Ad ve Soyad Yazımını Tek Formülle Düzenleyen Excel Örneği
Bu çalışma kitabı, aynı hücrede bulunan ad ve soyad bilgisinin yazımını örnekler üzerinden düzenlemek için hazırlanmıştır. Kaynak metinlerde gereksiz boşluklar, tamamı küçük veya büyük harfli adlar ve farklı biçimde yazılmış soyadlar yer alır. Dosyadaki formüller bu metinleri işleyerek ad bölümünü sözcük başları büyük olacak biçime getirir, son sözcüğü ise soyad kabul edip büyük harfle gösterir. Böylece tek tek elle düzenlenen bir ad listesinde uygulanabilecek metin formülü, gerçek girdiler ve sonuçlarla birlikte incelenebilir. Dosya bir kişi veritabanı veya toplu içe aktarma aracı değildir; tek görünür sayfadaki örnek satırları üzerinde çalışan bir Excel şablonudur.Dosyanın Yapısı ve Çözdüğü Problem
Çalışma kitabında Sayfa1 adlı tek görünür çalışma sayfası bulunur. B sütununda düzensiz yazılmış ad ve soyad metinleri, D sütununda formülün ürettiği sonuçlar gösterilir. B2 hücresindeki başlık kaynak metni, D2 hücresindeki başlık ise soyadı büyük harfle gösterilen sonucu tanımlar. Örnekler B3:B13 aralığında, bunlara karşılık gelen on bir formül D3:D13 aralığındadır. Aradaki C sütunu görsel ayrım sağlar. Her satır bağımsız bir giriş ve sonuç çiftidir; başka sayfadan veri çekilmez. Kitapta makro, dış çalışma kitabı bağlantısı, tablo nesnesi ve veri doğrulama kuralı bulunmaz. Dolayısıyla örnekleri görmek için makroları etkinleştirmeye veya bir dış bağlantıyı güncellemeye gerek yoktur.Ad ve soyadlar farklı kaynaklardan kopyalandığında aynı kişi listesinde tutarsız görünebilir. Baştaki ve sondaki boşluklar, sözcükler arasında birden fazla boşluk bırakılması ya da harflerin rastgele büyük yazılması sıralama ve gözle kontrol işlemlerini zorlaştırır. Bu dosya, söz konusu görünüm sorununu bir hücre formülüyle ele alır. B sütunundaki kaynak değerler değiştirilmediği için, kullanıcı giriş metni ile dönüştürülmüş çıktıyı yan yana karşılaştırabilir. Bu karşılaştırma özellikle formülün hangi bölümünün ad, hangi bölümünün soyad sayıldığını anlamak açısından yararlıdır.
Sayfa Sayfa İçerik
Sayfa1 içindeki ilk veri satırında “ismail” sözcüğünü çok sayıda boşluk ve tamamen büyük yazılmış “YILMAZER” izler. D3 hücresinde sonuç “İsmail YILMAZER” olarak görünür. Bir sonraki örnekte “Mustafa Kemal Atatürk” girişi “Mustafa Kemal ATATÜRK” çıktısına dönüşür. Bu satır, iki sözcüklü ad bölümünün korunup yalnız son sözcüğün soyad olarak büyütüldüğünü gösterir. “Ayşe nur Sevdalı” örneği ise fazla ara boşlukların azaltılması ve ad sözcüklerinin ayrı ayrı düzenlenmesi durumunu gösterir. Çıktı “Ayşe Nur SEVDALI” olur.Diğer örnekler farklı harf dizilimlerini kapsar. “kEMAL Mazlum” girişinin “Kemal MAZLUM” olarak görülmesi, kaynak metinde yalnız soyadın değil, ad bölümünün de biçimlendirildiğini açıkça gösterir. “İsmail hakkı Uğur can Merhametli” satırında son sözcük olan “Merhametli” soyad kabul edilir; önceki sözcükler ad bölümünde kalır. “Mehmet KAMİL Usluoğlu” satırı, ad bölümündeki düzensiz büyük harflerin düzeltilmesi için bir başka örnektir. Kitapta toplam on bir giriş ve bunlara bağlı on bir çıktı bulunur; ayrı bir veri tabanı veya gizli çözüm sayfası yoktur.
Formülün Hesaplama Mantığı
D sütunundaki formüller aynı kalıbı kullanır; her satır kendi B hücresine başvurur. Formül önce KIRP işlevinin İngilizce karşılığı olan KIRP (TRIM) ile kaynak metnin başındaki ve sonundaki boşlukları kaldırır, sözcükler arasındaki ardışık normal boşlukları tek boşluğa indirir. Böylece kaynakta kaç boşluk bırakıldığından bağımsız olarak kalan sözcük sınırları daha düzenli hâle gelir. Bu aşama ayrıca sonraki son boşluk aramasının tutarlı çalışmasına yardımcı olur. Hücredeki orijinal yazım korunur; temizleme işlemi yalnız hesaplanan çıktı üzerinde gerçekleşir.Son sözcüğün başlangıcını belirlemek için YERİNEKOY (SUBSTITUTE), UZUNLUK (LEN) ve BUL (FIND) işlevleri birlikte kullanılır. UZUNLUK (LEN) ile temizlenmiş metindeki boşluk sayısı, boşluksuz metnin uzunluğuyla karşılaştırılır. YERİNEKOY (SUBSTITUTE) bu sayıyı kullanarak son boşluğu geçici bir “#” işaretine dönüştürür. BUL (FIND) işlevi işaretin konumunu bulur. Bu geçici işaret çıktıda gösterilmez; yalnız ad bölümü ile son sözcüğü ayıracak karakter konumunu bulmak için kullanılır. Formüldeki “#” bu nedenle para işareti veya kullanıcı tarafından girilecek bir sembol değildir.
Ad bölümünü PARÇAAL (MID) işlevi seçer, YAZIM.DÜZENİ (PROPER) ise seçilen sözcüklerin ilk harflerini büyük biçime getirir. Son sözcük SAĞDAN (RIGHT) ile alınır ve BÜYÜKHARF (UPPER) kullanılarak büyük harfe çevrilir. İki parça “&” birleştirme işleciyle tek metin olarak gösterilir. Dosyadaki çalışma örnekleri Excel üzerinde yeniden hesaplanmış; “İsmail YILMAZER”, “Mustafa Kemal ATATÜRK” ve “Ayşe Nur SEVDALI” sonuçları doğrulanmıştır. Test amacıyla B3 hücresine “ ayşe fatma çelik ” yazıldığında D3 hücresinde “Ayşe Fatma ÇELİK” sonucu alınmış, dosya kaydedilip tekrar açıldığında sonuç korunmuştur. Bu deneme yayımlanan özgün örnek hücrelerini değiştirmeden ayrı bir test kopyasında yapılmıştır.
Kullanım Adımları
İlk olarak indirilen dosya Excel’de açılır ve Sayfa1 sekmesine geçilir. B sütunundaki mevcut örnekler, giriş biçiminin nasıl olabileceğini görmek için incelenir. Bir deneme yapmak için B3:B13 aralığındaki örneklerden biri kendi test metniyle değiştirilir. İlgili D satırında biçimlendirilmiş sonuç görünür. Örneğin B7 değiştirildiğinde D7, B10 değiştirildiğinde D10 yeniden hesaplanır. Formülü bozma riskini azaltmak için D sütunundaki hücreler giriş alanı olarak kullanılmamalıdır.On bir satırdan fazla kayıt üzerinde çalışılacaksa mevcut formül alt satırlara Excel’in doldurma işlemiyle kopyalanabilir. Formülde kaynak hücreye göreli başvuru yapıldığı için D13’teki kalıp bir alt satıra kopyalandığında o satırdaki B hücresine yönelir. Bununla birlikte yeni satırlardaki biçim ve hesaplamanın doğru kopyalandığı kullanıcı tarafından kontrol edilmelidir; çalışma kitabında otomatik genişleyen bir Excel tablosu bulunmaz. Toplu kullanım öncesinde dosyanın ayrı bir çalışma kopyasını almak, kaynak örnekleri karşılaştırma için saklamayı kolaylaştırır.
Sonuçların kalıcı metin olarak başka bir dosyaya aktarılması gerekiyorsa D sütunundaki hesaplanmış değerler seçilip değer olarak yapıştırılabilir. Bu işlem formül ile kaynak B hücresi arasındaki canlı bağı kaldırır. Kaynak ad daha sonra değişecekse formüllü sütunu korumak gerekir. Dosya, başka sistemlerdeki kişi kayıtlarını doğrudan değiştirmez; yalnız Excel sayfasında dönüştürülmüş metni üretir. Kişi bilgileriyle çalışılırken örnek metinlerin yerini gerçek verilerle doldurmadan önce kurumun veri işleme usulleri ayrıca gözetilmelidir.
Önemli Sınırlar ve Kontrol Noktaları
Formül son boşluktan sonraki sözcüğü soyad kabul eder. İki veya daha fazla sözcükten oluşan birleşik soyadlarda yalnız son sözcük büyük harfe çevrilir; önceki sözcükler ad bölümünde kalır. Tek sözcüklü girişte son boşluk bulunmadığından formül beklenen sonucu üretmeyebilir. Boş hücreler için özel bir boş sonuç koşulu da eklenmemiştir. Bu nedenle kullanımdan önce girişin en az bir ad ve bir soyad içeren, arada normal boşluk bulunan metin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Çift soyad, unvan, noktalama, farklı alfabe ve özel yazım kuralları ayrıca değerlendirilmelidir.YAZIM.DÜZENİ (PROPER) ve BÜYÜKHARF (UPPER) işlevlerinin harf dönüşümü, Excel kurulumunun dil ve yerel ayarlarına bağlı olarak farklı sonuçlar verebilir. Türkçe “i”, “ı”, “İ” ve “I” harfleri içeren gerçek bir listede birkaç örnek satır üzerinde sonuç mutlaka gözden geçirilmelidir. Dosyanın mevcut örneklerinde bu tür karakterler vardır ve test edilen Windows Excel ortamında beklenen Türkçe sonuçlar elde edilmiştir. Bu test her Excel sürümü, farklı işletim sistemi veya başka tablo uygulaması için aynı çıktıyı garanti etmez. Şablon ayrıca kişilerin gerçek ad-soyad ayrımını dilsel olarak çözmez; yalnız son boşluğu sınır sayan bir metin işlemi yapar.
Çalışma kitabındaki örnek adlar, formülün gözle denetlenmesi için bulunur. Gerçek veri eklerken D hücresindeki sonucun kaynak B hücresiyle aynı kişiyi anlattığına ayrıca bakılması gerekir. Beklenmeyen boşluk karakterleri, satır sonları veya kopyalanan metindeki özel ayraçlar KIRP (TRIM) tarafından normal boşluk gibi işlem görmeyebilir. Böyle bir durumda önce örnek girişin hangi karakterleri içerdiği incelenmeli ve dönüştürme yaklaşımı buna göre uyarlanmalıdır. Bu dosya hazır bir kişi doğrulama sistemi olarak değerlendirilmemelidir.
Kimler İçin Uygun
Dosya, Excel’de metin temizleme ve biçimlendirme formüllerini öğrenen kullanıcılar için somut bir örnektir. İnsan kaynakları, eğitim kayıtları, etkinlik katılımcı listeleri veya kurum içi rehberler üzerinde çalışan kişiler de küçük bir veri kopyasında biçimlendirme yaklaşımını deneyebilir. Öğretim açısından en yararlı yönü, karmaşık görünen tek formülün KIRP (TRIM), YERİNEKOY (SUBSTITUTE), UZUNLUK (LEN), BUL (FIND), PARÇAAL (MID), YAZIM.DÜZENİ (PROPER), SAĞDAN (RIGHT) ve BÜYÜKHARF (UPPER) işlevlerine ayrılarak incelenebilmesidir. Giriş ile çıktı yan yana tutulduğu için bir değişikliğin neyi etkilediği hemen görülebilir.İndirilen Excel dosyası düzenlenebilir ve makro etkinleştirme istemez. Tek sayfası, gerçek formülleri ve kaynak örnekleri korunmuştur. Gündelik bir listeye uygulanmadan önce dosyanın kendi örnekleri üzerinde denenmesi, ardından özel ad yazımları ve birleşik soyadlar için sonucu gözden geçirilmesi önerilir. Böylece formülün otomatik olarak yaptığı biçimlendirme ile insan kontrolü gerektiren ad-soyad kararları birbirinden ayrılır.
