Personel İzin Takvimi ve Kıdeme Göre Kalan İzin Takibi

Personel İzinlerini Yıllık Takvimde İzleyin, Kıdeme Göre Kalan İzni Otomatik Hesaplayın​

Bu Excel dosyası, bir işyerindeki çalışanların yıllık izin, rapor, mazeret, doğum, evlilik, ölüm ve resmî izin kayıtlarını tek çalışma kitabında tutmak ve seçilen çalışanın izinlerini on iki aylık bir takvim üzerinde renklerle göstermek için hazırlanmış makrolu bir izin takip sistemidir. Personel kaydı ve izin girişi bir VBA kullanıcı formu üzerinden yapılır; izin günleri, hafta tatili ve resmî tatiller düşülerek iş günü olarak hesaplanır. Çalışanın kıdemine göre yıllık izin hakkı, kullanılan izin ve kalan izin aynı ekranda özetlenir.
Dosya .xlsm biçimindedir ve dört sayfadan oluşur: görünür Takvim Görünümü sayfası ile Çalışan İzin Takibi, Personel ve YillikResmiTatiller adlı üç gizli veri sayfası. Gizli sayfalar formun okuyup yazdığı kayıt ve yardımcı hesap alanlarıdır; günlük kullanımda doğrudan açılmaları gerekmez.

Dosya Ne İşe Yarar​

İzin takibinde en sık karşılaşılan sorun, izin gün sayısının takvim günü mü iş günü mü olduğunun karışması ve çalışanın kaç gün hakkı kaldığının elle hesaplanmasıdır. Bu dosyada her izin kaydı için başlangıç ve bitiş tarihi girilir; aradaki gün sayısı NETWORKDAYS.INTL (TAMİŞGÜNÜ.ULUSL) işleviyle, çalışanın haftalık tatil günü ve resmî tatil tablosundaki günler dışarıda bırakılarak bulunur. Haftalık tatil olarak Pazartesi ile Pazar arasındaki tek bir gün ya da Cumartesi ve Pazar birlikte (Hafta Sonu) seçilebilir. Örneğin hafta sonu tatil yapan bir çalışanın 8-12 Haziran 2026 tarihli izni 5 gün, Çarşamba günü tatil yapan bir çalışanın 8-14 Haziran 2026 tarihli izni 6 gün olarak hesaplanır.
Kayıtlar Takvim Görünümü sayfasına yansır: Çalışan Seçin listesinden personel, Yıl Seçin alanından yıl seçildiğinde takvimde o çalışanın izin günleri izin türüne göre farklı renklerle, haftalık tatil günleri ve resmî tatiller ise gri yazıyla gösterilir. İçinde bulunulan ay, ay adları sütununda ayrıca vurgulanır.

Sayfa Sayfa İçerik​

Takvim Görünümü​

Sayfanın üst kısmında PROGRAMI AÇ düğmesi, Çalışan Seçin açılır listesi ve 2000-2030 aralığında çalışan bir yıl seçme düğmesi bulunur. Çalışan listesi, Personel sayfasındaki kayıtlı tüm personelden adlandırılmış bir aralıkla oluşturulur. Takvim alanında her ay bir satırdır ve günler haftanın günlerine göre hizalanır; takvim hücreleri yıl ve ay bilgisinden adlandırılmış formüllerle üretilir.
Takvimin altında seçilen çalışanın adı ve unvanı, haftalık izin günü, işe giriş tarihi, toplam çalıştığı yıl, hak ettiği izin, seçilen yılda kullandığı yıllık izin ve kalan izin yer alır. Bir alt satırdaki kutular seçilen yıldaki toplam izin gününü, yılın haftalık tatil günleri dışındaki çalışma günü sayısını ve yıllık, rapor, mazeret, ölüm, doğum, evlilik ve resmî izin türlerinin gün sayılarını gösterir; her kutunun altında önceki yılın değeri ve artış ya da düşüş oranı bulunur. Sağdaki panel ise çalışanın kayıtlı tüm yıllarda her izin türünde kullandığı toplam günü, işe girişten bugüne çalışma süresini yıl, ay ve gün olarak ve toplam izin gününü listeler.

Çalışan İzin Takibi​

Bu gizli sayfadaki İzinDetay tablosu izin kayıtlarının tutulduğu yerdir. Her satırda izin yılı, çalışan adı, başlangıç ve bitiş tarihi, izin türü, hesaplanan gün sayısı, izinde bulunulacak il, kayda ait benzersiz sıra anahtarı ve kaydı giren bilgisayarın Windows kullanıcı adı bulunur. Tablo yaklaşık yedi yüz satırlık hazır formülle gelir; özet formüller 9994. satıra kadar olan kayıtları okur. Tablonun ilk on üç satırı, alttaki yardımcı hesap hücrelerini korumak için form tarafından silinmeyen yer tutucu satırlardır ve hiçbir personele bağlı değildir.

Personel​

Personel sayfasında ad soyad, işe giriş tarihi, unvan, haftalık tatil günü ve doğum tarihi tutulur. Aynı satırda 2023, 2024, 2025, 2026 ve 2027 yılları için hesaplanan yıllık izin hakları, bu yıllara ait toplam hak, kullanılan yıllık izin düşüldükten sonra kalan izin, önceki yıllardan devreden izin, güncel kıdem yılı ve yaş yer alır. Dosya örnek olarak Personel 1 ile Personel 10 arasında adlandırılmış dokuz sentetik kayıtla gelir.

YillikResmiTatiller​

Bu sayfadaki ŞirketTatilleri6 tablosunda 2019-2027 yılları için resmî tatil günleri bulunur: yılbaşı, 23 Nisan, 1 Mayıs, 19 Mayıs, 15 Temmuz, 30 Ağustos, 28 Ekim arifesi ve 29 Ekim ile Ramazan ve Kurban bayramlarının arife ve bayram günleri. Her yıl için on yedi satır vardır. Sayfa ayrıca seçilen yılın tatil listesini, formdaki izin türü, haftalık tatil günü ve yıl seçeneklerini ve haftalık tatil günlerinin NETWORKDAYS.INTL hafta sonu kodlarını içerir.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

İzin gün sayısı, İzinDetay tablosunun Günler sütununda NETWORKDAYS.INTL ile hesaplanır. Hafta sonu bağımsız değişkeni çalışanın haftalık tatil gününden gelir; Hafta Sonu için 1, tek gün için 11-17 arasındaki kodlar kullanılır. Tatil listesi olarak ŞirketTatilleri6 tablosunun Şirket Tatilleri sütununun tamamı kullanılır; böylece yıl sonundan yeni yıla taşan bir izinde iki yılın resmî tatilleri de düşülür ve tabloya eklenen yeni yıl satırları hesaba kendiliğinden katılır. Tabloda bulunmayan bir yılın günlerinde yalnız hafta tatili düşülür; bu yüzden ilgili yılın tatilleri tabloya eklenmelidir.
Hak edilen yıllık izin, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesindeki sürelere göre hesaplanır: hizmet süresi bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dahil) olanlara 14 gün, beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara 20 gün, on beş yıl ve daha fazla olanlara 26 gün. Bir yılını doldurmamış çalışan için hak 0 gösterilir. Aynı maddedeki on sekiz ve daha küçük yaştaki ile elli ve daha yukarı yaştaki işçilerin izninin yirmi günden az olamayacağı kuralı da uygulanır; bunun için personelin doğum tarihi kullanılır ve hesaplanan süre 20 günden azsa 20 gün esas alınır.
Takvim Görünümü sayfasındaki hak ettiği izin değeri, bugünkü kıdem yılına göre bir kıdem tablosundan DÜŞEYARA ile alınır ve yaş koşulu MAX ile eklenir. Kullanılan izin, seçilen yılın 1 Ocak ile 31 Aralık arasında başlayıp biten Yıllık İzni kayıtlarının toplamıdır; kalan izin bu ikisinin farkıdır. Bu ekran yıl bazlı bir görünüm sunar ve önceki yıllardan devreden izni içermez.
Formdaki Bugün İtibarıyla Toplam İzin Hakkı ise birikimli hesaplanır. Personel sayfasındaki her yıl sütununda, o yıldaki kıdem (yıl ile işe giriş yılı arasındaki fark) ve yaş üzerinden yıllık hak bulunur; 2023 yılından içinde bulunulan yıla kadar olan haklar toplanır ve çalışanın tüm Yıllık İzni kayıtları bu toplamdan düşülür. İçinde bulunulan yılın işe giriş yıl dönümü henüz gelmemişse o yılın hakkı toplamdan çıkarılır. Önceki Yıl İzin Var Mı alanı, kalan izinden bu yılın hakkı çıkarılarak bulunur. Hesapta esas alınan yıl, bugünden 21 gün sonrasının yılıdır; yani Aralık ayının ikinci haftasından itibaren bir sonraki yılın sütunu kullanılır.
Takvimdeki renklendirme koşullu biçimlendirmeyle yapılır. Her izin türü için COUNTIFS (ÇOKEĞERSAY) ile seçilen çalışanın o güne denk gelen bir kaydı aranır. Haftalık tatil ve resmî tatiller için gün başlığı ile çalışanın tatil günü karşılaştırılır ve COUNTIF (EĞERSAY) ile seçili yılın tatil listesine bakılır. Özet kutuları SUMIFS (ÇOKETOPLA), çalışma süresi metni DATEDIF (ETARİHLİ) ile hesaplanır.

Öne Çıkan Özellikler​

PERSONEL İZİN DATASI formunun üç sekmesi vardır. İZİN OLUŞTUR sekmesinde personel listeden seçilir; personelin işe giriş tarihi, görev süresi, unvanı, işe giriş tarihine göre izin hakkı, önceki yıldan kalan izin, bu yıl kullandığı izin ve toplam izin hakkı görüntülenir. İzin başlangıç ve bitiş tarihi takvim simgesiyle açılan tarih seçiciyle ya da elle girilir, izin türü ve izinde bulunulacak il yazılarak kaydedilir. Seçilen yıla göre ya da tüm yıllar için izin türü toplamları ve personelin izin listesi aynı sekmede gösterilir; listeden seçilen izin güncellenebilir veya silinebilir.
TÜM İZİNLER sekmesinde bir tarih aralığı ve izin türü seçilerek tüm personelin bu aralıktaki izinleri listelenir. PERSONEL EKLE-GÜNCELLE-DEĞİŞTİR sekmesinde yeni personel kaydedilir, mevcut kayıt güncellenir veya silinir; liste ada, işe giriş tarihine, unvana ve haftalık tatil gününe göre sıralanabilir. Liste kutularında fare tekerleğiyle kaydırma için ayrı bir VBA modülü bulunur.
Form bazı hatalı girişleri engeller: bitiş tarihi başlangıçtan önceyse, il boşsa veya personel seçilmemişse kayıt yapılmaz; kalan izni bulunmayan personel için kayıttan önce onay istenir. Aynı ad, büyük ve küçük harf farkı veya baştaki ve sondaki boşluklar gözetilmeden ikinci kez kaydedilemez. İşe giriş ve doğum tarihi gg.aa.yyyy biçiminde geçerli bir tarih olmadan personel kaydı yapılmaz.

Nasıl Kullanılır​

Dosya Windows için Excel'de makrolar etkinleştirilerek açılmalıdır. Takvim Görünümü sayfasındaki PROGRAMI AÇ düğmesine basıldığında form açılır.
İlk olarak PERSONEL EKLE-GÜNCELLE-DEĞİŞTİR sekmesinde personelin adı, işe giriş tarihi, doğum tarihi, unvanı ve haftalık tatil günü girilip Yeni Kaydet düğmesine basılır. Örnek personel kayıtları aynı sekmeden seçilip silinebilir veya güncellenebilir.
Ardından İZİN OLUŞTUR sekmesinde Çalışanları Göster seçeneğiyle personel listesi açılır, personel seçilir, izin tarihleri, izin türü ve il girilip Kaydet düğmesine basılır. Kayıt eklendiğinde personelin izin listesi ve toplamlar güncellenir.
Takvim görünümü için form kapatılır, Takvim Görünümü sayfasında Çalışan Seçin listesinden personel, yıl alanından da yıl seçilir. Form kapatılırken çalışma kitabı otomatik olarak kaydedilir.
Yeni bir yılın resmî tatillerini eklemek için gizli YillikResmiTatiller sayfası görünür yapılır ve ŞirketTatilleri6 tablosunun sonuna o yılın on yedi tatil günü mevcut yıllardaki sırayla ve tarih olarak yazılır; A sütunundaki yıl formülü ve tablonun yardımcı sütunu yeni satırlara uygulanır. Dini bayram tarihleri Diyanet İşleri Başkanlığı takviminden kontrol edilmelidir.

Kimler İçin Uygun​

Dosya, personel sayısı onlarla sınırlı küçük ve orta ölçekli işyerlerinde izin kayıtlarını tutan insan kaynakları ve bordro çalışanları, işletme sahipleri ve birim yöneticileri için uygundur. Çalışan bazında takvim görünümü, izin planlamasında hangi günlerin dolu olduğunu görmeyi kolaylaştırır. VBA kullanıcı formlarıyla veri girişi, NETWORKDAYS.INTL ile iş günü hesabı ve koşullu biçimlendirmeyle takvim oluşturma örneklerini incelemek isteyenler için de kullanılabilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Sınırlar​

Personel sayfasındaki yıl sütunları 2023-2027 aralığını kapsar ve resmî tatil listesi 2027 yılında biter; formdaki birikimli hesap için sonraki yıllarda Personel sayfasına yeni yıl sütunu ve tatil tablosuna yeni yıl satırları eklenmelidir. Birikimli hak 2023 yılından itibaren toplanır; daha önceki yıllardan devreden izin dosyada tutulmaz. Arife günleri tatil listesinde tam gün olarak yer alır, yarım gün olarak hesaplanmaz.
Dosya 53. maddedeki temel süreleri ve yaş koşulunu uygular. Yer altı işlerinde çalışanlara verilen ek süre, iznin bölünerek kullanılması, yol izni, önceki işyerlerinde geçen hizmet süresinin birleştirilmesi ve iş sözleşmesiyle artırılan süreler hesaplanmaz. Rapor, mazeret, doğum, evlilik ve ölüm izinleri yalnız kayıt ve gün sayısı olarak tutulur; bu izinlerin yasal veya sözleşmesel üst sınırları denetlenmez. Örnek personel kayıtlarındaki tarihler sentetiktir ve gerçek kullanımdan önce silinmesi önerilir. Kaydı giren kişinin Windows kullanıcı adı izin kaydına yazıldığından dosya paylaşılırken bu bilgi göz önünde bulundurulmalıdır.

Bu Sürümdeki Düzeltmeler​

Bu sürümde dosya gerçek Excel'de açılıp sınanmış ve tespit edilen hatalar giderilmiştir. Resmî tatil listesindeki hatalı dini bayram tarihleri düzeltilmiştir: 2019 Ramazan Bayramı 3. günü, 2020 Ramazan Bayramı (Haziran yerine Mayıs), 2021 Kurban Bayramı 4. günü, 2024 Ramazan Bayramı ve 2026 Kurban Bayramı. 2027 yılının resmî tatilleri eklenmiştir. Hak edilen izin hesabında on beşinci yılda 26 gün yerine 20 gün gösterilmesi, otuz yılı aşan kıdemde 0 gösterilmesi, işe girişten önceki yıllara izin hakkı yazılması ve yaş koşulunun izin süresini 20 güne düşürmesi düzeltilmiştir. Çalışan Seçin listesinin yalnız üç personeli göstermesi, Pazar günü tatil yapan çalışanların izin gününün hata vermesi, personel silindikten sonra oluşan başvuru hataları, boş izin satırlarındaki hata değerleri ve takvimde Pazar, Cumartesi veya hafta sonu tatilinin yanlış güne işaretlenmesi giderilmiştir. İzin gün sayısında kayıt yılının 1 Ocak tatilinin düşülmemesi ve yıl sonundan yeni yıla taşan izinlerde yeni yılın tatillerinin hesaba katılmaması düzeltilmiş, artık yıllar nedeniyle kıdem yıl dönümünden birkaç gün önce üst izin dilimine geçilmesi önlenmiştir. Tabloda bulunmayan bir yıl seçildiğinde yardımcı tatil listesinde oluşan hata değerleri de temizlenmiştir. Yeni personel kaydında doğum tarihi artık bugünün tarihiyle dolu gelmez ve zorunludur. Formüllerdeki gerçek kişi adlarına bağlı istisnalar, kullanılmayan bir hücredeki kişi adı ve yazarın bilgisayarındaki bir eklentiye giden dış bağlantı kaldırılmıştır.