otomatik algılar; ancak aralıkta tamamen boş satır ya da sütun varsa alan bölünebilir.
• Formül ayırıcıları ve işlev adları dile göre değişir: Türkçe Excel'de işlev adları Türkçedir ve bağımsız değişkenler çoğunlukla noktalı virgülle ayrılır; İngilizce Excel'de virgül kullanılır. Bölgesel ayarlarınıza göre formül biçimi değişebilir.
• Csv kaydında yalnızca etkin sayfa saklanır: Çalışma kitabını csv olarak kaydettiğinizde yalnızca etkin sayfa kaydedilir ve biçimlendirmeler ile formüller korunmaz. Çok sayfalı dosyalarda xlsx türünü tercih edin.
• Filtre veriyi silmez: Filtrelenmiş görünümde gizli satırlar durmaya devam eder. Başkasına dosya gönderirken filtrenin açık olduğunu ve gizli satırlar olduğunu not etmeniz karışıklığı önler.
• İlgili konular:
  • İşlevler: TOPLA, ORTALAMA, MAK, EĞERSAY, ETOPLA, EĞER, METNEÇEVİR, DÜŞEYARA
  • Özellikler: Tablo, Filtre, Sırala, Koşullu Biçimlendirme, Veri Doğrulama, Grafik, Ad Yöneticisi
  • Kavramlar: Göreli ve mutlak hücre başvurusu, çalışma kitabı ve sayfa yönetimi, hücre biçimlendirme

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.