Çalışma Kitabı Koruması

Çalışma Kitabı Koruması (Workbook Protection), bir Excel dosyasının yapısını ya da dosyaya erişimi denetim altına alan korumadır. Başkalarının sayfa eklemesini, silmesini, yeniden adlandırmasını, taşımasını veya gizlemesini engeller; isterseniz dosyanın açılması için parola da ister. Hücre içeriğini koruyan sayfa korumasından farklı bir katmandır ve ikisi birlikte kullanılabilir.

Nerede bulunur​

Yapı korumasının komutu şerit üzerinde şu yoldadır: Gözden Geçir > Koru > Çalışma Kitabını Koru (Review > Protect > Protect Workbook). Komuta tıkladığınızda Yapı (Structure) seçeneği işaretli bir pencere açılır ve isteğe bağlı olarak parola girebilirsiniz.

Dosyayı açarken parola isteyen şifreleme ise başka bir yoldan kurulur: Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele (File > Info > Protect Workbook > Encrypt with Password). Alternatif olarak Dosya > Farklı Kaydet > Araçlar > Genel Seçenekler (File > Save As > Tools > General Options) penceresinde açma parolası, değiştirme parolası ve salt okunur önerisi tanımlanabilir.

Sayfa sekmesine sağ tıkladığınızda Ekle, Sil, Yeniden Adlandır, Taşı veya Kopyala, Gizle gibi komutların soluk görünmesi, yapı korumasının açık olduğunu gösterir.

Nasıl kullanılır​

Yapı korumasını açmak için şu adımları izleyin:

• Gözden Geçir sekmesinde Çalışma Kitabını Koru düğmesine tıklayın.
• Açılan pencerede Yapı kutusunun işaretli olduğunu doğrulayın.
• İsterseniz bir parola yazın. Parola yazmazsanız herkes korumayı tek tıkla kaldırabilir.
• Parola girdiyseniz Tamam düğmesine tıklayın ve parolayı ikinci kez yazarak onaylayın.

Korumayı kaldırmak için aynı düğmeye yeniden tıklayın; parola varsa Excel sizden onu ister.

Dosyanın açılmasını parolaya bağlamak için Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele yolunu kullanın, parolayı yazıp onaylayın ve dosyayı kaydedin. Parola kaldırılırken aynı pencere açılır, kutu boşaltılır ve dosya yeniden kaydedilir.

VBA ile aynı işlem şöyle yapılır:
Protect yöntemi korumayı açar, Unprotect yöntemi kaldırır. Structure bağımsız değişkeni sayfa yapısını, Password ise parolayı belirler.

Koruma türleri ve sınırları​

Çalışma kitabı düzeyinde üç ayrı koruma vardır:

• Yapı koruması: Sayfaların eklenmesini, silinmesini, adının değiştirilmesini, taşınmasını, kopyalanmasını, gizlenmesini ve gizli sayfaların gösterilmesini engeller. Sayfalardaki hücreleri düzenlemeye engel olmaz.
• Açma parolası (şifreleme): Parolayı bilmeyen kişi dosyayı hiç açamaz. Gerçek şifreleme bu yöntemle sağlanır.
• Değiştirme parolası ve salt okunur önerisi: Parolayı bilmeyen kişiye dosyayı salt okunur açma olanağı verir; değişiklikleri aynı adla kaydedemez.

Yapı korumasının parolası dosyayı şifrelemez; yalnızca arayüzde komutları kilitler. Bu yüzden önemli verileri korumak için tek başına yeterli sayılmaz. Hücre içeriğini, formülleri ve biçimleri korumak için ayrıca Gözden Geçir > Koru > Sayfayı Koru (Review > Protect > Protect Sheet) komutunu kullanmanız gerekir. Eski Excel sürümlerindeki Pencereler (Windows) seçeneği, güncel sürümlerin arayüzünde yer almaz.

1. Parolasız yapı koruması​

Aylık satış tablosunu hazırlayın. Ardından Gözden Geçir > Koru > Çalışma Kitabını Koru komutuna tıklayıp Yapı kutusunu işaretli bırakın ve parola yazmadan Tamam düğmesine basın. Örnek dosyada bu ayar makroyla kurulmuştur. Tutar sütunu adet ile birim fiyatın çarpımıdır.
Dosya açıldığında sayfa sekmesine sağ tıklarsanız Ekle, Sil, Yeniden Adlandır ve Gizle komutlarının kullanılamadığını görürsünüz. Hücreler ise düzenlenebilir durumdadır; ocak ayının tutarı 222.000,00 olarak hesaplanır ve değerleri değiştirdiğinizde güncellenir.

2. Sayfa koruması ile birlikte kullanım​

Yalnızca girdi hücrelerinin (brüt maaş ve kesinti oranı) değiştirilebildiği, net maaş formüllerinin kilitli olduğu bir liste hazırlayın. Önce B2:C6 aralığını seçip Hücreleri Biçimlendir > Koruma sekmesinde Kilitli kutusunun işaretini kaldırın. Sonra Gözden Geçir > Koru > Sayfayı Koru ve ardından Çalışma Kitabını Koru komutlarını uygulayın. Örnek dosyada bu iki koruma makroyla kurulmuştur.
Brüt maaş ve kesinti oranı hücrelerini değiştirebilirsiniz; ilk personelin net maaşı 30.660,00 olarak yeniden hesaplanır. Net maaş sütunundaki formüllere yazmaya çalışırsanız Excel uyarı verir. Sayfa korumasını hücreleri, çalışma kitabı korumasını ise sayfa yapısını denetler; ikisi birbirini tamamlar.

3. Parola ile yapı koruması​

Depo stok listesini oluşturun ve Gözden Geçir > Koru > Çalışma Kitabını Koru komutunda bu kez parola girin. Örnek dosyada parola excel123 olarak makroyla tanımlanmıştır. Stok değeri sütunu stok miktarı ile birim maliyetin çarpımıdır, son satırda toplam yer alır.
Toplam stok değeri 164.700,00 olarak hesaplanır. Korumayı kaldırmak için Gözden Geçir > Koru > Çalışma Kitabını Koru düğmesine yeniden tıklayıp parolayı yazmanız gerekir. Parola girilmediği sürece sayfa ekleme, silme, taşıma ve gizleme komutları kullanılamaz.

Kullanırken dikkat edin​

• Parolayı unutmayın: Unutulan açma parolası için Excel'in resmi bir kurtarma yolu yoktur ve dosyaya bir daha erişemeyebilirsiniz. Parolayı güvenli bir yerde saklayın ve önemli dosyaların korumasız bir yedeğini ayrı tutun.
• Yapı koruması hücreleri korumaz: Çalışma kitabı koruması yalnızca sayfa yapısını kilitler. Hücre içeriğini, formülleri ve biçimleri korumak için Sayfayı Koru komutunu da kullanın. Sayfa korumasında girdi hücrelerinin Kilitli ayarını önceden kaldırmayı unutmayın.
• Yapı korumasının güvenliği sınırlıdır: Yapı koruması parolası dosyayı şifrelemez; yalnızca arayüzdeki komutları engeller. Gizli ya da hassas veriler için Parola ile Şifrele seçeneğini kullanın ve gizli tutulması gereken verileri yalnızca sayfa gizleyerek korumaya çalışmayın.
• Parola büyük küçük harfe duyarlıdır: Parolada büyük ve küçük harf ayrımı yapılır. Parolayı yazarken Caps Lock tuşunun durumuna ve Türkçe karakterlerin (ı, İ, ş, ğ) klavye düzenine dikkat edin.
• Kitap açıkken makrolar da etkilenir: Yapı koruması açıkken VBA ile sayfa eklemeye, silmeye ya da gizlemeye çalışan makrolar hata verir. Makro içinde önce Unprotect yöntemiyle korumayı kaldırın, işlemi yapın ve Protect yöntemiyle korumayı yeniden açın.
• İlgili konular: Sayfa Koruması, Hücreleri Kilitleme (Kilitli ve Gizli biçimleri), Aralıklara Düzenleme İzni Ver, Parola ile Şifreleme, Son Olarak İşaretle, Salt Okunur Öneri, VBA Protect ve Unprotect yöntemleri, Sayfa Gizleme ve Çok Gizli Sayfa (xlSheetVeryHidden), HÜCRE işlevi (koruma bilgisi için).

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.