Seçimden Oluştur

Seçimden Oluştur (Create from Selection), seçtiğiniz aralığın üst satırındaki, sol sütunundaki, alt satırındaki ya da sağ sütunundaki başlık metinlerini kullanarak tanımlı adları topluca oluşturan komuttur. Her etiket, yanındaki veri aralığına ad olur. Böylece formüllerde B2:B7 yerine Satış gibi okunabilir adlar kullanabilirsiniz.

Nerede bulunur​

Komut Formüller > Tanımlı Adlar > Seçimden Oluştur (Formulas > Defined Names > Create from Selection) yolunda yer alır. Klavye kısayolu Ctrl+Shift+F3 tuşlarıdır. Komut çalışınca Seçimden Adları Belirle (Create Names from Selection) iletişim kutusu açılır.

Nasıl kullanılır​

• Aralığı seçin: Etiketleri de içerecek biçimde seçim yapın. Örneğin başlıklar A1:C1 hücrelerindeyse veriler dahil A1:C7 aralığını seçin.
• Komutu açın: Ctrl+Shift+F3 tuşlarına basın ya da şeritten Seçimden Oluştur düğmesini tıklayın.
• Etiket konumunu işaretleyin: Başlıkların bulunduğu yeri (Üst satır, Sol sütun, Alt satır, Sağ sütun) işaretleyin. Excel seçimin içeriğine bakarak uygun kutuyu kendisi de önerebilir.
• Tamam düğmesine basın: Adlar oluşur. Sonucu Formüller > Tanımlı Adlar > Ad Yöneticisi (Formulas > Defined Names > Name Manager) penceresinde ya da Ad kutusunun açılır listesinde görebilirsiniz.

Seçenekler ve ad oluşturma kuralları​

İletişim kutusunda dört seçenek vardır:

• Üst satır: Seçimin ilk satırındaki metinler, altlarındaki sütun verilerine ad olur.
• Sol sütun: Seçimin ilk sütunundaki metinler, sağlarındaki satır verilerine ad olur.
• Alt satır: Seçimin son satırındaki metinler, üstlerindeki sütun verilerine ad olur.
• Sağ sütun: Seçimin son sütunundaki metinler, solundaki satır verilerine ad olur.

Etiket hücresinin kendisi adın başvurduğu aralığa dahil edilmez. Oluşan adlar çalışma kitabı kapsamındadır. Etiketteki boşluklar alt çizgiye dönüştürülür; örneğin Ayşe Demir etiketi Ayşe_Demir adı olur. Adlarda geçersiz karakterler de alt çizgiyle değiştirilir. Rakamla başlayan etiketlerin başına alt çizgi eklenir. Aynı adda bir ad zaten varsa Excel değiştirmek isteyip istemediğinizi sorar. Adlar büyük ya da küçük harf ayrımı yapmaz.

Adları formülde ve VBA ile kullanma​

Adlar oluştuktan sonra formülde doğrudan yazılabilir. Satış adlı aralığı toplamak için:
Aynı işlemin VBA karşılığı Range.CreateNames yöntemidir. Top, Left, Bottom ve Right bağımsız değişkenleri iletişim kutusundaki dört kutuya karşılık gelir:
Hem üst satırı hem sol sütunu işaretlerseniz her sütun ve her satır için ayrı bir ad oluşur. Bu adların kesişimini boşluk işleciyle alabilirsiniz.

1. Üst satırdaki başlıklardan sütun adları​

A1:C7 aralığını seçin, Ctrl+Shift+F3 tuşlarına basın, yalnızca Üst satır kutusunu işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Sonra F2:F4 hücrelerine adları kullanan formülleri yazın. Örnek dosyada adlar bir makroyla aynı biçimde kurulmuştur.
Excel, Satış adını B2:B7 aralığına, Gider adını C2:C7 aralığına ve Ay adını A2:A7 aralığına bağladı. Başlık hücreleri adların kapsamına girmez. Toplam satış 91.250,00, toplam gider 57.600,00, aradaki fark ise 33.650,00 olarak hesaplandı. Formüllerde hücre adresi yerine ad kullanıldığı için okunması kolaydır.

2. Sol sütundaki etiketlerden satır adları​

Başlık satırını dışarıda bırakarak A2:D5 aralığını seçin, Ctrl+Shift+F3 tuşlarına basın ve yalnızca Sol sütun kutusunu işaretleyin. Her personelin satırı, kendi adıyla anılır hale gelir. Ad ve soyad arasındaki boşluk alt çizgiye dönüşür.
Her satır, A sütunundaki etiketle aynı adı taşıyan bir ad aldı. Ayşe_Demir adı B2:D2 hücrelerine başvurur. Etiket hücresi ve E ile F sütunları seçimin dışında kaldığı için adın kapsamına girmez. Ayşe Demir için toplam 125.700, ortalama 41.900,00 bulundu. Mehmet Kaya için toplam 117.000 olarak hesaplandı.

3. Üst satır ve sol sütunla kesişim sorguları​

A1 hücresini boş bırakın ve A1:D4 aralığını seçin. Ctrl+Shift+F3 tuşlarına basıp hem Üst satır hem Sol sütun kutularını işaretleyin. Böylece her ay sütunu ve her şehir satırı ayrı bir ad alır. Formüllerde iki adı boşlukla yan yana yazarsanız Excel bunların kesişim hücresini verir.
Ay adları sütunlara, şehir adları satırlara bağlandı. Ankara ile Şubat adları arasındaki boşluk kesişim işlecidir ve iki aralığın ortak hücresini döndürür; sonuç 135 oldu. İzmir ve Mart kesişimi 105 değerini verdi. Mart adlı sütunun toplamı ise 356 olarak hesaplandı.

Kullanırken dikkat edin​

• Etiketler geçerli ad olmalı: Etiket hücre adresine benzerse (örneğin A1 ya da TV2) ya da geçersiz karakter içeriyorsa Excel adı otomatik olarak düzeltir. Etiket boş bir hücreyse o satır ya da sütun için ad oluşmaz. Oluşan adları Ad Yöneticisi ile kontrol etmeniz iyi olur.
• Veri eklenince ad genişlemez: Oluşan ad, komutu çalıştırdığınız andaki sabit aralığa başvurur. Altına yeni satır eklerseniz ad kendiliğinden genişlemez. Büyüyen listeler için aralığı Excel Tablosu yapın ya da adı Ad Yöneticisi'nden düzenleyin.
• Mevcut adların üzerine yazılır: Aynı adda bir ad varsa Excel sorar. Evet derseniz eski ad yeni aralığa yönlendirilir ve bu ada bağlı formüllerin sonucu değişebilir. Emin değilseniz Hayır'ı seçip Ad Yöneticisi'nden mevcut adı inceleyin.
• Seçimi doğru yapın: Etiket satırı ya da sütunu seçimin dışında kalırsa komut etiketi bulamaz. Hem üst satır hem sol sütun kullanırken sol üst köşe hücresini boş bırakmanız, adlandırmanın karışmasını önler. Başlıkları ve veriyi aynı seçimde toplayın.
• Adlar çalışma kitabı kapsamındadır: Seçimden Oluştur ile üretilen adlar tüm çalışma kitabında geçerlidir. Sayfa kapsamlı ad gerekiyorsa Ad Tanımla penceresini kullanın. Farklı sayfalarda aynı etiketler varsa adlar birbirini ezer.
• İlgili konular:
  • Ad Yöneticisi: Adları görme, düzenleme ve silme.
  • Ad Tanımla: Tek bir ad ve kapsamını elle belirleme.
  • Formülde Kullan: Adı formüle listeden ekleme.
  • Ad kutusu: Ada hızlı gitme ve seçili aralığa ad verme.
  • Excel Tablosu: Büyüyen veri için kendiliğinden genişleyen başvurular.
  • Range.CreateNames: Komutun VBA karşılığı.
  • TOPLA: Adlandırılmış aralıkları toplama.
  • ORTALAMA: Adlandırılmış aralığın ortalamasını alma.
  • DOLAYLI: Metinle yazılan adı başvuruya çevirme.

Örneklerdeki tabloları indirilebilir Excel dosyasında kendiniz de deneyebilirsiniz.