Excel dosyasını PDF, CSV veya XML olarak kaydetme (Save As), Dosya > Farklı Kaydet (File > Save As) penceresindeki Kayıt türü listesinden ilgili biçimi seçerek yapılır. PDF dosyanın değiştirilmeden paylaşılan sabit görünümünü, CSV başka programlara aktarılacak düz metin veriyi, XML ise etiketlerle yapılandırılmış veriyi saklar. Hangi biçimin ne zaman seçileceğini, her biçimde nelerin kaybolduğunu ve sık karşılaşılan sorunların çözümünü aşağıda bulabilirsiniz.
PDF çıktısı yazdırma düzenini izler. Bu nedenle aktarmadan önce Sayfa Düzeni > Sayfa Yapısı > Yazdırma Alanı (Page Layout > Page Setup > Print Area) ile alanı belirleyin, yönlendirmeyi seçin ve Sayfa Düzeni sekmesindeki Ölçeklendir (Scale to Fit) grubunda genişlik ve yüksekliği sayfa sayısına göre ayarlayın. Görünüm > Sayfa Sonu Önizleme (View > Page Break Preview) sayfa kesimlerini önceden görmenizi sağlar. PDF'te formüller değil, yalnızca hesaplanmış sonuçlar görünür.
İşlemi makroyla otomatikleştirmek için etkin sayfanın ExportAsFixedFormat yöntemini kullanabilirsiniz:
Burada Type biçimi, Filename dosya yolunu, Quality ise kalite düzeyini belirler. Klasörün önceden var olması gerekir.
Türkçe karakterlerin bozulmaması için Kayıt türü listesinden CSV UTF-8 (Virgülle ayrılmış) (*.csv) seçeneğini tercih edin. Alan ayırıcı Windows bölge ayarlarındaki liste ayırıcısıdır; Türkçe ayarlarda bu genellikle noktalı virgüldür ve ondalık ayırıcı da virgül olarak yazılır. Dosyayı alacak sistem virgül bekliyorsa liste ayırıcısını Windows bölge ayarlarından değiştirmeniz gerekir.
Baştaki sıfırlar ve tarih biçimleri CSV'de sık sorun çıkarır. Sıfırlı kodları ve tarihleri metne çevirerek kaydetmek sorunu çözer. Örneğin baştaki sıfırları beş haneli metin olarak sabitlemek için:
Makroyla CSV üretirken SaveAs yöntemindeki FileFormat bağımsız değişkenine xlCSVUTF8 verilir. SaveAs açık çalışma kitabının kendisini CSV'ye çevirdiği için önce sayfayı yeni bir kitaba kopyalamak güvenlidir:
Bir XML dosyasını Excel'e almak için Veri > Veri Al > Dosyadan > XML'den (Data > Get Data > From File > From XML) yolunu kullanabilirsiniz. XML'e düzgün aktarım için tabloyu sade tutun: tek bir başlık satırı olsun, birleştirilmiş hücre kullanmayın ve başlıklar XML öğe adı olarak kullanılabilecek kadar sade olsun. Öğe adlarında boşluk ve özel karakter bulunamaz; bu nedenle "Ad Soyad" yerine "Ad_Soyad" gibi bir ad kullanılır.
E2 hücresi adet ile birim fiyatı çarparak 114.000,00 sonucunu verir, toplam satırı ise 201.650,00 değerini gösterir. PDF dosyasında formüller değil, yalnızca bu hesaplanmış sonuçlar yer alır. Yazdırma alanı dışında kalan hücreler PDF'e aktarılmaz.
E2 hücresi 7 numarasını metin olarak 00007 biçimine, F2 hücresi sipariş tarihini 2025-01-09 biçimine çevirir. Bu sütunları CSV olarak kaydettiğinizde sıfırlar dosyada korunur. Dosyayı Excel'de yeniden açarsanız hücreler sayıya dönüşebileceği için sıfırların kaybolabileceğini unutmayın. Bu durumda veriyi Veri sekmesinden içeri aktarıp ilgili sütunu Metin olarak belirleyin.
B3 hücresi "Ad Soyad" başlığını Ad_Soyad biçimine çevirir, D3 hücresi ise bu alanın XML'deki karşılığını <Ad_Soyad>Ayşe Yılmaz</Ad_Soyad> olarak gösterir. Gerçek XML dosyasını üretmek için bu adlarla bir XML eşlemesi oluşturmanız ve hücreleri öğelere bağlamanız gerekir. Önizleme yalnızca yapıyı denetlemenize yardım eder.
Excel dosyası hangi biçimde kaydedilmeli?
Biçim seçimi dosyayı kimin, ne için kullanacağına bağlıdır. Sık kullanılan seçenekler şunlardır:- Excel Çalışma Kitabı (.xlsx): Varsayılan biçimdir. Biçimlendirmeyi, formülleri, grafikleri ve birden çok sayfayı saklar, ancak makro içermez.
- Excel Makro Etkin Çalışma Kitabı (.xlsm): VBA makrolarını da saklar. Dosyada makro varsa bu biçimi seçmelisiniz; aksi halde makrolar kaydedilmez.
- Excel 97-2003 Çalışma Kitabı (.xls): Eski sürümlerle uyumluluk içindir. Yeni özelliklerin bir kısmı bu biçimde desteklenmez.
- PDF (.pdf): Yazdırma ve paylaşma içindir; veri düzenlenecek şekilde saklanmaz.
- CSV (.csv): Yalnızca etkin sayfanın değerlerini düz metin olarak saklar; biçimlendirme ve formüller korunmaz.
- XML (.xml): Veriyi etiketli, hiyerarşik bir yapıda saklar; başka sistemlerle veri alışverişi için kullanılır.
Excel'i PDF olarak kaydetme
PDF'e aktarmak için Dosya > Farklı Kaydet yolunu izleyip Kayıt türü olarak PDF'i seçin. Aynı işlem Dosya > Dışarı Aktar > PDF/XPS Belgesi Oluştur (File > Export > Create PDF/XPS Document) ile de yapılabilir. Seçenekler (Options) düğmesiyle etkin sayfayı, tüm çalışma kitabını ya da yalnızca seçili alanı aktarmayı belirlersiniz. Boyut ve kalite için Standart ile Minimum boyut seçenekleri bulunur.PDF çıktısı yazdırma düzenini izler. Bu nedenle aktarmadan önce Sayfa Düzeni > Sayfa Yapısı > Yazdırma Alanı (Page Layout > Page Setup > Print Area) ile alanı belirleyin, yönlendirmeyi seçin ve Sayfa Düzeni sekmesindeki Ölçeklendir (Scale to Fit) grubunda genişlik ve yüksekliği sayfa sayısına göre ayarlayın. Görünüm > Sayfa Sonu Önizleme (View > Page Break Preview) sayfa kesimlerini önceden görmenizi sağlar. PDF'te formüller değil, yalnızca hesaplanmış sonuçlar görünür.
İşlemi makroyla otomatikleştirmek için etkin sayfanın ExportAsFixedFormat yöntemini kullanabilirsiniz:
VBA
5 satır
Sub PdfOlarakKaydet()
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _
Filename:="C:\Raporlar\SatisRaporu.pdf", _
Quality:=xlQualityStandard, OpenAfterPublish:=False
End SubExcel'i CSV olarak kaydetme
CSV dosyası düz metindir ve her satır tablodaki bir satıra karşılık gelir. Excel yalnızca etkin sayfayı kaydeder; birden çok sayfanız varsa her sayfayı ayrı dosya olarak kaydetmeniz gerekir. Kaydederken Excel biçimlendirme, grafik ve benzeri özelliklerin kaybolacağı konusunda uyarı verir. Formül hücreleri dosyaya yalnızca sonuç değerleriyle yazılır.Türkçe karakterlerin bozulmaması için Kayıt türü listesinden CSV UTF-8 (Virgülle ayrılmış) (*.csv) seçeneğini tercih edin. Alan ayırıcı Windows bölge ayarlarındaki liste ayırıcısıdır; Türkçe ayarlarda bu genellikle noktalı virgüldür ve ondalık ayırıcı da virgül olarak yazılır. Dosyayı alacak sistem virgül bekliyorsa liste ayırıcısını Windows bölge ayarlarından değiştirmeniz gerekir.
Baştaki sıfırlar ve tarih biçimleri CSV'de sık sorun çıkarır. Sıfırlı kodları ve tarihleri metne çevirerek kaydetmek sorunu çözer. Örneğin baştaki sıfırları beş haneli metin olarak sabitlemek için:
VBA
6 satır
Sub CsvOlarakKaydet()
ActiveSheet.Copy
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Aktarim\musteriler.csv", _
FileFormat:=xlCSVUTF8
ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False
End SubExcel'i XML olarak kaydetme
Kayıt türü listesinde iki XML seçeneği bulunur. XML Verileri (*.xml) (XML Data) yalnızca çalışma kitabında bir XML eşlemesi (XML map) varsa kullanılabilir. Eşleme, hücrelerin hangi XML öğelerine karşılık geleceğini belirler ve Geliştirici > Kaynak (Developer > Source) görev bölmesinden yönetilir. Geliştirici sekmesi görünmüyorsa Excel seçeneklerinden şeridi özelleştirerek eklemeniz gerekir. XML Elektronik Tablosu 2003 (*.xml) (XML Spreadsheet 2003) ise eşleme gerektirmez ve sayfa içeriğini biçimlendirmesiyle birlikte eski XML tablo biçiminde saklar; ancak yeni özelliklerin bir kısmı bu biçimde korunmaz.Bir XML dosyasını Excel'e almak için Veri > Veri Al > Dosyadan > XML'den (Data > Get Data > From File > From XML) yolunu kullanabilirsiniz. XML'e düzgün aktarım için tabloyu sade tutun: tek bir başlık satırı olsun, birleştirilmiş hücre kullanmayın ve başlıklar XML öğe adı olarak kullanılabilecek kadar sade olsun. Öğe adlarında boşluk ve özel karakter bulunamaz; bu nedenle "Ad Soyad" yerine "Ad_Soyad" gibi bir ad kullanılır.
1. PDF öncesi satış raporu hazırlığı
Aşağıdaki tablo PDF olarak paylaşılacak bir satış raporudur. Tutar sütunu ve toplam satırı formülle hesaplanır. Aktarmadan önce A1:E7 aralığını yazdırma alanı olarak belirleyin, sayfa yönlendirmesini yatay yapın ve Farklı Kaydet penceresinden PDF biçimini seçin.Excel Dosyalarını PDF CSV XML Biçimlerinde Kaydetme
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ürün | Bölge | Adet | Birim Fiyat | Tutar |
| 2 | Laptop | İstanbul | 4 | 28.500,00 | 114.000,00 |
| 3 | Monitör | Ankara | 6 | 7.200,00 | 43.200,00 |
| 4 | Klavye | İzmir | 15 | 850,00 | 12.750,00 |
| 5 | Yazıcı | Bursa | 3 | 6.400,00 | 19.200,00 |
| 6 | Kulaklık | Antalya | 10 | 1.250,00 | 12.500,00 |
| 7 | Toplam | 201.650,00 |
Satış RaporuExcelDepo v1.0.0
2. CSV öncesi kod ve tarih düzeni
Bu liste başka bir programa CSV olarak aktarılacak. Müşteri numaraları beş haneli ve baştaki sıfırlı olmalı, tarihler ise yıl-ay-gün düzeninde metin olarak yazılmalıdır. E ve F sütunları bu dönüşümü formülle yapar; CSV dosyasına bu sütunların değerleri yazılır.Excel Dosyalarını PDF CSV XML Biçimlerinde Kaydetme
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Müşteri No | Ad Soyad | Şehir | Sipariş Tarihi | Kod | Tarih Metni |
| 2 | 7 | Ayşe Yılmaz | İstanbul | 09.01.2025 | 00007 | 2025-01-09 |
| 3 | 125 | Mehmet Kaya | Ankara | 17.02.2025 | 00125 | 2025-02-17 |
| 4 | 3048 | Zeynep Demir | İzmir | 04.03.2025 | 03048 | 2025-03-04 |
| 5 | 18 | Burak Şahin | Bursa | 21.03.2025 | 00018 | 2025-03-21 |
| 6 | 951 | Elif Çelik | Antalya | 02.04.2025 | 00951 | 2025-04-02 |
Müşteri ListesiExcelDepo v1.0.0
3. XML için öğe adı ve satır önizlemesi
Bir personel tablosunu XML'e aktarmadan önce sütun başlıklarının XML öğe adı olarak kullanılabilir olması gerekir. B sütunu başlıklardaki boşlukları alt çizgiyle değiştirir, D sütunu ise her alanın XML'de nasıl görüneceğini önizler.Excel Dosyalarını PDF CSV XML Biçimlerinde Kaydetme
Formülünü incelemek için bir hücre seçin.| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Excel Başlığı | XML Eleman Adı | Örnek Değer | Örnek XML Satırı |
| 2 | Sicil No | Sicil_No | 1042 | <Sicil_No>1042</Sicil_No> |
| 3 | Ad Soyad | Ad_Soyad | Ayşe Yılmaz | <Ad_Soyad>Ayşe Yılmaz</Ad_Soyad> |
| 4 | Departman | Departman | Muhasebe | <Departman>Muhasebe</Departman> |
| 5 | Giriş Tarihi | Giriş_Tarihi | 2021-03-15 | <Giriş_Tarihi>2021-03-15</Giriş_Tarihi> |
| 6 | Yıllık İzin | Yıllık_İzin | 14 | <Yıllık_İzin>14</Yıllık_İzin> |
XML HazırlıkExcelDepo v1.0.0
Sık sorulan sorular
- PDF'te tüm sayfa tek sayfaya sığmıyor, ne yapmalıyım? Sayfa Düzeni sekmesindeki Ölçeklendir grubunda genişliği 1 sayfa olarak ayarlayın veya yazdırma alanını daraltın. Ardından PDF'i yeniden oluşturun.
- CSV'de Türkçe karakterler bozuk görünüyor, nedeni nedir? Dosya büyük olasılıkla UTF-8 olmayan bir kodlamayla kaydedilmiştir. Kayıt türü olarak CSV UTF-8 seçeneğini kullanın.
- CSV'yi açınca sütunlar tek sütunda toplanıyor, neden? Dosyadaki ayırıcı ile bilgisayarınızın liste ayırıcısı farklıdır. Veriyi Veri sekmesindeki Metni Sütunlara Dönüştür özelliğiyle ya da Metin/CSV'den içeri aktarma ile doğru ayırıcıyı seçerek açın.
- XML Verileri seçeneği neden kullanılamıyor? Çalışma kitabında XML eşlemesi yoktur. Eşleme ekleyin ya da XML Elektronik Tablosu 2003 biçimini kullanın.
Kullanırken dikkat edin
- PDF güvenlik anlamına gelmez: PDF dosyası düzenlemeyi zorlaştırır, ancak içeriği tam olarak korumaz. Gizli bilgileri PDF'e aktarmadan önce gizli satır, sütun ve sayfaları kontrol edin; gizli sayfalar tüm çalışma kitabı aktarımında dosyaya girmeyebilir ama aktarma ayarını yine de gözden geçirin.
- CSV yalnızca etkin sayfayı kaydeder: Birden çok sayfası olan kitabı CSV olarak kaydederken yalnızca o anda etkin sayfa yazılır. Diğer sayfalar için işlemi ayrı ayrı yapın. Orijinal çalışma kitabını da .xlsx olarak saklamayı unutmayın.
- CSV dosyasını çift tıklayarak açmak veriyi bozabilir: Excel CSV'yi açarken sütunları otomatik biçimlendirir; baştaki sıfırlar silinebilir, uzun sayılar kısalabilir, bazı metinler tarihe dönüşebilir. Sorun yaşıyorsanız Veri sekmesinden Metin/CSV'den içeri aktarın ve sütun türünü kendiniz belirleyin.
- Büyük sayılara dikkat edin: Excel 15 haneden uzun sayıların fazla hanelerini sıfıra çevirir. Kredi kartı numarası ya da uzun barkod gibi değerleri sayı yerine metin olarak saklayın.
- XML eşlemesi olmadan XML Verileri kaydedilemez: XML Verileri biçimi eşleme gerektirir. Eşleme oluşturmak için bir XSD şeması ya da örnek bir XML dosyası gerekir. Eşleme yoksa XML Elektronik Tablosu 2003 biçimini kullanın.
- Dosya adını ve konumunu kontrol edin: Makroyla kaydederken klasör yolunun var olduğundan ve aynı adlı bir dosyanın açık olmadığından emin olun; aksi halde işlem hata verir.
- İlgili konular:
- Özellikler: Dosya > Farklı Kaydet, Yazdırma Alanı, Sayfa Yapısı, Sayfa Sonu Önizleme, Metni Sütunlara Dönüştür, XML eşlemeleri
- VBA öğeleri: ExportAsFixedFormat, SaveAs, SaveCopyAs, FileFormat
- İşlevler: METNEÇEVİR, YERİNEKOY, KIRP, TOPLA
Ekli dosyalar
Son düzenleme:
