Personel İzin Giriş Formu ve Kalan İzin Günü Takibi

İzin Kayıtlarının Kullanıcı Formuyla Girildiği ve Kalan İzin Günlerinin Tek Listede İzlendiği Makrolu Çizelge​

Bu Excel dosyası, personelin izin kayıtlarını tek bir çalışma sayfasında düzenli tutmak ve her kayıt için kullanılan ile kalan izin gününü otomatik olarak görmek için hazırlanmış makrolu bir izin takip çizelgesidir. Kayıtlar doğrudan hücrelere yazılabileceği gibi, sayfadaki "Personel İzin Giriş Formu" düğmesiyle açılan kullanıcı formu üzerinden de girilebilir. Form; yeni kayıt ekleme, mevcut kaydı arama, listeden seçilen kaydı düzeltme ve alanları temizleme işlemlerini tek pencerede toplar.
Dosya .xlsm biçimindedir ve tek bir görünür çalışma sayfasından (Anasayfa) oluşur. Gizli sayfa, tanımlı ad, dış bağlantı, Power Query sorgusu veya grafik bulunmaz. Kullanıcı formunun çalışması için dosya açılırken makroların etkinleştirilmesi gerekir; makrolar kapalı olduğunda da sayfa elle veri girişiyle kullanılabilir ve Kalan İzin Günü formülleri çalışmaya devam eder.

Dosya Ne İşe Yarar​

Küçük ve orta ölçekli ekiplerde izin takibi çoğunlukla dağınık notlarla veya her seferinde yeniden hazırlanan tablolarla yürütülür. Bu çizelge, her izin hareketini bir satır olarak kaydeder: kimin, hangi bölümde, hangi tarihler arasında kaç gün izin kullandığı ve o kayıt için toplam izin hakkından geriye kaç gün kaldığı aynı satırda görünür. Satırlar sıra numarası ve TC kimlik numarasıyla ayrıştırıldığı için aynı ada sahip iki farklı çalışan da ayrı kayıtlar olarak izlenebilir.
Kullanıcı formu, veri girişini hızlandırmanın yanında hatalı girişleri de engeller. Tarihler gün.ay.yıl biçiminde yazıldığında Excel'e gerçek tarih olarak kaydedilir, sayısal alanlar sayı olarak saklanır ve bitiş tarihi başlangıçtan önce olan bir kayıt kabul edilmez. Böylece liste daha sonra tarihe göre sıralanabilir, süzülebilir veya pivot tabloya kaynak olarak kullanılabilir.

Sayfa Sayfa İçerik​

Anasayfa: İzin Kayıt Listesi​

Çalışma sayfasının ilk satırında on bir sütun başlığı bulunur: A sütununda Sıra No, B sütununda TC NO, C sütununda Adı Soyadı, D sütununda Toplam İzin Günü, E sütununda Bölümü, F ve G sütunlarında İzin Başlangıç Tarihi ile İzin Bitiş Tarihi, H sütununda Kullandığı İzin Günü, I sütununda İşe Başlama Tarihi, J sütununda Yıl ve K sütununda Kalan İzin Günü yer alır. Tarih sütunları gün.ay.yıl biçimindedir; TC NO sütunu 11 haneli numaranın tam görünmesi için yeterli genişliktedir; form ile girilen kimlik numaraları baştaki rakamlar ve hane sayısı bozulmadan metin olarak saklanır.
Dosyada üç sentetik örnek kayıt bulunur. Ali Veli için 09.01.2010-14.01.2010 arasında 6 günlük, Deneme Deneme için 10.10.2009-20.10.2009 arasında 11 günlük ve yine Ali Veli adıyla farklı bir TC numarasına bağlı 01.06.2019-15.06.2019 arasında 15 günlük izin kaydı yer alır. Bu kayıtların kalan izin günleri sırasıyla 8, 3 ve 5 olarak hesaplanır. Örnek adlar ve numaralar gerçek kişilere ait değildir; kendi kayıtlar girilmeden önce silinebilir veya üzerine yazılabilir.
Sayfanın sağ üst bölümünde, L2:N5 hücreleri üzerinde duran "Personel İzin Giriş Formu" düğmesi kullanıcı formunu açar. Düğme bir form denetimidir ve Module1 içindeki Düğme1_Tıklat yordamına bağlıdır.

Personel İzin Giriş Formu​

Form, sayfadaki sütunlarla birebir eşleşen on giriş alanı içerir: Sıra No, Adı Soyadı, TC NO, Toplam İzin Günü, Bölümü, İzin Başlangıç Tarihi, İzin Bitiş Tarihi, Kullandığı İzin Günü, İşe Başlama Tarihi ve Yıl. Adı Soyadı alanı, listedeki adları tekrarsız gösteren bir açılır kutudur; yeni bir ad da doğrudan yazılabilir. Alanların altında bulunan liste kutusu, sayfadaki her kaydı Adı Soyadı, TC NO, Bölümü, İzin Başlangıç ve Kalan İzin sütunlarıyla gösterir.
Formun alt bölümünde altı düğme vardır. Yeni ve Temizle düğmeleri bütün alanları boşaltır ve listeyi sayfadan yeniden okur. Kaydet düğmesi formdaki bilgileri listenin ilk boş satırına yazar. Bul düğmesi önce TC NO alanına, bu alan boşsa Adı Soyadı alanına göre arama yapar ve bulunan kaydı forma yükler. Düzelt düğmesi forma yüklenmiş kaydı aynı satırda günceller. Kapat düğmesi formu kapatır.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Sayfadaki tek formül türü Kalan İzin Günü sütunundadır. K2:K250 aralığındaki her hücre, aynı satırdaki Toplam İzin Günü değerinden Kullandığı İzin Günü değerini çıkarır; örneğin K2 hücresinde =D2-H2 formülü bulunur. Liste 250. satırı aştığında kullanıcı formu, yeni kaydın K sütununa aynı formülü kendisi ekler; bu nedenle formla girilen kayıtlarda kalan gün hesabı satır sayısından bağımsız olarak çalışır.
Kullanılan gün sayısı formda otomatik önerilir. İzin bitiş tarihi alanından çıkıldığında, başlangıç ve bitiş günleri dahil olmak üzere iki tarih arasındaki takvim günü hesaplanır; 03.03.2025-07.03.2025 aralığı için bu değer 5 gündür. Aynı anda İşe Başlama Tarihi alanı boşsa bitiş tarihinin ertesi günü, Yıl alanı boşsa başlangıç tarihinin yılı önerilir. Önerilen değerler elle değiştirilebilir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 56. maddesine göre izin süresine rastlayan hafta tatili ve genel tatil günleri yıllık izinden sayılmadığından, bu günler varsa Kullandığı İzin Günü alanının kaydetmeden önce düzeltilmesi yeterlidir.
Tarih alanları gün.ay.yıl biçiminde okunur; nokta yerine eğik çizgi veya tire kullanılan girişler ve iki haneli yıllar da tanınır. 31.02.2025 gibi takvimde bulunmayan bir tarih reddedilir. Sıra No alanı, listedeki en büyük sıra numarasının bir fazlası olarak otomatik doldurulur.

Öne Çıkan Özellikler​

Çalışma kitabının öne çıkan yönleri dosyanın kendi yapısından doğrudan izlenebilir:

• Form ve sayfa birlikte: kayıtlar formla veya doğrudan hücrelere girilebilir; form her açılışta listeyi sayfadan okur, kaydedilmemiş değişiklikler de listede görünür.
• Giriş denetimi: boş ad, sayısal olmayan gün değeri, geçersiz tarih ve başlangıçtan önce biten izin kaydedilmez; her durumda açıklayıcı bir uyarı gösterilir.
• Doğru veri türü: form ile girilen tarihler gerçek tarih, gün sayıları sayı olarak saklanır; TC NO metin olarak korunur.
• Arama ve düzeltme: Bul düğmesi aynı TC numarasına veya ada ait kayıtlar arasında her basışta bir sonrakine geçer; Düzelt yalnız seçilen satırı değiştirir.
• Aynı adlı farklı kişiler: liste kutusundaki her satır kendi kaydını açar; aynı adı taşıyan kayıtlar birbirine karışmaz.
• Dış bağımlılık yok: form listeyi doğrudan çalışma sayfasından okur; veritabanı bağlantısı, ek sürücü veya başka bir dosya gerektirmez.

Nasıl Kullanılır​

1. Dosya açıldığında makrolar etkinleştirilir ve sağ üstteki "Personel İzin Giriş Formu" düğmesine tıklanır.
2. Adı Soyadı, TC NO, Bölümü ve Toplam İzin Günü alanları doldurulur. Toplam İzin Günü, ilgili kayıt için geçerli izin hakkıdır.
3. İzin Başlangıç ve İzin Bitiş tarihleri gün.ay.yıl biçiminde yazılır. Bitiş alanından çıkıldığında Kullandığı İzin Günü, İşe Başlama Tarihi ve Yıl önerilir; gerekirse bu değerler düzeltilir.
4. Kaydet düğmesine basılır. Kayıt listenin ilk boş satırına yazılır, Kalan İzin Günü hesaplanır ve formdaki liste güncellenir.
5. Bir kaydı değiştirmek için listede ilgili satıra çift tıklanır veya TC NO ya da Adı Soyadı yazılıp Bul düğmesi kullanılır. Alanlar düzenlendikten sonra Düzelt düğmesine basılır.
6. Yeni bir kayda başlamak için Yeni veya Temizle düğmesi, formu kapatmak için Kapat düğmesi kullanılır. Değişikliklerin kalıcı olması için çalışma kitabının kaydedilmesi gerekir.

Kimler İçin Uygun​

Çizelge; insan kaynakları sorumluları, muhasebe ve idari işler birimleri, ekip yöneticileri ve personel sayısı az olan işletmeler için izin hareketlerini düzenli bir listede toplamak amacıyla kullanılabilir. Ayrı bir yazılım kurmadan, yalnızca Excel ile izin kayıtlarının tarih, gün ve kalan hak bilgisini tutmak isteyen kullanıcılar için sade bir başlangıç sunar.
Dosya kıdem veya yaşa göre izin hakkı hesaplamaz; Toplam İzin Günü değeri kurum uygulamasına ve yasal sürelere göre elle girilir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesine göre yıllık ücretli izin süresi hizmet süresi bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dahil) olanlara 14 günden, beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara 20 günden, on beş yıl ve daha fazla olanlara 26 günden az olamaz; on sekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilere verilecek yıllık izin süresi de 20 günden az olamaz. Örnek kayıtlardaki 14 ve 20 günlük değerler bu alt sınırlarla uyumludur.

Dikkat Edilmesi Gerekenler​

Kalan İzin Günü her satır için ayrı hesaplanır; aynı kişinin birden fazla izin kaydı otomatik olarak toplanmaz. Aynı yıl içinde ikinci bir izin girilirken Toplam İzin Günü alanına bir önceki kaydın kalan gün sayısı yazılarak bakiye kayıttan kayda taşınabilir. Formda silme düğmesi bulunmaz; gereksiz bir kayıt sayfadan satır silinerek kaldırılabilir. Kullanılan gün sayısı takvim günü olarak önerildiğinden hafta tatili ve resmi tatil günlerinin kurum uygulamasına göre kontrol edilmesi önerilir.
Kısacası bu çalışma kitabı, izin kayıtlarını tek listede tutan, form üzerinden hızlı ve denetimli giriş sağlayan ve her kayıt için kalan izin gününü anında gösteren sade bir izin takip aracıdır.