Yıllık İzin Net İş Günü ve Aylara Dağılım Hesaplama

Yıllık İzin Günlerini Tatil ve Arefe Ayrımıyla Hesaplayan ve Aylara Dağıtan Excel Çalışma Kitabı​

Bu Excel çalışma kitabı, bir izin başlangıç tarihi ile işbaşı tarihi arasındaki sürenin kaç iş gününe karşılık geldiğini hesaplar. Hesapta hafta tatilleri ve resmî tatiller düşülür, hafta içine denk gelen arefe günleri yarım gün olarak sayılır ve bulunan net izin günü başlangıç ayından itibaren ilk üç takvim ayına dağıtılır. Dosya; insan kaynakları, bordro ve puantaj birimlerinde yıllık izin kayıtlarını kontrol eden, izin süresinin aylara nasıl bölündüğünü görmek isteyen kullanıcılar için hazırlanmıştır. Makro içermez; bütün sonuçlar çalışma sayfası formülleriyle üretilir.

Dosya Ne İşe Yarar​

Yıllık izin hesabında takvim günü ile iş günü arasındaki fark çoğu zaman elle sayılır. Bu dosyada her izin satırı için takvim günü farkı, iş günü sayısı, yarım gün arefe katkısı, resmî tatil sayısı, hafta tatili sayısı ve bunların toplamından elde edilen yıllık izin günü ayrı sütunlarda gösterilir. Böylece bir sonucun hangi günlerden oluştuğu satır üzerinde izlenebilir.
Çalışma düzeni A sütunundaki kadro koduyla belirlenir. Kadro kodu 2 olan satırlarda cumartesi iş günü kabul edilir ve hafta pazartesiden cumartesiye kadar sayılır. Diğer kodlarda çalışma haftası pazartesi ile cuma arasıdır. Aynı tablo içinde beş günlük ve altı günlük çalışan personelin izinleri birlikte hesaplanabilir. Yalnız pazartesi ile cuma arasını sayan daha sade izin örneklerinden farkı, bu kadro ayrımı, satır bazında doğrulama yapan kontrol takvimi ve genişleyebilen tatil listesidir.
İzin süresi başlangıç tarihinden işbaşı tarihinin bir önceki gününe kadar değerlendirilir; işbaşı günü izne dahil edilmez. Hesaplanan net izin günü ayrıca aylara bölünür. Bu bölüm, ay sonunu aşan izinlerin hangi ayda kaç gün kullanıldığını göstermek için kullanılır.

Sayfa Sayfa İçerik​

izinler Sayfası​

Ana hesap sayfasıdır. Üçüncü satırdan 152. satıra kadar 150 örnek izin kaydı bulunur. Örnekler 26.12.2019 ile 13.07.2020 arasındaki tarihleri kullanır ve kadro kodu 1, 2 ve 3 olan satırları birlikte içerir. Kayıtlarda kişi adı, sicil numarası veya iletişim bilgisi yer almaz. Başlık satırları ve ilk dört sütun dondurulmuştur; tablo sağa ve aşağı kaydırıldığında kadro, başlangıç, işbaşı ve gün farkı bilgisi görünür kalır.
Sütunlar şu şekilde düzenlenmiştir: A sütunu kadro kodu, B sütunu izin başlangıcı, C sütunu işbaşı tarihi, D sütunu takvim günü farkıdır. F sütunu işbaşından önceki son iş gününü verir. G sütunu örnek verilerle gelen karşılaştırma değerlerini içerir ve hiçbir formülde kullanılmaz. H ve I sütunları iş günlerini, K, L ve M sütunları tatil dökümünü, O sütunu yıllık izin gününü, Q ile T arasındaki sütunlar ise aylara dağılımı gösterir.
Sayfanın sağ tarafında V, W ve X sütunlarında kontrol takvimi, Z sütununda takvim toplamları ve iki açıklama kutusu bulunur. Açıklama kutularında sütunların görevi, doğrulama adımları ve örnek verilere ilişkin notlar yer alır.

tatiller Sayfası​

Resmî tatil ve arefe tarihlerinin tutulduğu sayfadır. A sütununda tarih, B sütununda açıklama yer alır. Listede 2020 yılına ait örnek tatiller, 31.12.2019 tarihli bir arefe kaydı ve 2026 yılının resmî tatilleri bulunur. 2026 kayıtlarında Ramazan Bayramı, Kurban Bayramı ve Cumhuriyet Bayramı arefeleri açıklamalarıyla birlikte yer alır. Liste, dosyanın yeni tarihlerle kullanılabilmesi için başlangıç noktasıdır; farklı yıllar için tatil tarihleri aynı sütunlara eklenmelidir. Dosya internetten tatil bilgisi indirmez.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Günlük Dizi ve Hafta Tatili Ayrımı​

I sütunundaki iş günü sayısı, SUMPRODUCT içinde ROW ve INDIRECT işlevleriyle başlangıç tarihinden işbaşından önceki güne kadar her günün seri numarasını üreten bir dizi oluşturur. WEEKDAY işlevinin ikinci türü pazartesiyi 1, pazarı 7 olarak döndürür. Bir günün iş günü sayılması için bu değerin 6 sınırından küçük olması gerekir; kadro kodu 2 olduğunda sınır bir artırılarak cumartesi de iş gününe katılır. COUNTIF işlevi, günün tatil listesinde bulunup bulunmadığını kontrol eder. Listede bulunmayan ve iş gününe denk gelen her gün bir gün olarak sayılır.

Arefe Günlerinin Yarım Gün Hesabı​

H sütunu, tatil listesindeki tarihlerden açıklamasında Arefe sözcüğü geçenleri FIND ve ISNUMBER işlevleriyle seçer. Bu tarihlerden izin aralığına düşen ve iş gününe denk gelenlerin sayısı ikiye bölünür. Böylece hafta içindeki her arefe yarım gün olarak eklenir; hafta sonuna denk gelen arefe için katkı oluşmaz. FIND büyük ve küçük harfe duyarlı olduğundan açıklamada Arefe yazımının korunması gerekir. O sütunundaki yıllık izin günü, H ve I sütunlarının toplamıdır.

Tatil Dökümü ve Son İş Günü​

K sütunu H sütunundaki arefe katkısını tekrar gösterir. L sütunu izin aralığındaki arefe olmayan resmî tatilleri, M sütunu ise resmî tatil olmayan hafta tatili günlerini sayar. Bu üç sütun, izin süresinden düşülen günlerin türünü ayırmak için kullanılır.
F sütunundaki dizi formülü, izin aralığındaki son tam iş gününü LARGE işleviyle bulur; aralıkta hafta içine denk gelen bir arefe varsa iki tarihten büyük olanı alınır. İzin aralığında hiç iş günü yoksa, örneğin izin tamamen bir bayram tatiline denk geliyorsa, F hücresi boş görünür ve aylık dağılım sıfır olur.

Aylara Dağılım​

R, S ve T sütunları sırasıyla izin başlangıcının bulunduğu ay, sonraki ay ve üçüncü ay için aynı iş günü ve arefe hesabını tekrarlar. Ay sınırları EOMONTH işleviyle, ayın sırası COLUMN işleviyle belirlenir. Her ay için hesap aralığı, izin başlangıcı ile ay başından büyük olanından işbaşından önceki gün ile ay sonundan küçük olanına kadar uzanır. Q sütunu bu üç ayın toplamıdır ve üç ay içinde biten izinlerde O sütunuyla aynı değeri verir. Örnek tabloda 28.04.2020 ile 27.05.2020 arasındaki kadro 2 kaydı için yıllık izin günü 20,5 olarak hesaplanır; bunun 3 günü nisan ayına, 17,5 günü mayıs ayına yazılır.

Öne Çıkan Özellikler​

Kontrol Takvimi ve Değer Değiştirme Düğmesi​

Y2 hücresindeki değer değiştirme düğmesi Z2 hücresine bağlıdır ve 1 ile 150 arasında değer alır. Z2 değeri satır numarasının iki eksiği olarak yorumlanır; örneğin 23 değeri 25. satırı seçer. Seçilen satır tabloda renklendirilir ve V sütununda o kaydın izin günleri en fazla 60 gün boyunca alt alta listelenir. W sütunu her günün iş günü değerini, X sütunu tatil değerini gösterir. Resmî tatil olan günler takvimde renkle işaretlenir.
Z4 hücresi takvimdeki gün sayısını, Z5 hücresi takvimden toplanan iş günlerini, Z6 hücresi tatil toplamını verir. 60 günü aşmayan izinlerde Z5 değeri seçili satırın O sütunundaki yıllık izin gününe eşittir. Teslim edilen dosyada seçili olan 11.05.2020 ile 15.06.2020 arasındaki kadro 2 kaydında takvim 35 gün, 26,5 iş günü ve 8,5 tatil günü gösterir; aynı satırın yıllık izin günü de 26,5 olarak hesaplanır.

Genişleyebilen Tatil Listesi​

Formüller tatil tarihlerini tt, açıklamaları tg adlı adlandırılmış aralıklardan okur. Bu adlar INDEX ve MATCH işlevleriyle tatiller sayfasındaki son tarihe kadar uzanır. Listenin altına yeni bir tarih ve açıklama yazıldığında ad tanımlarını değiştirmeye gerek kalmadan bütün hesaplara dahil olur.

Hata Vermeyen Kenar Durumlar ve Görsel Uyarılar​

İzin aralığında iş günü bulunmadığında son iş günü formülü hata üretmez; sonuçlar sıfır olarak hesaplanır. F sütununda son iş günü bir tatil tarihine denk geldiğinde tarih kırmızı renkle vurgulanır. Bu durum, son çalışma gününün yarım gün arefe olduğunu gösterir.

Nasıl Kullanılır​

1. tatiller sayfasında hesaplanacak yıla ait resmî tatillerin listede olduğu kontrol edilir. Eksik tarihler A sütununa, açıklamaları B sütununa yazılır; yarım gün sayılacak günlerin açıklamasında Arefe sözcüğü kullanılır.
2. izinler sayfasında yeni kayıt için A sütununa kadro kodu yazılır. Cumartesi çalışan personel için 2, diğer personel için 1 veya 3 kullanılabilir.
3. B sütununa izin başlangıç tarihi, C sütununa personelin işe döneceği tarih girilir. İşbaşı tarihi başlangıç tarihinden sonra olmalıdır.
4. D, F, H, I, K, L, M, O ve Q ile T arasındaki formül sütunlarının üzerine değer yazılmaz. Örnek kayıtların yerine yeni kayıt girilirken yalnız A, B ve C sütunları değiştirilir.
5. Sonuç O sütunundan okunur; ay bazındaki dağılım R, S ve T sütunlarından izlenir.
6. Bir kaydı gün gün kontrol etmek için Y2 hücresindeki düğmeyle ilgili satır seçilir ve V:X sütunlarındaki takvim ile Z4:Z6 toplamları incelenir.

Kimler İçin Uygun​

Dosya; personelin yıllık izin kullanımını iş günü üzerinden takip eden insan kaynakları uzmanları, izin günlerini aylık puantaja aktaran bordro çalışanları ve beş günlük ile altı günlük çalışma düzeninin birlikte bulunduğu işletmeler için uygundur. Formüllerin açık olarak görülebilmesi, SUMPRODUCT ile dizi mantığını, WEEKDAY ile hafta günü ayrımını ve EOMONTH ile ay sınırı hesabını öğrenmek isteyen Excel kullanıcıları için de örnek oluşturur.
Hesap, kanuni yıllık izin hakkının kaç gün olduğunu belirlemez; yalnız girilen tarih aralığında kullanılan izin gününü sayar. Sonuçlar, işletmenin uyguladığı çalışma takvimi ve tatil listesiyle birlikte değerlendirilmelidir.

Sonuç​

Yıllık İzin Net İş Günü ve Aylara Dağılım Hesaplama dosyası, izin aralığındaki günleri iş günü, hafta tatili, resmî tatil ve yarım gün arefe olarak ayırır, net izin gününü hesaplar ve bu süreyi ilk üç takvim ayına dağıtır. Kadro koduyla seçilen çalışma düzeni, satır bazında doğrulama yapan kontrol takvimi ve yeni tarihler eklendikçe genişleyen tatil listesi sayesinde aynı tablo farklı personel grupları ve farklı yıllar için kullanılabilir.