Apartman ve Site Yönetimi Aidat Gelir Gider ve Genel Kurul Takip Programı

Apartman ve Site Yönetiminde Aidat, Kasa, Banka ve Genel Kurul İşlerini Formlarla Yürütün​

Bu Excel dosyası, bir apartmanın veya sitenin günlük yönetim işlerini tek çalışma kitabında toplamak için hazırlanmış makrolu bir yönetim programıdır. Daire ve dükkân kayıtları, aidat ve diğer borçlandırmalar, tahsilatlar, giderler, banka hareketleri, yakıt gideri paylaşımı, demirbaş listesi, hane halkı bilgileri ve kat malikleri kurulu (genel kurul) belgeleri ayrı sayfalarda tutulur. Veri girişi büyük ölçüde ANA MENÜ üzerinden açılan VBA kullanıcı formlarıyla yapılır; hesaplamalar ise sayfalardaki EĞER, ETOPLA, EĞERSAY, YUVARLA ve DÜŞEYARA formülleriyle yürür.
Dosya .xlsm biçimindedir ve 17 sayfa ile 15 kullanıcı formu içerir. Makrolar etkinleştirildiğinde dosya açılır açılmaz ANA MENÜ formu görüntülenir. Makrolar kapalıyken sayfalar ve formüller okunabilir, ancak form düğmeleri çalışmaz.

Dosya Ne İşe Yarar​

Apartman yönetiminde aynı bilgi çoğu zaman birkaç farklı yerde tutulur: aidat defteri, kasa defteri, banka dökümü, gider makbuzları ve genel kurul tutanakları. Bu programda her işlem bir kez girilir ve ilgili tablolara aktarılır. Örneğin bankaya yatırılan bir aidat tahsilatı hem GELİRLER sayfasına hem de BANKA sayfasına yazılır; gider kaydı GİDER sayfasına, bankadan ödenmişse BANKA sayfasına, demirbaş niteliğindeyse ayrıca MENKUL sayfasına eklenir.
Borç ile tahsilat arasındaki bağ bir anahtar metinle kurulur. Borçlandırma formu her kayıt için D<daire>-<yıl>-<tür> biçiminde bir anahtar üretir (örneğin D11-2026-Aidat); tahsilat formu ise D<daire>-<ay>-<yıl>-<tür> anahtarı yazar (örneğin D11-Ocak-2026-Aidat). ÖZET sayfası bu anahtarları ETOPLA ile tarayarak seçilen dairenin her ay için borcunu, tahsilatını ve kalan tutarını hesaplar.
Aynı partide yayımlanan üye bazlı aidat ve ceza tahsilat takibi dosyasından farkı, bu programın yalnız tahsilatı izlememesi, borç tahakkuku, gider, banka, yakıt paylaşımı ve genel kurul belgelerini de kapsayan kapsamlı bir yönetim aracı olmasıdır.

Sayfa Sayfa İçerik​

ÖZET​

Seçilen daire ve yıl için Aidat, Demirbaş, Kira, Diğer ve Yakıt gelir türlerinin her biri üç satırla gösterilir: borç, TAHSİLAT ve KALAN. Ocak'tan Aralık'a on iki sütunun altında AY AY BORÇ satırı, yıllık toplam borç ve TÜM BORÇ TOPLAMI yer alır. A1 hücresinde seçilen dairenin sakini (kayıtlı değilse YOK ifadesi) ve yıl görünür. Sayfanın sağındaki yardımcı alanlar ANA MENÜ listelerini, kasa ve banka bakiyelerini, gecikme faizi hesabını ve seçim listelerini (gelir türleri, aylar, mülkiyet durumu, yakınlık) besler.

ÜYE, HANE ve HAZİRUN​

ÜYE sayfasında daire veya dükkân numarası, ad soyad, daire metrekaresi, hane halkı sayısı, mülkiyet durumu ve telefon tutulur. HANE sayfası dairede ikamet eden aile bireylerini yakınlık, ikamet başlama ve ayrılma tarihleri, evlilik tarihi, araç plakası bilgileriyle saklar. HAZİRUN sayfası genel kurula katılanların daire numarası, ad soyad ve imza alanını içerir.

PLAN, GELİRLER, GİDER, BANKA ve MENKUL​

PLAN sayfası borçlandırma kayıtlarını tutar: özel üye (daire), yıl, tür, on iki aylık tutar, anahtar ve açıklama. Daire numarası boş bırakılan kayıtlar genel borçlandırma olarak tüm daireler için geçerli sayılır. GELİRLER sayfasında yıl, üye no, ad soyad, açıklama, tarih, ay/yıl ve tutar; GİDER sayfasında harcamanın yapıldığı kişi veya firma, TC/vergi no, tarih, belge no, açıklama ve tutar bulunur. BANKA sayfası çekilen, yatan ve kalan tutarları, MENKUL sayfası ise demirbaşların cinsini, adedini ve tutarını listeler.

YAKIT ve DEFTER​

YAKIT sayfası dairelerin ilk ve son sayaç endekslerini, endeks farkını, daire metrekaresini, ortak alan payını, daire tüketimini ve toplam yakıt borcunu saklar. DEFTER sayfası işletme defteri görünümüdür: seçilen mali yılın gelirleri ve giderleri madde numaralarıyla listelenir, banka cari hesap bakiyesi, kasa bakiyesi ve geçmiş yıllardan devreden tutarlar ETOPLA ile yıl bazında hesaplanır.

APT, HAZIRLIK, MAKBUZ, GKKARAR ve NOTER​

APT sayfası site kullanım alanı, ortak kullanım metrekaresi, site adı, adres, il, ilçe, daire sayısı, ada, parsel ve kat sayısını içerir. HAZIRLIK sayfasında aylık aidat tutarları, toplantı tarihleri, seçilen yönetici, yönetici yardımcıları, denetçiler, divan başkanı, katip ve huzur hakkı tutulur; karar metinleri bu hücrelerden formülle oluşur. Aynı sayfada kat malikleri kuruluna davet mektubu, gündem maddeleri ve vekâletname şablonu yer alır. MAKBUZ sayfasında para teslim makbuzu ve gider makbuzu şablonları, GKKARAR sayfasında arşivlenen genel kurul kararları, NOTER sayfasında ise numaralı karar satırları bulunur.

Kullanılan Formüller ve Hesaplama Mantığı​

Dosyadaki formüllerin büyük bölümü EĞER ve ETOPLA birleşimidir. ÖZET sayfasında her ay hücresi, seçilen daire için özel bir borçlandırma varsa (EĞERSAY ile PLAN anahtarları sayılır) o dairenin anahtarıyla, yoksa genel anahtarla PLAN sayfasındaki ilgili ay sütununu toplar. Tahsilat satırları GELİRLER sayfasındaki anahtar sütununu ETOPLA ile tarar. KALAN satırı borçtan tahsilatın çıkarılmasıyla bulunur ve yıllık toplam YUVARLA ile iki basamağa yuvarlanır.
Dosyanın sınanmış bir örneğinde 11 numaralı daire için 2026 yılına Ocak, Şubat ve Mart ayları 750 TL'lik özel aidat tanımlanmış, Ocak aidatı kasadan, Şubat aidatının 500 TL'lik kısmı ise bankadan tahsil edilmiştir. ÖZET sayfasında Ocak için borç 750, tahsilat 750 ve kalan 0; Şubat için kalan 250 olarak hesaplanmış, banka bakiyesi 500 ve kasa bakiyesi 750 olarak görünmüştür.
Seçilen dairenin adı DÜŞEYARA ile ÜYE sayfasından getirilir; daire kayıtlı değilse sonuç YOK olarak gösterilir. Banka bakiyesi BANKA sayfasındaki yatan tutarların toplamından çekilen tutarların toplamı çıkarılarak, kasa bakiyesi ise toplam gelirden toplam gider ve banka bakiyesinin çıkarılmasıyla bulunur. Gecikme faizi için ÖZET sayfasındaki yardımcı hücrelerde gün sayısı, oran ve ana para üzerinden basit faiz (ana para × oran × gün / 36000) hesaplanır.
Yakıt paylaşımında üç yöntem bulunur. M2'ye göre pay ölçerli yöntemde toplam faturanın yüzde 30'u daire metrekaresine göre ortak alan payı, yüzde 70'i sayaç endeks farkına göre daire tüketimi olarak dağıtılır. Genel pay ölçerli yöntemde ortak kullanım yüzdesi formda girilir. Eşit dağıtımda tutar daire sayısına bölünür.
DEFTER sayfasında yıl listesi 2015'ten başlar; her yıl için gelir, banka çekilen, banka yatan ve gider toplamları ETOPLA ile alınır ve seçilen mali yıldan önceki yıllar devir tutarı olarak taşınır. HAZIRLIK sayfasındaki karar ve davet metinleri, metin birleştirme formülleriyle site adı, adres, toplantı tarihleri, kişi adları ve tutarları cümle içine yerleştirir.

Öne Çıkan Özellikler​

ANA MENÜ on dört modül düğmesi içerir: APT.BİLGİLERİ, ÜYE GİRİŞ, BORÇLANDIRMA, GELİRLER, GİDERLER, YAKIT, BANKA İŞLEMLERİ, HANE HALKI, MENKULLER, İŞLETME DEFTERİ, HAZİRUN, HAZIRLIK, YAZIŞMALAR ve EXCEL'E GİT. Menüde ayrıca Özel veya Genel listeleme seçimiyle bir dairenin yıllık borç listesi görüntülenir ve ÜYE BORÇ LİSTESİ YAZDIR düğmesiyle yazdırılır; bankadaki para alanı güncel bakiyeyi gösterir.
GELİRLER formu tahsilat sırasında faiz uygulanıp uygulanmayacağını sorar; faiz uygulanırsa gecikme faizi hesaplanır ve kasadan yapılan tahsilatta faiz ayrı bir gelir satırı olarak kaydedilir. Kayıttan sonra MAKBUZ düğmesi, daire sakini, tarih, ay borcu, faiz ve toplam tutarı içeren para teslim makbuzunu doldurup yazdırır. GİDERLER formu da tedarikçi kaydı tutar ve gider makbuzu üretir.
HAZIRLIK formundan açılan davet mektubu ve genel kurul kararları düzenleme formunda gündem maddeleri ile kararlar düzenlenir; örnek gündem ve örnek kararlar forma getirilebilir, kaydedilen kararlar HAZIRLIK sayfasına yazılır ve GKKARAR sayfasında arşivlenir. YAZIŞMALAR düğmesiyle açılan Yazdırılacak İşler formundan davet mektubu, genel kurul kararları ve hazirun listesi ayrı ayrı yazdırılabilir.
EXCEL'E GİT ve KAPAT düğmeleri hesap sayfalarını koruma altına alır; KAPAT ayrıca dosyayı kaydederek kapatır. Dosya yeniden makrolar etkin olarak açıldığında koruma kaldırılır ve ANA MENÜ görüntülenir. Bu yapı, hesap sayfalarının doğrudan yazımla bozulmasını önlemeye yöneliktir.

Nasıl Kullanılır​

1. Dosya makrolar etkinleştirilerek açılır; ANA MENÜ görüntülenir.
2. APT.BİLGİLERİ formunda site adı, adres, il, ilçe, daire sayısı, ada, parsel ve kat sayısı kaydedilir.
3. ÜYE GİRİŞ formuyla her daire veya dükkân için numara, ad soyad, metrekare, hane halkı, mülkiyet durumu ve telefon girilir. Aynı numara ikinci kez girilmek istendiğinde form uyarı verir; BUL ve DEĞİŞTİR düğmeleriyle kayıt güncellenir.
4. BORÇLANDIRMA formunda tüm daireler için Genel ya da tek daire için Özel seçilir, borç türü ve yıl yazılır ve on iki aylık tutarlar girilerek kaydedilir.
5. GELİRLER formunda daire, tahsilat türü, ödeme yöntemi (kasa veya banka), ay, yıl ve tarih seçilir; faiz sorusu yanıtlandıktan sonra KAYDET ile tahsilat işlenir, istenirse MAKBUZ yazdırılır.
6. Giderler GİDERLER formundan, banka yatırma ve çekme işlemleri BANKA İŞLEMLERİ formundan, yakıt faturası paylaşımı YAKIT formundan girilir.
7. Mali yıl sonunda İŞLETME DEFTERİ formunda yıl yazılarak gelir ve gider listeleri DEFTER sayfasına aktarılır.
8. Genel kurul öncesinde HAZIRLIK formunda aidat tutarları, toplantı tarihleri ve görevliler kaydedilir; aynı formdan açılan düzenleme formunda gündem ve kararlar hazırlanır, YAZIŞMALAR düğmesinden davet, kararlar ve hazirun listesi yazdırılır.

Kimler İçin Uygun​

Dosya, apartman ve site yöneticileri, yönetim kurulu üyeleri, denetçiler ve küçük ölçekli toplu yapıların yönetim işlerini üstlenen kişiler için uygundur. Ayrı bir yazılım satın almadan aidat, kasa, banka ve genel kurul belgelerinin düzenli tutulması gereken durumlarda kullanılabilir. VBA kullanıcı formlarının ve formüllerin birlikte nasıl çalıştığını incelemek isteyenler için de örnek niteliğindedir.
Dosyanın Windows için Excel'de makrolar etkin olarak kullanılması önerilir. Formlar ve yazdırma düğmeleri macOS sürümlerinde veya Excel'in web sürümünde çalışmayabilir. Örnek veriler sentetiktir; gerçek kullanımdan önce MAKBUZ ve HAZIRLIK sayfalarındaki örnek adlar ve tarihler formlar aracılığıyla güncellenmelidir.

Dosyada Yapılan Düzenlemeler​

Bu sürümde gelir formundaki aktivasyon denetimi kaldırılmıştır; önceki sürümde tahsilat açıklaması oluştuğunda, daire sayısı 10'a eşit değilse veya site adı belirli bir değer değilse çalışma kitabı kaydedilmeden kapatılıyordu. Üye giriş formundaki 10 daire sınırı ve sınır mesajındaki telefon numarası kaldırılmış, form artık kayıtlı daire sayısını göstermektedir. ÖZET sayfasında kayıtlı olmayan daire için görünen #YOK hatası ve yakıt formundaki ad aramasının hatası giderilmiştir. Belge şablonlarındaki gerçek görünümlü kişi adları Daire Sakini biçimindeki sentetik adlarla değiştirilmiş, anlamsız deneme metinleri temizlenmiş ve makbuz başlığındaki yazım hatası düzeltilmiştir.