Ad Yöneticisi

Ad Yöneticisi (Name Manager), çalışma kitabındaki hücre aralıklarına, sabit değerlere ve formüllere verilmiş tüm adları listeleyen ve yöneten penceredir. Adların kapsamını, başvuru yerini ve açıklamasını burada görür, yeni ad oluşturur, mevcut adı düzenler ya da silersiniz. Formüllerinizi A1 adresleri yerine anlamlı adlarla yazmanızı sağladığı için büyük çalışma kitaplarında okunabilirliği ve bakımı kolaylaştırır.

Nerede bulunur​

Ad Yöneticisi'ni şu yollarla açabilirsiniz:

• Şerit: Formüller > Tanımlı Adlar > Ad Yöneticisi (Formulas > Defined Names > Name Manager).
• Klavye kısayolu: Ctrl+F3.
• Yeni ad için kısayol: Ctrl+Shift+F3, seçili aralığın başlık satırı ya da sütunundan ad üretir (Seçimden Oluştur (Create from Selection)).
• Hızlı yol: Formül çubuğunun solundaki Ad Kutusu'na (Name Box) bir ad yazıp Enter'a basarak seçili aralığı adlandırabilirsiniz.

Formüller sekmesindeki Ad Tanımla (Define Name) ve Formülde Kullan (Use in Formula) komutları da aynı grupta yer alır. Formül yazarken F3 tuşu, var olan adların listesini yapıştırmanızı sağlar.

Pencerenin yapısı ve komutlar​

Pencerede her ad için şu sütunlar görünür: Ad, Değer (Value), Başvuru yeri (Refers to), Kapsam (Scope) ve Açıklama (Comment). Üstteki düğmelerle şunları yaparsınız:

• Yeni: (New) Ad, kapsam, açıklama ve başvuru yerini girerek yeni bir ad oluşturur.
• Düzenle: (Edit) Seçili adın adını, açıklamasını ya da başvuru yerini değiştirir. Kapsam sonradan değiştirilemez.
• Sil: (Delete) Seçili adları siler. Ctrl ya da Shift ile birden çok ad seçebilirsiniz.
• Filtre: (Filter) Listeyi kapsama göre ya da hatalı, hatasız, tanımlı ve tablo adlarına göre daraltır.
• Başvuru yeri kutusu: Pencerenin altındaki bu kutudan başvuruyu doğrudan yazabilir ya da sayfadan seçebilirsiniz.

Bir adı yeniden adlandırırsanız o adı kullanan formüller otomatik güncellenir. Ad Yöneticisi'nde yaptığınız değişiklikler Geri Al (Undo) ile geri alınamaz.

Ad verme kuralları ve kapsam​

Ad verirken şu kurallara uyun:

• Başlangıç: Ad bir harfle, alt çizgiyle ya da ters bölüyle başlamalıdır.
• Karakterler: Boşluk kullanılamaz; sözcükleri ayırmak için alt çizgi ya da nokta kullanın (Satis_Tutari gibi).
• Hücre adresi: A1, R1C1 gibi adres biçimindeki sözcükler ad olamaz.
• Uzunluk: En çok 255 karakter olabilir; büyük küçük harf ayrımı yapılmaz.

Kapsam (Scope) adın nerede geçerli olduğunu belirler. Çalışma Kitabı (Workbook) kapsamlı ad her sayfadan kullanılır. Sayfa kapsamlı ad yalnızca o sayfada geçerlidir; aynı adı farklı sayfalarda ayrı ayrı tanımlayabilirsiniz. Aynı ad hem sayfa hem kitap kapsamında varsa o sayfada sayfa kapsamlı ad önceliklidir.

Dinamik adlar ve hata denetimi​

Başvuru yeri olarak bir formül yazarsanız veri eklendikçe kendiliğinden genişleyen dinamik bir ad elde edersiniz. Örneğin A sütunundaki başlık dışındaki kayıt sayısı kadar satırı kapsayan bir ad için Başvuru yeri kutusuna şu formülü yazabilirsiniz:
Ad Yöneticisi aynı zamanda denetim aracıdır. Silinmiş bir sayfaya ya da hücreye işaret eden adlar Değer sütununda hata gösterir; Filtre > Hatalı Olan Adlar (Filter > Names with Errors) seçeneğiyle bunları toplu olarak bulup düzeltebilir ya da silebilirsiniz. Yazdırma_Alanı (Print_Area) ve Yazdırma_Başlıkları (Print_Titles) gibi Excel'in kendi oluşturduğu adlar da bu listede görünür.

1. Aralığa ve hücreye ad verme​

Şehir, ürün ve tutar verilerini girin. C2:C7 aralığını seçip Ad Kutusu'na Tutarlar yazın ve Enter'a basın; F3 hücresini KDV_Orani olarak adlandırın. Ardından Formüller > Tanımlı Adlar > Ad Yöneticisi (Formulas > Defined Names > Name Manager) penceresini açıp iki adı kontrol edin. Son olarak toplam hücresine SUM(Tutarlar) yazın, KDV tutarı hücresine de toplamın KDV_Orani ile çarpımını girin. Aşağıdaki örnekte bu adları ve formülleri bir makro kurar.
Ad Yöneticisi'nde Tutarlar adı C2:C7 aralığını, KDV_Orani adı F3 hücresini gösterir. Toplam satış F2 hücresinde 59.750,00 olarak hesaplanır, KDV tutarı ise F4 hücresinde 11.950,00 sonucunu verir. KDV oranını F3'te değiştirdiğinizde KDV tutarı otomatik güncellenir; formülde hücre adresi yerine ad kullanıldığı için formülün ne yaptığı da açıkça okunur.

2. Sayfa kapsamlı dinamik ad​

Personel, departman ve maaş bilgilerini girin. Ad Yöneticisi'nde Yeni (New) düğmesine tıklayın, Ad olarak Maaslar yazın, Kapsam (Scope) olarak bu sayfayı seçin. Başvuru yeri (Refers to) kutusuna C2 hücresinden başlayıp A sütunundaki kayıt sayısı kadar satır alan bir KAYDIR (OFFSET) formülü girin. Ardından özet hücrelerinde ORTALAMA, MAK ve BAĞ_DEĞ_SAY işlevlerini bu adla kullanın. Aşağıdaki makro aynı adımları sizin yerinize yapar.
Ad Yöneticisi'nde Maaslar adının Kapsam sütununda çalışma kitabı yerine bu sayfanın adı görünür; yani ad yalnızca bu sayfada geçerlidir. Ortalama maaş F2 hücresinde 31.018,75, en yüksek maaş F3 hücresinde 41.200,00, personel sayısı ise F4 hücresinde 8 olarak hesaplanır. Ad dinamik olduğu için listenin altına yeni bir personel eklediğinizde Maaslar aralığı kendiliğinden genişler ve özet değerleri yeniden hesaplanır.

3. Sabit değer ve formül olarak ad​

Ürün, adet ve birim fiyat bilgilerini girin. Ad Yöneticisi'nde Yeni düğmesiyle KdvOrani adını oluşturup Başvuru yeri kutusuna hücre yerine yalnızca 0,2 sabitini yazın. Bir ad daha oluşturup GenelToplam adıyla D2:D8 aralığını toplayan bir formülü başvuru yeri yapın. Tutar sütununda adet, birim fiyat ve KdvOrani değerini kullanın; toplam satırına da GenelToplam adını yazın. Aşağıdaki makro bu adları ve formülleri kurar.
Ad Yöneticisi'nde KdvOrani adının Başvuru yeri sütununda hücre adresi değil sabit bir değer görünür; GenelToplam adında ise bir formül yer alır. İlk kalemin KDV dahil tutarı D2 hücresinde 546,00, tüm kalemlerin toplamı ise D9 hücresinde 12.820,50 olarak hesaplanır. KDV oranı değiştiğinde yalnızca KdvOrani adının başvurusunu düzenlemeniz yeterlidir; tüm tutarlar buna göre yeniden hesaplanır.

Kullanırken dikkat edin​

• Kullanırken dikkat edin: Geri alma yok: Ad Yöneticisi'nde yaptığınız silme ve düzenleme işlemleri Ctrl+Z ile geri alınamaz. Toplu silme yapmadan önce dosyanın bir kopyasını alın; bir adı silerseniz onu kullanan formüller #AD? hatası verir.
• Kullanırken dikkat edin: Başvuru yeri kutusunda ok tuşları: Başvuru yeri kutusuna tıkladığınızda ok tuşları metin imlecini değil hücre seçimini hareket ettirebilir ve başvuruyu bozabilir. Böyle bir durumda F2 tuşuna basarak düzenleme moduna geçin, ardından metni düzeltin.
• Kullanırken dikkat edin: Kapsam sonradan değişmez: Bir adın kapsamını Düzenle penceresinden değiştiremezsiniz. Kapsamı değiştirmek için adı silip istediğiniz kapsamla yeniden oluşturmanız gerekir. Aynı ad hem sayfada hem kitapta tanımlıysa sayfa kapsamlı olan öncelik alır.
• Kullanırken dikkat edin: Hatalı adlar: Silinen ya da taşınan sayfalara işaret eden adlar #BAŞV! hatasına dönüşür. Düzenli olarak Filtre > Hatalı Olan Adlar seçeneğini kullanarak bu artıkları temizleyin; dosya kopyalayıp başka kitaplara sayfa taşıdığınızda eski kitaba bağlı adlar da oluşabilir.
• Kullanırken dikkat edin: Tablo adları ve gizli adlar: Tablo adları da listede görünür, ancak buradan silinemez; tabloyu silmeniz ya da dönüştürmeniz gerekir. Gizli adlar Ad Yöneticisi'nde görünmez, bu yüzden kaynağı belirsiz adlar için VBA ile Names koleksiyonunu kontrol etmek gerekebilir.
• Kullanırken dikkat edin: Dinamik ad yazımı: KAYDIR ile oluşturulan dinamik adlar, veriler arasında boş hücre olduğunda BAĞ_DEĞ_SAY sonucunu yanlış verebilir. Başlık dışındaki kayıt sayısını doğru saydığınızdan emin olun; mümkünse bunun yerine Excel tablosu kullanarak aralığın otomatik genişlemesini sağlayın.
• İlgili konular: Ad Kutusu (Name Box), Ad Tanımla (Define Name), Seçimden Oluştur (Create from Selection), Tablolar (Tables) ve yapılandırılmış başvurular, Veri Doğrulama (Data Validation) liste kaynağı olarak ad kullanımı, VBA Names koleksiyonu ve Name nesnesi, KAYDIR, İNDİS, DOLAYLI, BAĞ_DEĞ_SAY, TOPLA, ORTALAMA işlevleri.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.