Personel İzin Takip Çizelgesi Oluşturma

Personel İzinlerini Aylar ve İzin Kodları Üzerinden İzleyin​

Personel izin takip çizelgesi, çalışanların günlere yazılan izin kodlarını aylık ve yıllık özetlerle birlikte gösteren makrolu bir Excel çalışma kitabıdır. Kaynak dosyada yirmi örnek çalışan satırı, on iki aylık günlük giriş alanları, izin türü kodları, çalışma günü seçenekleri ve ayrı bir tatil listesi bulunur. Başlangıç ayı ile yıl belirlenir; aylık gezinme düğmeleri seçilen aya ait sütunları gösterir. Bu yapı, bir personelin hangi gün hangi kodla işaretlendiğini ve işaretlerin toplam üzerinde nasıl değerlendirildiğini aynı çizelgede incelemeyi sağlar.
Çalışma kitabının görevi izin kayıtlarını belirtilen kurallarla saymaktır. İzin hakkının oluşması, mevzuata göre hak edilen süre, kurum onayı veya ücret hesaplaması burada hesaplanmaz. Kaynaktaki Hastalık İzni, Yıllık İzin ve diğer etiketler veri giriş kodlarının açıklamalarıdır; bu etiketlerin varlığı herhangi bir hukuki uygunluk denetimi anlamına gelmez. Çalışan adları kaynakta Çalışan 1 ile Çalışan 20 arasındaki genel örneklerdir. Kullanım kopyasında bu adlar ilgili satırlara yazılarak değiştirilebilir.

Üç Görünür Sayfanın Görevi​

izin_izleyici sayfası günlük kayıt ve toplamların bulunduğu ana çalışma alanıdır. Kullanılan aralık A1:NX26 olarak kaydedilmiştir. B ile NI arasındaki sütunlar on iki ay için otuz birer günlük blok taşır. Kaynak başlangıç görünümünde Ocak sütunları açıktır; diğer ay blokları gizlidir. Sağdaki aylık toplam, yıllık toplam ve tür bazlı özetler bu günlük alanlarla bağlantılıdır. Ay değiştirmek, kayıtları silmek veya yeni çalışan oluşturmak değildir; mevcut ay bloklarının görünürlüğünü değiştirmektir.
tatiller sayfasında Tarih ve Açıklama başlıklı tatillistesi adlı yapılandırılmış tablo vardır. A1:B18 aralığı, başlıkla birlikte on yedi tarih satırı içerir. Ana çizelgedeki çalışma günü formülleri bu tablonun Tarih sütununu kullanır. Bir tarih listede bulunduğunda o tarihteki işaret ilgili çalışma günü toplamından çıkarılır. Açıklama sütunu tarihin neden listede olduğunu gösteren metindir. Kaynaktaki liste 2026 yılına aittir; farklı bir yıl seçmek bu sabit tarihleri kendiliğinden yeni yılın bayram tarihleriyle değiştirmez.
ayarlar sayfası ay adları ve numaraları ile haftanın gün numaraları ve kısa adları arasındaki eşleştirmeleri taşır. Ocak ile Aralık arasındaki adlar, ana sayfadaki sayı girdilerini okunabilir ay başlığına dönüştürmek için kullanılır. G1 ve G2 hücreleri seçilen ay ve yılı açıklayan metinler üretir. Bu sayfa günlük izin kaydı girilen yer değildir. Yardımcı eşleştirmeler veya formül hücreleri değiştirilirse ana çizelgenin tarih başlıkları etkilenebilir; bu nedenle personel kayıtları ana sayfadaki ayrılmış giriş alanlarında tutulmalıdır.

Başlangıç Ayı Yıl ve Aylık Gezinme​

Ana sayfadaki A1 başlangıç ayını, A2 başlangıç yılını ve A3 görüntülenen ayın dönem içindeki konumunu taşır. A1 için bir ile on iki arasında ay seçimi listesi vardır. Kaynakta A1 ve A3 bir, A2 ise 2026 değerindedir. Bu başlangıç görünümü Ocak 2026 kayıtlarını açar. Ayların tarih ve hafta günü başlıkları DATE ve WEEKDAY işlevleriyle bu girdilerden üretilir; hafta günü numarası ayarlar sayfasındaki kısa gün adıyla eşleştirilir.
NextMonth ve PreviousMonth adlı iki VBA yordamı aylık gezinmeyi sağlar. Yordamlar önce A3 değerini bir artırır veya azaltır, sonra B:NI arasındaki ay sütunlarını gizleyip seçilen otuz bir sütunluk bloğu açar. İlk dönem konumunda geri düğmesi, on ikinci konumda ileri düğmesi değeri değiştirmez. Gerçek native testte ileri ve geri düğmelerinin doğru ana sayfa bağlamında çalışması, ay sütunlarının gizlenip açılması ve mevcut kayıtların korunması doğrulanmıştır. Makrolar etkin olmadığında bu düğmeler çalışmaz; dosya XLSM biçimiyle saklanmalıdır.
Yeni bakım sürümünde yalnız ayarlar sayfasındaki G1 ay başlığı formülü düzeltilmiştir. Özgün formül, başlangıç ayı Aralık seçilip sonraki aya geçildiğinde ay listesinde on üç değerini arayarak #N/A üretiyordu. Düzeltilen ifade, mevcut G2 hücresindeki DATE tabanlı ay ve yıl mantığını kullanır. Böylece Aralık 2026 başlangıcından sonraki ay Ocak 2027 olarak gösterilir. Günlük izin formülleri, VBA yordamları, biçimler ve diğer ZIP parçaları bu dar düzeltmenin dışında korunmuştur; özgün tarihsel dosya da ayrı sürüm olarak saklanır.

İzin Kodları ve Giriş Alanları​

Sağdaki kod açıklamaları Hİ, Yİ, Dİ, Bİ, İİ, Kİ, EÇ, Tİ, Y1 ve Y2 değerlerini tanımlar. Kaynak etiketlerinde bunlar sırasıyla Hastalık İzni, Yıllık İzin, Doğum İzni, Babalık İzni, İdari İzin, Kafa İzni, Evden Çalışma, Taşınma İzni ve iki yarım gün seçeneği olarak gösterilir. Bu etiketler özgün dosyanın kendi sözlüğüdür. Kuruma özel izin türlerinin kendiliğinden eklendiği veya mevzuata göre kodların doğrulandığı bir sistem bulunmaz.
Çalışan satırında ilgili günün hücresine kod yazılır. Günlük giriş alanlarının veri doğrulaması, karşılık gelen gün başlığının boş olmamasını denetler. Örneğin bir ayda bulunmayan otuz birinci gün için başlık boş kalır. Ancak bu denetim bir izin kodu açılır listesi değildir. Tanım dışı bir metin, genel boş olmayan kayıt toplamına katılabilirken bilinen kodların ayrı sütunlarında karşılık bulmayabilir. Bu nedenle kodların kaynak sözlükle aynı yazılması, toplamlarla tür bazlı sütunların birlikte yorumlanması için gereklidir.

Aylık ve Yıllık Toplamların Mantığı​

NJ sütunu seçili ay toplamını, NK sütunu yıl toplamını gösterir. SUMPRODUCT ve OFFSET ifadeleri, çalışan satırındaki boş olmayan girişleri ilgili çalışma günü bayraklarıyla birlikte değerlendirir. Bu hesaplamada hafta tatili olarak işaretlenen günler ve tatil tablosunda bulunan tarihler toplam dışında kalır. Aylık toplam seçilen otuz bir hücrelik bloğa, yıllık toplam ise on iki bloğun tamamına bakar. Başka bir aya yazılan kayıt, o ay görüntülenmese de yıllık sonuçta bulunabilir.
Y1 ve Y2 kodlarının genel toplam ağırlığı yarımdır. Normal kod bir gün, bu iki kod yarım gün olarak değerlendirilir. Buna karşılık tür bazlı Y1 ve Y2 özet sütunları ham işaret sayısını gösterir; burada bir yarım gün işareti bir adet kayıttır. Native örnekte iki normal çalışma günü kaydı ve iki yarım gün kaydı aylık toplamda üç gün oluşturmuş, yarım gün tür sütunlarının her biri birer kayıt göstermiştir. Şubat ayına eklenen bir normal kayıt yıllık toplamı dört güne çıkarmıştır.
NL ile NU arasındaki sütunlar kod başlığına eşit girişleri ayrı sayar. Böylece genel toplam ile belirli bir izin türünün kaç kez işlendiği farklı sütunlarda görülebilir. Aynı kişinin toplamına bakarken yalnız ham tür sayılarını toplamak, yarım gün ağırlığı nedeniyle genel gün toplamıyla aynı sonucu vermeyebilir. Bu fark bir otomatik ödeme hesabı değildir; dosyanın kaynak sayım mantığının iki ayrı görünümüdür.

Çalışma Günleri Tatiller ve Başka Yıla Geçiş​

NW20:NX26 alanında Pazartesi ile Pazar arasındaki günler için Evet veya Hayır seçimi vardır. Kaynakta hafta içi günler Evet, Cumartesi ve Pazar Hayır olarak ayarlanmıştır. Evet seçilen gün çalışma günü sayımına adaydır; tarih tatil tablosunda varsa yine dışarıda kalır. Native testte Cumartesi Evet yapıldığında cumartesi kaydı toplama katılmış, Pazartesi Hayır yapıldığında pazartesi kayıtları dışarıda bırakılmıştır. Bu seçenekler çalışan bazında farklı vardiya takvimi üretmez; çizelgenin ortak çalışma günü ayarlarıdır.
Kaynak tatil listesi arefe açıklamalı tarihleri de içerir. Gün bayrağı yalnız tarihin listede bulunmasına bakar; açıklamadaki arefe metnini okuyarak otomatik yarım gün oranı üretmez. Günün listede olması mevcut sayımda o tarihi çalışma günü dışında bırakır. Kullanılacak kurum takviminin bu davranışa uygunluğu ayrıca değerlendirilmelidir. Farklı yıl için A2 değiştirildiğinde takvim günleri yeniden hesaplanır, ancak tatil tablosunun tarihleri ayrıca hazırlanmalıdır. Dosya internetten resmî tatil listesi indirmez.
Şubat 2024 için yapılan native kontrol, yirmi dokuzuncu gün başlığının oluştuğunu ve ay dışında kalan günün boş bırakıldığını doğrulamıştır. Bu takvim testi, izin haklarının veya güncel iş hukuku uygulamasının doğrulandığı anlamına gelmez. Çizelge tarih başlığı, çalışma günü seçimi ve girilmiş kodların matematiksel sayımı üzerinde çalışır. Yıl geçişiyle birlikte seçilen ay metninin doğru üretilmesi yeni sürümün dar bakım değişikliğidir.

Dosyanın Saklanması ve Kullanım Sınırları​

Çalışma kitabında toplam 1730 formül hücresi vardır; bunların 41 tanesi dizi formülü olarak kaydedilmiştir. INDEX, MATCH, DATE, WEEKDAY, VLOOKUP, SUMPRODUCT ve OFFSET temel hesap akışında kullanılır. Otuz bir adlandırılmış aralık kaydı korunmuştur; bunların önemli bölümü kaynakta boş iç referans kayıtlarıdır. Dosyada harici çalışma kitabı bağlantısı bulunmaz. Makro kaynaklarında yalnız aylık gezinme yordamları vardır; bordro aktarımı, eposta gönderimi veya dış veri yenilemesi bu işlevler arasında değildir.
Türkçe çalışan adları ve izin kodları normal hücre girdileridir. Başında sıfır bulunan bir çalışan kimliği kullanılacaksa ilgili alan girişten önce Metin biçimine alınabilir; dosya özel bir kimlik doğrulama mekanizması sunmaz. Mevcut yirmi çalışan satırının dışına kayıt eklemek, formüllerin ve giriş alanlarının kapsamını ayrıca düzenlemeyi gerektirir. Yeni satırın otomatik bir personel tablosuna eklenip bütün özetlere katıldığı iddia edilmez. Galeri gerçek Excel görüntülerini, seçili ayı, yardımcı sayfaları ve özet bölümünü gösterir; indirme dosyasına görüntüleme amacıyla yeni biçim değişikliği kaydedilmez.