Veri Girişi ve Düzenleme

Veri girişi ve düzenleme (data entry and editing), Excel'de verileri tabloya doğru biçimde yazma ve sonradan analize hazır hale getirme işlemlerinin tümüdür. Giriş kısayolları, Veri Doğrulama kuralları ve temizleme araçlarıyla hatalı kayıtları baştan engelleyebilir, mevcut verilerdeki fazla boşluk, yinelenen kayıt ve veri türü sorunlarını giderebilirsiniz. Bu sayfada yöntemleri formüllü örnek tablolarla bulacaksınız.

Excel'de hızlı veri girişi nasıl yapılır​

Veri girişinde hız, doğru kısayolları ve araçları bilmekten gelir. En sık kullanılan yöntemler şunlardır:

• Tab ve Enter: Tab imleci sağa, Enter aşağı taşır. Önce bir aralığı seçerseniz imleç yalnızca seçili alan içinde dolaşır.
• Ctrl+Enter: Birden çok hücreyi seçip bir değer yazdıktan sonra Ctrl+Enter tuşlarına basarsanız değer seçili hücrelerin tümüne girilir.
• Alt+Enter: Aynı hücre içinde yeni satıra geçer.
• Alt+Aşağı Ok: Sütunda daha önce yazdığınız değerleri liste olarak açar. Otomatik Tamamla (AutoComplete) özelliği de aynı değerleri yazarken önerir.
• Ctrl+D: Seçili aralıkta üstteki hücreyi aşağıya doğru doldurur.
• Hızlı Doldurma (Flash Fill): Bir ya da iki örnek yazdıktan sonra Ctrl+E tuşlarına basarsanız ya da Veri > Veri Araçları > Hızlı Doldurma (Data > Data Tools > Flash Fill) komutunu seçerseniz Excel deseni sürdürür.

Çok sütunlu kayıtları hücreler arasında gezinmeden girmek için Form komutunu kullanabilirsiniz. Bu komut şeritte hazır gelmez; Dosya > Seçenekler > Hızlı Erişim Araç Çubuğu (File > Options > Quick Access Toolbar) bölümünde Komutları seçin listesinden Şeritte Olmayan Komutlar'ı seçip Form'u ekleyin. Başlık satırı olan bir tablonun içine tıklayıp Form düğmesine bastığınızda her kayıt için bir giriş penceresi açılır.

Veri girişinde hataları önleme​

Hatalı girişi sonradan düzeltmek yerine girerken engellemek çok daha kolaydır. Veri > Veri Araçları > Veri Doğrulama (Data > Data Tools > Data Validation) ile hücrelere kural tanımlarsınız. Ayarlar sekmesindeki İzin Ver (Allow) kutusunda şu seçenekler öne çıkar:

• Liste: Kaynak kutusuna değerleri liste ayracıyla yazarsanız ya da bir hücre aralığı verirseniz kullanıcı yalnızca bu değerlerden birini seçer.
• Tam Sayı, Ondalık ve Tarih: Girişi alt ve üst sınırlar arasında tutar; örneğin adet sütununa yalnızca 1 ile 1000 arasında değer girilir.
• Metin Uzunluğu: Kod ya da telefon gibi sabit uzunluklu alanlarda karakter sayısını denetler.
• Özel: Kuralı bir formülle tanımlamanızı sağlar.

Giriş İletisi (Input Message) sekmesiyle hücre seçildiğinde yönlendirici bir not gösterebilir, Hata Uyarısı (Error Alert) sekmesinde ise Durdur, Uyarı ve Bilgi stillerinden birini seçerek hatalı girişin engellenip engellenmeyeceğini belirleyebilirsiniz. Aynı değerin ikinci kez girilmesini engellemek için A2:A500 aralığını seçip Özel kuralına şu formülü yazın:
Formüldeki A2 başvurusu, seçili aralığın etkin hücresine göre yazılır ve kural aralıktaki her hücreye kendi satırına göre uygulanır. Veri Doğrulama kopyalayıp yapıştırılan değerleri denetlemez; bu yüzden dışarıdan veri aktarırken sonuçları ayrıca kontrol edin.

Veri düzenleme ve temizleme yöntemleri​

Girilen verinin analize hazır olması için düzenlenmesi gerekir. Başlıca araçlar şunlardır:

• Tablo Olarak Biçimlendir: Giriş > Stiller > Tablo Olarak Biçimlendir (Home > Styles > Format as Table) komutu ya da Ctrl+T ile aralığı tabloya çevirirsiniz. Tabloya eklenen yeni satırlar biçimi ve formülleri devralır.
• Yinelenenleri Kaldır: Veri > Veri Araçları > Yinelenenleri Kaldır (Data > Data Tools > Remove Duplicates) seçili sütunlardaki değerleri karşılaştırır ve tekrar eden satırların yalnızca ilkini bırakır. Karşılaştırma büyük küçük harf ayrımı yapmaz.
• Metni Sütunlara Dönüştür: Veri > Veri Araçları > Metni Sütunlara Dönüştür (Text to Columns) tek hücredeki metni ayırıcıya ya da sabit genişliğe göre sütunlara böler.
• Bul ve Değiştir: Ctrl+H ile yanlış yazılmış ifadeleri toplu olarak düzeltirsiniz.
• Metin işlevleri: KIRP fazla boşlukları, YAZIM.DÜZENİ her sözcüğün ilk harfini büyük yapar; BÜYÜKHARF ve KÜÇÜKHARF harf boyutunu değiştirir.
• Veri türü dönüşümü: Metin olarak saklanan sayıları SAYIYAÇEVİR işleviyle ya da hücrenin köşesindeki uyarı simgesinden Sayıya Dönüştür (Convert to Number) seçeneğiyle gerçek sayıya çevirirsiniz.

Temizlik yaparken ham verinin bir kopyasını ayrı sütunda ya da sayfada tutmak, işlemleri geri almayı kolaylaştırır.

1. Ad soyad sütununu temizleme​

Müşteri adları farklı kişilerce girildiği için başta ve sonda boşluklar, sözcükler arasında fazladan boşluklar ve karışık harf boyutları var. B sütunu temiz hali üretir, C sütunu her satırda kaç karakterin silindiğini gösterir.
B2 hücresi Ayşe Yılmaz sonucunu verir; KIRP baştaki ve sondaki boşlukları siler, sözcükler arasındaki ardışık boşlukları teke indirir, YAZIM.DÜZENİ ise harf boyutunu düzeltir. C2 hücresindeki 5 değeri, bu satırda silinen karakter sayısını gösterir. Temiz sütunu bitirdikten sonra değerleri kopyalayıp Özel Yapıştır ile değer olarak yapıştırırsanız ham sütunu silebilirsiniz.

2. Mükerrer kayıtları işaretleme​

Sipariş listesine aynı sipariş numarası birden fazla kez girilmiş. Silmeden önce hangi kayıtların tekrar ettiğini görmek için E sütunu numaranın listede kaç kez geçtiğini sayar, F sütunu bunu etiketler.
SP-1001 numaralı sipariş listede iki kez geçtiği için E2 hücresi 2, F2 hücresi ise Mükerrer sonucunu verir. SP-1003 yalnızca bir kez geçtiğinden F4 hücresinde Tekil yazar. Formül tekrar eden satırların hepsini, ilk görünüşü de dahil, işaretler. Temizlemek için F sütununu Mükerrer değerine göre filtreleyip fazlalıkları silebilir ya da doğrudan Veri > Yinelenenleri Kaldır komutunu kullanabilirsiniz.

3. Metin olarak girilmiş sayıları dönüştürme​

Başka bir sistemden aktarılan adet ve birim fiyat değerleri metin olarak saklanıyor. B ve C sütunları metindir; D ve E sütunları bunları gerçek sayıya çevirir, F sütunu tutarı hesaplar. Toplam satırı iki durumu karşılaştırır.
Metin olarak saklanan adetleri toplayan B7 hücresi 0 sonucunu verir, çünkü TOPLA işlevi metin hücrelerini yok sayar. SAYIYAÇEVİR ile oluşturulan D ve E sütunları gerçek sayı içerdiği için F7 hücresi doğru toplam olan 3.500,00 değerini verir. Dönüşümden sonra D ve E sütunlarını değer olarak yapıştırıp B ve C sütunlarını silebilir, ya da hücrelerdeki uyarı simgesinden Sayıya Dönüştür seçeneğini kullanabilirsiniz.

Sık sorulan sorular​

Excel'de veri girişi nasıl hızlandırılır? Tab ve Enter ile seçili aralıkta dolaşın, aynı değeri çok hücreye Ctrl+Enter ile yazın, tekrarlayan desenler için Ctrl+E ile Hızlı Doldurma'yı kullanın.

Yinelenen kayıtlar nasıl silinir? Aralığı seçip Veri sekmesinden Yinelenenleri Kaldır'ı çalıştırın ve karşılaştırılacak sütunları işaretleyin. İşlem satırları siler; önce verinin yedeğini alın.

Sayılarım neden toplanmıyor? Değerler büyük olasılıkla metin olarak saklanmıştır. Hücrede uyarı simgesi görünür; Sayıya Dönüştür seçeneğini kullanın ya da SAYIYAÇEVİR işleviyle yeni bir sütun oluşturun.

Veri Doğrulama yapıştırılan verileri de denetler mi? Hayır. Kopyalanıp yapıştırılan değerler kuralı aşabilir; dışarıdan aktarılan verileri ayrıca EĞERSAY gibi kontrol formülleriyle denetleyin.

Kullanırken dikkat edin​

• Ham veriyi koruyun: Yinelenenleri Kaldır, Bul ve Değiştir gibi komutlar veriyi kalıcı olarak değiştirir. Temizliğe başlamadan önce sayfanın kopyasını alın ya da temiz sonucu ayrı bir sütunda formülle üretin.
• Kesilmeyen boşluklar KIRP ile silinmez: Web sayfalarından ya da başka sistemlerden gelen verilerde sıradan boşluk yerine kesilmeyen boşluk karakteri bulunabilir. KIRP bu karakteri silmez; önce YERİNEKOY işleviyle kesilmeyen boşluk karakterini (kod numarası 160) normal boşlukla değiştirin, sonra KIRP uygulayın.
• Hızlı Doldurma sabit değer üretir: Hızlı Doldurma formül yazmaz, sonucu değer olarak girer. Kaynak veriler değiştiğinde sonuçlar kendiliğinden güncellenmez; sürekli güncel kalması gereken alanlarda formül kullanın.
• Veri Doğrulama mevcut ve yapıştırılan verileri denetlemez: Kural yalnızca hücreye elle yazılan girişleri denetler. Kural eklemeden önce girilmiş değerler ya da dışarıdan yapıştırılan veriler hatalı olsa bile hücrede kalır. Tablo içinde kural tanımlarsanız yeni satırlara otomatik taşınır.
• Yinelenenleri Kaldır harf boyutunu ayırt etmez: Komut büyük ve küçük harf farkını yok sayar ve tekrar eden satırlardan yalnızca ilkini tutar. Hangi satırın silineceğini önceden görmek için örnekteki gibi bir sayım sütunu kullanın.
• İlgili konular: Veri Doğrulama, Yinelenenleri Kaldır, Hızlı Doldurma, Metni Sütunlara Dönüştür, Tablo Olarak Biçimlendir, Bul ve Değiştir, KIRP, YAZIM.DÜZENİ, YERİNEKOY, EĞERSAY, SAYIYAÇEVİR, BENZERSİZ

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.